REKOMENDASI VISI, TUJUAN, DAN STRATEGI HR JAKARTA - CHEVRON INDOASIA BUSINESS UNIT PROYEK AKHIR Oleh: SIGIT NUR HADIAWAN NIM: 29106406 Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2008
REKOMENDASI VISI, TUJUAN, DAN STRATEGI HR JAKARTA - CHEVRON INDOASIA BUSINESS UNIT SIGIT NUR HADIAWAN NIM: 29106406 Tanggal Lulus Ujian Akhir : 9 Juni 2008 Tanggal Wisuda : 19 Juli 2008 Program MBA, Institut Teknologi Bandung 2008 Pembimbing: Ir. Nurhajati Ma mun, MSc ABSTRAK Dengan visinya yang baru yaitu: IBU HR is respected and admired by customers and employees for supporting IBU achieve its business objectives by delivering high value & reliable HR products and services, konsolidasi organisasi HR Chevron IBU dilakukan dalam sebuah kerangka project dengan nama Human Resources Organization Consolidation (HROC) mulai bulan November 2007. Hal ini merupakan tantangan, karena peran HR akan berubah, tidak hanya mengurusi rekrutmen karyawan dan mengembangkan kompetensinya, tetapi harus dapat menjadi rekanan strategis bagi Chevron IBU dalam mencapai tujuan bisnisnya. Tahapan konsolidasi organisasi ini merupakan masa-masa kritis bagi organisasi HR IBU, termasuk HR Jakarta sebagai organisasi baru. Untuk proses menjalankan dan mengatur organisasi baru ini agar akhirnya dapat memiliki performa tinggi sesuai peran dan tanggung jawab yang diberikan oleh HR IBU, maka usulan solusinya akan terdiri dari beberapa tahapan, yaitu penetapan visi dan tujuan organisasi, penetapan peran HR Jakarta, dan memilih strategi organisasi yang akan diambil. HR Jakarta, jika dipandang sebagai sebuah organisasi bisnis yang menghasilkan produk yaitu servis kepada customer-nya, disesuaikan dengan karakteristik tugas, tanggung jawab, dan peran setiap tim yang ada di dalam organisasi HR Jakarta, dapat menggunakan strategi yang tercantum dalam Value Disciplines, yaitu: Operational Excellence, Customer Intimacy, dan Service Leadership. Implementasi strategi ini memerlukan sumber daya berupa: struktur organisasi, sistem dan proses, SDM, rewards, dukungan pihak lain, dan leadership. Diharapkan, organisasi HR Jakarta akan menjadi bagian integral HR IBU dan merupakan nilai tambah bagi Chevron IndoAsia Business Unit dalam mencapai tujuan bisnisnya dengan meningkatkan keefektifan, efisiensi, dan kualitas HR service delivery. Kata Kunci: strategi, organisasi, tujuan bisnis, servis i
RECOMMENDATION ON VISION, OBJECTIVE, AND STRATEGY HR JAKARTA - CHEVRON INDOASIA BUSINESS UNIT SIGIT NUR HADIAWAN NIM: 29106406 Date of Final Examination : June 9, 2008 Date of Graduation : July 19, 2008 Graduate Program, Institut Teknologi Bandung, 2008 Thesis Advisor: Ir. Nurhajati Ma mun, MSc ABSTRACT With its new vision of IBU HR is respected and admired by customers and employees for supporting IBU achieve its business objectives by delivering high value & reliable HR products and services, consolidation of human resources organization in Chevron IndoAsia Business Unit has been established as Human Resources Organization Consolidation (HROC) project since November 2007. The journey will create a new challenge for HR IBU because they have to play a new role, from administrative function in recruiting and developing employee competencies, to a strategic business partner of Chevron IBU in achieving its business objectives. This milestone is a critical step to HR IBU, including HR Jakarta as a new organization. Our recommendation to establish and manage this new organization in achieving its high performance according to their new roles, will be presented step by step which are: set the vision and organization objective, establish the role of HR Jakarta, and choose the right strategy to follow. If we consider HR Jakarta as a business organization and deliver its product to customer, which is services, should use one or combination of the strategy in Value Discipline, consist of: Operational Excellence, Customer Intimacy, dan Service Leadership. HR Jakarta has to align the chosen strategy and the job character, role & responsibility of its team in the HR Jakarta organization. The implementation of the chosen strategy needs resources as follows: organizational structure, system and process, human or people, rewards, supports from other parties, and leadership. HR Jakarta is desired to be integral part of HR IBU and act as an added value to Chevron IndoAsia Business Unit in achieving its business objective by improving the effectiveness, efficiency, and quality of HR service delivery. Key Words: strategy, organization, business objective, service ii
REKOMENDASI VISI, TUJUAN, DAN STRATEGI HR JAKARTA - CHEVRON INDOASIA BUSINESS UNIT Oleh: SIGIT NUR HADIAWAN NIM: 29106406 Program Studi Manajemen Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung Menyetujui, Pembimbing Akademik: (Ir. Nurhajati Ma mun, MSc) iii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas segala kemudahan dan rahmatnya, tugas akhir ini dapat selesai tepat waktu, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada program MBA ITB. Dalam penyusunan thesis ini, penulis telah banyak mengalami suka duka, dan dengan bantuan, dorongan, bimbingan, dan do a dari berbagai pihak, pada akhirnya penulis dapat melaluinya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih sebesarbesarnya kepada: 1. Inti Utami Permatasari, Ella Cecilia, dan seluruh staff Putera Sampoerna Foundation. 2. Pembimbing MBA ITB, Ir. Nurhajati Ma mun, MSc. 3. Pembimbing dari Chevron, Bapak Andi Budiman, atas kesediaannya untuk selalu diganggu, berdiskusi, dan mencari solusi-solusi. 4. Dosen dan staff MBA ITB. 5. Seluruh Tim HR Jakarta Lt. 15 dan tim HR L&D and Recruitment Lt. 7, tempat penulis berinteraksi sehari-hari. 6. Keluarga di Delanggu - Klaten dan Solo. 7. Asti, Shadik, Julio, Andry Jack, Baki, Willy, Chandra, Toro, Stella, Daryono, Teja, Danny, Indra, Eko, dan seluruh teman-teman angkatan 36 yang telah memberi warna pada kuliah yang padat. 8. drg. Amalia Zaida, yang telah mendampingi saat masa-masa kritis menghadang. iv
Semoga Allah SWT memberikan balasan yang lebih besar atas segala kebaikan yang telah diberikan kepada penulis. Amin! Bandung, Mei 2008 Penulis v
DAFTAR ISI ABSTRAK... i ABSTRACT... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vi DAFTAR GAMBAR... ix DAFTAR TABEL... x DAFTAR LAMPIRAN... xi BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Sejarah Perusahaan... 1 1.1.1 Tentang IndoAsia Business Unit... 3 1.1.2 Visi, Misi, dan Strategi Keberhasilan... 4 1.1.3 IBU Governance Model... 6 1.2 Lingkup Bidang Usaha... 7 1.2.1 PT. Chevron Pacific Indonesia... 8 1.2.2 Chevron Indonesia Company... 9 1.2.3 Geothermal & Power Operation... 8 1.3 Unit Analisis... 10 1.4 Isu Bisnis... 13 BAB II EKSPLORASI ISU BISNIS... 17 2.1 Conceptual Framework... 17 2.2 Analisis Situasi Bisnis... 20 2.2.1 Kualitas Tujuan... 20 vi
2.2.2 Faktor Internal & Eksternal... 21 2.2.2.1 Faktor Internal... 21 2.2.2.2 Faktor Eksternal... 23 2.2.3 Chevron Corporate & IBU Strategy... 25 2.2.3.1 Chevron Corporate Strategy... 25 2.2.3.2 IndoAsia Business Unit Strategy... 26 2.2.4 Sistem Manajemen SDM IBU... 27 2.2.4.1 Tujuan dan Strategi HR IBU... 27 2.2.4.2 Struktur Organisasi HR Jakarta... 28 2.2.5 HR Role... 28 2.3 Akar Masalah... 30 BAB III SOLUSI BISNIS... 35 3.1 Alternatif Solusi... 37 3.1.1 Penetapan Visi dan Tujuan Jangka Panjang HR Jakarta... 37 3.1.2 Penetapan Peran Organisasi HR Jakarta... 41 3.1.3 Pilihan Strategi... 43 3.1.4 Ruang Lingkup Servis HR Jakarta. 45 3.1.5 Aplikasi Pilihan Strategi.. 48 3.2 Analisis Solusi... 49 3.2.1 Kondisi Internal dan Eksternal HR Jakarta... 49 3.2.1.1 Kondisi Internal.. 49 3.2.1.2 Kondisi Eksternal 50 3.2.1.3 Matrik SWOT 51 3.2.2 Strategi Operational Excellence.. 52 3.2.2.1 Perincian Deskripsi Kerja.. 53 3.2.2.2 Pembaruan (Update) SOP.. 53 3.2.2.3 Pembuatan HR Scorecard.. 53 vii
3.2.2.4 Pembuatan Service Level Agreement. 54 3.2.2.5 Pendekatan Six Sigma pada Proses HR Jakarta. 55 3.2.3 Strategi Customer Intimacy. 57 3.2.4 Service Leadership untuk HR Jakarta... 59 3.2.5 Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan Organisasi... 61 BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI... 63 4.1 Rencana Implementasi... 63 4.1.1 Implementation Levers... 65 4.1.2 Strategic Leadership... 66 4.1.3 Implementasi... 66 4.1.3.1 Team Building... 66 4.1.3.2 Penerapan Milestone HR Jakarta... 68 4.1.3.3 Competency Development. 69 4.1.3.4 Evaluasi dan Kontrol... 70 4.1.4 Timeline HR Jakarta.. 70 4.1.5 Feedback dari Karyawan & Customer 71 4.2 Kebutuhan Sumber Daya... 72 4.2.1 Dukungan dari IBU Leadership Team... 72 4.2.2 Dukungan Sistem IT.. 72 4.2.3 Dukungan Departemen Lain 73 4.2.4 Budget. 74 4.2.5 Dukungan Pihak Lain... 74 DAFTAR PUSTAKA... 75 LAMPIRAN... 77 viii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Daerah Operasi Chevron Upstream & Gas... 2 Gambar 1.2 Daerah Operasi Chevron IndoAsia Business Unit... 4 Gambar 1.3 Chevron Strategic Intents... 5 Gambar 1.4 IBU Governance Model... 7 Gambar 1.5 Daerah Operasi Chevron di Indonesia... 8 Gambar 1.6 Struktur Lama Organisasi IBU... 10 Gambar 1.7 Struktur Baru Organisasi HR IBU... 11 Gambar 1.8 Struktur Baru Organisasi HR Jakarta... 12 Gambar 2.1 Konsep Kerangka Pemikiran... 20 Gambar 2.2 Perubahan Fungsi HR... 29 Gambar 2.3 Penyebab Masalah Pada Perubahan Organisasi... 30 Gambar 3.1 Konsep Alternatif Solusi... 37 Gambar 3.2 Usulan Milestone HR Jakarta. 39 Gambar 3.3 Perubahan Peran Mendatang HR Jakarta. 42 Gambar 3.4 Milestone Peran HR Jakarta 43 Gambar 3.5 Value Discipline Triad 43 Gambar 3.6 Peran HR Counselors dan Fungsi Administratif 47 Gambar 3.7 Fungsi Komunikasi HR Jakarta Manager. 59 Gambar 4.1 Faktor Penentu Kesuksesan Implementasi Strategi... 64 ix
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Penilaian Visi HR Jakarta... 38 Tabel 3.2 Usulan Standar Umum HR Jakarta... 40 Tabel 3.3 Peran Organisasi HR Masa Depan... 42 Tabel 3.4 Analisis Weakness & Strength 50 Tabel 3.5 Analisis Threats dan Opportunity. 51 Tabel 3.6 Matrik SWOT. 52 Tabel 4.1 Program Kerja HR Jakarta 2008 2011.. 71 x
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 The Chevron Way... 77 Lampiran 2 Previous IBU HR Organization.. 78 Lampiran 3 Brosur HROC Project... 79 Lampiran 4 Proses Transfer Karyawan.. 80 Lampiran 5 HROC Project Overview & Timeline 81 Lampiran 6 Profil & Peralihan Fungsi Anggota Tim HR Jakarta... 83 xi