IDENTIFIKASI FAKTOR KESUKSESAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP DI INDONESIA: STUDI KASUS MULTI-SITE PROYEK AKHIR

Transkripsi

1 IDENTIFIKASI FAKTOR KESUKSESAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP DI INDONESIA: STUDI KASUS MULTI-SITE PROYEK AKHIR Oleh: CHANDRA YOVAN TJAHJADI NIM: Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung 2008

2 IDENTIFIKASI FAKTOR KESUKSESAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP DI INDONESIA: STUDI KASUS MULTI-SITE CHANDRA YOVAN TJAHJADI NIM: Tanggal Lulus Ujian Akhir (23 Mei 2008) Tanggal Wisuda (Juli 2008) Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung, 2008 Pembimbing: Harimukti Wandebori, MBA, Ph.D ABSTRAK Sistem ERP yang mulai berkembang sejak akhir era 1980an telah banyak diadopsi oleh perusahaan-perusahaan dari berbagai industri di berbagai belahan dunia, termasuk di Indonesia. Walaupun sebuah sistem ERP menawarkan keuntungan-keuntungan untuk perusahaan pengadopsinya, namun banyak perusahaan yang gagal dalam implementasinya sehingga menyebabkan kerugian karena investasi besar untuk sistem ERP tidak memberikan keuntungan-keuntungan itu. Kegagalan serupa juga banyak terjadi di Indonesia. Sebuah model uji kesuksesan implementasi sistem ERP akan digunakan untuk mencari variabel-variabel yang berpengaruh terhadap kesuksesan itu. Di dalam model tersebut, terdapat kriteria-kriteria untuk mengukur kesuksesan implementasi sebuah sistem ERP di suatu organisasi. Model itu akan diaplikasikan dengan cara studi kasus yang dilakukan terhadap 4 perusahaan di Indonesia yang dianggap dapat mewakili perusahaan-perusahaan di Indonesia secara umum. Model uji kesuksesan sistem ERP ini telah digunakan sebelumnya oleh peneliti dari Finlandia. Untuk menguji validitas dan reliabilitas dari model itu untuk digunakan terhadap perusahaan-perusahaan di Indonesia, studi kasus pilot akan dilakukan sebelum ke studi kasus utama. Studi pilot ini melibatkan 1 perusahaan yang dianggap ideal dalam hal implementasi sistem ERP-nya. Data-data yang diperoleh dalam studi kasus ini telah memenuhi prinsip-prinsip data untuk studi kasus. Analisa studi silang (cross-case analysis) digunakan di dalam analisa faktor kesuksesan implementasi sistem ERP setelah studi terhadap seluruh perusahaan selesai. Sebuah atau beberapa pola akan ditemukan dengan membandingkan variabel-variabel terhadap keempat perusahaan setelah dinilai sukses tidaknya implementasi sistem ERP di perusahaan tertentu (metode pencocokan pola). Dari hasil analisa, faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kesuksesan implementasi sistem ERP adalah (1) dukungan manajemen atas yang menyangkut bagaimana komitmen, inisiatif dan antusiasme dari jajaran direksi dan (2) struktur organisasi yang menyoroti faktor sentralisasi, spesialisasi, dan formalisasi di dalam organisasi. Kata Kunci: ERP, Enterprise Resource Planning, Model Uji Kesuksesan Implementasi Sistem ERP, Kunci Sukses i

3 IDENTIFICATION OF SUCCESS FACTORS OF ERP SYSTEM IMPLEMENTATION: A MULTI-SITE CASE STUDY CHANDRA YOVAN TJAHJADI NIM: Date of Final Examination (May 23 rd 2008) Date of Graduation (July 2008) Graduate Program, Institut Teknologi Bandung, 2008 Thesis Advisor: Harimukti Wandebori, MBA, Ph.D ABSTRACT ERP system which has been developed since late 1980s, has been adopted by companies from many industries all over the world, including Indonesia. While an ERP system offers many benefits for the companies adopting it, there are many companies troubled to the point of unsuccessful implementation so that they suffer great losses due to unreturned large sum of investment they need to make for ERP system. The failures of implementing ERP system also happen in companies in Indonesia An ERP system implementation success assessment model is used in this thesis to determine variables affecting the success of ERP system implementation. In the model, there are criteria used for measuring how success the implementation of ERP system in an organization. The model will be applied to a case study involving four companies that are selected to represent companies in Indonesia in general. The model is originally used by a researcher in Finland. To ensure the model is valid and reliable to be used toward companies in Indonesia, a pilot case study is conducted prior to main case study. The pilot case study involves a company in Indonesia that is considered to be ideal in term of ERP system implementation. The data gathered in case study is in regard to data collection principles to build up strong and accurate data. Cross-case analysis is utilized to find the key success factor(s) of ERP system implementation after all the data needed has been gathered. One or more patterns then can be found by combining variables from all of the companies to their success of implementing ERP system (pattern-matching method). From the result of the analysis, it is concluded that factors contributing to ERP system implementation success are (1) top management support which includes how high the commitment, initiative, and enthusiasm of the board of directors of a company, and (2) the organization structure which takes into account of centralization, specialization and formalization inside an organization. Keywords: ERP, Enterprise Resource Planning, Success Factors, ERP Implementation Success Assessment Model ii

4 IDENTIFIKASI FAKTOR KESUKSESAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP DI INDONESIA: STUDI KASUS MULTI-SITE Oleh: CHANDRA YOVAN TJAHJADI NIM: Program Studi Manajemen Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis Manajemen Institut Teknologi Bandung Menyetujui Pembimbing Akademik: (Harimukti Wandebori, MBA, Ph.D.) iii

5 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmatnya dalam penyusunan dan perampungan tugas akhir ini sehingga dapat diselesaikan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Magister Adminitrasi Bisnis di Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung. Besar harapan penulis agar hasil studi ini dapat memberikan informasi terhadap faktor-faktor kesuksesan implementasi sistem ERP di perusahaanperusahaan di Indonesia. Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bpk. Harimukti Wandebori selaku dosen pembimbing, para narasumber yang tidak dapat disebutkan namanya di masing-masing perusahaan, rekan-rekan angkatan 36 Regular, serta Orang Tua atas dukungan dan doanya. Seperti halnya tak ada gading yang tak retak, Tugas Akhir ini juga tidaklah sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran untuk membangun kesempurnaan tesis ini sangat diharapkan. Semoga tesis ini dapat membantu pihak-pihak yang membutuhkannya. Bandung, Mei 2008 Penulis iv

6 DAFTAR ISI ABSTRAK (INDONESIA) ABSTRACT (ENGLISH) HALAMAN PENGESAHAN KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL DAFTAR LAMPIRAN i ii iii iv v viii ix xi Bab I Pendahuluan 1 I.1 Latar Belakang 1 I.2 Tujuan Tesis 4 I.3 Ringkasan Pertanyaan Riset 4 I.4 Batasan Riset 5 I.5 Struktur Tesis 5 Bab II Studi Literatur dan Landasan Teori 7 II.1 Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) 7 II.2 Sejarah Singkat dan Evolusi ERP 10 II.3 Studi Literatur ERP 13 II.4 Model Uji Kesuksesan Sistem ERP 19 Bab III Metodologi 25 III.1 Peta Pemikiran Konseptual 25 III.2 Pertanyaan Riset 26 III.3 Proposisi 28 III.4 Sumber Data 30 v

7 III.5 Prosedur pengumpulan data 36 III.6 Rencana analisa data 38 Bab IV Studi Kasus 41 IV.1 Studi kasus pilot 42 IV.1.1 Temuan studi kasus pilot 44 IV.1.2 Analisa temuan studi kasus pilot 47 IV.1.3 Kesimpulan studi kasus pilot 50 IV.1.4 Rekomendasi untuk studi kasus utama 51 IV.2 Studi kasus 1 52 IV.2.1 Temuan studi kasus 1 54 IV.2.2 Analisa temuan studi kasus 1 57 IV.2.3 Kesimpulan studi kasus 1 62 IV.3 Studi kasus 2 62 IV.3.1 Temuan studi kasus 2 64 IV.3.2 Analisa temuan studi kasus 2 67 IV.3.3 Kesimpulan studi kasus 2 70 IV.4 Studi kasus 3 71 IV.4.1 Temuan studi kasus 3 73 IV.4.2 Analisa temuan studi kasus 3 76 IV.4.3 Kesimpulan studi kasus 3 81 Bab V Analisis 83 V.1 Intepretasi kesuksesan 83 V.2 Analisa silang kasus (Cross-case analysis) 86 V.3 Analisa kunci sukses implementasi sistem ERP 100 V.4 Jawaban pertanyaan riset 101 V.5 Penjelasan proposisi 104 vi

8 Bab VI Kesimpulan dan Rekomendasi 107 VI.1 Kesimpulan 107 VI.2 Kontribusi terhadap studi-studi selanjutnya 107 VI.3 Kontribusi terhadap praktik bisnis 108 VI.4 Rekomendasi dan saran untuk studi-studi selanjutnya 109 Daftar Referensi 111 vii

9 DAFTAR GAMBAR Gambar II.1. Integrasi proses bisnis dalam sistem ERP oleh PeopleSoft, Gambar II.2. Perjalan evolusi inventory management sampai menjadi ERP 13 Gambar II.3. Model / Rangka kerja faktor kunci kesuksesan (CSF) 15 Gambar II.4. Model yang digunakan oleh Ifinedo (2006), diterapkan 19 sebagai model awal (preliminary model) penelitian ini Gambar III.1. Kerangka pemikiran konseptual permasalahan 25 Gambar III.2. Tahap proses implementasi SAP, terbagi menjadi 4 tahap. 35 Studi kasus ini memilih perusahaan yang telah berada pada Tahapan SAP functional development atau lebih (telah Go-Live). Gambar III.3. Alur pengujian model dan kuesioner, dari Model Awal 36 (Ifinedo; 2006) sampai menjadi Model Akhir Gambar III.4. Prosedur pengambilan data primer 38 Gambar IV.1. Model uji kesuksesan sistem ERP modifikasi, dengan 51 variabel baru dicetak tebal Gambar V.1. Diagram kunci sukses implementasi sistem ERP 100 Gambar V.2. Model akhir dalam tesis ini 101 viii

10 DAFTAR TABEL Tabel II.1. Daftar faktor kunci sukses implementasi sistem ERP yang 14 dibuat oleh Somers dan Nelson (2001) dan diuji oleh Akkermans (2002) Tabel II.2. Daftar Literatur untuk tesis ini 18 Tabel II.3. Daftar perusahaan terbaik dalam sistem IT oleh majalah Swa 19 Tabel III.1. Kriteria pemilihan perusahaan 32 Tabel IV.1. Arti kode-kode untuk mewakili nama perusahaan di dalam 43 studi kasus Tabel IV.2. Profil peserta studi kasus pilot dari perusahaan CG01J 43 Tabel IV.3. Penjelasan variabel-variabel dalam model awal berdasarkan 47 temuan-temuan studi kasus pilot Tabel IV.4. Profil perusahaan dalam studi kasus I 53 Tabel IV.5. Profil peserta studi kasus I dari perusahaan MI01S Tabel IV.6. Penjelasan temuan pada studi kasus I berdasarkan variabelvariabel dalam model Tabel IV.7. Profil perusahaan dalam studi kasus 2 63 Tabel IV.8. Profil peserta studi kasus I dari perusahaan TC01J Tabel IV.9. Penjelasan temuan pada studi kasus 2 berdasarkan variabelvariabel dalam model Tabel IV.10. Profil perusahaan dalam studi kasus 3 71 Tabel IV.11. Profil peserta studi kasus 3 dari perusahaan CG02J 72 Tabel IV.12. Penjelasan temuan pada studi kasus 3 berdasarkan 77 variabel-variabel dalam model ix

11 85 Tabel V.1. Tingkat kesuksesan implementasi sistem ERP dari masingmasing perusahaan dalam studi kasus 87 Tabel V.2. Analisa silang kasus (Cross-case analysis) perusahaanperusahaan dalam studi kasus Tabel V.3. Pola pada variabel dukungan manajemen atas 92 Tabel V.4. Pola pada variabel struktur organisasi 92 Tabel V.5. Variabel yang berkaitan dengan departemen IT 95 Tabel V.6. Ringkasan variabel-variabel dalam model setelah analisa 97 silang kasus x

12 Daftar Lampiran Lampiran A. Hasil pengisian kuesioner Lampiran B. Kuesioner Lampiran C. Panduan diskusi wawancara Lampiran D. Contoh perhitungan tingkat kesuksesan L1 L4 L9 L12 xi