BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-teori Dasar Teori-teori berikut ini adalah teori-teori dasar yang didapatkan dari berbagai sumber yang dijadikan landasan dalam penulisan skripsi ini. 2.1.1 Sistem Sebuah sistem dapat mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganaliasa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan spesifik (Turban, Rainer, Potter, 2001, p17). Menurut O Brien (2003, p8) sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output melalui proses tertentu. Dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem adalah kumpulan beberapa elemen atau komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan yang sama, yang didalamnya harus terdapat proses input - proses - output. Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Dimana unsur-unsur dari sistem meliputi input, transformasi, output, mekanisme pengendalian, tujuan dan umpan balik. (McLeod2001, p11). Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (www.artikel.total.or.id). 8
9 2.1.2 Sistem Informasi Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses dan TI yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. (Whitten2004, p10). Menurut O Brien, sistem informasi dapat diartikan sebagai berikut : - Sistem informasi adalah kombinasi sumber daya - sumber daya yang terorganisir dari manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komputer, dan data yang mengumpulkan, mengubah dan mendistribusikan informasi pada suatu organisasi (O Brien2003, p7). - Sistem informasi adalah kumpulan orang, prosedur dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, dan menyebarkan informasi dalam perusahaan; sistem yang menerima data sebagai input dan mengolahnya menjadi informasi sebagai output (O'Brien2003, G-10). Sistem informasi menurut Turban (2001, G-8) adalah sistem yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menganalisa data, dan menyebarkan informasi untuk tujuantujuan tertentu. Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan (www.artikel.total.or.id).
10 2.1.3 Proses Bisnis Proses bisnis adalah sekumpulan tugas yang merespon kejadian/event bisnis. Proses bisnis dapat juga diartikan sebagai kerja, prosedur dan aturan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas bisnis, independen terhadap sembarang teknologi yang digunakan untuk mengotomasi atau mendukung mereka. (Whitten, p23-24). Menurut Manganelli & Klein (1994), proses bisnis didefinisikan sebagai: Interrelated series of activities that convert business input into business output. Masukkan dapat berupa material, peralatan, objek terukur lainnya, ataupun berbagai macam informasi yang kemudian diubah menjadi sejumlah keluaran yang diperlukan oleh penerima. Penerima terbagi menjadi konsumen internal (internal consumer) dan konsumen luar (eksternal consumer). Konsumen internal dapat berupa departemen, kelompok, atau sejumlah peralatan dan mesin. Sedangkan konsumen luar adalah orang atau organisasi yang membayar untuk mendapatkan produk atau pelayanan yang diperlukan. Selain itu penerima juga dapat berupa lokasi tempat keluaran disimpan untuk kebutuhan yang akan datang. Sebuah proses bisnis yang baik tidak hanya sebuah proses bisnis yang menghasilkan biaya yang lebih murah, proses yang lebih cepat, dan hasil yang lebih terpercaya. Hubungan antar perusahaan dengan pihak lain juga memegang peranan dalam proses bisnis, hubungan yang baik akan menunjang proses bisnis yang semakin baik sedangkan hubungan yang buruk akan memberikan nilai minus terhadap proses bisnis yang bernilai plus.
11 Proses bisnis dapat didefinisikan sebagai kelompok-kelompok dari keputusankeputusan yang terkait dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mengelola sumberdaya - sumberdaya bisnis (IBM-BSP, 1984). 2.1.4 Teknologi Informasi Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian TI, diantaranya adalah sebagai berikut : - Teknologi informasi adalah suatu istilah yang menggambarkan kombinasi teknologi komputer (perangkat keras dan lunak) dengan teknologi komunikasi (jaringan data, gambar dan suara) (Whitten2004, p10). - Teknologi informasi adalah hardware, software, jaringan, manajemen database dan teknologi pengolah informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer (O Brien2006, p5). - Teknologi Informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya (wikipedia bahasa indonesia). - Teknologi informasi adalah komponen - komponen tertentu dalam sistem informasi berbasis komputer (Turban2001, G-9). - Teknologi informasi adalah perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang digunakan oleh seperangkat sistem informasi (Alter1999, p42).
12 - Teknologi informasi adalah komputer apa saja yang berbasiskan perangkat yang digunakan oleh orang (people) untuk bekerja dengan informasi dan mendukung informasi dan kebutuhan proses informasi dari sebuah organisasi (Haag, Cummings, McCubbrey2005, p14). - Menurut Williams dan Sawyer (2003), teknologi informasi merupakan teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi yang membawa data, suara ataupun video. Teknologi Informasi merupakan subsistem dari sistem informasi terutama dalam tinjauan dari sudut pandang teknologinya (www.artikel.total.or.id). - Teknologi informasi adalah Computer Technology (either H/W and SW) for processing and storing information, as well as communications tech for transmitting information. Definisi tersebut diterjemahkan sebagai teknologi komputer, baik berupa hardware ataupun software, yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, sama baiknya dengan teknologi komunikasi untuk transmisi informasi (Martin2002, p1). 2.1.5 Investasi Investasi adalah komitmen pendanaan untuk periode waktu tertentu yang akan memberikan hasil sebagai kompensasi bagi investor selama selang waktu tersebut, tingkat inflasi selama periode waktu tersebut dan resiko yang termasuk di dalamnya (Reily1986, p708). Investasi adalah biaya yang jarang terjadi (misalnya mendirikan gedung), dan menawarkan manfaat jangka panjang (misalnya meningkatkan kepuasan pelanggan). Investasi Teknologi informasi adalah perangkat keras dan piranti lunak yang digunakan
13 oleh sebuah organisasi untuk menyelesaikan fungsi bisnis terlepas dari teknologi yang dilibatkan baik itu komputer, telekomunikasi, ataupun lain-lainnya (http://www.rms.net). Menurut Simarmata (1995, p155), investasi merupakan pengertian yang luas, terutama bila dikaitkan dengan kegiatan pasar modal yang sekarang. Setiap kegiatan yang hendak menanamkan uang dengan aman termasuk investasi. Tetapi dalam kebiasaan umum, pembicaraan pengertian investasi dikaitkan dengan penggunaan uang bagi peningkatan kapasitas sistem produksi atau dengan kata lain peningkatan asset capital. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997), investasi diartikan sebagai penanaman modal dalam suatu perusahaan atau proyek untuk memperoleh keuntungan. 2.1.6 Investasi Teknologi Informasi Investasi Teknologi Informasi merupakan keputusan yang diambil oleh organisasi untuk meningkatkan sumber daya dari pengeluaran biaya yang nyata dari TI dengan harapan manfaat dari pengeluaran tersebut bertemu/mencapai nilai dari apa yang diharapkan. Investasi Teknologi Informasi (TI) mencakup semua investasi yang berkaitan dengan TI dan sumberdaya informasi, termasuk juga semua jenis biaya siklus hidup, misalnya peralatan, perangkat lunak, jasa di bidang TI, perancangan sistem informasi atau aplikasi, pengembangan, dan pemeliharaan, baik yang dilakukan oleh pihak pemerintah maupun non-pemerintah. Suatu investasi teknologi informasi (TI) merupakan pengeluaran yang dilakukan organisasi berupa pengeluaran untuk sistem operasi, software, telekomunikasi, jaringan, operasi dan pemeliharaan terhadap infrastruktur dan pusat data yang tersedia, yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai visi dan misi, meningkatkan
14 performa proses dan operasi bisnis, dukungan pengambilan keputusan bagi pihak manajemen, dan mendukung berbagai strategi bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif. Jadi dapat disimpulkan investasi TI adalah cara penanaman modal di bidang teknologi untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam memproses dan menyimpan informasi, sehingga bisa didapatkan manfaat tertentu sebagai hasil penanaman modal tersebut. Investasi Teknologi Informasi meliputi : - Hardware, adalah semua mesin dan peralatan dalam sistem komputer. Contoh PC, mouse, keyboard, dan sebagainya. - Software, adalah instruksi elektronik step-by-step yang memberitahukan perangkat keras komputer apa untuk melakukan sebuah tugas. Contoh operating system, utility system, dan application software. - Network/jaringan, adalah sebuah sistem komunikasi yang menghubungkan dua atau lebih komputer; internet adalah jaringan terbesar. Contoh LAN, WAN dan MAN - Brainware, adalah pemakai komputer atau orang yang mengoperasikan komputer (user) maka komputer tersebut dapat digunakan. Contoh operator, programmer, system analyst, database administrator. - Fasilitas. Contoh ruangan, AC dan sebagainya. 2.1.7 Sales and Distribution Sales atau penjualan adalah kegiatan yang terkait dengan penjualan produk atau jasa untuk mendapatkan kompensasi dalam bentuk uang atau bentuk lainnya. (http://en.wikipedia.org/wiki)
15 Pengertian distribution dapat dilihat dari segi bisnis dan segi ekonomi. Dari segi bisnis, distribution dapat diartikan sebagai salah satu elemen dari marketing dimana perusahaan atau bagian tertentu dalam perusahaan terlibat dalam proses penyediaan produk atau pelayanan hingga dapat digunakan oleh konsumer. Sedangkan dilihat dari segi ekonomi, distribution dapat diartikan sebagai cara mendistribusikan output atau pendapatan kepada individu atau faktor-faktor produksi (tenaga kerja, tanah dan modal). (http://en.wikipedia.org/wiki) Menurut http://www.smallbusinessnotes.com, distribusi mengacu pada cara menyampaikan produk kepada pelanggan. Jika sautu perusahaan bergerak dalam bidang jasa atau layanan, distribusi dapat diartikan sebagai cara menyampaikan layanan tersebut sehingga dapat dinikmati oleh pelanggan. Berikut adalah beberapa kategori saluran sales and distribution, yaitu : a. Direct Sales Perusahaan melakukan penjualan langsung kepada pelanggan atau pengguna akhir dari produk. Tidak terdapat perantara antara perusahaan dan pelanggan. Contohnya adalah penjualan dengan menggunakan katalog atau penjualan melalui internet. b. Indirect Sales :Retail Perusahaan menjual produk kepada riteler dimana kemudian bagian penjualan riteler akan menjual produk kepada pelanggan. Contohnya adalah penjualan melalui toko swalayan. c. Indirect Sales : Wholesale Perusahaan menjual produk kepada penjual grosir atau agen yang kemudian akan menjual produk tersebut kepada riteler. Biasanya penjual grosir ini mewakili beberapa perusahaan.
16 d. Indirect Sales : Multi Level Marketing Perusahaan menjual kepada pelanggan dan kepada pihak lain yang telah direkrut untuk menjual produk tersebut. Untuk menentukan metode sales and distribution seperti apa yang akan digunakan, dapat dilakukan dengan cara berikut : Apa karakteristik dari target pasa dan seberapa luas pasar dari produk yang dijual? Dimana lokasi para pelanggan? Seberapa besar jumlah pesanan? - Harga produk tinggi, sedikit pembeli potensial : sebaiknya gunakan direct sales. - Harga produk rendah, target pasar luas : sebaiknya terapkan indirect sales yang didukung dengan iklan dan promosi serta penempatan produk agar mudah didapatkan oleh pelanggan. - Banyak pelanggan yang berlokasi di area sekitar perusahaan : sebaiknya penjualan dilakukan melalui outlet ritel. - Pembeli terbagi dalam kelompok-kelompok kecil yang dipisahkan secara geografis : lakukan penjualan secara grosir (wholesale) atau melalui agen. - Pesanan dalam jumlah besar : gunakan metode direct sales. - Pesanan dalam jumlah kecil : gunakan metode indirect sales. System sales and distribution pada khususnya dikembangkan bagi perusahaan yang mempunyai tingkat penjualan yang tinggi dengan jaringan distribusi yang luas. System ini mencatat penjualan yang terjadi dan inventory barang di dealer dimana informasi tersebut dibutuhkan dalam membuat laporan harian. Dalam sales and distribution, terdapat 3 (tiga) bagian yang dapat mendukung perusahaan dalam menyampaikan produk atau layanannya kepada pelanggan. Bagianbagian tersebut adalah : a. Menentukan metode distribusi yang akan digunakan Tentukan bagaimana produk atau layanan akan disampaikan kepada pelanggan. Apakah melalui website, melalui perwakilan penjualan atau melalui penjualan ritel?
17 Saluran pedistribusian seperti apa yang akan digunakan? Apakah secara langsung (dari pabrik langsung ke pelanggan), secara tradisional (dari pabrik ke penjual besar kemudian ke riteler dan sampai ke pelanggan). Apa saja biaya yang terjadi dalam proses pendistribusian? Apakah metode distribusi yang digunakan akan mempengaruhi waktu pengiriman? b. Tentukan proses transaksi antara perusahaan dengan pelanggan System seperti apa yang akan digunakan dalam memproses pesanan, pengiriman dan penagihan? Metode pembayaran apa yang dapat digunakan oleh pelanggan? Pelayanan purna jual seperti apa yang disediakan untuk pelanggan? c. Tentukan strategi penjualan yang akan digunakan Apa kriteria yang diinginkan untuk bagian penjualan? Apa target yang ingin dicapai oleh bagian penjualan? Apakah akan dilakukan program pelatihan penjualan? Tentukan insentif atau komisi yang akan diberikan kepada bagian penjualan jika mereka memenuhi target yang ditentukan. Yang terakhir adalah rancang iklan dan promosi untuk menarik minat pelanggan terhadap produk atau jasa yang ditawarkan. 2.2 Teori-teori Khusus 2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut (http://en.wikipedia.org), ERP adalah suatu sistem software yang digunakan oleh perusahaan berskala besar untuk mengelola dan menangani semua sumber daya, informasi dan fungsi-fungsi bisnis yang dimiliki dari berbagai tempat penyimpanan data. Sistem ERP mempunya arsitektur yang berorientasi layanan modular dengan unit-unti software dan hardware atau layanan yang berkomunikasi dalam suatu jaringan lokal. Desain modular memungkinan untuk dilakukan penambahan atau
18 pengkonfigurasian ulang suatu modul dimana data tersimpan dalam suatu shared database yang mungkin bersifat sentralisasi atau terdistribusi. ERP adalah suatu aplikasi perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem informasi yang mencakup sebagian besar atau semua fungsi bisnis inti dan mendasar (termasuk pemrosesan transaksi dan informasi manajemen untuk fungsi-fungsi bisnis tersebut). (Whitten2004, p29). ERP adalah suatu istilah industri yang menjelaskan mengenai serangkaian aktifitas yang membantu perusahaan dalam mengelola proses bisnis penting di dalamnya. Aplikasi ERP dapat digunakan untuk mengelola perencanaan produksi, pembelian part, inventori, hubungan dengan supplier, pelayanan kepada pelanggan dan melacak pesanan (tracking order). Dalam ERP dapat mencakup aplikasi modul finance dan human resource. (http://searchsap.techtarget.com) Carl Marnewick dan Lessing Labuschagne dalam jurnalnya yang berjudul A Conceptual Model for Enterprise Resource Planning (ERP) menjelaskan bahwa ERP adalah suatu paket software bisnis yang memungkinkan suatu perusahaan untuk menotomatisasi dan mengintegrasikan mayoritas proses bisnis yang ada, berbagi data di dalam perusahaan dan menghasilkan serta mengakses informasi secara tepat waktu (real time). Model ERP menurut mereka terdiri dari 4 (empat) komponen yang terimplementasikan oleh metodologi, yaitu :
19 Methodology Software Process Flow Enterprise Resource Planning Customer Mindset Change Management Gambar 2.1 Conceptual Component of ERP (Marnewick2005, p145) 2.2.2 System Application and Product in data processing (SAP) SAP (System Application and Product in data processing) adalah perangkat lunak yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan perangkat lunak Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. SAP menjadi perangkat lunak yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di perusahaan negara-negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikannya. Perangkat lunak buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika. Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah mengimplementasikan SAP, misalnya PT Excelcomindo Pratama, Toyota Astra Motor, Bentoel Prima, United Tractor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, dan masih banyak perusahaan lagi yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Modul yang diimplementasikan tiap perusahaan pun beragam. Ada yang hanya memakai untuk keperluan area tertentu
20 seperti Financial Accounting saja atau Sales and Distributon saja, namun banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya. SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut: SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing). MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, manajemen waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
21 CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan proyek, pengerjaan dan kontrol. Gambar 2.2 Modul modul aplikasi SAP Alur kerja modul Sales and Distribution aplikasi SAP memiliki langkah langkah proses tertentu. Dimulai dari pembuatan contract order dan sales order, proses pengiriman barang (shipping) sampai penagihan (billing). Alur proses yang dijelaskan apabila digambarkan secara umum adalah sebagai berikut:
22 Gambar 2.3 Alur kerja modul Sales aplikasi SAP secara umum (Sumber : PT Excelcomindo Pratama) 2.2.3 Information Economics (IE) Information Economics (IE) merupakan sekumpulan alat hitung untuk mengukur manfaat dan biaya dari proyek teknologi informasi (Parker1988, p5). Information Economics merupakan dasar dari Traditional Cost Benefit Analysis (analisis biayamanfaat tradisional) yang berhubungan dengan value (nilai) berdasarkan pada kinerja bisnis untuk menangani hal-hal yang memberikan dampak strategis pada perusahaan. Information Economics juga menangani infrastruktur teknologi informasi yang merupakan investasi sampingan dalam infrastruktur. Pada tingkat awal, Information Economics adalah sebuah kumpulan dari peralatan komputasional untuk mengkuantifikasikan manfaat-manfaat dan biaya-biaya proyek sistem informasi (Parker1988, p5). Ini adalah peran tradisional dari analisis biaya manfaat. Information Economics melihat jauh ke dalam analisis biaya-manfaat untuk memasukkan nilai yang didasarkan pada kinerja bisnis, untuk menangani hal-hal yang memiliki dampak strategis terhadap perusahaan.
23 Pada tingkat lebih lanjut, Information Economics adalah sebuah proses pembuatan keputusan. Setiap investasi (pemrogram, aplikasi, perangkat keras) harus dijustifikasi, tetapi setiap investasi yang potensial memiliki karakteristik yang unik dan berbeda terhadap nilai, biaya, dan risikonya. Gambar 2.4 Information Economics (Parker1988, p33) Dalam analisis Information Economics digunakan analisa dua segi, yaitu segi bisnis dan segi teknologi, sehingga dapat dibedakan dari justifikasi biaya tradisional yang berangkat dari analisa biaya dan manfaat (Cost and Benefit Analysis). Pengaplikasian Cost-Benefit Analysis (CBA) berkaitan erat dengan tiga hal penting yang saling berhubungan yaitu: 1. Biaya (Cost) Domain Teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variabel yang diperlukan untuk membangun sistem.
24 2. Manfaat (benefit) Domain Bisnis adalah berwujud penurunan biaya dan atau peningkatan kinerja atau revenue. 3. Nilai (Value) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang tercermin pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang maupun masa mendatang. Menurut Parker (1988, p15), alasan digunakannya Information Economics dalam melakukan penilaian investasi TI adalah: 1. Jenis dan tingkat nilai-nilai yang diperoleh melalui investasi TI pada suatu perusahaan bervariasi. 2. Adanya keterbatasan sumber daya dalam melakukan investasi TI yang dikaitkan dengan aspek-aspek bisnis lainnya atau diantara proyek-proyek TI itu sendiri. 3. Perusahaan perlu melakukan alokasi keputusan dengan efektif dan juga mempertimbangkan hasil yang akan di dapat (baik langsung maupun tidak langsung) dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. 4. Analisis Biaya dan Manfaat tradisional (CBA) tidak cukup untuk memperhitungkan semua aspek dan dampak dari TI sehingga dibutuhkan perangkat lain yang memadai. Information Economics dapat digunakan sebagai kerangka dasar untuk membantu pihak manajemen dalam membuat keputusan investasi TI sesuai dengan kelayakannya. Istilah Information Economics mengacu pada pendekatan atau metode yang digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem informasi dengan penilaian menggunakan skor, sampai analisa biaya dan manfaat, dengan menghitung biaya dan manfaat, tangible maupun intangible, dari segi teknologi dan segi bisnis perusahaan (Parker, Trainor, and Benson, Information Strategy and Economics, 1989).
Dalam metode Information Economics dikenal empat tahapan yang dapat dilakukan dalam mendapatkan keputusan terbaik untuk investasi produk IT (Parker1988, p11), yaitu: 1. Identifikasi nilai dan total biaya dari setiap proyek. 2. Menerapkan kriteria ekonomi sementara dalam proses pembuatan keputusan. 3. Memperkirakan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi. 4. Alokasi sumber daya yang berharga untuk proyek yang berharga. Menurut Parker (1988, p102), terdapat tiga faktor utama dalam memperhitungkan nilai suatu proyek investasi, yaitu : 1. Perhitungan Return on Investment (RoI) 2. Penilaian pada Business Domain 3. Penilaian pada Technology Domain Weighted Simple ROI (Quantification) + Weighted Business Domain + Weighted Technology Domain (Assessment) = PROJECT SCORE (Assessment) Gambar 2.5 Faktor dalam perhitungan skor proyek (Parker1988, p102) Perhitungan simple ROI berdasarkan analisa tradisional cost-benefit, value linking, value acceleration, value restructuring dan innovation valuation (Parker1988, p102). Traditional cost-benefit mutlak dilakukan sedangkan keempat faktor lainnya tergantung dari sifat teknologi informasi yang dilakukan. Gambar berikut ini memperlihatkan hubungan antara kelima variabel dalam traditional ROI yaitu : 25 Traditional cost-benefits + Value linking + Value acceleration + Value restructuring + Innovation valuation Gambar 2.6 Teknik IE dalam perhitungan simple RoI (Parker1988, p102) = Input to simple ROI calculations
26 Evaluator (factor --->) ROI* + SM* + Business Domain CA* + MI* + CR* + OR* - Technology Domain SA* + DU* - TU* - IR* - Weighted Score Business Domain Technology Domain Weighted Value *Where : ROI Measurement ROI = Enhanced simple return on investment Business Domain Assessment SM = Strategic Match CA = Competitive Advantage MI = Management Information CR = Competitive Response OR = Project or Organizational Risk Technology Domain Assessment SA = Strategic IS Architecture DU = Definitional Uncertainty TU = Technical Uncertainty IR = IS Infrastructure Risk Gambar 2.7 Information Economics Scorecard (Parker1988, p102) Business domain mencakup penilaian terhadap strategic match, competitive advantage, management information, competitive response dan organizational risk. Sedangkan technology domain terdiri atas penilaian kepada strategic IS architecture, defitional uncertainty, technology uncertainty dan IS infrastructure risk. Hasil penjumlahan dari faktor-faktor tersebut di atas akan menjadi nilai dasar alternatif proyek IT. Tabel 2.1 Variabel Business Domain dan Technology Domain Category Business Domain Technology Domain Strategic Value Strategic match Competitive advantage Management information Competitive response Strategic IS architecture Organizational risk & uncertainty Project or organizational risk Defitional uncertainty Technology uncertainty IS infrastructure risk
27 2.2.4 Nilai (Value) Nilai adalah suatu keuntungan yang didapatkan dari hasil kompetisi terkait dengan performa bisnis saat ini dan akan datang dimana keuntungan tersebut akan memberikan nilai lebih bagi perusahaan sehingga pihak manajemen bersedia untuk berinvestasi (Parker1988, 64). Dalam Information Economics, terdapat 6 (enam) kelas penilaian, yaitu : 1. Return on Investment (RoI); diperoleh dari analisis biaya-manfaat tradisional dan merefleksikan usul-usul lanjut dalam menggambarkan efek-efek finansial (baik biaya dan manfaat) dan teknologi informasi. 2. Strategic Match; manfaat TI diukur melalui seberapa besar dukungannnya terhadap pencapaian tujuan strategis organisasi atau besarnya kontribusi terhadap kegiatan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan tersebut. 3. Competitive Advantage; manfaat TI informasi diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian keuntungan kompetitif organisasi. Penggunaan potensial TI adalah untuk menciptakan rintangan persaingan. Dengan demikian, proyek-proyek teknologi yang mendukung sistem antar organisasi (inter-organizational system) memiliki manfaat yang lebih tinggi. 4. Management Information; kategori ini menilai kontribusi proyek-proyek TI terhadap kebutuhan manajemen akan informasi dalam pengambilan keputusan. 5. Competitive Response; manfaat proyek-proyek TI diukur melalui seberapa besar resiko persaingan jika proyek tersebut tertunda atau tidak dilaksanakan. Semakin proyek tersebut tidak dapat ditunda, maka manfaatnya semakin tinggi.
6. Strategic IS Architecture; manfaat proyek SI/TI diukur melalui tingkat kesesuaian proyek tersebut terhadap perencanaan SI/TI secara keseluruhan. 28 2.2.5 Biaya (Cost) Biaya adalah hasil pengukuran sumberdaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk, yang biasanya diukur dalam satuan mata uang (Parker1988, p90). Biaya terbagi menjadi 2 (dua), yaitu biaya pengembangan (development cost) dan biaya berjalan (ongoing expenses). Development : Staff time programming Staff design and analysis Computer time programming/test Disk storage space for data Software purchase price Operations : Computer time Disk storage space Forms and computer paper 2.2.6 Manfaat (Benefit) Variable/discrete Variable/discrete Fixed/distributed Fixed/distributed Variable/discrete Fixed/distributed Fixed/distributed Variable/discrete Gambar 2.8 Contoh biaya (Parker1988, p90) Manfaat merupakan suatu bentuk penghematan, pengurangan biaya, peroleha keuntungan dan peningkatan efektifitas atau produktivitas kerja para karyawan. Remenyi (1995, p40) menjelaskan bahwa manfaat TI adalah merupakan suatu keuntungan yang diperoleh perusahaan yang bersedia untuk membayar atas penggunaan TI tersebut. Parker (1988, p92) menjelaskan bahwa terdapat 3 (tiga) jenis manfaat (benefit), yaitu : 1. Tangible benefits; manfaat nyata yang berpengaruh langsung terhadap kondisi keuangan perusahaan. Contohnya meningkatkan produktivitas, mengurangi penggunaan kertas, dan sebagainya. Analisis terhadap tangible benefit atau yang
29 bersifat kuantitatif menggunakan perhitungan dengan metode simpleroi- Traditional Cost-Benefit Analysis (TCBA) 2. Quasi-tangible benefits; manfaat yang berada di ruang abu-abu, atau yang berpengaruh langsung terhadap keuntungan tetapi susah dihitung ataupun sebaliknya, tidak berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan tetapi dapat dihitung. Contohnya memperbaiki proses perencanaan, perbaikan pengambilan keputusan, dan sebagainya. 3. Intangible benefits; manfaat tidak nyata atau yang dapat dilihat mempunyai dampak positif bagi perusahaan, tetapi tidak secara langsung berpengaruh pada keuntungan. Contohnya meningkatkan citra perusahaan, meningkatkan moral pegawai, dan sebagainya. Sedangkan Remenyi (1955, p42) mengelompokkan manfaat menjadi dua kategori, yaitu tangible benefits dan intangible benefits. Kedua manfaat tersebut kemudian diklasifikasikan lagi menjadi 4 manfaat yang tergambar dalam matriks benefits (1995, p42) sebagai berikut : 1. Tangible measureable merupakaan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap keuntungan perusahaan dan efek tersebut dapat diukur secara objektif. Contohnya : pengurangan biaya dan peningkatan keuntungan 2. Tangible unmeasureable, merupakaan manfaat yang membawa dampak langsung terhadap keuntungan perusahaan tetapi sulit untuk dapat diukur secara langsung. Contohnya: informasi yang lebih baik dan resiko yang lebih rendah serta peningkatan keamanan. 3. Intangible measureable, merupakan manfaat yang dapat diukur tetapi dampaknya tidak secara langsung dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan. Contohnya:
30 peningkatan kepuasan konsumen atau karyawan, penyampaian informasi yang lebih cepat. 4. Intangible unmeasureable, merupakan manfat yang sulit diukur tetapi dampaknya tidak secara langsung dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan, contohnya: persepsi konsumen dan calon karyawan terhadap produk perusahaan, perubahan pasar. Gambar 2.9 Matriks Benefits (Remenyi1955, p42) Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Tangible measurable merupakan tangible benefits. 2. Tangible unmeasurable dan intangible measurable merupakan quasi-tangible benefits. 3. Intangible unmeasurable merupakan intangible benefits. 2.2.7 Analisis Business dan Technology Domain Aktivitas bisnis terbagi menjadi dua, yaitu aktivitas bisnis (business domain) dan aktivitas pendukung teknologi (technology domain). Business domain merupakan pengguna dari TI. Sedangkan technology domain adalah penyedia layanan TI (Parker1988, p26).
Business domain Staff and business units that utilize information technology Tabel 2.2 Enterprise Domains (Parker1988, p26) The domain of the enterprise Technology domain Staff and equipment to provide information technology and services to the business domain Analisis business dan technology domain merupakan model yang menekankan perbedaan biaya (cost) dan nilai (value) dalam dua domain. Dari perspektif domain bisnis, value diciptakan dengan penggunaan TI untuk menghasilkan pendapatan, mengurangi biaya, dan meningkatkan keefektifan. Dari perspektif domain teknologi, value merupakan investasi pada domain teknologi yang dibutuhkan untuk menciptakan layanan. Biaya dalam domain bisnis didefinisikan sebagai pembayaran untuk penggunaan sumber daya teknologi yang diaplikasikan untuk memproduksi value, termasuk resiko. Biaya yang dimaksud dalam domain bisnis adalah biaya atas sumber daya proyek yang digunakan bersama dengan proyek lainnya (shared resource), misalnya penggunaan jaringan komunikasi data atau komputer main-frame. Sedangkan biaya dalam domain teknologi didefinisikan sebagai biaya atas penggunaan sumber daya sebenarnya yang digunakan langsung untuk layanan ke domain bisnis, termasuk resiko. domain. Berikut adalah gambar mengenai analysis business domain dan technology 31
32 2.2.7.1 Business Domain Gambar 2.10 Analisis Business dan Technology Domain (Parker1988, p28) Menurut parker (1988, p144), terdapat lima faktor yang mempengaruhi business domain, yaitu : a. Strategic Values 1) Strategic Match Strategic match berfokus pada sejauh mana suatu proyek dapat mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan. 2) Competitive Advantage Manfaat TI diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian keuntungan kompetitif organisasi. Penggunaan potensial TI adalah untuk menciptakan rintangan persaingan. Dengan demikian, proyek-proyek teknologi yang mendukung sistem antar organisasi (inter-organizational system) memiliki manfaat yang lebih tinggi.
33 3) Management Information Kategori ini menilai kontribusi proyek-proyek TI terhadap kebutuhan manajemen akan informasi dalam pengambilan keputusan. Management information ini berfokus pada seberapa jauh suatu proyek dapat menyediakan informasi manajemen kepada kegiatan inti perusahaan atau Line of Business perusahaan. 4) Competitive Response Competitive Response mengukur tingkat dimana kegagalan sistem dapat menciptakan ancaman persaingan bagi perusahaan atau dapat dikatakan manfaat proyek-proyek TI diukur melalui seberapa besar resiko persaingan jika proyek tersebut tertunda atau tidak dilaksanakan. Semakin proyek tersebut tidak dapat ditunda, maka manfaatnya semakin tinggi. Hal ini dapat muncul dikarenakan pesaing telah terlebih dahulu menyediakan pelayanan, produk, pertukaran data serta beberapa otoritas dalam menjalankan sistem sebagai kondisi dari jalannya suatu aktivitas bisnis. 5) Project or Organizational Risk Project or Organizational Risk memfokuskan diri pada kemampuan perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan atas perencanaan bisnis organisasi. Proses evaluasi memfokuskan kepada bisnis domain organisasi bukan kepada teknik dari suatu organisasi. Project or Organizational Risk ini merupakan resiko jangka pendek yang cocok dengan BPR (Business Process Reenginering) dan restrukturasi organisasi.
34 b. Stakeholders Values 1) Service and Quality Service and Quality berfokus pada peningkatan pelayanan dan kualitas perusahaan. Dalam setiap perusahaan, inisiatif yang bertujuan untuk memperbaiki tingkatan service and quality sangat banyak. Masalahnya adalah perusahaan bekerja terisolasi, masing-masing fungsi, departemen, bekerja sendiri-sendiri. Kurangnya koordinasi antar departemen tersebut dapat mengakibatkan penurunan pelayanan terhadap pelanggan dan penurunan kualitas kerja perusahaan. 2) Agility, Learning & Empowerment ALE memfokuskan diri dalam membuat pekerja dan proses bisnis menjadi lebih fleksibel dan lebih mudah beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi didalam perusahaan. Oleh karena itu, perlu selalu diadakan training kualitas pengetahuan pekerja bisa menjadi semakin baik. 3) Cycle Time Cycle Time memfokuskan diri pada seberapa besar peningkatan waktu proses bisnis dan efek yang terjadi dalam perusahaan. c. Competitive Strategy Risk 1) Business Strategy Risk Business Strategy Risk berfokus pada identifikasi resiko bisnis yang muncul akibat suatu implementasi TI. Resiko ini bersifat jangka panjang yang dapat mempengaruhi strategi dan proses bisnis yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
35 d. Organization Strategy Risk & Uncertainty 1) Business Organization Risk Business Organization Risk memfokuskan diri pada kemampuan perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan atas perencanaan bisnis organisasi, rencana bisnis in-place, perubahan sistem manajemen, rencana kontigensi, dan kebutuhan pasar yang telah didefinisikan dan dimengerti dengan baik. 2.2.7.2 Technology Domain Menurut parker (1988, p144), terdapat empat faktor yang mempengaruhi technology domain, yaitu : a. Strategic Values 1) Strategic IS Architecture Manfaat suatu proyek diukur melalui tingkat kesesuaian proyek tersebut terhadap perencanaan TI secara keseluruhan. Kategori ini berfokus pada keterkaitan antara implementasi TI yang sudah dilakukan dengan perencanaan strategis TI perusahaan secara keseluruhan. Suatu implementasi TI yang baik harus mampu menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan rencana TI yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. b. Competitive Strategy Risk 1) IT Strategic Risk IT Strategy Risk berfokus pada competitive strategy risk dilihat sebagai hasil dari perubahan struktur bisnis, termasuk aliansi, joint venture, dan kebutuhan untuk mendukung perusahaan selama menyesuaikan dengan permintaan baru dari pasar
sehingga jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas struktur perusahaan atau proses bisnis, TI tersebut bisa beradaptasi dengan baik. 36 c. Organization Strategy Risk and Uncertainty 1) Definitional Uncertainty Manfaat suatu proyek diukur dari seberapa besar ketidakpastian akibat perubahan dari target. Kategori ini mendefinisikan ketidakpastian yang membebani spesifikasi dari tujuan perusahaan (user atau bisnis) yang dikomunikasikan pada staff project. Ketika user tidak dapat mendeskripsikan masalah dengan baik, atau masalah terus berubah secara konstan, kelompok TI ditekan untuk menjawab dengan jawaban yang benar dan layak. Jika kebutuhan sudah ditetapkan dengan tepat tanpa terjadi perubahan lagi, maka akan lebih mudah bagi staff TI untuk menyediakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan para user. 2) Technical Uncertainty Manfaat proyek diukur dari seberapa besar ketergantungan proyek terhadap empat faktor yaitu keahlian, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan sistem. 3) IS Infrastructure Risk Manfaat proyek diukur dari seberapa pentingnya investasi non-proyek untuk mengakomodasi proyek ini. Hal ini merupakan sebuah penilaian lingkungan yang meliputi faktor-faktor seperti administrasi data (seperti kebutuhan kamus data), komunikasi (adanya bentuk komunikasi yang baru) dan sistem yang tersebar (seperti metode akses yang baru).
37 2.2.8 Analisis Biaya Manfaat (Cost Benefit Analysis) Teknik analisis biaya dan manfaat merupakan langkah awal untuk memeriksa pengaruh ekonomi yang merupakan tujuan dari Information Economics. Untuk melakukan analisis biaya dan manfaat ini, sebelumnya harus ditentukan apa saja biaya yang ada dan manfaat yang akan diperoleh, selain itu juga perlu dilakukan penilaian terhadap biaya dan manfaat serta hambatan-hambatan apa saja yang mungkin terjadi. Menurut Parker (1988, p93), ada beberapa cara untuk menentukan hubungan antara biaya dan manfaat, yaitu dengan cara Simple return on Investment (Simple ROI), Discounted Rate of Return (IRR), Net Present Value, Profitability Index, Payback Period, Present Worth, dan lain-lain. 2.2.9 Value Linking dan Value Acceleration Value Linking dan Value Acceleration merupakan konsep dan teknik yang digunakan untuk melakukan evaluasi kinerja perusahaan ditinjau dari segi keuangan. Value Linking melakukan evaluasi segi keuangan perusahaan ditinjau dari pengaruh kinerja perusahaan terhadap penerapan TI. Value Acceleration adalah evaluasi secara finansial terhadap percepatan waktu dari manfaat dan biaya karena terhubungnya dau departemen atau fungsi dalam sautu hubungan sebab-akibat. Value Linking dan Value Accelartion ini membantu dalam memperhitungkan efek yang terjadi akibat adanya perubahan teknologi dalam perusahaan. Manfaat Value Linking dan Value Accelaration ini dapat berupa peningkatan keuntungan, penurunan biaya atau peningkatan kinerja (Parker1988, p112).
38 2.2.10 Value Restructuring Value restructuring adalah proses pengukuran produktivitas perusahaan terhadap restrukturisasi perusahaan. Contohnya adalah pengukuran produktivitas perusahaan setelah diterapkannya proses otomatisasi dalam perusahaan (Parker1988, p122). 2.2.11 Return on Investment (ROI) Menurut Parker (1988, p93), Return on Investment (ROI) merupakan teknik yang digunakan untuk melakukan perhitungan tingkat pengembalian suatu investasi yang dilakukan oleh perusahaan. Simple ROI merupakan perbandingan antara rata-rata pendapatan bersih setiap tahun dengan investasi yang telah ditanamkan. Untuk melakukan perhitungan Simple ROI, digunakan tiga kertas kerja, yaitu : 1. Development Costs Worksheet Kertas kerja ini terdiri dari lima kategori, yaitu usaha pengembangan (development effort), perangkat keras baru (new hardware), perangkat lunak baru (new purchased software), pelatihan user (user training) dan biaya lainnya (other costs). Year 1 A. Development effort - Incremental systems and programming (e.g., estimated days times $xxx/day) - Incremental staff support (e.g., data administration at $xxx/day) B. New hardware 1. Terminals, printers, communications 2. Other C. New (purchased) software, if any 1. Packaged applications software 2. Other D. User training E. Other : TOTAL Gambar 2.11 Development Costs Worksheet (Parker1988, p93)
39 2. Ongoing Expenses Worksheet Ongoing Expenses Worksheet terbagi atas enam kategori, yaitu perawatan aplikasi perangkat lunak (application software maintenance), kenaikan biaya penyimpanan data (incremental data storage expenses), peningkatan komunikasi (incremental communication), penyewaan perangkat kerasn dan perangkat lunak (new hardware and software leases), perlengkapan (supplies) dan lainnya (other). Year 1 A. Application software maintenance Developmetn effort days Ratio of Maintenance to development Resulting annual maintenance days Daily maintenance rate TOTAL application software maintenance B. Incremental data storage required : MB x (e.g., estimated MB at $xxx.xx) C. Incremental communications (lines, messages, etc.) D. New software leases or hardware leases E. Supplies E. Other TOTAL ongoing expenses 3. Economics Impact Worksheet Gambar 2.12 Ongoing Expenses Worksheet (Parker1988, p94) Kertas kerja yang ketiga inimeringkas pengaruh ekonomis suatu proyek. Pemberian skor pengaruh ekonomis ini berdasarkan perhitungan simple ROI pada alur keuangan proyek yang diajukan untuk jangka waktu lima tahun.
40 A. Net Investment required (From Development Costs Worksheet) B. Yearly Cash Flows : based on five 12-month periods following implementation of the proposed system. Cash flow can be negative. YEARS TOTAL YEAR 1 YEAR 2 YEAR 3 YEAR 4 YEAR 5 Net economic benefit 0 0 0 0 0 Operating Cost Reduction xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx = Pre-tax income xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx (-) On-going expense from worksheet xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx = Net cash flow xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx C. Simple ROI, calculated as B / # YRS / A xxx% D. Scoring, Economic Impact Score 0 1 2 3 4 5 2.2.12 S W O T Simple Return on Investment Zero or less 1% to 299% 300% to 499% 500% to 699% 700% to 899% over Gambar 2.13 Economic Impact Worksheet (Parker1988, p95) Analisis SWOT (singkatan dari strengths, weaknesses, opportunities, dan threats) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut (www.wikipedia.com). Adapun definisi faktor eksternal dan internal, adalah: a. Faktor Internal 1. Strength (kekuatan) : Sumberdaya, keahlian atau keunggulan lain yang relatif dengan pesaing dan kebutuhan pasar (konsumen) dimana perusahaan beroperasi atau berharap akan beroperasi;
41 2. Weakness (kelemahan) : Keterbatasan atau kekurangan dalam sumberdaya, keahlian, dan kemampuan yang mengganggu keefektifan kinerja perusahaan; b. Faktor External 1. Opportunity (peluang) : Situasi menguntungkan yang utama dalam lingkungan perusahaan. Tren kunci dan perubahan merupakan salah satu sumber peluang; 2. Threats (tantangan) : Situasi tidak menguntungkan yang utama dalam lingkungan perusahaan. Tantangan merupakan penghambat untuk mencapai posisi saat ini atau yang diharapkan perusahaan IFAS EFAS OPPORTUNITY (O) Faktor peluang eksternal THREATS (T) Faktor ancaman eksternal Keterangan : STRENGTH (S) Faktor kekuatan internal WEAKNESS (W) Faktor kelemahan internal Strategi SO Strategi WO Ciptakan strategi yang Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk meminimalkan kelemahan memanfaatkan peluang untuk memanfaatkan peluang Strategi ST Strategi WT Ciptakan strategi yang Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk meminimalkan kelemahan dan mengatasi ancaman menghindari ancaman Gambar 2.14 Matriks SWOT (Rangkuti2006, p31) - Strategi SO Strategi ini dibuat dengan memanfaatkan seluruh kekuatan yang dimiliki untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. - Strategi ST Adalah strategi yang menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman. - Strategi WO Strategi ini memanfaatkan peluang yang ada dengan meminimalkan kelemahan.
42 - Strategi WT Strategi ini bersifat defensif, yaitu dengan meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman. Menurut Rangkuti (2006) terdapat 4 (empat) kuadran dalam diagram SWOT, yaitu : 1. Kuadran I : pada kuadran ini perusahaan berada pada posisi yang menguntungkan karena perusahaan mempunyai kekuataan yang dapat digunakan untuk memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang diterapkan dalam kondisi ini adalah strategi yang mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif. 2. Kuadran II : pada posisi ini perusahaan memiliki kekuatan tetapi menghadapi ancaman dari luar. Strategi yang harus diterapkan adalah menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi (produk/pasar). 3. Kuadran III : pada kuadran ini perusahaan menghadapi peluang yang besar, tetapi menghadapi beberapa kelemahan secara internal. Strategi yang diterapkan dalam posisi ini adalah yang mendukung dalam meminimalkan masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut pasar yang lebih baik (turn around). 4. Kuadran IV : posisi ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan karena pada posisi ini perusahaan menghadapi berbagai ancaman dari luar dan kelemahan secara internal. Strategi yang patut diterapkan adalah strategi yang berfokus pada tindakan penyelamatan agar terlepas dari kerugian yang lebih besar (defensive). Untuk menentukan strategi yang yang dapat diterapkan oleh perusahaan, yang harus dilakukan adalah menentukan pada kuadran berapa posisi perusahaan berada
43 dengan melakukan analisis faktor eksternal dan faktor internal. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Analisis Faktor Eksternal Analisis ini difokuskan pada kondisi yang ada dan kecenderungan yang muncul dari luar tetapi dapat memberi pengaruh kinerja organisasi. Setelah mengetahui faktorfaktor strategi eksternal, selanjutnya susun tabel faktor-faktor Strategis Eksternal (External Strategic Factors Analysis Summary/EFAS), dengan langkah sebagai berikut : 1. Menyusun faktor peluang dan ancaman pada kolom 1. 2. Memberikan bobot masing-masing faktor pada kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Bobot dari semua faktor strategis yang berupa peluang dan ancaman ini harus berjumlah 1. 3. Menghitung rating dalam (dalam kolom 3) untuk masing-msing faktor dengan memberi skala mulai dari 4 (sangat baik/outstanding) sampai dengan 1 (sangat tidak baik/poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut pada kondisi organisasi. Pemberian nilai rating untuk peluang bersifat positif, artinya peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil diberi nilai +1. Sementara untuk rating ancaman bersifat sebaliknya, yaitu jika nilai ancamannya besar, maka ratingnya -4 dan jika nilai ancamannya kecil, maka nilainya -1. 4. Mengalikan bobot faktor pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3. Hasilnya adalah skor pembobotan untuk masing-masing faktor. 5. Menghitung jumlah skor pembobotan. Nilai ini adalah untuk memetakan posisi organisasi pada diagram analisa SWOT.
44 Tabel 2.3 Faktor-faktor Strategis Eksternal (Rangkuti2006, p24) Faktor-faktor strategis Bobot Rating eksternal Peluang (Opportunities) 1. Peluang 1 2. Peluang 2 Skor Pembobotan (Bobot x rating) Bobot peluang 1 Bobot peluang 2 Rating peluang 1 Rating peluang 2 Jumlah O a b Ancaman (Threat) 1. Ancaman 1 2. Ancaman 2 Bobot ancaman 1 Bobot ancaman 2 Rating ancaman 1 Rating ancaman 2 Jumlah T c d T o t a l (a+c) = 1 (b+d) 2. Analisis Faktor Internal Analisis faktor strategis internal adalah analisis yang menilai prestasi/kinerja yang merupakan faktor kekuatan dan kelemahan yang ada untuk mencapai tujuan organisasi. Seperti halnya pada Analisis Faktor Strategis Eksternal, maka dengan cara yang sama menyusun tabel Faktor-faktor Strategis Internal (Internal Strategic Factors Analysis Summary/IFAS). Tabel 2.4 Faktor-faktor Strategis Internal (Rangkuti2006, p25) Faktor-faktor strategis internal Bobot Rating Kekuatan (Strength) 1. Kekuatan 1 Bobot kekuatan 1 Rating kekuatan 1 2. Kekuatan 2 Bobot kekuatan 2 Rating kekuatan 2 Jumlah S a b Kelemahan (Weakness) 1. Kelemahan 1 Bobot kelemahan 1 Rating kelemahan 1 2. Kelemahan2 Bobot kelemahan 2 Rating kelemahan 2 Skor Pembobotan (Bobot x rating) Jumlah W c d T o t a l (a+c) = 1 (b+d) Skor pembobotan dari analisa faktor eksternal dan faktor internal tersebut kemudian dimasukan kedalam grafik untuk menentukan kuadran posisi perusahaan berada. Setelah kuadran tersebut ditentukan, maka akan didapatkan strategi yang cocok diterapkan oleh perusahaan.