Inovasi Layanan pada LPSE Provinsi Jawa Barat Balai LPSE Provinsi Jawa Barat 2011
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI KEPALA Kasubag Tata Usaha Jabatan Fungsional Prakom (0) Arsiparis (0) Kasi Layanan Informasi Kasi Pendayagunaan dan Dukungan TIK Helpdesk (5) Helpd Verifikator (3) Admin (Sistem (Sistem,, Aplikasi,, dan Aplikasi Jaringan)) 3 Jaringan Pengelolaan Keuangan & Barang (1)
IKA MARDIAH DEDI KUSWANDI Kasubag Tata Usaha ANDHY PURWOKO TATA BINA UDIN Kepala Balai LPSE Kasi Pendayagunaan & Dukungan TIK Personil LPSE [1] Kasi Layanan Informasi 3
helpdesk verifikator Rachmat T. Tanti Sulianti Dari Darohman Dadang H. Ruslan Syarief Hendra Personil LPSE [2] Eka Zulandari 4
Rachmad H. Admin Tata usaha Margo Raharjo Asep Suryadi Admin Sistem Fera Tri Hartanti Admin Jaringan Admin Aplikasi Personil LPSE [3] Staf Administrasi 5
Peningkatan Layanan Registrasi dan Verifikasi Rekanan Inovasi yang Telah Dilaksanakan di LPSE Provinsi Jawa Barat 6
Layanan melibatkan semua personil pada Balai LPSE (satpam, helpdesk, verifikator, admin dan pelaksana pada Subbag TU serta semua pejabat struktural); Perubahan paradigma pelayanan: menempatkan rekanan sebagai citizen (warga Negara) bukan customer (pelanggan); Menetapkan SOP Layanan; Menanamkan semangat layanan: ikhlas; Mereview setiap masalah dan solusinya setiap hari (meeting staff pagi dan sore). 1. Perubahan Proses 7
Rekanan diterima satpam di Lobby Rekanan Mengecek Persyaratan Mengisi Buku Tamu (Terpisah antara CV dan PT) Menuju Ruang Helpdesk Mendapat Nomor Antrian Proses Alur Penerimaan Rekanan 8
Apakah sudah registrasi online? apakah dokumen sudah lengkap / sesuai? Rekanan yang telah disetujui dipanggil, dan dokumen asli dikembalikan serta mendapat kartu tanda lolos Pengecekan di Ruang Helpdesk 9
Bila belum, langsung diarahkan ke komputer di ruang bidding. Pengecekan oleh helpdesk dilakukan dengan menggunakan Pakar Report. Apakah Sudah Registrasi Online? 10
Home Pakar Report 11
Fitur Pencarian Rekanan 12
Hasil Pencarian Rekanan 13
Disiapkan lembar checklist persyaratan. Bila sesuai, Helpdesk menyerahkan berkas kepada verifikator di ruang verifikasi. Apabila tidak lengkap/sesuai, berkas dikembalikan kepada rekanan Apakah Dokumen Sudah Lengkap/Sesuai? 14
Ceklist Kelengkapan Dokumen No Uraian Asli Copy Keterangan 1 - Formulir Keikutsertaan - Penunjukan Admin 2 - Surat Kuasa - Pengangkatan Pegawai - KTP Kuasa/Pembawa Dokumen 3 - Formulir Pendaftaran 4 KTP Direktur 5 NPWP Perusahaan 6 - SIUP - IUJK - SBU - PAK - PAB - IUI/TDI 7 TDP 8 - SITU - DOMISILI - HO/IG/UUG 9 - PKP 10 - Akta - Kepmenkumham - Map 15
Nomor Antriannya dipanggil, Dokumen asli dikembalikan Mendapat kartu tanda lolos. Rekanan yang Telah Disetujui 16
Banner yang memuat Syarat Verifikasi dan Tata Cara Registrasi online di pintu masuk kantor, Meja penerimaan di lobby dan meja untuk merapikan dokumen, Meja layanan helpdesk, komputer 2 di meja helpdesk, Lembar checklist, Komputer di masing-masing verifikator (3 unit) Aplikasi yang membantu helpdesk untuk pengecekan rekanan adalah Pakar Report 2. Dukungan Peralatan dan Aplikasi 17
Banner Syarat Verifikasi 18
Banner Cara Mendaftar dan Meja di Lobby 19
Membuat banner 2 @ Rp. 70.000,-= Rp. 150.000,- Membuat kartu antrian Rp. 100.000,- Meja layanan helpdesk: Rp. 9.000.000,- Komputer di meja layanan helpdesk 2 unit (sudah tersedia) Kertas untuk checklist persyaratan Rp. 2.500.000,- (untuk perbanyakan formulir selama 1 tahun) Cetak kartu lolos verifikasi Rp. 2.500.000,- (untuk 2.500 rekanan/tahun). Buku Tamu Rp. 300.000 (6 buah per tahun) 3. Kebutuhan Biaya 20
Mempercepat dan memudahkan layanan (rekanan yang disetujui rata-rata per minggu 100 perusahaan); Meningkatkan semangat kerja; Membangun kekompakan tim 4. Manfaat 21
Persiapan dimulai sejak Pebruari 2011 dan telah berjalan sesuai SOP mulai awal Maret 2011 5. Durasi Waktu Implementasi 22
Jumlah rekanan yang mendaftar setiap minggu antara 350 s.d. 400 perusahaan, tidak sebanding dengan jumlah personil helpdesk (3) dan verifikator (3); Rekanan yang memaksa untuk diverifikasi, padahal persyaratan tidak lengkap/sesuai; Error pada aplikasi SPSE misalnya antrian e- mail, sehingga konfirmasi e-mail dari sistem ke Rekanan terlambat diterima 6. Tantangan yang Dihadapi 23
Sarana dan Prasarana 24
2 unit Komputer 1 line Telepon Di Meja Helpdesk 4 unit Komputer 1 unit Printer 1 unit Scanner Di Ruang Verifikator 5 unit Komputer 5 unit Scanner 16 unit Kursi Tunggu Di Ruang Tunggu/Bidding Room Peralatan Kerja 25
Front Office 26
Ruang Helpdesk 27
Ruang Tunggu dan Ruang Bidding 28
Ruang Verifikator 29
Meja Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen 30
Pelayanan Verifikasi 31
Klarifikasi Dokumen 32
Ruang Meeting 6/3/2011 33
Dago Pakar Permai VI No. 20 Bandung No. Tlpn/Fax : 022-2536093/022-82521053 (022) 61114013 (mobile) E-mail : helpdesk@lpse.jabarp rov.go.id info@lpse.jabarprov.g o.id Terima Kasih 34