Transkripsi

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PAKET LELANG DAN KATALOG SECARA ELEKTRONIK MELALUI PORTAL SPSE PADA UPTB KOTA SAMARINDA Sesuai Peraturan Walikota Samarinda Nomor 05 Tahun 2013 Tentang SOP Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Secara Elektronik Dilingkungan Pemerintah Kota Samarinda SKPD/PANITIA/ POKJA ULP Staf Administrasi Kepala UPTB Kepala TU UPTB Verifikator Admin Aplikasi Keterangan MULAI Mengirimkan surat permohonan serta dilampiri kelengkapan Berkas permohonan tayang lelang / e-katalog : 1. Copy DPA 2. Print out SiRUP 3. Copy SK Pejabat terkait * (PA/KPA/PPK/PP/Pokja) 4. Copy sertifikat PBJ ** Mendisposisi Surat Permohonan dari SKPD / Panitia / Pokja ULP Melanjutkan Disposisi Surat Berkas permohonan tayang lelang Berkas permohonan tayang lelang Berkas permohonan tayang lelang / e-katalog : 1. Copy DPA 2. Print out SiRUP 3. Copy SK Pejabat terkait * (PA/KPA/PPK/PP/Pokja) 4. Copy sertifikat PBJ ** Mencatat dibuku agenda surat masuk dan memberikan lembar disposisi Berkas permohonan tayang lelang Berkas permohonan tayang lelang Crosscheck kelengkapan dokumen Cek User ID dan Password Panitia Meminta kekurangan dokumen Tidak Validasi Data Validasi User ID dan password Ya Tidak Membuat User ID dan password Pokja/PPK/PP Ya Berkas permohonan tayang lelang Menayangkan Pengumuman Lelang dan Paket Pekerjaan di Portal Mengkonfirmasi kepada Pokja tentang Paket sudah bisa tayang e-katalog Mengkonfirmasi kepada PPK/PP untuk e-katalog SELESAI Catatan : * : Cukup sekali selama tidak ada penggantian ** : Cukup sekali

12 REGISTRASI DAN PENDAFTARAN PENYEDIA PENYEDIA SPSE VERIFIKATOR HELPDESK KA. TU UPTB KA. TU UPTB MULAI Mengklik Ling Mendaftar sebagai Penyedia Barang/ Jasa Mengisi Alamat , Download Formulir Pendaftaran dan Keikutsertaan Mengklik Tomobol Mendaftar Mengirim kepada Penyedia berupa Konfirmasi Pendaftara Rekanan dari SPSE Perihal Konfirmasi Pendaftara Rekanan Mengklik Link untuk melanjutkan

13 REGISTRASI DAN PENDAFTARAN PENYEDIA PENYEDIA SPSE VERIFIKATOR HELPDESK KA. TU UPTB KA. TU UPTB Mengisi Formulit Pendaftara online berikut User ID dan Password Mengklik Tombol Mendaftar Mengirim berisi Pemberitahuan User ID Selamat Bergabung di Nasional dari SPSE Perihal User ID Mengisi Formulir Pendaftaran dan Formulir Keikutsertaan Mendownload Syarat Verifikasi Melengkapi Syarat Verifikasi

14 REGISTRASI DAN PENDAFTARAN PENYEDIA PENYEDIA SPSE VERIFIKATOR HELPDESK KA. TU UPTB KA. TU UPTB Syarat Verifikasi Asli dan Fotocopy Pengecekan Kelengkapan Menyerahkan PrintOut Pendaftaran,Formu lir keikutsertaan dan t Syarat Verifikasi Verifikasi Data Pendaftaran Online dg Asli Penyedia Y Sudah Lengkap? T Menerima Asli Syarat Verifikasi Menyerahkan Asli Syarat Verifikasi Menerima tentang Konfirmasi User ID dan Password dapat digunakan Mengirimkan bahwa User ID dan Password bisa digunakan pada SPSE Mengklik Tombol Setuju Menerima Fotocopy Syarat Verifikasi dan paraf Lembar Pengesahan Menerima Fotocopy Syarat Verifikasi dan paraf Lembar Pengesahan Menyimpan Syarat Verifikasi

15 PENERBITAN USER ID DAN PASSWORD PPK PPK HELPDESK STAF ADM KA. UPTB KA. TU UPTB ADMIN SYSTEM / APLIKASI Mengisi Buku Tamu Menyapa dengan baik dan sopan Mencatat di Buku Agenda Surat Masuk Mendisposisi dan menyetujui Surat Permohonan Melanjutkan Disposisi Surat Menerima Disposisi Surat Menyampaikan Maksud dan Tujuan Kedatangan Memberikan Form Pelayanan Helpdesk Kepada Tamu Memasukkan Data PPK Mengisi Form Pelayanan HELPDESK Mengajukan Surat Permohonan Surat Permohonan berserta Lampiran Mengirimkan User ID dan Password PPK Mengirimkan SK Pengangkatan PPK serta Biodata PPK tentang User ID dan Password

16 REGISTRASI AUDITOR AUDITOR STAF ADM KA. UPTB KA. TU UPTB ADMIN SYSTEM Mengajukan Surat Permohonan Permintaan User ID dan Password serta menentukan batas akhir waktu Pemeriksaan Mencatat di Buku Agenda Surat Masuk Mendisposisidan Menyetujui Surat Permohonan Melanjutkan Disposisi Surat Menerima Disposisi Surat Mengirimkan Salinan Surat Perintah Pemeriksaan serta Daftar Peket yang akan diperiksa Memasukan Data Auditor dan Paket yang akan diperiksa Menapatkan User ID dan Password melalui

17 REGISTRASI ADMIN AGENCY INSTANSI STAF ADM KA. UPTB KA. TU UPTB ADMIN SYSTEM Mengajukan Surat Permohonan Permintaan sebagai Admin Agencyyang ditandatangani Kepala Instansi Vertikal Mencatat di Buku Agenda Surat Masuk Mendisposisi dan Menyetujui Surat Permohonan Melanjutkan disposisi Surat Menerima Disposisi Surat Mengirimkan SK Pengangkatan sebagai Admin Agency serta Biodata Personil Admin Agency Memasukan Data Admin Agency Mendapatkan User ID Dan Password melalui

18 PERMINTAAN PELATIHAN/BIMTEK DARI INSTANSI PEMERINTAH INSTANSI STAF ADM KA. UPTB KA. TU UPTB Mengajukan Surat Permintaan Pelatihan / Bimtek Mencatat di Buku Agenda Surat Masuk Mendisposisi danmenyetujui Surat Melanjutkan Disposisi Surat Menandatangani Surat Balasan Surat Balasan Surat Balasan Surat Balasan Surat Balasan Arsip

19 PENANGANAN MUNCUL ERROR DI MENU - PENGGUNA - PENGGUNA HELPDESK ADMIN SYSTEM LKPP Muncul ERROR di Halaman Pengguna Muncul ERROR di Halaman Pengguna Penjelasan Prosedur Penyampaian Permasalahan ERROR yang muncul pada System dan Aplikasi Menerima dari Helpdesk Menerima Pengecekan Menerima Penjelasan Menerima dari Penyedia Masalah? Mengirimkan ke Helpdesk Melakukan Kroscek terhadap permasalahan System Aplikasi Mengirimkan jawaban kepada penyedia melalui Melaporkan permasalahan kepada Admin System Mengirimkan Permasalahan kepada Helpdesk LKPP Menyelesaikan Permasalahan Menyampaikan Solusi Penyelesaian Masalah Melakukan Pengecekan kembali Memberikan Jawaban

20 PENANGANAN LUPA USER ID DAN ATAU PASSWORD PANITIA POKJA ULP HELPDESK ADMIN SYSTEM Lupa User ID Menerima Permohonan Informasi User ID Panitia Menerima Permohonan Informasi User ID Mengirimkan Permohonan Informasi User ID Panitia Mengirimkan Permohonan Informasi User ID Panitia Melakukan Pengecekan di Aplikasi SPSE Lupa Password Menerima Permohonan Reset Password Panitia Mengirimkan User ID Mengirimkan Permohonan Reset Password Panitia Mengirimkan Permohonan Reset Password Panitia Menerima Permohonan Reset Password Panitia Menerima Informasi User ID dan atau Password Baru Menerima dan Menginformasi kepada Penitia ybs Melakukan Reset Password

21 PENANGANAN LUPA USER ID DAN ATAU PASSWORD ADMIN AGENCY ADMIN AGENCY HELPDESK ADMIN SYSTEM T Lupa User ID Menerima Permohonan Informasi User ID Admin Agency Menerima Permohonan Informasi User ID Admin Agency Mengirimkan Permohonan Informasi User ID Admin Agency Y Mengirimkan Permohonan Informasi User ID Admin Agency Melakukan pengecekan di Aplikasi SPSE Lupa Password Menerima Permohonan Reset Password Admin Agency Mengirimkan User ID Mengirimkan Permohonan Reset Password Admin Agency Y Mengirimkan Permohonan Reset Password Admin Agency Menerima Permohonan Reset Password Admin Agency Menerima Informasi User ID dan atau Password Baru Melakukan Reset Password Menerima dan Menginformasikan kepada Admin Agency ybs

22 PENANGANAN LUPA USER ID DAN ATAU PASSWORD AUDITOR AUDITOR HELPDESK ADMIN SYSTEM Lupa User ID Menerima Permohonan Informasi User ID Auditor Menerima Permohonan Informasi User ID Auditor Mengirimkan Permohonan Informasi User ID Auditor Mengirimkan Permohonan Informasi User ID Auditor Melakukan pengecekan di Aplikasi SPSE Lupa Password Menerima Permohonan Reset Password Admin Agency Mengirimkan User ID Mengirimkan Permohonan Reset Password Auditor Mengirimkan Permohonan Reset Password Auditor Menerima Permohonan Reset Password Auditor Menerima Informasi User ID dan atau Password Baru Melakukan Reset Password Menerima dan Menginformasikan kepada Auditor ybs

23 PELAYANAN FRONT OFFICE INSTANSI PEMERINTAH/ ASOSIASI/ UMUM HELPDESK HELPDESK LKPP Menyapa dengan baik dan sopan Mengisi Buku Tamu Menyampaikan maksuda dan tujuan kedatangan Memberikan Form Pelayanan HELPDESK kepada Tamu Mengisi Form Pelayanan HELPDESK Form Pelayanan HELPDESK yang telah diisi Tamu Mendapatkan Pelayanan sesuai Ceklist Pilihan Keperluan sesuai dengan ceklist T Mengirim Menerima dari HELPDESK Y Memberikan Pelayanan sesuai dengan SOP Memberikan Jawaban dari Pertanyaan HELPDESK Mendapatkan Klarifikasi Jawaban

24 PENERBITAN USER ID DAN PASSWORD POKJA POKJA ULP HELPDESK STAF ADM KA. UPTB KA. TU UPTB ADMIN SYSTEM / APLIKASI Mengisi Buku Tamu Menyapa dengan baik dan sopan Mencatat di Buku Agenda Surat Masuk Mendisposisi dan menyetujui Surat Permohonan Melanjutkan Disposisi Surat Menerima Disposisi Surat Menyampaikan Maksud dan Tujuan Kedatangan Memberikan Form Pelayanan Helpdesk Kepada Tamu Memasukkan Data Pokja ULP Mengisi Form Pelayanan HELPDESK Mengajukan Surat Permohonan Surat Permohonan berserta Lampiran Mengirimkan User ID dan Password Pokja ULP Mengirimkan SK Pengangkatan Pokja ULP serta Biodata Personil Pokaja ULP tentang User ID dan Password

25 PELAYANAN KONSULTASI E-PROCUREMENT PENYEDIA/POKJA ULP/INSTANSI PEMERINTAH/ASOSIASI/UMUM HELPDESK KA. UPTB ADMIN Menyapa dengan baik dan sopan Mengisi Buku Tamu Menyampaikan Maksud dan tujuan kedatangan Memberikan Form Pelayanan Helpdesk kepada Tanu Mengisi Form Pelayanan Helpdesk dan memilih checklist Konsultasi E- Procurement serta menulis pertanyaan Mendapatkan Jawaban atas pertanyaan yang diajukan Form Pelayanan Helpdesk yang telah diisi Tamu Memberikan Penjelasan atas pertanyaan Memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang kebikan dan teknis Y Penjelasan tambahan tentang Kebijakan Mendapatkan tambahan jawaban atas pertanyaan yang diajukan T Penjelasan tambahan Tentang Teknis

26 PENAYANGAN DAFTAR HITAM MELALUI POTAL INSTANSI STAF ADM KA. UPTB KA. TU UPTB ADMIN SYSTEM / APLIKASI HELPDESK LKPP Mengajukan Surat Bantuan Penayangan Penyedia yang masuk Daftar Hitam Mencatat dibuku Agenda Surat Masuk Mendisposisi Surat Melajutkan Disposisi Surat Menerima Disposisi Surat Mengirimkan SK Daftar Hitam Mengirimkan Nama Penyedia yang terkena Daftar Hitam Daftar Penyedia yang Masuk Daftar Hitam Daftar Penyedia Jasa yang Masuk Daftar Hitam

27 PADA SAAT LISTRIK PADAM ADMIN JARINGAN ADMIN SYSTEM KA. UPTB SPSE Listrik Padam Mengecek Power Server Otomatis berpindah ke UPS Listrik mati lebih dari kapasitas UPS Y Shutdown Apliasi berurutan T Listrik menyala kembali Pemberitahuan kepada Pokja ULP agar segera melakukan penyesuaian Jadwal Lelang Cek Konfirmasi dan Restart Service T Fungsi Konfirmasi Berjalan Normal Pembeliatahuan Listrik padam Pembeliatahuan Listrik padam Y Memberikan Surat Pemberitahuan

28 PADA SAAT APLIKASI ERROR ADMIN LKPP Login sebagai Admin Login sebagai Admin Fisik Server Hidup? T Nyalakan dengan menekan Tombol Power Y Login sebagai Admin Cek apakah Service berjalan? T Sidupkan service yang seharusnya berjalan Y Refresh Service Y Apakah service dapat dijalankan? T Aplikasi dapat berjalan normal Y Cek apakah Service berjalan normal? T Hubungai IT Center Pusat Restart Secara Fisik Server Menganalisa Permasalahan Aplikasi Memberikan petunjuk Penelesaian Permasalahan

29 PERAWATAN INFRSTRUKTUR JARINGAN INTRANET DAN INTERNET ADMIN JARINGAN / ADMIN SYSTEM KA. UPTB Pengecekan Fisik Infrastruktur Apakah terjadi kerusakan Y T Nyalakan dengan menekan Tombol Power Analisa penyebab kerusakan dan solusi perbaikan Sidupkan service yang seharusnya berjalan Menemukan sumber penyebab kerusakan dan solusi perbaikan Restart Secara Fisik Server Melakukan langkah Korektif terhadap kondisi abnormal T Cek apakah Service berjalan normal? Y Penggantian Alat Baru Membuat Laporan Menerima Hasil Laporan

30 PENGGUNAAN BIDDING ROOM REKANAN WAKTU PELAYANAN SARANA DAN PRASARANA HELPDESK Ingin mengikuti Lelang Secara Elektronik Membawa Laptop Y Fasilitas HotSpot [24 jam] Daftar ke BIDDING ROOM [Gratis] T Jam Kerja Senin - Jum at Komputer Desktop T Konsultan Mengikuti Lelang Dapat Meminta Bantuan Y Dapat meminta Bantuan Memberi Pendapingan

31 USER ID DAN ATAU PASSWORD REKANAN HELPDESK Lupa User ID atau Password? PASSWORD Mengarahkan Ke Menu Lupa Password Dapat Meminta Bantuan USER ID 1. Menanyakan identitas Pemohon an Perusahaan 2. Melakukan Pencarian Data Menggunakan Pakar Report 3. Menginformasikan User ID Dapat Meminta Bantuan

32 BACKUP FILE SYSTEM DAN DATABASE ADMIN Masuk ke Ruang Server Login sebagai Root Siapkan Hardisk Portable Copykan File System dan Database ke Hardisk Portable Replace Existing File Buat Folder Baru Transfer File System Dan Database ke Hardisk Fortale Ditetapkan di Samarinda Pada tanggal 22 Januari 2013 WALIKOTA SAMARINDA, Ttd Diundangkan di Samarinda Pada tanggal 22 Januari 2013 SEKRETARIS DAERAH KOTA SAMARINDA, Ttd H. ZULFAKAR NOOR BERITA DAERAH KOTA SAMARINDA TAHUN 2013 NOMOR 5 H. SYAHARIE JAANG Salinan sesuai dengan aslinya Sekretariat Daerah Kota Samarinda Kepala Bagian Hukum SUPARMI, SH, MH. Nip