LANGKAH-LANGKAH PENDAFTARAN PENYEDIA BARANG/JASA PADA APLIKASI SPSE LPSE PEMERINTAH KOTA MAGELANG

Transkripsi

1 LANGKAH-LANGKAH PENDAFTARAN PENYEDIA BARANG/JASA PADA APLIKASI SPSE LPSE PEMERINTAH KOTA MAGELANG 1. Pada halaman utama, sebelah kanan atas, klik kalimat MENDAFTAR SEBAGAI PENYEDIA BARANG/JASA. Tampilan Berikutnya akan Menjadi. Pada Tampilan diatas Penyedia Barang/Jasa diminta untuk memasukkan alamat dari perusahaannya serta mendownload file Formulir Pendaftaran dan Formulir Keikutsertaan, kemudian klik Mendaftar. Ctt : Alamat merupakan alamat elektronik resmi dari perusahaan yang akan selalu digunakan selama proses lelang, serta penghubung antara LPSE dengan perusahaan, hindari penggunaan pribadi. 2. Proses meng-klik tombol Mendaftar di atas maka system akan mengirimkan ke alamat perusahaan dengan subject (LPSE) Konfirmasi Pendaftaran Rekanan, buka tersebut kemudian ikuti perintahnya. Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Pemerintah Kota Magelang 1

2 3. Proses berikutnya sesuai petunjuk (LPSE) Konfirmasi Pendaftaran Rekanan perusahaan diharuskan mengisi formulir seperti gambar berikut ini : Catatan: User ID tidak dapat dirubah Proses Mendaftar pada tahap 3 ini adalah mengirimkan data perusahaan ke database LPSE yang akan digunakan sebagai bahan verifikator untuk memferivikasi keaslian data dengan data fisik perusahaan. 4. Lakukan Verifikasi data isian tersebut dengan membawa dokumen asli serta copynya kepada petugas Verifikator LPSE Pemerintah Kota Magelang. Dokumen persyaratan Verifikasi wajib membawa serta menunjukkan dokumen sebagai berikut: 1. Print Out Formulir Keikutsertaan yang ditandatangani Direktur, dicap dan bermaterai Rp. 6000,- ; 2. Print Out Formulir Pendaftaran ; Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Pemerintah Kota Magelang 2

3 3. Membawa Surat Kuasa, bagi pembawa dokumen selain Direktur, yang dibawa oleh nama yang tercantum dalam Akta/Komanditer, atau Karyawan Perusahaan yang dapat dibuktikan dengan Kartu Pegawai atau SK Pengangkatan, dicap bermaterai Rp ,- dan ditandatangani Direktur ; 4. KTP Direktur ( Asli dan Copy ) ; 5. NPWP Perusahaan ( Asli dan Copy ) ; 6. SIUP, SIUJK dan SBU serta Surat Ijin lainnya sesuai dengan Jenis Usaha ( Asli dan Copy ) ; 7. AKTE Pendirian dan Perubahannya ( Asli dan Copy ) ; 8. TDP ( Asli dan Copy ) ; 9. SITU / HO dan Domisili ( Asli dan Copy ) ; 10. Surat Pengukuhan Kena Pajak ( Asli dan Copy ) ; Jadual Verifikasi : Hari Senin s/d Kamis : pukul WIB WIB. Hari Jum at : pukul WIB WIB. Hari Sabtu : libur Istirahat : WIB WIB. Jam Pelayanan LPSE : Hari Senin s/d Kamis : pukul WIB WIB. Hari Jum at : pukul WIB WIB. Istirahat : WIB WIB. Tempat : Gedung LPSE Pemerintah Kota Magelang Gedung BAPPEDA Lt.2 Jl. Jend. Sarwo Edhie Wibowo no.2 Magelang Petugas yang dapat dihubungi : Helpdesk : Telp: (0293) / Fax. (0293) helpdesk_lpse@magelangkota.go.id PENTING UNTUK DIPERHATIKAN VERIFIKASI DAN TRAINING/PELATIHAN TIDAK DIPUNGUT BIAYA Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Pemerintah Kota Magelang 3

4 KOTA MAGELANG Gedung BAPPEDA Lt.2 Jl. Jend. Sarwo Edhie Wibowo no.2 Magelang Helpdesk : Telp: (0293) / Fax. (0293) helpdesk_lpse@magelangkota.go.id LPSE BIDANG REGISTRASI DAN VERIFIKASI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) VERIFIKASI PENYEDIA Nomor / 037 / 280 Tanggal 11 Januari 2013 Revisi Tanggal Revisi 1. TUJUAN a. Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses verifikasi calon penyedia barang dan jasa sebagai pengguna LPSE Kota Magelang ; b. Menentukan Kelayakan ( eligibility) penyedia/rekanan LPSE melalui mekanisme control atas registrasi/pendaftaran calon penyedia barang dan jasa. 2. RUANG LINGKUP a. Verifikasi administrasi perusahaan calon peserta pengguna LPSE. b. Memberikan Kode Akses (User ID dan Password) kepada Penyedia/Rekanan. 3. KETENTUAN UMUM a. Verifikasi terhadap berkas administrasi perusahaan/penyedia/rekanan dilakukan oleh Verifikator/Petugas yang telah ditunjuk dengan Keputusan Walikota Magelang atau Kepala LPSE Kota Magelang. b. Data Calon Penyedia dari perusahaan / badan hukum / perorangan yang diverifikasi adalah data calon penyedia yang telah : 1) Melakukan registrasi secara online pada Website LPSE Kota Magelang. 2) Telah mengunduh (download) dan mengisi Formulir Pendaftaran dan keikutsertaan pada website LPSE. 3) Telah mempersiapkan dokumen/berkas administrasi yang dipersyaratkan sebagai data pendukung perusahaan yang bersangkutan. 4) Telah membawa Formulir Pendaftaran, Formulir Keikutsertaan, Pernyataan Kebenaran Dokumen, serta dokumen yang diperlukan lainnya dalam bentuk ASLI dan FOTOCOPY yang ditempatkan pada 2 map terpisah. c. Proses verifikasi dilakukan oleh Pimpinan Perusahaan dan atau wakil perusahaan yang dibuktikan dengan Surat Kuasa pimpinan perusahaan yang bersangkutan. d. Jika berdasarkan penelitian berkas terdapat ketidak cocokkan Data yang telah diisikan melalui Portal LPSE (website LPSE Kota Magelang) dengan Dokumen yang dibawa, maka verifikator LPSE dapat memberitahukan kepada pembawa dokumen untuk segera diperbaiki/disesuaikan Data Dokumen tersebut. e. Pemberian kode akses (User ID dan Password) kepada Pengguna LPSE oleh Verifikator segera dilakukan setelah Petugas Verifikator menyatakan setuju, yang berarti Dokumen Penunjang/Pendukung telah cocok/sesuai dengan Data Perusahaan yang dimasukkan dalam Portal LPSE. 4. RINCIAN PROSEDUR Proses Verifikasi Dokumen Penunjang. 1. Calon Penyedia datang ke kantor LPSE Kota Magelang dengan membawa berkas sebagai berikut : a. Formulir Pendaftaran. b. Formulir Keikutsertaan. Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Pemerintah Kota Magelang 4

5 c. Dokumen Penunjang, terdiri dari : a) Asli dan Fotocopy KTP Direktur / Pemilik Perusahaan/Pejabat berwenang di perusahaan. b) Asli dan Fotocopy Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan. c) Asli dan Fotocopy Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)/Surat Badan Usaha (SBU)/Ijin Usaha sesuai dengan bidang usaha masing-masing. d) Asli dan Fotocopy Akta Pendirian Perusahaan dan akta perubahan (bila ada). e) Asli dan Fotocopy Surat Pengukuhan Kena Pajak (Surat PKP). f) Asli dan Fotocopy Surat Ijin Gangguan (HO)/Surat Ijin Tempat Usaha (SITU)/Surat Keterangan Domisili perusahaan. 2. Berkas diatas oleh Penyedia/Perusahaan/Rekanan dimasukkan dalam Map yang berbeda, yaitu : a. Map Pertama, berisi Formulir Pendaftaran yang sudah diisi, Formulir Keikutsertaan yang sudah diisi, Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen yang sudah ditandatangani dan bermaterai, Asli Surat Kuasa jika yang menyerahkan selain pemilik perusahaan dan Salinan/Fotokopi Dokumen Penunjang. b. Map Kedua, berisi ASLI Dokumen Penunjang. 3. Jika Pimpinan Perusahaan calon penyedia barang dan jasa pemerintah tidak dapat hadir pada verifikasi, maka calon penyedia dapat menunjuk orang lain (wakil perusahaan/kuasanya) dengan menyertakan Surat Kuasa kepada yang bersangkutan ditandatangani dan bermeterai Rp. 6000,-. 4. Verifikator menerima kedua map dokumen yang diserahkan untuk dilakukan penelitian kelengkapan dan kebenaran data dokumen perusahaan, dengan cara mencocokkan data yang telah dimasukkan calon penyedia dalam Portal LPSE. 5. Verifikator memastikan dan memeriksa kelengkapan, validitas, kesesuaian berkas ( Map Pertama dan Map Kedua), sesuai tersebut angka 2. Verifikator LPSE memeriksa atau mencocokan : a. Dokumen penunjang Asli sesuai dengan dokumen penunjang salinan. b. Formulir Pendaftaran dengan dokumen penunjang. c. Formulir keikutsertaan dengan dokumen penunjang. d. Data regristrasi (data identitas dan data perusahaan) yang telah dimasukkan kedalam Portal LPSE oleh calon penyedia dengan dokumen penunjang. 6. Dalam proses Verifikasi, Verifikator LPSE segera melakukan pengecekan/penelitian atas unsur-unsur kelayakan (egibility) calon penyedia dengan menggunakan ceklist yang mencakup : a. Konsistensi Data antara Dokumen Penunjang dengan Data pada Portal LPSE b. Kesesuaian Format dan Substansi serta keabsahan berkas penunjang. c. Kesesuaian terhadap jenis usaha dan masih masa berlaku. d. Pengecekan terhadap indikasi pemalsuan dokumen, penyimpangan ketentuan, persengkongkolan dan KKN. 7. Jika seluruh berkas (map pertama dan map kedua) tidak lengkap/tidak cocok/tidak sesuai dan/atau tidak valid, maka verifikator wajib menghentikan penelitian dokumen, dan memberitahukan dan menjelaskan kepada pembawa dokumen perusahaan tersebut. o Cek Kelengkapan o Cek Validitas o Cek Kesesuaian : Berkas telah sesuai dengan yang dipersyaratkan : Berkas masih dalam masa berlaku : Berkas nyata sesuai Data Registrasi Online (Data Identitas dan Data Perusahaan ) Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Pemerintah Kota Magelang 5

6 8. Jika berkas dokumen yang diberikan calon penyedia sudah lengkap. Benar,Cocok/Sesuai dan Valid, maka verifikator segera memberikan persetujuan terhadap perusahaan tersebut, dan mengembalikan Map Kedua, serta menyimpan Map Pertama sebagai arsip. Memberikan Kode Akses (User ID dan Password) kepada Penyedia. 1. Verifikator LPSE akan segera memberikan Kode Akses (User ID dan Password) kepada Penyedia jika Berkas penyedia telah dinyatakan Lengkap, Valid dan Sesuai. 2. Dalam system LPSE, Verifikator LPSE segera melakukan proses persetujuan Verifikasi, dan pada saat itu juga system LPSE (Portal LPSE) segera mengirimkan yang berisi Kode Akses (User ID dan Password) kepada Penyedia. Verifikator LPSE segera memberitahukan kepada Penyedia bahwa Kode Akses telah dikirim melalui perusahaan, dan meminta kepada penyedia segera membuka tersebut, serta memberitahukan bahwa telah diterima oleh penyedia. PENTING UNTUK DIPERHATIKAN VERIFIKASI DAN TRAINING/PELATIHAN TIDAK DIPUNGUT BIAYA Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Pemerintah Kota Magelang 6

7 KOTA MAGELANG Gedung BAPPEDA Lt.2 Jl. Jend. Sarwo Edhie Wibowo no.2 Magelang Helpdesk : Telp: (0293) / Fax. (0293) helpdesk_lpse@magelangkota.go.id Lampiran : SOP Regristrasi dan Verifikasi SURAT PERNYATAAN KEBENARAN DOKUMEN Yang bertanda tangan di bawah ini, Saya : Nama : Alamat : Jabatan : Perusahaan : Bersama ini saya menyatakan bahwa berkas dan foto yang saya kirimkan ke LPSE Kota Magelang sebagai syarat registrasi untuk menjadi calon rekanan LPSE Kota Magelang adalah benar. Apabila dikemudian hari, data yang saya kirimkan adalah tidak benar maka saya yang bertindak atas nama sendiri dan/atau perusahaan, siap diberikan sanksi sesuai peraturan yang berlaku. pihak manapun. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya dan tanpa paksaan dari Yang membuat pernyataan (bermaterai, ditanda tangani dan di cap perusahaan) ( nama terang ) Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Pemerintah Kota Magelang 7