PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN LPSE KAB. LUWU

Transkripsi

1 1 PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN LPSE KAB. LUWU I. PROSEDUR REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA A. Pendaftaran awal secara online : 1. Membuka alamat website LPSE (lpse.luwukab.go.id) serta mengklik link mendaftar sebagai penyedia barang dan jasa 2. Mengisi alamat yang valid, dan alamat tersebut akan digunakan untuk proses pengadaan barang/jasa elektronik selanjutnya 3. Mendownload formulir pendaftaran dan formulir keikutsertaan (diisikan dan dicetak untuk keperluan verifikasi) 4. Mengklik tombol Mendaftar 5. Penyedia mengecek yang dikirim oleh SPSE, yang berisi konfirmasi pendaftaran rekanan. 6. Mengklik link yang ada pada konfirmasi tersebut, yang selanjutnya akan membuka menu formulir pendaftaran secara online. 7. Mengisi formulir pendaftaran secara online (UserID, Password dan lain lain.) Password HARAP diingat untuk proses selanjutnya. 8. Mengklik tombol Mendaftar sampai kembali ke halaman awal 9. Penyedia mengecek yang dikirimkan SPSE, yang berisi UserID B. Pendaftaran secara offline : Penyedia yang sudah melakukan pendaftaran secara online, maka diwajibkan melakukan pendaftaran secara offline sebagai berikut: 1. Calon penyedia datang ke LPSE dengan membawa syarat verifikasi : a. Print Out Formulir Pendaftaran b. Print Out Formulir keikutsertaan yang ditandatangani Direktur, dicap dan bermaterai Rp ,- c. Selain Direktur Pembawa Dokumen Harus Membawa Surat Kuasa, dicap bermaterai Rp ,- dan ditandatangani Direktur; d. Pembawa Surat Kuasa bagi Selain Yang Ada Dalam Akta Harus Dibuktikan dengan SK Pengangkatan (Surat Pernyataan) Sebagai Karyawan, dicap bermaterai Rp ,- dan ditandatangani Direktur; e. Dokumen penunjang, yang terdiri dari : 1) Asli dan salinan KTP Direktur/Pemilik perusahaan atau yang diberi kuasa; 2) Asli dan salinan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan;

2 2 3) Asli dan salinan Surat Ijin Usaha Perdangangan (SIUP)/ Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dan Sertifikat Badan Usaha (SBU) serta Surat ijin usaha lainnya sesuai dengan Jenis Usaha; 4) Asli dan salinan Akta Pendirian perusahaan dan perubahan terakhir. Khusu PT sesuai UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas beserta Pengesahannya dengan Keputusan Menteri Hukum dan HAM; 5) Asli dan salinan Surat Pengukuhan Kena Pajak. 6) Asli dan salinan Surat Ijin Gangguan/SITU dan Surat Keterangan Domisili. 7) Asli dan salinan Tanda Daftar Perusahaan (TDP) 2. Berkas di atas oleh penyedia dimaksukkan dalam map yang berbeda, yaitu: a. Map pertama, berisi Formulir Pendaftaran (harus sudah diisi), Formulir Keikutsertaan (harus sudah diisi), Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen.(harus diisi dan bermaterai), Salinan/fotocopy Dokumen Penunjang, Asli Surat Kuasa (jika yang menyerahkan selain pemilik perusahaan dan menyerahkan fotocopy KTP yang diberi kuasa); b. Map kedua, berisi Asli Dokumen Penunjang. 3. Jika calon penyedia (pimpinan perusahaan) tidak dapat hadir maka calon penyedia dapat menunjuk orang lain (wakil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan proses verifikasi ke LPSE dengan disertai surat kuasa kepada orang lain tersebut (wakil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan perbuatan hadir ke LPSE, membawa dan menunjukkan berkas syarat verifikasi kepada verifikator LPSE; 4. Verifikator LPSE menerima Map Pertama dan Map Kedua dari calon.penyedia/kuasanya, serta mencocokkan dengan data registrasi (data identitas dan data/perusahaan) yang telah dimasukkan kedalam portal LPSE oleh calon penyedia; 5. Verifikator memeriksa kelengkapan, keabsahan dan kesesuaian dokumen verifikasi : a. Dokumen penunjang asli sesuai dengan dokumen penunjang salinan; b. Formulir Pendaftaran dengan dokumen penunjang c. Formulir Keikutsertaan dengan dokumen penunjang d. Data registrasi (data identitas dan data perusahaan) yang telah dimasukkan kedalam portal LPSE oleh calon penyedia dengan dokumen penunjang. Cek Kelengkapan : Berkas telah sesuai yang dipersyaratkan Cek Validitas : Berkas masih dalam masa berlaku Cek Kesesuaian : Berkas nyata sesuai data regristrasi online ( data identitas dan data perusahaan)

3 3 6. Jika berkas (Map kesatu dan Map kedua) tidak lengkap dan / atau tidak valid dan/tidak sesuai maka Verifikator LPSE wajib menghentikan proses verifikasi dan mengembalikan map kesatu dan kedua kepada calon penyedia / kuasanya tersebut. 7. Verifikator LPSE harus menjelaskan kepada calon penyedia/kuasanya mengenai ketidaklengkapan dan/atau tidak sesuainya berkas tersebut, dan meminta calon penyedia untuk melengkapi dan/atau memperbaruhi dan/atau menyesuaikan berkas dan/atau data registrasinya. 8. Jika berkas yang diberikan calon penyedia lengkap, valid dan sesuai, maka Verifikator wajib segera memberi persetujuan berupa kartu lulus verifikasi kepada penyedia tersebut serta mengembalikan map kedua serta map kesatu disimpan oleh Verifikator LPSE untuk disimpan sebagai arsip Memberikan Kode Akses (User ID san Password) kepada Penyedia 1. Verifikator LPSE akan memberikan kode akses (user ID dan Password) kepada penyedia jika berkas penyedia dinyatakan lengkap, valid dan sesuai. 2. Dalam portal LPSE Verifikator LPSE melakukan proses persetujuan verifikasi dan pada saat itu juga portal LPSE akan mengirim yang berisi kode akses (User ID dab Password) kepada penyedia 9. Verifikator LPSE wajib memberitahukan kepada penyedia bahwa penyedia berkewajiban untuk selalu memperbaruhi data identitas dan data perusahaan didalam portal LPSE bila terjadi perubahan dikemudian hari. II. PROSEDUR UPLOAD DATA PENYEDIA A. Helpdesk akan mendampingi penyedia apabila mengalami kesulitan dalam mengisi/upload data penyedia. B. Apabila penyedia masih mengalami kesulitan, maka Helpdesk dapat meminta penyedia untuk Logout dan kemudian dapat Login kembali ke Portal LPSE. C. Jika masih mengalami kesulitan, maka Helpdesk dapat meminta penyedia untuk mengirimkan yang berisi pesan error yang muncul disertai UserID dan Password ke Helpdesk. D. Helpdesk akan meneruskan tersebut kepada Administrator LPSE Kab.Luwu untuk ditindaklanjuti permasalahannya. E. Jika setelah melakukan poin II.B tidak lagi mengalami kesulitan, maka penyedia dapat melanjutkan proses pengisian/upload data penyedia. III. PROSEDUR UPLOAD DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA A. Helpdesk akan mendampingi penyedia apabila mengalami kesulitan dalam mengisi/upload Dokumen Penawaran.

4 4 B. Penyedia harus mengupload Dokumen Penawaran dalam format file berekstensi.rhs C. Apabila Dokumen Penawaran sudah berekstensi.rhs, maka penyedia dapat mencoba kembali proses upload. D. Apabila file Dokumen Penawaran belum berekstensi.rhs, maka Helpdesk meminta penyedia untuk mengubah file menjadi.rhs terlebih dahulu dengan menggunakan Apilkasi APENDO dan dilanjutkan untuk proses upload kembali. E. Jika Dokumen Penawaran yang sudah berekstensi.rhs masih belum berhasil diupload, penyedia dapat mencoba untuk Logout dan Login kembali, yang selanjutnya mencoba untuk proses upload kembali. F. Jika ternyata masih belum berhasil, maka Helpdesk dapat meminta penyedia untuk mengirimkan yang berisi pesan error yang muncul disertai UserID dan Password ke Helpdesk. G. Helpdesk akan meneruskan tersebut kepada Administrator LPSE Kab.Luwu untuk ditindaklanjuti permasalahannya. IV. PROSEDUR PEMANFAATAN BIDDING ROOM LPSE KAB. LUWU A. Bagi penyedia yang akan mengikuti lelang secara elektronik, diperbolehkan datang ke Bidding Room LPSE Kab.Luwu B. Apabila penyedia membawa laptop sendiri, dapat menggunakan fasilitas hotspot yang tersedia C. Jika tidak membawa laptop sendiri, dapat memanfaatkan sarana komputer desktop yang tersedia pada bidding room bagi penyedia selama jam kerja LPSE Kab.Luwu. D. Untuk kenyamanan Bidding Room, para penyedia yang memanfaatkan harus mematuhi peraturan yang berlaku. E. Apabila penyedia menemui kesulitan dalam menggunakan aplikasi SPSE, dapat meminta bantuan helpdesk. V. PROSEDUR MENGUBAH ALAMAT PENYEDIA A. Penyedia yang ingin melakukan perubahan alamat dapat login terlebih dahulu pada website LPSE Kab. Luwu. B. Apabila proses login berhasil, maka penyedia dapat langsung mengubah alamat di Data Penyedia C. Apabila proses login tidak berhasil, maka penyedia harus datang ke Helpdesk LPSE Kab. Luwu dengan membawa:

5 5 1. Surat Pernyataan untuk mengubah alamat lama menjadi alamat baru, dilengkapi materai Rp.6000,, yang ditanda tangani oleh Direktur Utama dan dicap perusahaan. 2. KTP Direktur Utama (asli) 3. Akta Perubahan Terakhir (asli) D. Helpdesk akan mengecek kelengkapan pada poin C di atas. Apabila dokumen sudah lengkap maka akan diteruskan ke Verifikator, untuk selanjutnya akan dibuatkan Nota Persetujuan Keabsahan Dokumen. E. Helpdesk menerima Nota Persetujuan Keabsahan Dokumen dari Verifikator, selanjutnya diserahkan kepada Admin LPSE untuk dilakukan perubahan alamat . F. Helpdesk menginformasikan kepada Penyedia untuk masuk ke Menu Lupa Password pada Account Penyedia G. Setelah diklik Menu Lupa Password, Penyedia memasukkan UserId dan alamat mail baru H. Setelah berhasil, penyedia dapat mengecek yang baru. VI. PROSEDUR LUPA UserID A. Apabila penyedia Lupa UserID, maka dapat mengirimkan pertanyaan melalui atau fitur Tanya jawab pada portal LPSE Kab. Luwu. B. Helpdesk akan mengecek yang masuk selanjutnya akan melakukan pengecekan UserID penyedia yang bersangkutan pada aplikasi Smart Report. C. Helpdesk akan menginformasikan UserID tersebut kepada penyedia VII. PROSEDUR PENDAFTARAN ADMIN AGENCY DAN AUDITOR A. PANITIA 1. Panitia menyerahkan kepada Admin Agency, fotocopy Surat Keputusan menjadi Panitia. 2. Data Panitia dimasukkan ke dalam Aplikasi SPSE oleh Admin Agency yang selanjutnya dibuatkan UserID serta Password Panitia. B. ADMIN AGENCY 1. Calon Administrator Agency mengirimkan Surat Permohonan menjadi Administrator Agency yang ditujukan kepada Administrator LPSE, disertai Surat Tugas ditandatangani oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran masing masing SKPD.

6 6 2. Data Administrator Agency dimasukkan ke dalam Aplikasi SPSE oleh Administrator LPSE yang selanjutnya dibuatkan UserID serta Password Administrator Agency C. AUDITOR 1. Auditor menyerahkan kepada Administrator LPSE, foto copy Surat Tugas/Perintah Inspektur untuk mengaudit Paket Pengadaan tertentu. 2. Data Auditor dimasukkan ke dalam Aplikasi SPSE oleh Administrator LPSE, yang selanjutnya dibuatkan UserID serta Password Auditor. VIII PROSEDUR PENANGANAN MASALAH (ERROR) A. LPSE Kab. Luwu akan menangani kendala teknis terjadi dalam penyelenggaraan SPSE. B. LPSE Kab.Luwu menjadi saksi dalam hal dokumen penawaran yang tidak dapat dibuka oleh ULP/Panitia Pengadaan dan menuangkannya dalam Berita Acara Kesaksian. C. LPSE Kab.Luwu dapat meneruskan kendala teknis ke LKPP apabila berkaitan dengan : 1. Permasalahan aplikasi SPSE yang tidak dapat diselesaikan oleh LPSE Kab.Luwu 2. Permasalahan yang belum tercakup dalam aplikasi SPSE IX. PROSEDUR PEMELIHARAAN KINERJA DAN KAPASITAS SPSE 1. LPSE Kab.Luwu melakukan monitoring harian terhadap kondisi dan kapasitas hardisk dan memory, serta melakukan penggantian/penambahan apabila komponen tersebut mengalami kondisi kritis. 2. LPSE Kab.Luwu melakukan pemantauan terhadap koneksi internet server SPSE dan segera mengambil langkah yang diperlukan jika terjadi gangguan koneksi. 3. LPSE Kab.Luwu memberikan pengumuman apabila sedang melakukan proses pemeliharaan server SPSE dan/atau perangkat lain. 4. LPSE Kab.Luwu memantau kinerja piranti lunak, piranti keras dan jaringan, serta melakukan peningkatan/penggantian/penambahan apabila diperlukan. 5. LPSE Kab.Luwu memberikan akses kepada LKPP untuk melakukan monitoring server SPSE. X. PROSEDUR PENGARSIPAN DOKUMEN ELEKTRONIK 1. LPSE Kab. Luwu melakukan backup terhadap file system dan database SPSE.

7 7 2. Backup harus disimpan dalam media penyimpanan yang mudah dipindah dan diletakkan di suatu tempat yang aman. 3. Ketentuan pengarsipan dokumen elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Belopa, 23 Mei 2012 KABAG HUMAS & PROTOKOL SETDA KAB.LUWU SELAKU KETUA LPSE KAB.LUWU ANWAR USMAN, S.Sos,M.Si NIP: