PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 Versi : Kedua Mod : 2 Tarikh Mod : 01/11/2015 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk menerangkan langkahlangkah memproses pembayaran pelbagai yang berkualiti meliputi : (a) Pembayaran yang tepat dari segi kelayakan dan pengiraan supaya menepati peraturan yang diterima pakai. (b) Lengkap dari segi dokumen sokongan. (c) Pembayaran mengikut masa yang ditetapkan : i) Pendahuluan/bil/inbois/PT disediakan dalam masa 3 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima; ii) Tuntutan pembayaran disediakan dalam masa 5 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima. 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi pelbagai bayaran kepada staf, pembekal, pelajar dan individu. 3.0 TERMINOLOGI Prosedur pembayaran pelbagai ini merujuk kepada semua pembayaran seperti di Lampiran A. 4.0 SINGKATAN PAP PTK Cek PTK(K) PTK Pen.A PBend NC TNC (A&A) TNC (P&I) TNC (P) TNC (HEMA) KPT PTJ UTMFin PHB BPO SODO DD TT OSPOS EFT Pembantu Am Pejabat Pembantu Tadbir Kewangan Cek Pembantu Tadbir Kewangan Kanan Pembantu Tadbir Kewangan Penolong Akauntan Penolong Bendahari Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa) Kementerian Pendidikan Tinggi Pusat Tanggungjawab UTM Financial System Pejabat Harta Bina Bahagian Pengurusan Organisasi Standard Object Detail Object Demand Draft (Bank Draf) Telegraphic Transfer (Pindahan Telegrafik) Overseas Student Payment Order System Electronic Fund Transfer 1

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 GST Goods & Services Tax PT Pesanan Tempatan Versi : Kedua Mod : 2 Tarikh Mod : 01/11/2015 5.0 DOKUMEN RUJUKAN 1. Dokumen Rujukan Luaran 2. Dokumen Rujukan Dalaman 3. Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti 6.0 INPUT KUALITI (UTAMA) Permohonan tuntutan pembayaran daripada pelanggan yang dikemukakan dalam Permohonan Pembayaran EForm mengenai bayaran yang layak dibayar mengikut kelayakan dan peraturan Universiti. 7.0 KETERANGAN / PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB 7.1 Terima tuntutan pembayaran berserta dokumen sokongan dari PTJ. PTK Pengesahan penerimaan melalui cop terima dan ditandatangani oleh individu/ wakil yang bertanggungjawab menguruskan PTJ yang berkaitan. 7.2 Tentukan jenis tuntutan. PTK 7.2.1 Proses Tuntutan Pembayaran a. Pembayaran Pendahuluan Pendahuluan Perjalanan Pendahuluan Pelbagai b. Pembayaran Pelbagai c. Pembayaran Bil, Inbois & PT 7.2.2 Proses Pembayaran Pelajar (Rujuk AK/UKPBEND/002) 7.2.3 Proses Pembayaran Emolumen (Rujuk AK/BEPCB.BEND/001) 7.3 Kenalpasti mod bayaran dan pengesahan penerimaan pendaftaran tuntutan Eform & dokumen sokongan. PTK a) Mod bayaran Cek/EFT Rujuk Para 7.4 b) Mod bayaran DD/TT/ OSPOS/Auto Debit/Biz Channel PTK / Pen.A/PBend 2

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 Versi : Kedua Mod : 2 Tarikh Mod : 01/11/2015 Semak dokumen tuntutan bagi memastikan maklumat yang diterima memenuhi syarat. Isi Borang Permohonan DD/TT dan surat iringan untuk dihantar ke bank. Bagi pembayaran menggunakan Sistem OSPOS, senarai penerima akan di key in ke dalam sistem yang disediakan oleh pihak bank. Senarai penerima beserta surat arahan pembayaran akan dikemukakan kepada pihak bank. Proses pengesahan penerimaan dibuat setelah DD / salinan TT/debit advice diterima daripada pihak bank 7.4 Semak ketepatan tuntutan dan kaedah pembayaran serta dokumen sokongan mengikut kategori pembayaran.(rujuk Lampiran B). PTK Pastikan tuntutan memenuhi syarat dan telah disahkan oleh Ketua Jabatan 7.4.1 Kembalikan kepada PTJ sekiranya tuntutan tidak lengkap dan tidak memenuhi syarat yang ditetapkan. Pengesahan pemulangan dokumen melalui cop tolak/memo dan ditandatangani oleh individu yang bertanggungjawab menguruskan PTJ yang berkaitan. PTK 3

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 7.5 Sediakan pengiraan dan tetapkan chargeline yang bersesuaian dalam sistem seperti berikut: a) Jenis bajet b) PTJ c) Jenis Projek d) Sub Projek Kod e) SODO f) Kod Cukai GST g) Jumlah h) Keterangan bayaran Versi : Kedua Mod : 2 Tarikh Mod : 01/11/2015 PTK Cetak draf pembayaran. 7.6 Kemukakan draf pembayaran kepada pegawai untuk semakan dan kelulusan. 7.7 Semak ketepatan maklumat draf pembayaran oleh pegawai 7.7.1 Tuntutan Pembayaran yang tidak tepat/lengkap dikembalikan kepada PTK untuk pembetulan dan dikemaskini dalam sistem. 7.8 Luluskan draf pembayaran dan catat nombor baucer Sekiranya jumlah bayaran >RM20,000, kemukakan kepada pegawai kedua untuk kelulusan. 7.9 Kemukakan kepada PTK Cek untuk proses penyediaan cek & EFT. (Rujuk AK/BABPBEND/003)&AK/BABPBEND004) PTK / Pen. A Pen. A Pen. A Pen.A Pen.A / PBend PTK Cek Nota: Semua akaun dikemaskinikan secara automatik ke dalam Sistem Kewangan mengikut transaksi proses pembayaran setelah diluluskan pembayaran. 8.0 OUTPUT KUALITI (UTAMA) Pembayaran tuntutan yang lengkap dan tepat dibuat kepada staf, pelajar, pembekal dan individu mengikut kelayakan dan peraturan oleh Universiti dan pihak yang berkepentingan. 4

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 9.0 CARTA ALIR Versi : Kedua Mod : 2 Tarikh Mod : 01/11/2015 Carta Alir Proses Pembayaran. 5

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 10.0 DOKUMEN SOKONGAN Versi : Kedua Mod : 2 Tarikh Mod : 01/11/2015 a) EForm Tuntutan Tuntutan Perjalanan Arahan Bertugas Rasmi/Kursus Dalam Negara Tuntutan Perjalanan Bertugas Rasmi/Kursus Luar Negara Tuntutan Elaun Perpindahan Tuntutan Bayaran Balik b) EForm Tuntutan Bayaran Lamparan Kerja Tuntutan Bayaran Saguhati Peperiksaan Tuntutan Syarahan Sambilan Tuntutan ProfesorPelawat, Pemeriksa Luar, Pensyarah Jemputan Dan Profesor Tamu Tuntutan Pengendalian Kursus Jurugegas Gas Tuntutan Elaun Memandu Kepada Staf Bukan Pemandu Tuntutan Doktor Sambilan Tuntutan Elaun Pakaian Tuntutan Jurulatih Pusat Kokurikulum Permohonan Tuntutan Lainlain Saguhati Dan Honororium Tuntutan Skim Pelajar Bekerja/ Pelajar Praktikal c) EForm Bayaran Balik Wang Tuntutan Yuran Keahlian Badan Professional Tuntutan Yuran Kelab Rekreasi dan Sukan Lainlain Bayaran Balik Wang d) EForm Arahan Bayaran Elaun Lebih Masa Elaun Pelajar Elaun Lembaga Pengarah Gaji Pinjaman Kenderaan Bil Perubatan Tiket Kapal Terbang Cuti Belajar Exgratia Yuran Ganjaran Kontrak Gantian Cuti Rehat Selain Belanja e) EForm Tuntutan Permohonan Pendahuluan Perjalanan f) EForm Tuntutan Permohonan Pendahuluan Pelbagai g) EForm Inbois Bil 6

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 h) EForm Pesanan Tempatan Versi : Kedua Mod : 2 Tarikh Mod : 01/11/2015 i) Borang Pendaftaran Harta dan Inventori (Borang KEW PA2 & KEW PA3) j) Borang Panjar Wang Runcit (Borang KEW 249A & KEW249A PWR01) k) Borang Pemeriksaan Fizikal Harta Tetap Bagi Tujuan Pembayaran l) Borang Permohonan Kiriman Wang 11.0 REKOD KUALITI Rekod Rujukan Fail Lokasi Baucer EForm tuntutan pembayaran Pesanan Tempatan Kuning & Biru Nota Hantaran Inbois Borang Inden Lampiran Pengiraan Bayaran Lainlain dokumen sokongan bayaran No Baucer Mula No Baucer Akhir/ No. Kotak Bilik Baucer Dinar/Riyal Arkib Daftar Baucer UBA/002/Tahun Rak PTK Rekod Keluar Masuk Baucer UBA/0013/Tahun Rak PTK 7

PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN : NAMA DOKUMEN : PROSEDUR AKTIVITI PROSES NO. RUJUKAN : PA/UBA.BEND/001 Versi : Kedua Mod : 2 Tarikh Mod : 01/11/2015 9.0 Carta Alir Proses Pembayaran. MULA 7.1 Terima dokumen tuntutan pembayaran daripada PTJ 7.2 Tentukan jenis tuntutan 7.2.2 AK Proses Pembayaran Pelajar (AK/UKP.BEND/002) 7.2.1 Pembayaran Pendahuluan Pembayaran Pelbagai Pembayaran Bil, Invois & PT 7.2.3 AK Pembayaran Emolumen (AK/BEPCB.BEND/001) 7.3 Kenalpasti mod bayaran dan pengesahan penerimaan pendaftaran tuntutan EForm & dokumen sokongan Kembalikan ke PTJ 7.4.1 Tidak Ya 7.4 Semak ketepatan tuntutan dan dokumen sokongan bagi memastikan ia memenuhi syarat mengikut kategori pembayaran. 7.5 Sediakan pengiraan, tetapkan chargeline yang bersesuaian dan cetak draf pembayaran Kembalikan kepada PTK untuk pembetulan 7.7.1 Tidak 7.6 7.7 Ya Kemukakan draf pembayaran kepada pegawai untuk semakan dan kelulusan Semak ketepatan maklumat draf pembayaran oleh pegawai 7.8 Lulus dan catat no. Baucer 7.9 TAMAT Kemukakan kepada PTK Cek untuk proses penyediaan cek & EFT. (Rujuk AK/BABP.BEND/003) (Rujuk AK/BABP.BEND/004) 8

LAMPIRAN A JENISJENIS ADALAH SEPERTI BERIKUT: 1. PENDAHULUAN Pendahuluan Perjalanan Merupakan pendahuluan yang diberikan kepada staf untuk perjalanan dalam dan luar negeri. 90% bagi perjalanan dalam negeri. 100% bagi perjalanan luar negeri. Had minima : o Kump.A RM500.00 o Kump.B RM300.00 o Kump.C RM100.00 o Kump.D Tiada had Pendahuluan Pelbagai Merupakan pendahuluan yang diberikan kepada staf untuk aktiviti/program rasmi dalam dan luar negeri. Had tidak melebihi RM5,000.00 (untuk bajet mengurus), sekiranya melebihi RM5,000.00 perlu kelulusan dari pihak pengurusan Pejabat Bendahari. 2. PELBAGAI Pembayaran Pelbagai adalah meliputi pembayaran kepada staf, individu luar, pembekal dan juga pelajar. Jenisjenis Pembayaran Pelbagai adalah seperti berikut: 2.1 Tuntutan Lainlain Saguhati dan Honorarium 2.2 Tuntutan Elaun Skim Pelajar Bekerja 2.3 Tuntutan Elaun Syarahan Sambilan/Fasilitator/Demonstrator 2.4 Tuntutan Elaun Jurulatih KoKurikulum 2.5 Tuntutan Elaun Pemandu Bukan Pemandu 2.6 Tuntutan Lamparan Kerja 2.7 Tuntutan Elaun Jurugegas Gas 2.8 Tuntutan Profesor Pelawat / Tamu 2.9 Tuntutan Elaun Kerja Lebih Masa 2.10 Tuntutan Ganjaran Kontrak / GCR 2.11 Tuntutan Elaun Cuti Belajar 2.12 Tuntutan Bayaran Keahlian Badan Profesional/ Kelab Rekreasi dan Sukan 2.13 Tuntutan Pinjaman Kenderaan / Komputer 2.14 Tuntutan Black Tie / Pakaian Panas / Pakaian Istiadat 2.15 Tuntutan Bayaran Balik Wang 2.16 Tuntutan Elaun Pindah / Tukar 2.17 Tuntutan Arahan Pembayaran 2.18 Tuntutan Bayaran Saguhati Peperiksaan 2.19 Tuntutan Elaun Doktor Sambilan 2.20 Tuntutan Perjalanan

LAMPIRAN A 3. BIL/INVOIS/PT Proses Pembayaran Bil, Invois & PT adalah meliputi pembayaran kepada pembekal bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan. Pembayaran Bil & Invois melibatkan perolehan di bawah RM5,000.00. Pembayaran PT melibatkan perolehan RM5,000.00 dan ke atas. Bagi perolehan Harta Tetap (item yang bernilai RM3,000 dan ke atas kecuali perabot) disertakan Borang KEW.PA2 dan pastikan proses verifikasi telah dilakukan (Rujuk PA Harta). Bagi perolehan Inventori (item yang bernilai bawah RM3,000) disertakan Borang KEW.PA3.

LAMPIRAN B NO JENIS DOKUMEN SOKONGAN Surat Arahan Bertugas Rasmi / Kursus / Surat kelulusan TNC yang berkaitan untuk perjalanan luar negeri. Surat Kelulusan daripada KPT (bagi Pengurusan Atasan) Resit Tol / Penyata Touch n Go / Pengesahan Touch n Go bagi tuntutan Tambang Gantian dan elaun 1. Tuntutan Perjalanan perjalanan kenderaan Resit hotel bagi tuntutan penginapan Boarding Pass atau tiket kapal terbang atau itenary ticket Resitresit pengangkutan awam Resit dobi (untuk perjalanan lebih 3 malam) Surat Temujanji Rawatan (mengiringi ahli keluarga). Surat Lantikan 2. Tuntutan Lainlain Saguhati dan Honorarium Salinan I/C / Passport Salinan Kontrak Surat Lantikan Tuntutan Elaun Skim Pelajar Bekerja/ Pelajar 3. Jadual Kehadiran & Pengesahan Praktikal daripada Penyelia Surat Lantikan Tuntutan Elaun Syarahan 4. Senarai Kehadiran Pelajar Sambilan/Fasilitator/Demonstrator Jadual Mengajar Surat Lantikan 5. Tuntutan Elaun Jurulatih KoKurikulum Senarai Kehadiran Pelajar Surat Arahan Bertugas 6. Tuntutan Elaun Pemandu Bukan Pemandu Jadual Pergerakan Pemandu 7. Tuntutan Lamparan Kerja Jadual Lamparan Kerja Surat Lantikan 8. Tuntutan Elaun Jurugegas Gas Jadual Mengajar Surat Lantikan 9. Tuntutan Profesor Pelawat / Tamu Salinan I/C / Passport Salinan Kontrak Surat Arahan Bertugas EForm Tuntutan Kerja Lebih 10. Tuntutan Elaun Kerja Lebih Masa Masa Slide Kedatangan

LAMPIRAN B NO JENIS DOKUMEN SOKONGAN 11. Tuntutan Ganjaran Kontrak 12. GCR (Gantian Cuti Rehat) 13. Tuntutan Elaun Cuti Belajar 14. Tuntutan Bayaran Keahlian Badan Profesional/ Kelab Rekreasi dan Sukan 15. Tuntutan Pinjaman Kenderaan / Komputer Surat Arahan daripada PTJ Salinan Buku Perkhidmatan sepanjang tempoh kontrak Surat Arahan PTJ Borang Perkiraan Faedah Cuti Rehat Surat Tawaran daripada HCD Resit Tol / Pengesahan Touch n Go bagi tuntutan Tambang Gantian dan elaun perjalanan kenderaan Resit hotel bagi tuntutan penginapan Boarding Pass atau tiket kapal terbang atau itenary ticket Resitresit pengangkutan Awam Sijil Kelahiran Anak di luar negeri. Resit Bayaran yang telah disahkan. Komputer Sebutharga Borang Permohonan Salinan Slip Gaji Penjamin dan Pemohon Salinan I/C Penjamin dan Pemohon Perjanjian lengkap Pengesahan penilaian sebutharga Kenderaan Sebutharga Surat Pengesahan Jawatan Salinan Surat Opsyen Bersara Wajib Salinan Lesen Memandu Borang Permohonan Pinjaman Salinan Slip Gaji Penjamin dan Pemohon Salinan I/C Penjamin dan Pemohon Geran Perjanjian lengkap

LAMPIRAN B NO JENIS DOKUMEN SOKONGAN 16. Tuntutan Black Tie / Pakaian Panas / Pakaian Istiadat 17. Tuntutan Bayaran Balik Wang 18. Tuntutan Elaun Pindah / Tukar Surat Arahan PTJ Surat Arahan Universiti Resit yang telah disahkan / gambar Surat jemputan menghadiri majlis Surat kelulusan PTJ/Universiti Resit Bayaran yang telah disahkan. Surat Sokongan Surat Arahan Pindah / Tukar Resit pengangkutan barang Salinan Sijil Nikah Salinan CF Salinan Perjanjian JualBeli Rumah Salinan I/C dan Sijil kelahiran Anak Salinan surat pindah sekolah Anak 19. Tuntutan Arahan Pembayaran 20. Tuntutan Bayaran Saguhati Peperiksaan 21. Tuntutan Elaun Doktor Sambilan 22. Pendahuluan Perjalanan Surat Arahan / Surat Lantikan Resit Bayaran yang telah disahkan. Surat Lantikan Jadual Peperiksaan Senarai Nama Pelajar Surat Lantikan Borang Tuntutan Doktor Sambilan Slide Kedatangan Surat Arahan Bertugas Rasmi/Kursus/Surat Kelulusan TNC yang berkaitan untuk perjalanan Luar Negeri. 23. Pendahuluan Pelbagai Surat Kelulusan Aktiviti termasuk senarai perbelanjaan. 24. Pembayaran Bil, Invois,PT Bil/Invois, Nota Hantaran PT Kuning & Biru