BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan 3.1.1 Sejarah PT. Putra Mas Prima PT. Putra Mas Prima merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jual beli bijih plastik yang berdiri pada tahun 2000 oleh Bapak. Bang Bang, dan beliau mendirikan kantor di Jalan Topaz Raya Komplek Puri Media Kembangan Blok C-2/6. Seiring dengan berkembangnya usaha ini, PT. Putra Mas Pratama menganti nama menjadi PT. Putra Mas Prima pada tahun 2008. Dengan kegiatan usahanya, PT. Putra Mas Prima bergerak di bidang pembelian dan penjualan bijih plastik. Berkembang menjual produk-produk tersebut ke wilayah Indonesia. Perkembangan yang semakin pesat dan produk-produk yang dipasarkan adalah bahan dasar pembuatan produk-produk berbahan dasar plastik. Adapun beberapa jenis bijih plastik yang dijual seperti : PP (Polypropylene), HD (High Density), PS (Polystyrene), ABS (Acrylonitrile Butadiene Styrene) yang menjadi bahan baku dari berbagai produk plastik seperti minuman, mainan, dan alat-alat kebutuhan rumah tangga lainnya. Selama menjalankan usahanya beliau selalu berpegang pada prinsip mengutamakan kepentingan dan kepuasan pelanggan. Dari tahun ke tahun perusahaan ini semakin berkembang dan memiliki posisi yang kuat di mata customer-customer nya yang semakin bertumbuh setiap tahunnya. PT. Putra Mas Prima dalam menjalankan proses bisnisnya tidak sendirian, melainkan menjalin kerja sama juga dengan perusahaan supplier antara lain : PT. Chandra Asih, PT. Sinar Joyo Boyo Recycle, PT. Wira Bhakti Indah, PT. Tri Polyta Indonesia TBK dan lain-lain. PT. Putra Mas Prima memiliki customer antara lain : PT. Auto Sukses Mandiri, PT. TRIMITRA, PT. Suplaindo Sejahtera, PT. Asia Prima Packaging, PT. Prima Plast.
Produk-produk tersebut dijual dalam skala besar sesuai dengan pesanan pelanggan yang rata-rata merupakan perusahaan-perusahaan besar di Indonesia. Sampai saat ini usaha bisnisnya semakin meluas pasaran penjualannya bukan hanya sebagai penjual yang langsung ke customer saja tetapi juga sebagai distributor. Dengan komitmen yang selama ini coba selalu dipertahankan dan diterapkan yaitu mendesain dan tetap menjaga kualitas produk yang baik, harga yang bersaing dengan tempat penjualan lain. Dengan komitmen tersebut di atas untuk kedepan diharapkan usaha perdagangannya semakin meningkat bersamaan dengan kepuasan pelanggan yanga selalu dijaga. Selanjutnya, PT. Putra Mas Prima terus berkomitmen dalam mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih baik lagi dalam memberikan pelayanan yang memuaskan bagi seluruh customer. 3.1.2 Visi dan Misi Strategi yang dilakukan oleh PT. Putra Mas Prima didasari oleh visi dan misi perusahaan. Visi dari PT. Putra Mas Prima adalah sebagai berikut : - Menjadi perusahaan supplier yang terbaik di bidang bijih plastik. - Memprioritaskan aktivitas bisnis yang terpadu dan terprogram untuk memberikan hasil optimal dan kepuasan pelanggan dengan menjalin hubungan yang baik. Misi dari PT. Putra Mas Prima adalah sebagai berikut : - Menyediakan hasil produk yang terbaik. - Perdagangan umum yang memiliki berbagai bijih plastik dengan kualitas yang baik. - Menjadi mitra usaha yang andal dan terpercaya. - Bekerja keras menciptakan peluang dan pertumbuhan untuk menjadi perusahaan yang terbaik. 3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi menunjukkan suatu susunan yang berupa bagan, dimana terdapat hubungan-hubungan diantara berbagai fungsi, bagian, status
ataupun orang-orang yang menunjukan tanggung jawab dan wewenang yang berbeda-beda dalam organisasi tersebut. Dengan demikian struktur organisasi dapat juga diartikan sebagai suatu lukisan interaksi, aktivitas-aktivitas, peranan, hubungan-hubungan dan hierarki tujuan suatu organisasi. Mengenai peranan struktur pada setiap jenis organisasi biasanya terdapat perbedaan-perbedaan, terutama perbedaan-perbedaan mengenai tingkat kualitasnya. Berikut struktur organisasi PT. Putra Mas Prima: Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Putra Mas Prima (Sumber : PT. Putra Mas Prima) 3.2.1 Deskripsi Kerja Adapun fungsi dan tugas pada masing-masing bagian yang ada pada PT. Putra Mas Prima akan dijelaskan sebagai berikut : Tabel 3.1 Deskripsi kerja pada PT. Putra Mas Prima
Position Direktur Utama General Manager Tugas Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer). Menyetujui anggaran tahunan perusahaan. Memimpin kegiatan pelaksanaan perusahaan. Merencanakan dan menyiapkan rapat tinjauan perusahaan. Menjalin hubungan kerja sama dengan berbagai perusahaan. Accounting & Finance Menginput data penjualan berdasarkan dokumen / sales contract. Membuat Surat Jalan sebagai keperluan pengiriman produk. Menjadwalkan tukar faktur dan tagihan. Menanyakan pembayaran yang akan jatuh tempo. Menginput hasil tagihan dalam buku penjualan dan buku bank note. Membuat dan mengecek tagihan yang akan dikirim ke langganan. Menginput dan membuat nota debit ke supplier. Mendokumentasikan data akuntansi dan keuangan. Menginput data untuk laporan keuangan. Menelepon ke pelanggan untuk hal-hal yang berkaitan dengan keuangan, seperti penagihan. Meminta tanda tangan dari direksi yang berhak untuk setiap pengeluaran uang. Membuat jurnal. Marketing and Sales Memasarkan dan menawarkan produk pada pelanggan dan calon pelanggan. Membuat DO apabila ada PO dari pelanggan yang masuk. Mengecek e-mail yang masuk. Menghubungi pelanggan melalui e-mail maupun telepon. Membuat perjanjian dengan pelanggan. Mengirimkan contoh produk ke pelanggan. Memperbaharui contoh produk, penawaran dan harga yang telah
diberikan pada pelanggan. Mencari pelanggan baru. Mencari produk baru dan perkembangan produk di pasar. Menjaga komunikasi dan hubungan dengan pelanggan lama. Mengecek dan mencari informasi produk di pasar. Mencatat harga-harga baru yang didapat dari supplier. Membandingkan harga dari supplier yang satu dengan supplier lainnya. Sekretaris Korespodensi : membuat atau membalas surat, fax dan e-mail. Menjawab dan melakukan panggilan telepon. Menyimpan, mencari, dan mengumpulkan data yang diperlukan oleh pemimpin. Menyiapkan surat, contoh produk maupun produk pesanan untuk di kirim ke luar. Membuat dan menkonfirmasi perjanjian untuk pemimpin 3.3 Tata Laksana Sistem Berjalan Dalam tata laksana sistem berjalan ini akan dijelaskan prosedur pembelian dan penjualan produk PT. Putra Mas Prima. Serta nantinya akan disertakan pula penggambaran alur secara keseluruhan melalui activity diagram. PT. Putra Mas Prima adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jual beli bijih plastik yang berdiri pada tahun 2000 dengan nama PT. Putra Mas Pratama kemudian berganti nama menjadi PT. Putra Mas Prima pada tahun 2008. Seiring perkembangan jaman dan waktu PT. Putra Mas Pratama berkembang dengan pesat yang dilakukan oleh pendiri perusahan Bapak. Bang Bang beserta karyawannya dan mendirikan kantor di Jalan Topaz Raya Komplek Puri Media Kembangan Blok C-2/6. Jenis-jenis produk tersebut antara lain PP (Polypropylene), HD (High Density), PS (Polystyrene), ABS (Acrylonitrile Butadiene Styrene). Berikut dijelaskan proses bisnis yang berjalan, baik proses pembelian maupun proses penjualan bijih plastik yang ada di PT. Putra Mas Prima. Adapun proses bisnisnya sebagai berikut :
3.3.1 Prosedur Pembelian Produk Proses pembelian menggambarkan proses bisnis utama PT. Putra Mas Prima terkait dengan pembelian produk ke supplier. Prosesnya dimulai dari PT. Putra Mas Prima mengecek harga produk-produk bijih plastik ke supplier Raw Material. Jika harganya sesuai maka akan dilakukan pendaftaran supplier, jika tidak sesuai maka PT. Putra Mas Prima akan mencari supplier yang harga produknya sesuai. Sebelumnya supplier tersebut didaftarkan terlebih dahulu oleh Direktur. Data supplier yang akan didata antara lain : Kode supplier, nama supplier, alamat, no. Telp, e-mail. Selesai mendata supplier, maka PT. Putra Mas akan mencari supplier mana yang menawarkan harga bijih plastik yang murah dan berkualitas. Bila adanya kesepakatan jual-beli antara supplier dan PT. Putra Mas Prima, maka Direktur akan membuat Purchase Order (PO) kepada supplier tersebut. PO akan dibuat tiga rangkap, rangkap pertama diberikan kepada supplier, rangkap kedua diberikan kepada bagian gudang dan rangkap ketiga diarsip. Lalu supplier mengirimkan produk-produk bijih plastik yang dipesan beserta faktur tagihan pembelian. Produk tersebut dikirim ke bagian gudang PT. Putra Mas Prima. Faktur tagihan pembelian diberikan kepada bagian Accounting untuk didata untuk melakukan pembayaran. Lalu bagian gudang mendata dan mengecek produk tersebut apakah sesuai atau tidak dengan yang dipesan. Apabila ada produk yang rusak atau tidak sesuai yang dipesan maka PT. Putra Mas Prima akan melakukan retur pembelian. Apabila produknya tidak ada kerusakan maka bagian gudang akan mencatat stok produk dan membuat Surat Penerimaan Barang (SPB), SPB akan dibuat tiga rangkap, sebelumnya SPB tersebut akan ditandatangani oleh Direktur, rangkap pertama akan diberikan kepada bagian Marketing, rangkap kedua akan diberikan kepada bagian Accounting, rangkap ketiga akan disimpan sebagai dokumentasi. Lalu bagian Accounting akan melakukan pembayaran ke supplier. Supplier menerima pembayaran dan membuatkan bukti tanda terima. Bukti tanda terima tersebut dikirim ke bagian Accounting. Setiap akhir bulan bagian Accounting akan membuatkan laporan pembelian untuk diberikan kepada Direktur. 3.3.2 Prosedur Penjualan Produk
Berikut adalah proses penjualan bijih-bijih plastik ke customer : Dimulai dari bagian Marketing menawarkan produk bijih plastik ke customer. Apabila terjadi kesepakatan customer bisa datang langsung atau melalui telepon untuk melakukan pemesanan. Sebelum memesan Customer harus mendaftarkan dirinya kepada bagian Marketing seperti nama, alamat, no. Telp, e-mail. Sebelum membuat Sales Order (SO) atas transaksi customer. Selanjutnya bagian Marketing akan mencatat transaksi ke dalam Sales Order (SO). SO yang dibuat akan diberikan kepada Direktur untuk disetujui dan kemudian diberikan lagi ke bagian Marketing. Dari SO tersebut bagian Marketing akan membuatkan Delivery Order (DO) penjualan. DO penjualan tersebut akan diberikan ke bagian Accounting untuk didata kemudian dibuatkan faktur tagihan penjualan yang digunakan sebagai keperluan pengiriman produk. Setelah produk beserta faktur tagihan penjualan sudah diterima oleh customer, maka customer dapat melakukan pembayaran dengan cara mentransfer ke rekening perusahaan. Setelah melakukan pembayaran customer akan melakukan konfirmasi ke bagian Accounting. Kemudian bagian Accounting akan membuatkan bukti tanda terima yang akan dikirim ke customer. Apabila ada terjadi kerusakan atau ketidaklayakan produk maka customer bisa melakukan retur penjualan ke PT. Putra Mas Prima. Setelah bagian Accounting menerima surat retur penjualan, kemudian bagian Accounting mengecek surat retur, produk apa saja yang diretur oleh customer. kemudian surat retur penjualan dikirim ke bagian gudang. produk baru akan dikirim kembali sesuai dengan daftar produk yang diretur. Setiap akhir bulan bagian Accounting akan membuatkan laporan penjualan untuk diberikan kepada Direktur. 3.3.3 Prosedur Persediaan Produk Berikut adalah proses persediaan bijih-bijih plastik ke gudang : Dimulai dari bagian Warehouse melakukan pengecekan penerimaan barang yang telah dipesan oleh Direktur PT. Putra Mas Prima. Pengecekan di sesuaikan dengan Purchase Order (PO) yang telah dibuat, apabila sesuai dengan Purchase Order (PO) barang diterima. Setelah barang diterima bagian Warehouse akan melakukan pendataan
untuk menambahkan barang yang masuk dan jumlah barang yang masuk. Apabila adanya penjualan produk, bagian Warehouse akan mencatat produk yang telah diambil dari gudang oleh para Sales & Marketing PT. Putra Mas Prima. Setiap akhir minggu diadakan pengecekan stok barang oleh bagian Warehouse, apabila barang telah mencapai minimum stok, bagian Warehouse akan melapor kepada Direktur PT. Putra Mas Prima, barang apa saja yang telah mencapai minimum stok, dan akan di tambah kembali oleh Direktur. 3.4 Masalah Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap PT. Putra Mas Prima, adapun berbagai masalah yang dihadapi perusahaan sebagai berikut : Sulitnya melihat data history Data masih tertulis dan dalam bentuk dokumen Sulit untuk mengetahui stok persediaan barang karena harus melakukan pengecekan. 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap PT. Putra Mas Prima, adapun usulan pemecahan masalah yang diberikan sebagai berikut : Aplikasi yang dibuat berguna untuk mempermudah proses pencatatan yang ada di dalam perusahaan. Menyediakan sistem yang dapat mengatur atau memperingatkan terhadap transaksi jatuh tempo pembelian yang ada di faktur tagihan pembelian. Program ini juga berguna untuk mempermudah proses perencanaan pembelian dan penjualan karena perusahaan tidak perlu lagi melakukan pengecekan terhadap faktur pembelian dan penjualan untuk mendapatkan jumlah stok saat ini dengan adanya sistem, seperti sistem registrasi produk yang di dalamnya terdapat jumlah stok produk. Menyediakan sistem penyimpanan data yang terkomputerisasi dengan menggunakan sistem database untuk dapat mempermudah dan mempercepat proses pencarian data.
Fitur sistem informasi penjualan Input dan update data produk keluar Input data customer Input data user Transaksi penjualan (termasuk Sales Order, Faktur Tagihan, Delivery Order Penjualan dan retur penjualan) Fitur sistem informasi pembelian Input data supplier Input dan update data produk masuk Transaksi pembelian (termasuk Purchase Order, Surat Penerimaan Barang, retur pembelian, Delivery order Pembelian)