UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil 2006/2007 EVALUASI SISTEM INFORMASI APLIKASI GENERAL LEDGER PADA PT. VOLENSA INDONESIA Bong Wendy 0700679796 Adelia Listiyo 0700680495 Endi Sudianto 0700685312 Kelas/Kelompok: 07PCA/10 Abstrak TUJUAN PENELITIAN, ialah mengevaluasi bagaimana penerapan pengendalian umum dan pengendalian aplikasi pada Sistem Informasi Aplikasi General Ledger sebagai dasar untuk mendukung dan menghasilkan informasi yang akurat dalam pengambilan keputusan. METODOLOGI PENELITIAN yang digunakan adalah library research, observation, interview, quesionaire, testing aplikasi, dan studi dokumentasi. HASIL YANG DICAPAI, ditemukan kekuatan dan kelemahan dari pengendalianpengendalian yang ada. Temuan tersebut disajikan dalam bentuk temuan audit, metrik penilaian resiko dan pengendalian, serta metrik temuan audit. SIMPULAN bahwa Sistem Informasi Aplikasi General Ledger sudah efisien dan efektif. Kata Kunci: Evaluasi, Sistem Informasi Aplikasi General Ledger, Pengendalian Umum, Pengendalian Aplikasi. iv
PRAKATA Dengan segala kerendahan hati, penulis memanjatkan puji syukur atas berkat dan rahmat yang dilimpahkan Tuhan Yang Maha Esa, sehingga skripsi dengan judul Evaluasi Sistem Informasi Aplikasi General Ledger pada PT. Volensa Indonesia dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan jenjang pendidikan strata-1 (S1) di Universitas Bina Nusantara Jakarta dan untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer Program Studi Komputerisasi Akuntansi. Adapun penyusunan skripsi ini juga dimaksudkan untuk menerapkan ilmu yang telah didapat selama perkuliahan. Penulis menyadari bahwa sangatlah sulit untuk menyusun skripsi ini. Oleh karena itu penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada berbagai pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan skripsi ini. 1. Almarhum Ibu Ir. Th. Widia Soeryaningsih, MM, selaku Pemilik sekaligus Rektor Universitas Bina Nusantara yang sejak 2 tahun masa studi penulis telah memberikan kesempatan pada penulis untuk menuntut ilmu di universitas ini. 2. Bapak Prof. Dr. Geradus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 4. Ibu Yanti, S.Kom., MM, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. v
5. Bapak Drs. Sanyoto Gondodiyoto, SE., M.Kom., MM (SI)., M.Comm. (IS), Akuntan, selaku Dosen Pembimbing skripsi yang telah memberikan bimbingan, pengarahan, nasehat dan dorongan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 6. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara Fakultas Ilmu Komputer yang telah memberikan ilmu dan bimbingan kepada penulis selama mengikuti perkuliahan di Universitas Bina Nusantara. 7. Segenap Staff Perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah membantu memberikan fasilitas peminjaman buku kepada penulis. 8. Bapak Frans Darmadi selaku Pemilik PT. Volensa Indonesia yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan survei dalam rangka penyelesaian skripsi ini. 9. Bapak Iwan Prasetya selaku Manajer Operasional PT. Volensa Indonesia yang telah banyak memberikan pengarahan kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini. 10. Bapak Frenkie Wennars selaku Chief of Finance & Accounting PT. Volensa Indonesia yang telah memberikan informasi penting kepada penulis dalam rangka penyelesaian skripsi ini. 11. Staff-staff lain PT. Volensa Indonesia yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang telah memberikan informasi penting dan membantu menyiapkan dokumendokumen penting kepada penulis. 12. Orang Tua dan Saudara-saudari yang telah banyak memberikan dukungan, baik secara material maupun spiritual kepada penulis selama proses penyusunan skripsi ini. vi
13. Teman-teman yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang telah memberikan bantuan dan dukungan, saran serta pendapat dalam proses penyusunan skripsi ini. Akhir kata penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi perusahaan, para pembaca dan rekan mahasiswa lainnya di masa yang akan datang. Jakarta, Januari 2007 Penulis vii
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hard cover i ii iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran iv v viii xiii xiv xvi BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 3 1.3 Tujuan dan Manfaat 3 1.4 Metodologi 4 1.4.1 Penelitian Kepustakaan 4 1.4.2 Penelitian Lapangan 4 1.5 Sistematika Penulisan 5 viii
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 7 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 7 2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi 8 2.1.3 Komponen-komponen SIA 10 2.1.4 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi 11 2.1.5 Siklus Sistem Informasi Akuntansi 12 2.1.6 Sistem Informasi General Ledger 13 2.1.6.1 Pengertian Sistem Informasi General Ledger 13 2.1.6.2 Aktivitas dalam General Ledger dan Sistem Pelaporan 14 2.1.6.3 Ancaman dan Pengendalian dalam Sistem Informasi General Ledger 17 2.2 Sistem Pengendalian Intern 18 2.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern 18 2.2.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern 20 2.2.3 Komponen-komponen Pengendalian Intern 21 2.2.4 Sistem Pengendalian Intern pada sistem berbasis komputer 24 2.2.4.1 Pengendalian Umum 24 2.2.4.2 Pengendalian Aplikasi 29 2.3 Audit Sistem Informasi 35 2.3.1 Pengertian Audit Sistem Informasi 35 2.3.2 Tujuan Audit Sistem Informasi 36 2.3.3 Resiko Audit 38 ix
2.3.3.1 Pengertian Resiko Audit 38 2.3.3.2 Jenis-jenis Resiko Audit 39 2.3.3.3 Metrik Penilaian Resiko 40 2.3.3.4 Metrik Penilaian Pengendalian 43 2.3.4 Bukti-bukti Audit 46 2.3.4.1 Jenis-jenis Bukti Audit 46 2.3.4.2 Kualitas Bukti Audit 48 2.3.4.3 Instrumen Audit 49 2.3.5 Jenis-jenis Audit 51 2.3.6 Standar Audit 55 2.3.6.1 Standar Audit Akuntan Publik 55 2.3.6.2 ISACA 56 2.3.7 Prosedur Audit 61 BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 63 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan 64 3.3 Tugas dan Wewenang 65 3.4 Sistem Yang Sedang Berjalan 71 3.4.1 Dokumen-dokumen Yang Terkait 71 3.4.2 Fungsi-fungsi Yang Terkait 73 3.4.3 Uraian Proses 73 3.4.3.1 Uraian Proses Bisnis 73 3.4.3.2 Uraian Aplikasi 75 x
3.4.4 Manajemen data 82 3.4.5 Laporan yang dihasilkan 85 3.5 Teknologi Informasi Yang Digunakan Pada PT. Volensa Indonesia 86 3.5.1 Perangkat Lunak 86 3.5.2 Perangkat Keras 86 3.5.3 Jaringan 86 BAB 4 HASIL AUDIT SISTEM INFORMASI 4.1 Perencanaan Audit 87 4.2 Instrumen Pengumpulan Bukti Audit 89 4.3 Program Kerja Audit dan Pelaksanaan Audit 91 4.3.1 Pengendalian Manajemen Keamanan 91 4.3.2 Pengendalian Batasan 108 4.3.3 Pengendalian Masukan 120 4.3.4 Pengendalian Keluaran 130 4.3.5 Pengendalian Basis Data 139 4.4 Laporan Audit Sistem Informasi 146 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 149 5.2 Saran 150 xi
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI xii
DAFTAR TABEL Tabel 4.1 Program Kerja Audit Pengendalian Manajemen Keamanan 91 Tabel 4.2 Kuesioner Pengendalian Keamanan 95 Tabel 4.3 Metrik Penilaian Resiko dan Pengendalian Manajemen Keamanan 103 Tabel 4.4 Tabel Dasar Estimasi Dampak Resiko 105 Tabel 4.5 Metrik Temuan Audit Pengendalian Manajemen Keamanan 106 Tabel 4.6 Program Kerja Audit Pengendalian Batasan 108 Tabel 4.7 Kuesioner Pengendalian Batasan 111 Tabel 4.8 Metrik Penilaian Resiko dan Pengendalian Batasan 117 Tabel 4.9 Metrik Temuan Audit Pengendalian Batasan 118 Tabel 4.10 Program Kerja Audit Pengendalian Masukan 120 Tabel 4.11 Kuesioner Pengendalian Masukan 123 Tabel 4.12 Metrik Penilaian Resiko dan Pengendalian Masukan 128 Tabel 4.13 Metrik Temuan Audit Pengendalian Masukan 129 Tabel 4.14 Program Kerja Audit Pengendalian Keluaran 130 Tabel 4.15 Kuesioner Pengendalian Keluaran 132 Tabel 4.16 Metrik Resiko dan Pengendalian Keluaran 136 Tabel 4.17 Metrik Temuan Audit Pengendalian Keluaran 137 Tabel 4.18 Program Kerja Audit Pengendalian Basis Data 139 Tabel 4.19 Kuesioner Pengendalian Basis Data 141 Tabel 4.20 Metrik Resiko dan Pengendalian Basis Data 144 Tabel 4.21 Metrik Temuan Audit Pengendalian Basis Data 145 xiii
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Flow C hart Online General Ledger 14 Gambar 2.2 COSO Internal Control Model 24 Gambar 2.3 Metrik Penilaian Resiko 42 Gambar 2.4 Metrik Penilaian Pengendalian 45 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Volensa Indonesia 65 Gambar 3.2 Flow Chart Sistem Informasi General Ledger pada PT. Volensa Indonesia 75 Gambar 3.3 Tampilan Layar Sales Order 76 Gambar 3.4 Tampilan layar Batch Sales Transaction 76 Gambar 3.5 Tampilan Layar Sales Transaction 77 Gambar 3.6 Tampilan Layar A/R Receipt Transaction 77 Gambar 3.7 Tampilan Layar Purchase 78 Gambar 3.8 Tampilan Layar Batch Purchase Transaction 78 Gambar 3.9 Tampilan Layar Purchase Transaction 79 Gambar 3.10 Tampilan Layar A/P Payment Transaction 79 Gambar 3.11 Tampilan Layar Journal Transaction 80 Gambar 3.12 Tampilan Layar Laporan General Ledger 80 Gambar 3.13 Tampilan Layar Laporan Keuangan 81 Gambar 3.14 Design View pada Tabel Header General Ledger 82 Gambar 3.15 Design View pada Tabel Detail General Ledger 83 Gambar 3.16 Relationship Aplikasi General Ledger 84 xiv
Gambar 3.17 Tabel-tabel dalam Database 95 Gambar 4.1 Tampilan Layar Login Akses 100 Gambar 4.2 Tampilan Layar Mengubah Password 100 Gambar 4.3 Tampilan Layar Konfirmasi Invalid Password 114 Gambar 4.4 Tampilan Layar Pembatasan Hak Akses 114 Gambar 4.5 Tampilan Layar Konfirmasi Duplikasi Penomoran 126 Gambar 4.6 Tampilan Layar Sales Order 126 xv
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Tampilan Menu Master File L1 Lampiran 2 Tampilan Menu General Ledger L1 Lampiran 3 Tampilan Menu Sales-AR L2 Lampiran 4 Tampilan Menu Purchase-AP L2 Lampiran 5 Tampilan Menu Inventory Control L3 Lampiran 6 Tampilan Menu Report L3 Lampiran 7 Tampilan Menu Report Generator L4 Lampiran 8 Tampilan Menu Financial Reports L4 Lampiran 9 Tampilan Menu Laporan Persediaan Barang L5 Sales Order Sales Invoice Faktur Pajak Standar Delivery Order Purchase Order Faktur Surat Pengantar Barang Laporan Penerimaan Barang Payment Voucher Summary of Salary Summary General Ledger xvi
Chart of Account Income Statement Balance Sheet Nilai Persediaan Barang xvii