Tugas : Take Home Ujian Akhir Triwulan Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc RESUME BUKU MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS 10/E (O BRIEN/MARAKAS) CHAPTER 14: ENTERPRISE AND GLOBAL MANAGEMENT OF INFORMATION TECHNOLOGY oleh: Evy Fachraini Winniasri P.056111481.48 PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012 1
Resume Chapter 14: Enterprise and Global Management of Information Technology Buku Management Information Systems 10/e Penulis O Brien/Marakas Sistem dan teknologi informasi merupakan sumberdaya bisnis penting yang harus dikelola dengan benar dalam memastikan keberhasilan atau yang memberi kontribusi pada kegagalan usaha bisnis strategis perusahaan. Dalam mengelola teknologi informasi dilakukan terhadap ketiga komponen utamanya yaitu (Gambar 1): 1. Strategi Bisnis dan Teknologi Informasi (TI) Pengelolaan pengembangan dan implementasi strategi bisnis dan TI berada dibawah tanggung jawab CEO dan CIO (Chief Information Officer) dengan dibantu oleh para manajer bisnis dan pakar TI menggunakan TI untuk mendukung prioritas strategis bisnis perusahaan mulai dari perencanaan yang sejalan dengan tujuan perusahaan hingga evaluasi proyek bisnis TI. 2. Pengembangan Aplikasi dan Teknologi Bisnis Area ini merupakan tanggung jawab utama CIO dan CTO (Chief Technology Officer) yang melibatkan pengelolaan proses pengembangan sistem informasi dan implementasi serta penelitian ke dalam penggunaan bisnis strategis atas teknologi informasi baru. 3. Organisasi Teknologi Informasi dan Infrastrukturnya CIO dan manajer TI berbagi tanggung jawab untuk mengelola pekerjaan pakar TI yang diatur dalam berbagai tim proyek dan subunit organisasi lain, mengelola infrastruktur TI dari hardware, software, database, jaringan telekomunikasi dan sumberdaya TI lain. 2
Gambar 1. Komponen utama manajemen teknologi informasi Dalam organisasi bisnis diawali suatu perencanaan bisnis/ti yang berfokus pada penemuan inovatif dengan melibatkan nilai pelanggan perusahaan dan tujuan nilai bisnis perusahaan dengan berfokus pada tiga komponen utama yaitu: 1. Pengembangan strategi, yang terkait visi bisnis perusahaan misalnya sistem e-business inovatif. 2. Manajemen sumberdaya, salah satunya melalui outsourcing atas sumberdaya TI termasuk personel TI, hardware, software, data, dan jaringan. 3. Arsitektur teknologi, yang meliputi platform teknologi (internet, intranet, ekstranet, sistem komputer, software dan lainnya yang mendukung e-business dan e-commerce perusahaan), sumberdaya data, arsitektur aplikasi (integrasi ERP dan CRM), organisasi TI (bergantung pada filosofi manajerial dan strategi bisnis). Dalam mengelola fungsi sistem informasinya, perusahaan-perusahaan memiliki berbagai teknik berbeda-beda. Terdapat beberapa perusahaan yang membentuk fungsi sistem informasinya masuk dalam anak perusahaan SI yang menawarkan layanan SI ke organisasi eksternal serta induk perusahaan sendiri. Perusahaan lain membentuk unit bisnis yang terkait internet dan TI dalam unit bisnis terpisah. Ada pula perusahaan lain yang mengontrakkan keluar (outsourcing) dengan mengalihkan semua bagian dari operasi SI perusahaan ke kontraktor luar (integrator sistem). Masing-masing teknik tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan berbeda-beda. Beberapa kasus di perusahaan yang mengalami kegagalan mengelola manajemen TI umumnya karena perusahaan belum menggunakan TI secara efektif dan efisien misalnya: 1. Beberapa perusahaan hanya berfokus untuk mengkomputerisasi proses bisnis tradisional, dimana seharusnya TI yang telah dimiliki digunakan untuk mengembangkan lebih lanjut terkait sistem e-business, e-commerce dan pendukung keputusan lain berbasis Web yang melibatkan pelanggan, pemasok dan mitra bisnis. 2. Pakar TI atau konsultan mengelola proyek pengembangan aplikasi dengan tidak benar sehingga SI memberikan respon yang lama dan sering kali mati. Untuk itu sebagai solusi dari kegagalan dalam fungsi sistem informasi tersebut maka diperlukan keterlibatan tingkat manajerial dan pemakai akhir yang ekstensif dan berarti. Dengan adanya intervensi para manajer bisnis dalam keterbukaan fungsi sistem informasi dan praktisi bisnis dalam pengembangan aplikasi sistem informasi, diharapkan akan membentuk 3
respons dari manajemen atas berbagai tantangan dalam meningkatkan nilai bisnis teknologi informasi. Dalam melakukan manajemen TI global (Gambar 2), langkah awal yang harus diperhitungkan yaitu tantangan budaya (bahasa, agama, kebiasaan, gaya bekerja, hubungan bisnis), politik (regulasi berbeda antarnegara), dan geoekonomi (perbedaan lokasi, biaya hidup dan tenaga kerja antarnegara) yang sedang terjadi di masyarakat internasional. Selanjutnya dilakukan pengembangan strategi bisnis dan TI yang tepat untuk pasar global, kemudian dilanjutkan dengan pengembangan portofolio aplikasi bisnis (hardware, software dan teknologi berbasis internet), metode manajemen data yang baik yang pada akhirnya pengembangan sistem yang ada menghasilkan sistem informasi global yang sesuai tujuan perusahaan. Gambar 2. Dimensi-dimensi utama manajemen teknologi Informasi Global Terkait pengembangan strategi bisnis dan TI, saat ini perusahaan yang beroperasi secara internasional telah bergeser menuju strategi bisnis dan TI lintas negara yang bercirikan antara lain: 1) Operasi bisnis virtual melalui persekutuan global; 2) pasar dunia dan penyamaan massal; 3) e-commerce dan layanan pelanggan global; 3) produksi yang transparan; 4) Rantai pasokan dan logistik global; 5) manajemen sumberdaya yang dinamis; 6) teknologi informasi yang terkonsolidasi secara logis, fisik terdistribusi dan dihubungkan dengan internet; 7) sumberdaya data bersama diseluruh dunia; 8) Aplikasi internet, intranet, ekstranet dan aplikasi yang dijalankan melalui web; 9) adanya kebijakan dan standar TI lintas negara. Adanya strategi bisnis dan TI lintas negara memiliki berbagai konsekuensi yang harus dihadapi perusahaan, antara lain: 4
1. Aplikasi TI bergantung pada penggerak bisnis global yang terdiri dari: a) Pelanggan global, yaitu orang-orang yang bepergian kemana saja ataupun perusahaan dengan operasi global dimana kebutuhan akan layanan yang cepat dan nyaman bagi mereka dapat dipenuhi oleh TI. b) Produk global, adanya produk yang sama di seluruh dunia memungkinkan TI membantu mebgelola pemasaran dan pengendalian kualitas di seluruh negara. c) Operasi global, terkait bagian operasi tertentu yang ditugaskan di anak perusahaan dapat dimungkinkan jika TI global yang mendukung fleksibilitas geografisnya. d) Sumberdaya global, dimana distribusi perlengkapan, fasilitas dan orang-orang diantara anak perusahaan dibagi dari perusahaan glonal. Teknologi informasi memungkinkan menelusuri pembagian sumberdaya tersebut. e) Kerjasama global, pengetahuan dan keahlian mitra kerja dapat diakses cepat dengan bantuan TI. 2. Standarisasi infrastruktur TI global, terkait dengan pengelolaan hardware, software, sumberdaya data, jaringan telekomunikasi dan fasilitas komputasi yang seragam pada berbagai anak perusahaan di berbagai negara. Dalam mengelola sumberdaya dan komunikasi data perlu diperhatikan berbagai isu sebagai berikut: a. Isu manajemen jaringan, terkait peningkatan efisiensi operasional jaringan dan pengendalian keamanan komunikasi data. b. Isu peraturan, terkait larangan aliran data lintas batas negara, peraturan telekomunikasi internasional, politik internasional. c. Isu teknologi, terkait infrastruktur jaringan antar negara,dan integrasi teknologi internasional. d. Isu yang berorientasi pada negara, terkait rekonsiliasi perbedaan nasional dan struktur pajak internasional. 3. Internet sebagai standar TI global, memberi saluran interaktif berbiaya rendah untuk komunikasi dan pertukaran data dengan para karyawan, pelanggan, pemasok, distributor yang tersebar diseluruh dunia, dapat memperluas pangsa pasar, dan meningkatkan margin laba. Berbagai tantangan platform teknologi informasi global diantaranya yaitu: 1. Hambatan Hardware - Harga yang tinggi - Adanya beban pajak yang memberatkan. 5
- Pembatasan impor - Adanya time lag terkait persetujuan pemerintah - Keterbatasan jasa perbaiakn dan suku cadang hardware tingkat lokal. - Keterbatasan dokumentasi terkait kondisi spesifik lokasi. 2. Hambatan software - Software yang tidal kompatibel untuk semua sistem komputer, misalnya antara Uni Eropa dengan Asia dan Amerika Serikat. - Keharusan menggunakan software berlisensi yang berharga cukup tinggi sehingga membatasi pengguna sistem informasi untuk mengeksplor berbagai software. Operasi bisnis global yang semakin berkembang telah melahirkan isu-isu akses data global seiring dengan pesatnya pertumbuhan internet dan e-commerce. Salah satunya tentang aliran data lintas negara (Transborder Data Flow TDF) yang merupakan aliran data melintasi batas internasional melalui jaringan telekomunikasi sistem informasi global. Banyak prokontra terkait hal in antara lain: 1. TDF dianggap melanggar status kemerdekaan mengingat aliran data lintas negara dinilai menghindari peraturan dan bea cukai untuk impor atau ekspor barang jasa. 2. TDF melanggar hukum karena melindungi industri TI lokal dan tenaga kerja lokal dari persaingan. 3. Dari sisi politik, TDF dianggap mempengaruhi pergerakan keluar dari negara atas data personal e-commerce, dan aplikasi SDM. 4. Di Eropa, TDF dinilai melanggar hukum privasi mengingat data mengenai individu dipindahkan keluar dari negara tanpa penjagaan privasi yang jelas. Sebagai solusi sementara masalah ini, terdapat suatu kesepakatan privasi data antara Uni Eropa dengan USA yang memberi pelabuhan yang aman dimana berbagai perusahaan e-commerce internasional dapat bergabung dalam program mandiri yang memberi pelanggan Eropa informasi dasar mengenai bagaimana data personal mereka dipergunakan. Beberapa persyaratan dalam kesepakatan itu antara lain: a. Pemberitahuan tujuan dan penggunaan data yang dikumpulkan b. Kemampuan untuk menolak distribusi data ke pihak ketiga c. Akses untuk pelanggan atas informasi mereka d. Keamanan, integritas data dan penegakkan ketetapan yang memadai. Selain isu terkait TDF, isu lain terkesan lebih ekstrim yaitu adanya negara-negara yang melarang adanya akses internet. Diketahui bahwa terdapat setidaknya 45 negara yang 6
membatasi warga negara mereka untuk mengakses internet, dimana bentuk pembatasannya dapat berupa sebagai berikut: 1. Biaya akses tinggi untuk pemerintah Kazakhstan dan Kyrgystan. 2. Akses yang diawasi pemerintah Cina, Iran, Arab saudi, Azerbaijan, Uzbekistan. 3. Akses yang disaring pemerintah Belarus, Kuba, Irak, Tunisia, Leone, Tajikistan, Turkmenistan, Vietnam. 4. Akses publik tidak diijinkan Birma, Libia, Korea Utara, sudan, Siria. Berbagai pembatasan tersebut menjadi isu bisnis karena menghambat pertumbuhan e- commerce. Pelarangan internet bukanlah kebijakan yang tepat bahkan dapat merugikan peluang negara mereka mencapai pertumbuhan ekonomi dan kesejahteraan. Adanya internet dapat meningkatkan pangsa pasar, menurunkan biaya komunikasi dan distribusi yang apada akhirnya dapat meningkatkan profit perusahaan. Pengembangan sistem global juga tidak lepas dari berbagai isu-isu yang kontroversi antara lain: 1. Tantangan mengembangkan aplikasi yang efisien, efektif dan responsif di seluruh negara didunia yang menggunakan sistem e-business global. 2. Gangguan yang disebabkan aktivitas implementasi sistem dan pemeliharaannya. 3. Kelebihan dan kelemahan antara mengembangan satu sistem yang dapat berjalan di multikomputer dan standar sistem operasi atau membiarkan setiap situs lokal menyesuaikan software sesuai kebutuhan masing-masing. 4. Standarisasi global tentang definisi data terkait perbedaan bahasa, budaya, standar teknologi. Dalam rangka mengatasi berbagai tantangan pengembangan sistem yang timbul dalam TI global tersebut maka dapat dilakukan beberapa strategi pengembangan sistem yaitu: 1. Mengubah aplikasi yang digunakan oleh kantor induk ke dalam aplikasi global. 2. Membuat tim pengembangan multinasional yang terdiri dari orang-orang penting dari beberapa anak perusahaan untuk memastikan desain sistem sesuai kebutuhan situs lokal dan kantor pusat perusahaan. 3. Pengembangan paralel mengingat bagian-bagian dari sitem yang ditugaskan ke anak perusahaan yang berbeda dan kantor induk untuk mengembangkan pada saat yang bersamaan, berdasarkan pada keahlian dan pengalaman setiap lokasi. 7
4. Dengan konsep center of excellence, seluruh sistem dapat ditugaskan untuk pengembangan anak perusahaan tertentu berdasarkan keahlian dalam dimensi bisnis atau teknis. 5. Strategi terakhir yang berkembang belakangan ini yaitu dengan melakukan outsourcing kegiatan pengembangan ke perusahaan pengembangan global yang memiliki keahlian dan pengalaman yang tepat untuk mengembangkan aplikasi IT global. 8