Enterprise Systems For Management

Transkripsi

1 Enterprise Systems For Management Chapter 1 Introduction To Enterprise Systems For Management Information Systems in Organization Sistem informasi berhubungan dengan software,hardware, data dan proses. Peran system informasi adalah mengolah data menjadi informasi dengan menggunkana teknologi informasi, proses bisnis dan sumber daya manusia. Dnegan demikian dapat dikatakan teknologi informasi adalah sistem informasi. Pada sistem perusahaan manufaktur merupakan proses mengubah bahan-bahan mentah menjadi bahan baku jadi. Secara umum, tujuan dari sistem informasi adalah untuk mengkonversi data menjadi informasi yang berguna. Sistem informasi umumnya menggunakan model tiga tahap input, proses, dan output. Pada tahap input,mencari data dan menerjemahkan menjadi informasi menjadi dapat dibaca. Data tersebut kemudian masuk pada tahap proses, dimana data tersebut di proses sesuai dengan peraturan dan prosedur yang ada di dalam software. Kemudian data yang telah di proses diperoleh output yang telah memiliki arti dan dapat digunakan oleh setiap orang sebagai informasi.

2 Peran IS Pada Perusahaan Setiap peraturan karyawan dan lapisan management memiliki memiliki kebutuhan informasi yang berbeda. Dengan demikian, tidak ada sistem informasi tunggal dapat mendukung semua kebutuhan bisnis. Pada Gambar 1-3 menunjukkan tingkat manajemen dan kebutuhan informasi yang sesuai dengan tingkatan tersebut. Manajemen umumnya dikategorikan menjadi tiga tingkatan: strategic, middle atau midmanagement, dan operasional. Pada tingkat strategic, fungsi yang sangat terstruktur dan sumber daya yang tidak terdefinisi. Sedangkan pada tingkat operasional fungsinya sangat terstruktur dan sumber daya yang telah ditetapkan.pada tingkat middle semua nya tergantung pada ukuran hirarki dan organisasi. Pada Gambar 1-3 menggambarkan kebutuhan informasi pada setiap tingkat manajemen. Kebutuhan kuantitatif pada level strategic jauh lebih sedikit daripada tingkat operasional.namun, kualitas informasi yang dibutuhkan di level strategic membutuhkan pengolahan yang canggih. Informasi SILO dan Sistem yang terintegrasi. Di lingkungan global yang kompetitif saat ini, organisasi akan merasa sangat sulit untuk beroperasi dan bertahan dengan sistem informasi silo. Organisasi harus gesit dan fleksibel, dan akan membutuhkan data dari sistem informasi. Sistem ini perlu memiliki data yang terintegrasi, aplikasi, dan sumber daya dari seluruh organisasi. Sistem yang terintegrasi dibutuhkan untuk fokus pada pelanggan, untuk memproses efisiensi, dan membantu membangun tim bersama-sama dari bidang fungsional yang berbeda. Bisnis yang kompetitif saat ini adalah cross-fungsional, dinamis, dan global. Untuk bersaing secara efektif di pasar saat ini, organisasi harus berfokus pada pelanggan dan biaya yang rendah. Sistem terintegrasi adanya kerjasama cross-fungsional antara akuntansi, pemasaran, dan departemen lain dari organisasi. Hal ini telah menyebabkan penciptaan Unit Bisnis (BU) dalam organisasi yang mengintegrasikan personel dari berbagai unit fungsional untuk bekerja bersama-sama pada berbagai proyek dalam sebuah organisasi.

3 Enterprise Resource Planning (ERP) Systems Apa itu ERP? Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah generasi pertama dari sistem perusahaan yang tujuannya adalah untuk mengintegrasikan data menemukan dan lengkap dalam mendukung semua fungsi utama dari organisasi. Pada Gambar 1-4 sistem informasi yang terintegrasi terlihat ada beberapa fungsi pendukung perusahaan seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, dan produksi persyaratan organisasi. Hal ini memungkinkan untuk real-time data mengalir antara aplikasi fungsional. Tujuan ERP adalah untuk membuat arus informasi yang cepat dan dinamis,karena akan meningkatkan kegunaan dan nilai informasi. Selain itu, sistem ERP bertindak sebagai repositori pusat menghilangkan redundansi data dan menambahkan fleksibilitas. Beberapa alasan perusahaan memilih untuk menerapkan sistem ERP adalah kebutuhan untuk meningkatkan pasokan efisiensi rantai, meningkatkan akses pelanggan untuk produk dan layanan, mengurangi biaya operasional, respon lebih cepat kepasar, dan ekstrak intelijen bisnis dari data. Tujuan lain dari ERP adalah untuk mengintegrasikan departemen dan fungsi seluruh organisasi ke infrastruktur tunggal yang melayani kebutuhan masingmasing departemen. Hal tersebut sulit, mengingat setiap karyawan memiliki kebutuhan yang sangat berbeda dari karyawan lainnya. Evaluasi dari ERP Evaluasi ERP dari tahun dapat dilihat pada Table 1-1 dibawah ini :

4 Peran ERP pada Bisnis Peran dari ERP dalam bisnis selain integrasi aplikasi fungsional dan organisasi,peran ERP adalah untuk lebih memposisikan organisasi untuk mengubah proses bisnisnya. Seperti yang telah didefinisikan, proses bisnis adalah serangkaian kegiatan untuk mencapai fungsi atau tujuan bisnis.. Sebuah organisasi memiliki dua pilihan ketika mengimplementasikan ERP yaitu mengubah proses bisnis untuk disesuaikan dengan software atau memodifikasi ERP software sesuai dengan proses bisnis yang ada. Konsekuensi dari memilih

5 salah satu opsi memiliki dampak jangka panjang pada organisasi dan kinerja karyawan, pelanggan, dan stakeholder. Komponen Sistem ERP Pada Gambar 1-5 sistem ERP sama seperti sistem informasi yang memiliki komponen yang seperti perangkat keras, perangkat lunak, database, informasi, proses, dan orang. Komponen-komponen ini bekerja sama untuk mencapai tujuan, serta proses bisnis organisasi tersebut secara efektive dan efisien. Sebuah sistem ERP tergantung pada perangkat keras (yaitu, server dan peripheral), software (yaitu, sistem operasi dan database), informasi (yaitu, data organisasi dari internal dan sumber eksternal), proses (yaitu, proses bisnis, prosedur, dan kebijakan), dan orang-orang (yaitu, pengguna akhir dan staf TI) untuk melakukan tahapan input, proses, dan output dari sistem. Tujuan dasar dari ERP adalah untuk melayani organisasi dengan mengkonversi data menjadi informasi yang berguna untuk semua pemangku kepentingan organisasi. Pada Gambar 1-6, masing-masing komponen pada setiap layer harus mendukung efisiensi layer lainnya.pendekatan layer juga menyediakan kemampuan untuk mengubah lapisan secara signifikan tanpe mempengaruhi lapisan lainnya. Hal ini dapat membantu organisasi menurunkan pemeliharaan jangka panjang dari penerapan ERP. Arsitektur ERP Arsitektur ERP terdiri dari 2 jenis, yaitu arsitektur logic(gambar 1,8) dan arsitektur fisik tiered (gambar 1,9). Arsitektur logis berfokus untuk mendukung kebutuhan pengguna akhir, sedangkan arsitektur fisik berfokus pada efisiensi sistem. Arsitektur logis menyediakan skema database entitas dan hubungan di tingkat terendah, diikuti oleh proses bisnis inti. logika bisnis ditangani oleh sistem pada lapis

6 kedua. Tingkat ketiga memberikan rincian pada aplikasi yang mendukung berbagai fungsi bisnis dibangun untuk sistem ERP. Para pengguna akhir tidak pernah melihat pertama dan kedua tingkatan karena mereka berinteraksi dengan klien-pengguna melalui aplikasi antarmuka IER yang menyediakan akses aplikasi fungsional. E-Bussiness dan ERP 1. EBusiness fokus teknologi menghubungkan perusahaan dengan mitra eksternal dan pemangku kepentingan, sedangkan ERP fokus telah di mengintegrasikan silo fungsional dari sebuah organisasi ke dalam aplikasi enterprise. ERP mengintegrasikan proses bisnis di seluruh fungsional organisasi dan menyediakan repositori pusat dari semua perusahaan data, informasi, dan knowledge,sehingga meningkatkan efisiensi organisasi dan produktivitas pekerja. 2. EBusiness adalah disruptive technology, sedangkan ERP adalah adaptive technology. Ketika terjadi gangguan dalam strategi organisasi, struktur, kekuatan, dan sejenisnya. ERP muncul sebagai adaptor dengan menggabungkan pengolahan data dan integrasi. Dengan demikian,walaupun ebusiness menyebabkan banyak gangguan dalam bisnis, ERP membantu bisnis bertahan dengan beradaptasi dengan gangguan tersebut.

7 Manfaat dan Keterbatasan ERP Manfaat dan keterbatasan sistem ERP adalah: Integrasi data dan aplikasi di bidang fungsional organisasi (yaitu, data dapat dimasukkan sekali dan digunakan oleh semua aplikasi dalam organisasi meningkatkan akurasi dan kualitas data). Perawatan dan dukungan dari sistem meningkatkan sebagai staf IT terpusat dan dilatih untuk mendukung kebutuhan pengguna di seluruh organisasi. Konsistensi antarmuka pengguna di berbagai aplikasi,karyawan,pelatihan, produktivitas yang lebih baik, dan pekerjaan antar fungsionalitas. Keamanan data dan aplikasi ditingkatkan karena kontrol yang lebih baik dan sentralisasi hardware, software, dan jaringan. Kompleksitas instalasi, konfigurasi, dan memelihara sistem meningkat sehingga membutuhkan sumber daya TI khusus staf, hardware, jaringan, dan perangkat lunak. Konsolidasi hardware IT, software, dan orang-orang sumber rumit dan sulit untuk dicapai. Data konversi dan transformasi dari sistem lama ke sistem baru merupakan proses yang sangat membosankan dan kompleks. Pelatihan kembali staf TI dan personil untuk sistem ERP baru dapat menghasilkan resistensi dan mengurangi produktivitas beberapa waktu. Manfaat dan Keterbatasan sistem bisnis ERP adalah: Berbagi informasi di seluruh departemen fungsional sehingga karyawan dapat berkolaborasi dengan mudah dengan satu sama lain dan bekerja dalam tim. Menghubungkan dan bertukar informasi secara real-time dengan supplier yang dapat meningkatkan efisiensi dan biaya yang lebih rendah. Kualitas layanan pelanggan yang lebih baik dan lebih cepat sebagai arus informasi baik. Efisiensi proses bisnis ditingkatkan karena rekayasa ulang proses bisnis fungsi organisasi. Pelatihan kembali dari semua karyawan dengan sistem baru mahal Perubahan peran bisnis dan departemen dapat membuat perlawanan terhadap sistem baru. Pengurangan waktu siklus dalam rantai pasokan dari pengadaan bahan baku untuk produksi, distribusi, pergudangan. Implementasi ERP Sistem ERP terus merubah dan berkembang untuk menyediakan organisasi dengan cara baru dilihat dari proses bisnis dan pengambilan keputusan. Oleh karena itu sebelum menerapkan sistem ERP,organisasi harus merencanakan dan mengerti siklus hidup sistem ini. ERP Lifecycle Metodologi implementasi ERP melalui tahap-tahap seperti pada gambar Tahap-tahap tersebut di dukung oleh fungsional, technical dan perubahan management.

8 Strategi Implementasi ERP Menerapkan sistem ERP terlebih dahulu mempertimbangkan proses bisnis saat ini dan perubahan proses proses berdasarkan fungsi sistem baru. Jika proses bisnis tidak dianalisis dan dibandingkan maka pada pelaksanaannya akan membutuhkan modifikasi sistem yang signifikan setelah implementasi.sistem ERP yang dimodifikasi adalah untuk menyesuaikan dengan proses bisnis dari setiap organisasi. Pemilihan Software dan Vendor Sistem ERP terdiri dari aplikasi computer yang mendukung dan menghubungkan semua aspek dari suatu organisasi,proses bisnis dan menawarkan link kepada pelanggan dan suppliers. Data mengalir dengan bebas dan terintegrasi secara "real time." Pemilihan vendor pada sistem ERP membuat organisasi harus menemukan vendor yang sesuai untuk kebutuhan operasional. Sebelum memilih vendor, organisasi harus hati-hati mengevaluasi vendor. Vendor yang perlu dievaluasi adalah sebagai berikut: Vendor memiliki Fungsi bisnis atau modul didukung oleh software. Fitur dan integrasi kemampuan software Kelayakan keuangan dari vendor serta lamanya berbisnis. kebijakan lisensi dan upgrade Layanan pelanggan Total biaya kepemilikan Kebutuhan infrastruktur TI Integrasi software pihak ketiga Dukungan sistem integrasi Jasa konsultasi dan pelatihan Tujuan masa depan dan rencana untuk jangka pendek dan jangka panjang Operation Dan Post-Implementation Setelah di implementasi terdapat proses stabiisasi. Stabilisasi adalah waktu dari implemantasi awal sampai 90 hari setelah penerapan awal atau sampai sejumlah isu dan masalah telah berkurang. Sebuah

9 respon yang efektif untuk masalah stabilisasi akan menentukan seberapa baik sistem diterima oleh pengguna akhir dan manajemen. Lima daerah stabilisasi yang penting: 1. Pelatihan untuk end-user 2. Dukungan reaktif (yaitu, bantuan meja untuk troubleshooting) 3. Dukungan audit untuk membuat kualitas data memastikan tidak terganggu oleh sistem baru 4. Data memperbaiki untuk menyelesaikan masalah migrasi data dan kesalahan yang diungkapkan oleh audit 5. Fitur baru dan fungsi untuk mendukung kebutuhan yang berkembang dari organisasi Pople And Organization Project Management Seorang manajer proyek harus didorong oleh proses dan memahami nilai metodologi implementasi. Project management memiliki peran penting dalam implementasi sistem ERP. Project manajemen untuk memahami dan mengkomunikasikan sistem ERP. Role Of Consultant Perkembangan implementasi,rencana, perkiraan anggaran, dan tenggang waktu sangat penting untuk keberhasilan sebuah project.sebelum mencoba untuk menerapkan sistem ERP,organisasi harus menilai kemampuan organisasi.model yang digunakan untuk membantu organisasi memahami dan menilai kemampuan bahwa: Capability Maturity Model. Model ini memiliki lima tingkat kemampuan organisasi. Change Management. Perubahan management perlu dilakukan dalam melaksanakan setiap sistem baru, berkomunikasi, mempersiapkan, dan mendukung pelaksanaannya.selain itu mengkomunikasikan, memahami proses bisnis merupakan hal yang mendukung suksesnya system ERP di setiap organisasi Bisnis Processing Reengineering Ketika bisnis proses reengiering sering terjadi proses bisnis perlu diubah untuk menggunakan fungsi dari system ERP sepenuhnya. Cara terbaik adalah untuk membuat jelas kepada klien dan pengguna bahwa proses akan perlu diubah, disesuaikan, atau diadaptasi sebagai sistem ERP diimplementasikan. Global, Ethical, dan Keamanan Management Antara tahun , industri TI telah mengalami globalisasi secara besar-besaran. Outsourcing dan offshoring telah menjadi tema umum di semua industri ketika datang ke pengembangan, pemeliharaan, dan dukungan IT. Globalisasi telah berdampak sistem ERP dalam banyak cara. Pertama, mayoritas Vendor ERP yang global. Kedua, Implemantasi ERP memiliki kantor global dan staf untuk membantu klien dalam proyek implementasi ERP di seluruh dunia dan beberapa konsultan yang muncul dari berbagai negara. Seiring dengan modul tambahan, organisasi yang menerapkan ERP membutuhkan layanan keamanan untuk mengatur akses dan mengontrol sistem ERP dan mengembangkan program

10 keamanan di organisasi untuk membantu staff dan manajemen memahami keseriusan pelanggaran keamanan dalam sistem ERP. ERP Vendors Key Vendors Persaingan antar vendor ERP telah menjadi sengit, merger dan akuisisi telah menjadi tren terbaru. Key Vendor ERP adalah i. E., SAP, PeopleSoft, Oracle,Microsoft, dan Ifor. Dengan banyak nya vendor tersebut, setiap organisasi dapat memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan setiap organisasi. Software Extensions And Trends. Fokus ERP selalu pada manajemen rantai pasokan dan organisasi yang beralih ke teknologi Internet dan berbasis Web. Vendor ERP memperluas fungsi mereka untuk menambahkan, menghargai dan mendukung kebutuhan organisasi baru dari manajemen kepatuhan, dukungan pelanggan, global supplaychain, dan seperti platform teknologi muncul sebagai open source perangkat lunak dan Service- Oriented Arsitektur (SOA). Ke depan, implementasi SOA wi akan terus tumbuh sebagai faktor dalam ERP keputusan pembelian karena vendor menggunakan pemasaran kreatif dan strategi dibandingkan membeli apa yang saat ini tersedia. Implication and Management Manajer menerapkan sistem ERP di perusahaan mereka harus ingat bahwa Implementasi sistem ERP merupakan kegiatan organisasi yang kompleks. Dengan implementasi sistem ERP maka kesalahan dapat terjadi. Hal ini penting untuk mengevaluasi dan belajar dari keberhasilan dan kegagalan. Mengelola risiko adalah mengenai menjaga fokus proyek dan komunikasi yang jelas di seluruh organisasi. Implementasi sistem ERP membutuhkan pandangan project manajemen yang kuat. Implementasi ERP harus terus dievaluasi untuk status project, efektivitas, dan risiko untuk oranisasi tersebut. Manajer yang sukses harus memiliki keterampilan baik dalam fasilitasi dan komunikasi dalam mengelola perubahan organisasi. Sistem ERP ditingkatkan dan ditambahkan fungsi untuk sebuah organisasi. Sistem ERP menciptakan keuntungan dengan menghemat biaya, meningkatkan margin keuntungan, dan pertumbuhan perusahaan. Proses bisnis dan data yang terintegrasi disediakan untuk meningkatkan pelaporan strategis untuk perencanaan dan pengambilan keputusan.penggunaan Web menciptakan akses ke masyarakat dan pelanggan tetap. Manajemen harus mengembangkan dan mengkomunikasikan visi bisnis strategis jangka panjang untuk menentukan bagaimana sistem ERP akan mengubah atau meningkatkan bisnis. Setiap bagian dari organisasi akan terlibat atau dipengaruhi oleh sistem ERP seperti staf teknis, analis fungsional, atau pengguna akhir. Implementasi sistem ERP akan terus menerus berkembang secara cepat.