SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI STUDI KASUS PADA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA DAN SISTEM INFORMASI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI STUDI KASUS PADA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA DAN SISTEM INFORMASI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Naskah Publikasi Diajukan oleh Aditya Rizky Dinna Cahya 09.12.3532 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA DAN SISTEM INFORMASI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA DAN SISTEM INFORMASI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Aditya Rizky Dinna Cahya Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT A Student Association has an important role in helping meet the needs of students majoring in related student services. The set serves as an intermediary between students and majors in the delivery of their aspirations. Because it can not be denied, aspirations of students is required by the department in order to improve the quality of education in the majors. Aspiration is more directed in the form of scholarly activity is to improve the quality of students. But in practice, the Association has many obstacles in the service of student aspirations. So, not all the aspirations of these students could be channeled to the majors. That is because the day-to-day operations, are still using manual systems are very susceptible to various problems. In organizing activities for example, often have no information constraints Inventory items are available that inhibit the procurement of supplies and equipment to support activities. Current technological developments, it is possible to create an information system that could be a solution to the problem at hand. Stewardship of management information data collection system is a software that is built to solve the above problems. So the service can be up to the aspirations of students in the stewardship and management could be better organized. Keywords: Information, Information Systems, Management, Management of Data Collection

1. Pendahuluan Sebuah organisasi atau perusahaan akan mampu bersaing dan bertahan di tengah perkembangan teknologi yang sangat pesat seperti saat ini dengan menguasai atau menerapkan sistem informasi. Penerapan sistem informasi berbasis komputerisasi akan sangat membantu proses manajemen di perusahaan atau organisasi tersebut dapat berjalan baik. Selain itu juga memudahkan tercapainya tujuan atau visi dari organisasi atau perusahaan tersebut. Namun dalam pelaksanaan, sering kali himpunan mengalami berbagai kendala dalam penyelenggaraan kegiatan dalam rangka mewujudkan aspirasi tersebut. Sehingga menyebabkan tidak semua aspirasi yang masuk bisa tersalur atau disampaikan ke jurusan. Hal tersebut dikarenakan dalam operasional sehari-hari, masih menggunakan sistem manual yang sangat rentan dengan kesalahan. Sebagai contoh dalam penyelenggaraan kegiatan, tidak adanya data barang inventaris yang akurat bisa menjadi kendala. 2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi 2.1.1. Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan itu dapat disebut menciptakan nilai dengan mengkombinasikan sumber daya dengan cara-cara tertentu. 2.1.2. Karakteristik Sistem Menurut Hanif Al Fatta (2007) membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain dilihat dari karakteristik sistem yang terdiri dari : batasan, lingkungan, masukan, keluaran, komponen, penghubung, penyimpanan. 2.1.3. Pengertian Informasi Menurut Davis (1999), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. 2.1.4. Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem informasi didefinisikan sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksis harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.1.5. Komponen Sistem Informasi Menurut Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: Perangkat keras, perangkat lunak, database, telekomunikasi, manusia, prosedur. 2.2. Konsep Arsitektur Sistem 2.2.1. Sistem Tunggal/Mandiri Pada arsitektur ini, DBMS, basis data, dan aplikasi basis data diletakkan pada mesin atau komputer yang sama, dengan demikian hanya satu orang (single user) yang bisa mengakses sistem dengan arsitektur ini. 2.2.2. Sistem Tersentralisasi Arsitektur pada sistem ini terdiri atas sebuah mesin server dan sejumlah terminal (yang digunakan sebagai tempat berinteraksi user dengan sistem). 2.2.3. Sistem Client Server Client berisi aplikasi basis data dan server berisi DBMS dan basis data pada komputer berbeda. Setiap pekerjaan yang dilakukan user akan diproses oleh client terlebih dahulu. Client akan berusaha menyelesaikan semua pekerjaan oleh client sendiri. Jika proses melibatkan data yang tersimpan pada basis data, maka client akan melakukan kontak dengan server. 2.3. Konsep Dasar Teori Analisis Untuk mengidentifikasi masalah sebuah sistem, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Dari analisis ini biasanya didapatkan berbagai masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja. 2.4. Konsep Dasar Flowchart Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. 2.5. Konsep Dasar Data Flow Diagram Data flow diagram adalah representasi grafik dari sebuah sistem. Data flow diagram ini mencerminkan semua elemen-elemen sistem, aliran data di mana komponen tersebut berasal, dan asal, tujuan penyimpanan dari data tersebut.

2.6. Konsep Dasar Basis Data dan Sistem Basis Data 2.7. Pengertian Basis Data Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. 2.8. Pengertian Sistem Basis Data Sistem basis data adalah suatu sistem yang menyusun dan mengolah record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk mengambil keputusan. 2.9. Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan 2.9.1. Pengenalan Gambas Gambas merupakan salah satu produk open source dan free yang diperuntukkan bagi para pemrogram. Bahasa pemrograman yang bersifat object oriented dan berjalan di lingkungan Linux ini sangat mudah untuk dikuasai oleh semua kalangan, baik yang expert maupun beginner, apalagi bagi mereka yang pernah menggunakan visual basic. 2.9.2. Pengenalan Mysql Mysql merupakan salah satu Relational database management system bersifat Open Source. Struktur database disimpan dalam tabel-tabel yang saling berelasi. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Gambaran Umum Himpunan Mahasiswa Jurusan Manajemen Informatika dan Sistem Informasi atau disingkat HIMMSI didirikan pada tahun 2000 tepatnya pada tanggal 12 Desember. Pada awal didirikan, diberi nama HIMMI (Himpunan Mahasiswa Manajemen Informatika) dan pada bulan April 2006 berganti nama menjadi HIMMSI (Himpunan Mahasiswa Manajemen Informatika dan Sistem Informasi). Di usianya yang ke 11 ini, HIMMSI tetap eksis sebagai organisasi yang memfokuskan kegiatannya pada pembinaan pribadi, pengembangan karakter dan pelayanan pada mahasiswa jurusan Manajemen Informatika dan Sistem Informasi. Sebagai wadah aspirasi mahasiswa Manajemen Informatika dan Sistem Informasi, sudah merupakan tugas utama HIMMSI yaitu mengadakan kegiatankegiatan yang mendukung peningkatan kualitas mahasiswa baik akademik maupun non akademik. Aspirasi tersebut ditampung, kemudian HIMMSI

melaporkan aspirasi serta melakukan follow-up terhadap solusi yang diambil jurusan. 3.2. Perancangan Sistem Perancangan sistem atau desain sistem dilakukan setelah analisis selesai dilakukan. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran terhadap programmer tentang sistem yang akan dikerjakan. Perancangan sistem ini merupakan persiapan untuk desain sistem secara terperinci. 3.2.1. Perancangan Proses 3.2.1.1. Flowchart yang Diusulkan Gambar 3.1 Flowchart Sistem

3.2.1.2. Data Flow Diagram yang Diusulkan Gambar 3.2 Diagram Konteks Gambar 3.2 Data Flow Diagram Level 1

3.2.2. Perancangan Basis Data Rancangan Basis data yang diusulkan : tkegiatan tpeserta tbarang tdetail_pinjam PK Kode_keg PK NIM PK kode FK1 Nama_kegiatan Tanggal Tempat NIP FK1 nama telepon email kelas Kode_keg Nama_barang stok kondisi tpeminjaman FK1 FK2 Jumlah Kode_brng kode_pinjam FK1 tregistrasi nim nama_peserta Kode_keg PK FK1 PK tpengurus NIP nama_pengurus jabatan alamat telepon email nim status thn_pengurus tjabatan Kode_jabatan PK PK FK1 FK2 kode_pinjam Tgl_pinjam Kode_keg NIP tanggota_aktif NIM Nama Alamat Telepon Email Kelas Thn_angkatan takun PK user pass Jabatan Status Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel

3.2.3. Perancangan Interface Rancangan Menu Utama : File Data HIMMSI Kegiatan Barang Inventaris Pengaturan Laporan Gambar Gambar 3.4 Rancangan Interface Rancangan Laporan : HIMPUNAN MAHASISWA MANAJEMEN INFORMATIKAN DAN SISTEM INFORMASI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Sekretariat : Sekber 1 Kampus Terpadu STMIK Amikom Yogyakarta Jl. Ring Road Utara Condong Catur, Sleman, Yogyakarta Telp. (0274) 6531070 email : himmsi.amikomyogya@yahoo.com website : http://www.himmsi.amikom.ac.id DATA PENGURUS HIMMSI NIP Pengurus Nama Pengurus Jabatan Alamat Telepon Email NIM xxx.xx.xx.xx xxxxxxx xxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxx xx.xx.xxxx Jumlah Pengurus aktif : x orang Ketua HIMMSI Gambar 3.5 Rancangan Laporan

4. Output Program linux : Berikut adalah tampilan output program setelah dijalankan oleh gambas pada Gambar 4.1 Form Menu Utama

4.1. Output Laporan Laporan yang disajikan adalah laporan data pengurus, alumni, anggota aktif, kegiatan, peserta kegiatan, registrasi kegiatan, barang inventaris, peminjaman barang inventaris. Gambar 4.2 Laporan Pengurus Gambar 4.3 Laporan Alumni

Gambar 4.4 Laporan Anggota Aktif Gambar 4.5 Laporan Kegiatan

Gambar 4.6 Laporan Peserta Kegiatan Gambar 4.7 Laporan Barang Inventaris

Gambar 4.8 Laporan Peminjaaman Barang Inventaris 5. Kesimpulan a. Penyajian informasi secara cepat, tepat, dan akurat. b. Penghematan waktu dan biaya dalam penginputan data. c. Memudahkan dalam pencarian data yang diinginkan d. Ikut serta dalam rangka gerakan GO GREEN, yaitu dengan penghematan dalam menggunakan kertas e. Mengurangi kesalahan dalam pencatatan atau pembuatan laporan yang dibutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit ANDI Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit ANDI Fathansyah. 2002. Basis Data. Bandung: Informatika Bandung HM, Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain. Yogyakarta:Penerbit ANDI Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI Ridho, Mahdi. 2006. Panduan Aplikatif Pemrograman Gambas. Yogyakarta: Penerbit ANDI Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit ANDI