Analisis Dan Implementasi Sistem Informasi Pembayaran SPP Pada SMA UII Yogyakarta. Naskah Publikasi. Diajukan oleh: Surti Muktianingsih

Transkripsi

1 Analisis Dan Implementasi Sistem Informasi Pembayaran SPP Pada SMA UII Yogyakarta Naskah Publikasi Diajukan oleh: Surti Muktianingsih SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 An Analysis of Implemetation and Information System of Registrarion as Applied in UII Senior high School of Yogyakarta Analisis Dan Implementasi Sistem Informasi Pembayaran SPP Pada SMA UII Yogyakarta Surti Muktianingsih Jurusan sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT With the school registration payment application that have been integrated with computer help andenables users to process payment data and easily provide the needed information. As a new student data, classes, scholarship, scholarship recipients, payment transactions registration until the report for a class of students, scholars and report payments can be processed on the payment application of this registration. From this implementation, it can be concluded that by using the software Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 can help the process of making data processing payments

4 1.Pendahuluan Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan seiring teknologi yang terus maju sekarang ini, ikut membantu manusia untuk menyelesaikan pekerjaan. Perubahan pola pikir manusia yang sering terjadi didukung dengan kemajuan teknologi informasi dapat menghasilkan inovasi yang semakin baik. Kemajuan teknologi informasi banyak dimanfaatkan diberbagai bidang seperti perusahaan, lembaga pemerintahan bahkan dibidang pendidikan sekarang pun mulai diadakan sesuai dengan kebutuhan masing masing. Sistem komputer yang berteknologi tinggi merupakan salah satu yang membantu aktifitas manusia. Namun sebuah komputer dapat bekerja sebagaimana mestinya melibatkan tiga hal yaitu perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia. Yang merupakan urusan penting dalam pengoperasian komputer tersebut adalah faktor manusia, karena mempunyai peranan untuk mengoperasikan komputer. Dengan sistem yang terkomputerisasi, manusia dapat menangani data yang sedemikian banyak dan rumit dengan cepat, akurat sehingga dapat memperlancar pekerjaan, selain itu komputer dapat menyimpan cukup banyak memori dalam bentuk file-file tertentu dengan aman. Sistem pembayaran SPP di SMA UII masih dilakukan manual seperti pencatatan siswa membayar SPP dan pembuatan laporan pembayaran SPP. Sistem manual seperti ini dirasa petugas sulit untuk memberikan laporan secara cepat dan akurat. Petugas mencatat transaksi pembayaran SPP, siswa datang ke loket pembayaran SPP bukan hanya membayar SPP per bulan tapi per tiga bulan, kemudian dicatat petugas satu per satu. Beasiswa yang diterima siswa tidak hanya dibayarkan untuk SPP tapi juga ada siswa yang menggunakannya untuk buku dan her-registrasi ataupun uang gedung. Sedangkan petugas juga harus membuat laporan dari semua transaksi yang dibutuhkan. Dengan kondisi tersebut penyusun mencoba untuk membangun Sistem Informasi Pembayaran SPP. Sistem informasi ini membantu petugas untuk mengolah, menyimpan dan mencari data siswa tentang pembayaran spp. 1.1 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas muncul permasalahan yang sering dihadapi petugas dalam mengolah sistem pembayaran, maka rumusan masalah diatas sebagai berikut: 1. Bagaimana cara untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada. 2. Bagaimana cara merancang database pada sistem pembayaran spp.

5 3. Bagaimana cara mengimplementasikan database yang sudah dirancang ke dalam bentuk aplikasi pembayaran spp. 4. Bagaimana mekanisme supaya mendapat program yang berkualitas. Maka dengan adanya perancangan Sistem Informasi Pembayaran SPP tersebut diharapkan bermanfaat dan dapat membantu petugas menyelesaikan masalah dalam pembayaran siswa. 2 Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini: Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu 2. Konsep Dasar Informasi Pengertian informasi menurut Gordon B Davis, Informasi adalah data yang telah diolah ke dalam bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang maupun masa depan Siklus Informasi Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycle).

6 Proses (Model) Intput (Data) Output (Information) Data (Ditangkap) Hasil TIndakan Dasar Data Keputusan Tindakan Penerima Gambar2.1 Siklus Informasi 2.3 Kualitas Informasi a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. b. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan- laporan tertentu. Yang terdiri atas komponen: a. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data, dan keluaran data. b. Perangkat lunak, yaitu program dan intruksi yang diberikan ke komputer. c. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manager, analis, programmer, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

7 2.4.1 Karakteristik Sistem Berikut ini adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainya : a. Batasan (boundary), penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang diluar sistem. b. Lingkungan (environment), segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. c. Masukan (input), sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. d. Keluaran (output), sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. e. Komponen (component), kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). f. Penghubung (interface), tempat di mana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. g. Penyimpanan (storage), area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energy, bahan baku, dan sebagainya. 2.5 Konsep Permodelan Sistem Konsep Bagan Alir (Flowchart) Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal sampai akhir Konsep Diagram Alir Data ( Data Flow Diagram/ DFD ) Data Flow Diagram (DFD) atau disebut juga Diagram Alir Data (DAD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan

8 2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sistem inforamsi Petugasistrasi kependudukan yaitu Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai software utama dan databasenya menggunakan Microsoft SQL Server Mengenal Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah Mengenal Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2000 merupakan produk andalan Microsoft untuk database server. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem Awal berdirinya SMA UII adalah sebagai tempat penelitian dan latihan mengajar mahasiswa Fakultas Tarbiyah UII. Dengan nama besar UII dan memandang SMA UII sebagai sekolah persiapan memasuki UII calon murid akan jauh lebih tertarik dibandingkan memasuki SMA lain yang tidak punya kepastian masuk perguruan tinggi Visi SMA UII a. Prestasi dalam peningkatan SKHUN b. Penanaman nilai-nilai agama dalam kehidupan sehari-hari c. Pencapaian prestasi dalam lomba KIR d. Pencapaian dalam prestasi olah raga dan kesenian e. Memiliki lingkungan sekolah yang disiplin, ramah, bersih dan islami f. Mendapatkan kepercayaan dari masyarakat Misi SMA UII a. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif b. Menumbuhkan semangat keunggulan secara intensif kepada seluruh warga sekolah c. Mendorongan dan membantu setiap siswa untuk menggali potensi diri, sehingga dapat dikembangkan secara lebih optimal

9 d. Meningkatkan pemahaman dan pengamalan ajaran agama Islam e. Menciptakan budaya lingkungan yang disiplin, ramah, bersih dan Islami f. Menerapkan manajemen partisipasif dengan melibatkan seluruh warga sekolah dan dewan sekolah 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. 3.3 Identifikasi Masalah Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang dilakukan di SMA UII Yogyakarta, dapat didefinisikan bahwa sistem kerja yang berjalan di SMA UII kurang efektif dan efisien. Hal ini terlihat dari pencatatan data siswa, pencarian data siswa, serta pencatatan laporan pembayaran SPP. Dalam pembayaran SPP, siswa membayar kepada petugas dengan menyerahkan kartu SPP dan membayar uang spp. Dengan sistem yang ada, petugas sulit untuk melakukan pencarian data saat informasi dibutuhkan saat itu. Hal tersebut menjadi hambatan bagi petugas untuk melakukan pencatatan dan pembuatan laporan pembayaran SPP di SMA UII yang membuat kinerja kuran optimal. 3.4 Analisis PIECES a. Analisis Kinerja (Performance): Jika ditinjau dengan Troughput (jumlah produksi) dan Respon time (waktu tanggap) pencatatan data pembayaran SPP SMA UII masih kurang efektif, karena waktu pembayaran SPP siswa dilakukan dalam waktu tertentu. b. Analisis Informasi (Informasi): Informasi dalam sistem lama menjadi perhatian utama karena informasi yang ada bersifat statis dan membutuhkan waktu yang relatif lama untuk mengetahuinya. Dengan sistem yang terkomputerisasi, informasi yang ada selalu up to date dan bersifat dinamis. Artinya, informasi yang dihasilkan hanya yang diperlukan saja. Di SMA UII masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan pemberian informasi., seperti kurangnya keakuratan, tepat waktu, relevan dan seringnya terjadi kesalahan dalam proses pencarian, seperti pencarian informasi data siswa.

10 c. Analisis Ekonomi (Economy): Dengan menggunakan sistem manual, sekolah atau lembaga membutuhkan banyak sumber daya terutama secara ekonomi. Kertas kertas yang digunakan untuk penyimpanan arsip yang jumlahnya tidak sedikit tentu saja membutuhkan tempat yang besar. Dengan sistem yang terkomputerisasi, masalah ketidakefisienan secara ekonomi tersebut dapat ditekan serendah mungkin karena meminimalkan penggunaan kertas dan meminimalkan tempat penyimpanan data. d. Analisis Pengendalian (Control): Keberadaan sistem lama yang tidak terkendali menyebabkan data data yang tersimpan menjadi rusak bahkan hilang. Berbeda dengan sistem manual yang tidak dilengkapi adanya sistem untuk keamanan data, sistem komputerisasi bertujuan untuk menghindari pemyalahgunaan serta untuk menjamin keamanan data. e. Analisis Efisiensi (Eficiency): Dari hasil pengamatan, sistem lama kurang efisien bila dibandingkan dengan sistem yang terkomputerisasi, karena saat siswa melakukan proses pembayaran SPP dengan petugas hanya mencatat nama, tanggal pembayaran dan jumlah pembayaran. Jika ada siswa yang mengalami penunggakan pembayaran maka petugas harus mencari dalam buku atau membuka arsip terlebih dahulu. f. Analisis Layanan (Service): Pelayanan merupakan nilai utama dalam suatu lembaga atau organisasi, siswa merasa puas dengan proses pelayanan pembayaran yang cepat dan akurat. 3.5 Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mengetahui kebutuhan sistem yang dibangun, terdapat 2 macam kebutuhan yang harus diketahui yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. Kebutuhan Fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses proses apa saja yang nantinya akan dilakukan sistem, yang meliputi: a. Sistem dapat melakukan login. b. Sistem dapat melakukan pendataan siswa: 1. Pengguna dapat menambahkan data siswa dengan memasukkan NIS ( Nomor Induk Siswa), nama siswa, alamat, jenis kelamin, TTL (tempat tanggal Lahir), alamat, dan nomor telepon. 2. Pengguna dapat menampilkan data siswa. 3. Pengguna bisa mengubah data siswa.

11 4. Pengguna bisa menghapus data siswa. c. Sistem dapat melakukan pendataan kelas: 1. Pengguna dapat menambahkan data kelas. 2. Pengguna dapat mengubah data kelas 3. Pengguna dapat menghapus data kelas d. Sistem dapat melakukan siswa kelas: 1. Pengguna dapat memasukkan nama siswa ke dalam kelas. 2. Pengguna dapat mengubah data siswa kelas. 3. Pengguna dapat menghapus data siswa kelas. e. Sistem dapat melakukan pendataan beasiswa: 1. Pengguna dapat menambahkan penerima beasiswa dengan memasukkan nomor referensi, jenis beasiswa, jumlah beasiswa yang diterima sekolah kuota untuk siswa yang akan menerima beasiswa serta jumlah beasiswa yang akan diterima oleh siswa. 2. Pengguna dapat mengubah data beasiswa. 3. Pengguna dapat menghapus beasiswa. f. Sistem dapat melakukan pendataan penerima beasiswa: 1. Pengguna dapat mencatat siswa yang menerima beasiswa beserta jumlah beasiswa dan jenis beasiswa yang diterima. 2. Pengguna dapat menambahkan data penerima beasiswa 3. Pengguna dapat menampilkan data penerima beasiswa. 4. Pengguna dapat mengubah data penerima beasiswa. g. Sistem dapat melakukan transaksi pembayaran spp: 1. Pengguna dapat mencatat pembayaran yang dilakukan siswa. 2. Pengguna dapat menyimpan data pembayaran. 3. Pengguna dapat menampilkan data pembayaran siswa h. Sistem dapat menampilkan laporan: 1. Pengguna dapat mencetak laporan data siswa kelas, penerima beasiswa, pembayaran spp. 2. Pengguna dapat menampilkan laporan data siswa kelas, penerima beasiswa dan pembayaran.

12 3.5.1 Kebutuhan Non Fungsional a. Kebutuhan Perangkat Keras (hardware) Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini dengan menggunakan komputer yang sudah ada di SMA UII. Sehingga biaya pengadaan hardware tidak ada. b. Kebutuhan Perangkat Lunak (software) Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk melakukan pengerjaan dalam prosessecing sistem untuk mendukung pekerjaan sistem komputer. untuk melaksanakan proyek ini, maka hanya dibutuhkan beberapa perangkat lunak saja yaitu : Microsoft Visual Basic 6.0, SQL Server Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Ada beberapa kriteria kelayakan yang bisa ditinjau seperti kelayakan teknis, kelayakan ekonomi, hukum dan operasional. 3.7 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi Flowchart Sistem Yang Diusulkan Gambar 3.2 Flowchart Sistem

13 3.7.2 Data Flow Diagram Gambar 3.3 DFD Level 0 Gambar 3.4 DFD Level 1 Gambar 3.5 DFD Level 2

14 4. Implementasi Dan Pembahasan 4.1 Implementasi Tahap implementasi adalah tahap dimana sistem infromasi telah digunakanoleh pengguna. Sebelum benar benar bisa digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat pengguna memanfaatkan sistemnya. 4.2 Relasi Antar Tabel Relasi Antar Login 4.3 Form Login Form login merupakan form yang muncul sebelum pengguna dapat menggunakan aplikasi. Untuk menggunakan aplikasi tagihan, pengguna diminta memasukkan nama dan password masing-masing. Nama merupakan nama dari pengguna, sedangkan password merupakan kode rahasia yang dimiliki masing-masing pengguna.

15 Form Login 4.4 Form Utama Tampilan menu utama muncul ketika aplikasi pertama kali dijalankan. Menu utama mempunyai menu-menu yaitu, menu Kelas, Tarif SPP, Siswa, Siswa Kelas, Beasiswa, Penerima Beasiswa, Pembayaran SPPdan olah data pengguna. Form Utama

16 5. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan Aplikasi Pembayaran SPP, antara lain: 1. Untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada maka harus dilakukan penelitian terlebih dahulu terhadap kelemahan sistem lama sehingga dari kelemahan tersebut dicarikan solusi sistem baru yang lebih baik. 2. Setelah dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada maka membuat kebutuhan yang berupa konsep dan dituangkan menjadi rancangan sistem yang berupa kertas kerja yang berisi rancangan proses sistem, rancangan basis data dan rancangan interface. 3. Implementasi hasil rancangan ke dalam bahasa pemrograman dilakukan dengan pembuatan interface berdasarkan hasil rancangan input output dan diberi kode program kemudian setelah perangkat lunak siap digunakan selanjutnya tahap konversi dapat dilakukan. 4. Agar program yang dirancang berkualitas maka dilakukan uji coba program dengan blackbox testing dan whitebox testing

17 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta,Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi:Yogyakarta.Penerbit: Andi Offsett. Andi Sunyoto, Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL,Yogyakarta, Penerbit:Andi Offset. Arief, M.Rudyanto, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact -SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Yogyakarta. Kusrini, M.Kom., Andri Koniyo, 2007.Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta.Penerbit: Andi Offset. Leong,Marlon Dari Programmer untuk Programmer Visual Basic. Yogyakarta.Penerbit: Andi Offset. Utami Ema, RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000.Cetakan Pertama: Yogyakarta,Penerbit: Graha Ilmu.

18