PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI DI PT. NEO IMAGO Ali Widyanto, Ahcmad Holil Noor Ali Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya E-Mail: ali@pelangigrafika.com ABSTRAK PT. Neo Imago merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang percetakan digital (digital printing). Selama ini PT. Neo Imago belum pernah memiliki perencanaan strategis SI/TI sehingga evaluasi tentang sistem informasi yang digunakan telah sesuai dengan arah pengembangan bisnis menjadi pertanyaan yang krusial. Oleh karena itu, PT. Neo Imago perlu melakukan perencanaan strategis yang dapat memberikan rekomendasi portfolio aplikasi beserta analisa pengelolaan manajemen SI/TI dan strategis TI, hal ini ditujukan agar pengembangan sistem informasi selaras dengan rencana pengembangan bisnis. Tahap awal dari perencanaan dimulai dengan inisialisasi proses, pemahaman situasi sekarang dan mendatang kemudian penentukan portfolio aplikasi tersaran, dan diakhiri dengan pengelolaan manajemen SI/TI dan strategis TI. Hasilnya adalah sepuluh Sistem Informasi yang disarankan, roadmap pengembangan portfolio aplikasi tersaran, dan cetak biru dana pengembangan portfolio aplikasi tersaran. Kata kunci: percetakan digital (digital printing), perencanaan strategis SI/TI, manajemen SI/TI, strategis TI. Pendahuluan PT. Neo Imago merupakan perusahaan baru yang bergerak pada bidang percetakan khususnya Digital Printing. Dalam industri percetakan itu sendiri, dalam hal cara produksi dapat dibagi menjadi 2 yaitu: dengan memakai plat dan Digital Printing. Adapun mengenai rencana kerja PT. Neo Imago, PT. Neo Imago sudah sudah mempunyai rencana kerja yang meliputi visi, misi, strategi, sasaran, serta programprogram kerja yang ada pada PT. Neo Imago. Untuk memasarkan produk-produknya, PT. Neo Imago memakai konsep kerja Retail atau konsep kerja Show Room. Dalam penggunaan konsep retail, serta-merta PT. Neo Imago haruslah memenuhi standar-standar yang harus dipenuhi oleh sebuah perusahaan agar perusahaan tersebut dapat disebut sebagai sebuah Retail Company. Untuk menjalankan konsep bisnisnya, fungsi atau peran dari divisi Teknologi Informasi(TI) dirasa sangat diperlukan. Agar program kerja dari divisi TI itu sendiri dapat berjalan sesuai dengan konsep bisnis PT. Neo Imago, maka perlulah dibuatkan suatu rencana strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi(SI/TI) yang merupakan program kerja dari divisi TI yang berdasar pada konsep bisnis yang telah disepakati. Adapun berbagai macam permasalahan yang ada pada PT. Neo Imago sekarang ini adalah banyaknya hal yang belum terselesaikan maupun terencana pembuatannya pada divisi TI, hal-hal tersebut dapat dilihat sebagai berikut: 1. Banyaknya proses-proses bisnis yang belum ter-cover pada protfolio aplikasi existing.
2. Tidak adanya Road Map pengembangan aplikasi, sehingga menyebabkan pengembangan aplikasi itu sendiri terkesan tambal sulam. 3. Pihak manajemen tidak mengetahui gambar besar pengembangan portfolio aplikasi. 4. Tidak jelasnya aturan-aturan yang memuat tentang syarat-syarat sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu aplikasi. Mengingat hal-hal tersebut perlu kiranya PT. Neo Imago membuat suatu perencanaan strategis SI/TI sampai dengan tahun 2010. Metoda Pembuatan perencanaan strategis SI/TI di PT.Neo Imago meliputi tiga hal dasar/pokok. Tiga hal ini masing-masing akan menghasilkan rumusan-rumusan rekomendasi yang dapat digunakan sebagai cetak biru pengembangan aplikasi tersaran beserta dengan faktor-faktor pendukungnya seperti roadmap pengambangan dan cetak biru dana. Langkah pertama dalam pembuatan perencanaan strategis SI/IT adalah pembuatan metodologi, metodologi merupakan roadmap dalam penentuan pengerjaan pembuatan perencanaan strategis, adapaun metodologi yang dipakai adalah sebagai berikut : Gambar 1. Metodologi Penelitian Perencanaan Strategis PT. Neo Imago Dalam metodologi dipaparkan bahwa dalam pembuatan suatu perencanaan strategis SI/TI di PT. Neo Imago akan melewati beberapa langkah, langkah-langkah tersebut adalah: Formulasi Portfolio Aplikasi Dalam suatu pembuatan portfolio aplikasi tersaran ada banyak langkah yang harus dilalui, langkah-langkah tersebut merupakan cerminan dari tahapan demi tahapan dalam pengumpulan data. Dalam setiap langkahnya suatu proses analisa akan diterapkan, dan hasil dari setiap analisa akan menjadi suatu inputan bagi analisa berikutnya. Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat suatu portfolio aplikasi tersaran di PT. Neo Imago adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan data mentah (interview, survey, dll) 2. Analisa Lingkungan Eksternal/Internal Bisnis C-5-2
3. Analisa Lingkungan Eksternal/Internal SI/TI 4. Analisa SWOT 5. Analisa Value Chain 6. Analisa Critical Success Factor Formulasi Manajemen SI/TI Formulasi Strategis TI Hasil dan Diskusi Hasil dari proses-proses analisa dapat dibagi menjadi tiga yaitu Formulasi Portfolio Aplikasi, Formulasi Manajemen SI/TI, dan Formulasi Strategis TI, adapun masing-masing akan dijelaskan di bawah ini : Formulasi Portfolio Aplikasi Langkah pertama adalah pengumpulan data mentah yang dilakukan dengan berbagai macam cara, hal ini digunakan untuk mengetahui fakta yang ada pada perusahaan PT. Neo Imago, baik itu yang berasal dari luar maupun dari dalam internal PT. Neo Imago. Langkah kedua adalah setelah adanya proses pengumpulan data, maka dapat dilakukan suatu analisa pertama yaitu analisa lingkungan eksternal/internal bisnis. Dalam analisa ini dibahas mengenai segala sesuatu tentang bisnis yang berhubungan dengan PT. Neo Imago, termasuk juga struktur organisasional, tugas dan tanggung jawab setiap staff, dll. Pada analisa lingkungan eksternal bisnis dibahas pula mengenai trend bisnis yang terjadi pada saat ini, baik itu yang berhubungan dengan percetakan, maupun yang tidak. Langkah ketiga analisa dilanjutkan dengan merubah fokus pada bidang SI/TI baik yang terjadi pada lingkungan internal maupun eksternal PT. Neo Imago. Pada lingkungan internal dibahas mengenai kondisi aplikasi eksisting yang ada pada PT. Neo Imago beserta dengan peran aplikasi tersebut, serta penggunanya. Dalam analisa eksternal lingkungan SI/TI PT. Neo Imago Langkah keempat meliputi pembuatan formulasi SWOT yang akhirnya diteruskan menjadi suatu isu-isu strategis yang merupakan bahan dasar dari pembuatan portfolio aplikasi tersaran.analisa SWOT PT. Neo Imago adalah sebagai berikut: Gambar 2. Analisa SWOT PT. Neo Imago Langkah kelima adalah proses analisa value chain yang dilakukan berdasarkan suatu diagram value chain PT. Neo Imago, diagram tersebut menjelaskan tentang C-5-3
proses alur barang dari distribusi awal sampe kepada penyaluran dan di setiap node terdapat adanya penambahan value pada barang tersebut. Value Chain PT. Neo Imago adalah sebagia berikut : Keuangan : Menetapkan anggaran rutin dan operasional, Pencatatan income dan biaya, Membuat laporan keuangan Teknologi : Supervisi operasional komputer, menjaga keamanan data, Memelihara sistem, Melakukan backup data. Sumber Daya Manusia : Recruitment, Change Status, Resignation, Training. Perbaikan dan Perawatan : Identifikasi kerusakan, Klasifikasi perbaikan, Membuat jadwal perawatan Operations Inbound Logistic PROSES PRODUKSI PENYEDIAAN STOK PENGELOLAAN FINISHED PRODUCT - Pembuatan Produk - Q.C Finished Product - Pemilihan Suppliers - Penyimpanan Stok - Pengadaan Stok ADDED VALUE TO PRODUCT - Penyimpanan Finished Product - Serah Terima Barang Kepada Customer PENELOLAAN PENJUALAN PERBAIKAN PRODUK - Pembuatan Program Promosi - Diferensiasi Harga - Penjualan Produk - Perbaikan Produk Marketing & Sales Service Gambar 3. Analisa Value Chain PT. Neo Imago Pada langkah terakhir dalam proses formulasi portfolio PT. Neo Imago adalah analisa Critical Success Factor yang kemudian diteruskan menjadi suatu portfolio aplikasi tersaran. Pada tahapan analisa CSF diperlukan suatu sumber data atau suatu strategi, hal ini dapat diambil dari isu-isu strategis yang didapat dari analisa kondisi saat, yaitu semua isu strategis yang merupakan hasil dari ekstraksi dari analisa SWOT. Untuk menemukan semua faktor-faktor vital yang ada pada sebuah isu agar isu tersebut dapat dijalankan dengan sukses, diperlukan suatu pemetaan lebih lanjut mengenai bagian-bagian yang mempunyai peranan penting dalam mewujudkan suatu isu agar berhasil, untuk hal ini Analisa Balanced ScoreCard (BSC) dirasa mewakili. Analisa BSC teridiri dari empat faktor yaitu : Financial, Customer, Internal, & Learning and Growth, empat hal tersebut merupakan parameter ukur yang nantinya akan diterapkan pada setiap isu strategis. Berdasarkan analisa-analisa yang telah dilakukan sebelumnya tentang interpretasi kebutuhan mendatang, berikutnya adalah prose pemetaan antara aktivitas yang dikelompokkan dari aktivitas-aktivitas CSFs dan value chain yang kemudian memunculkan kebutuhan informasi yang diterjemahkan kedalam potensi aplikasi yang akan dikembangkan oleh pihak manajemen PT. Neo Imago. Dalam tabel tersebut juga dijelaskan mengenai manfaat dari aplikasi yang akan dikembangkan dan pengguna aplikasi dalam organisasi dalam menunjang pencapaian objektif bisnisnya. C-5-4
Adapun portfolio aplikasi tersaran tersebut adalah sebagai berikut: Tabel Portfolio Aplikasi Tersaran PT. Neo Imago Formulasi Manajemen SI/TI Pada formulasi manajemen SI/TI menghasilkan suatu roadmap pengembangan aplikasi, untuk hal ini diperlukan prioritas pengembangan aplikasi yang dapat dirumuskan dengan pemilihan strategi McFarlan dengan prioritas, dan juga dengan perhitungan poin kebutuhan suatu aplikasi, hal ini menghasilkan suatu roadmap pengembangan aplikasi sebagai berikut : C-5-5
2008 2009 2010 Semester I Semester II Semester I Semester II Semester I Semester II SI Staff Performance SI Customer & Partner SI Website Development SI Vendor & Supplier SI Internal Process SI Management & Forecasting SI Complaint Centre SI Research & Development SI Event & Promotion SI Fix & Maintenance 5 Activity Points 6 Activity Points 7 Activity Points 6 Activity Points 4 Activity Points 8 Activity Points Gambar 4. Roadmap Portfolio Aplikasi Tersaran PT. Neo Imago Formulasi Strategis TI Pengelolaan strategis IT di PT. Neo Imago merupakan suatu pengelolaan yang dilakukan agar implementasi portfolio aplikasi tersaran dapat terlaksana dengan lancar. Pengelolaan strategis IT merupakan pembahasan mengenai cara-cara strategis dalam mengatasi permasalahan yang timbul dikarenakan oleh perbedaan kondisi antara keadaan eksisting dengan syarat dan kondisi yang tertera dalam pengelolaan manajemen IS/IT. Adapun cetakbiru dana yang dihasilkan adalah sebagai berikut : Cetakbiru Dana Pengembangan Portfolio Aplikasi Tersaran PT. Neo Imago C-5-6
Kesimpulan 1. Dari Analisa SWOT, dapat ditarik simpulan bahwa PT. Neo Imago masih memiliki Kelemahan ( Weakness) yang cukup menonjol yaitu kurangnya pengalaman dan tidak adanya proses knowledge transfer yang dilakukan atau belum dilakukan, hal ini dapat dilihat diakibatkan oleh masa kerja PT. Neo Imago yang memang masih dua tahun beroperasi aktif. 2. Pihak PT. Neo Imago telah menetapkan diri sebagai salah satu pembawa trendsetter dalam dunia printing, hal ini haruslah didukung dengan perkembangan inovasi yang tiada hentinya, dan juga penciptaan nilai-nilai plus sebagai dukungan terhadap inovasi tersebut. 3. Dalam pembagian tahapan pengembangan portfolio aplikasi tersaran tidak didapatkan satupun aplikasi yang bersifat suportif, hal ini dikarenakan oleh hasil ekstraksi aplikasi yang dilakukan melalui berbagai analisa baik itu mendatang maupun yang akan datang. Hal tersebut menunjukkan bahwa sebagaian besar aplikasi dan proses bisnis yang sudah terimplementasi sekarang sudah difungsikan dengan baik. Daftar Pustaka Cassidy, Anita. 1998. Practical Guide to Information System Strategic Planning. Florida CRC Press LLC. O Brian James A. 1994. Management Information Systems 6 th Edition. McGraw Hill. Tozer, E. Edwin. 1996. Strategic IS/IT Planning. Butterworth Heinemann. Ward, John and Pat Griffiths. 1996. Strategic Planning for Information System 2 nd Edition. West Sussex; John Wiley & Sons Ltd. Kotler, Philip, 2003, Marketing Management, 11 nd Edition.Prentice Hall. Turban,1999, Management Information Systems, Prentice Hall. http://www.smallbiztrends.com/2006/01/top-2006-technology-trends-for-smallbusiness.html, Diakses Pada Tanggal 15 Januari 2007. http://en.wikipedia.org/wiki/porter%27s_five_forces, Diakses Pada Tanggal 10 Maret 2007. http://www.quickmba.com/strategy/swot/, Diakses Pada Tanggal 15 Maret 2007. https://aerade.cranfield.ac.uk/bitstream/1826/722/2/swp1691.pdf, Diakses Pada Tanggal 5 September 2007. C-5-7