BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Pendahuluan Menurut Wedhasmara (2009), Faktor penting dalam proses IS/IT strategic planning adalah penggunaan metodologi. Metodologi merupakan kumpulan dari metode, teknik, dan tools yang digunakan untuk mengerjakan sesuatu. Identifikasi secara utuh dan menyeluruh terhadap proses bisnis yang ada (as is) sangat penting untuk dapat memetakan secara lengkap aplikasiaplikasi yang diperlukan yang menunjang kegiatan yang selaras dengan tujuan (business goals) perusahaan yang kemudian akan dapat membantu menghasikan arsitektur yang paling sesuai diadaptasi oleh perusahaan. (Witanti, 2007), Tujuan dari penggunaan metodologi dalam IS/IT strategic planning adalah untuk meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang berkepentingan serta meminimalkan ketergantungan individu, dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan. Pada perancangan IS/IT strategic planning pada PT. ZI ini penulis menggunakan metodologi berdasarkan Ward & Peppard (2002) yang terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran. Menurut Wedhasmara (2009) tahapan masukan dalam perancangan IS/IT strategic planning adalah sebagai berikut : 1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, sehingga dapat dianalisa untuk diperbaiki atau dikembangkan oleh perusahaan. 2. Analisis lingkungan bisnis eksternal yang mencakup aspek-aspek ekonomi, politik, sosial dan teknologi yang berkembang diluar perusahaan. 45

2 46 3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini. 4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok Sedangkan tahapan keluaran yang merupakan bagian yang akan menghasilkan dokumen IS/IT strategic planning yang menurut Wedhasmara (2009), terdiri dari : 1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi. 2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI. 3. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan Kerangka Pikir Pada suatu penyusunan IT strategic planning membutuhkan suatu kerangka pikir yang diawali dengan identifikasi lingkungan organisasi sampai terbentuknya suatu rancangan IT strategic planning yang dapat diimplementasikan. Penyusunan kerangka kerja IT strategic planning ini mengacu pada Ward & Peppard (2002) karena menurut Elisabeth (2011), metode Ward & Peppard dapat disesuaikan dengan kondisi lingkungan perusahaan saat ini, sehingga dapat lebih membantu penulis untuk menganalisa lingkungan internal dan eksternal bisnis perusahaan, menganalisa lingkungan internal dan eksternal

3 47 SI/TI sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan, adapun kerangka pikir penulisan tesis ini adalah sebagai berikut : SWOT Analysis IT Balanced Scorecard Value Chain Analysis Analisis internal bisnis PT. ZI Analisis internal SI/TI PT. ZI Strategic Grid McFarlan PEST Analysis Analisis eksternal bisnis PT. ZI Analisis eksternal SI/TI PT. ZI Identifikasi SI/TI eksternal saat ini Proses Strategi SI/TI Competitor Analysis Business IS Business Business IS IS Strategies Strategies IS/IT Management Strategy IT Strategy Aplikasi Portfolio Gambar 3.1 Kerangka Pikir penyusunan IT Strategic Planning PT.ZI Adapun penjelasan langkah-langkah yang akan dilakukan dalam penyusunan IT strategic planning adalah sebagai berikut : Input 1. Analisa lingkungan internal bisnis PT. ZI Tahapan ini menganalisa kondisi lingkungan internal bisnis PT. ZI dengan menggunakan metode analisis SWOT yang mengidentifikasi Strength (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman) yang ada pada PT. ZI, sehingga dapat dibuat suatu matriks SWOT

4 48 yang dapat dijadikan strategi untuk meningkatkan bisnis perusahaan. Selain itu digunakan analisis value chain yang mengidentifikasi aktivitas bisnis perusahaan menjadi suatu kesimpulan tentang teknologi yang dapat dimanfaatkan dari bisnis proses yang ada. Tahapan ini bertujuan untuk dapat mengidentifikasi masalah internal bisnis sehingga dapat dianalisa strategi yang perlu dilakukan PT. ZI dalam meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. 2. Analisa lingkungan eksternal bisnis PT. ZI Setelah menganalisa lingkungan internal bisnis pada PT. ZI, maka tahapan berikutnya adalah menganalisa kondisi lingkungan eksternal bisnis PT. ZI dengan menggunakan Analisis PEST yang menganalisa lingkungan eksternal perusahaan yang secara normal saling terkait dan berhubungan antara satu sama lain, komponen-komponen tersebut terdiri dari politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Hal ini bertujuan melihat sejauh mana PT. ZI dapat bertahan dan mengikuti perkembangan bisnis di Indonesia, sehingga dapat diidentifikasi sejauh mana IT dapat mendukungnya. 3. Analisa lingkungan internal SI/TI PT. ZI Tahapan selanjutnya yaitu menganalisa kondisi lingkungan internal SI/TI pada PT. ZI dengan melakukan assesment terhadap hardware, software, arsitektur jaringan, data center, IT position serta IT inventory yang ada di PT. ZI, sehiingga dapat mendukung implementasi IT strategic planning pada PT. ZI, selain itu dengan menggunakan kuesioner untuk mengukur layanan IT untuk pengguna SI/TI di PT. ZI, kemudian menggunakan portfolio aplikasi strategic grid McFarlan yang menganalisa penyebaran dan penempatan aplikasi yang ada dilingkungan SI/TI pada PT. ZI. Selain itu digunakan analisis IT Balance Scorecard yang mengevaluasi kinerja dan kontribusi IT kepada bisnis PT. ZI

5 49 sehingga dapat memberikan pemahaman kepada bisnis mengenai kinerja IT dan dapat mengoptimalkan SI/TI yang ada. 4. Analisa lingkungan eksternal SI/TI PT. ZI Tahapan selanjutnya yaitu dengan menganalisa kondisi lingkungan eksternal SI/TI pada PT. ZI dengan mengidentifikasi teknologi yang berkembang saat ini didunia serta SI/TI yang digunakan oleh pesaing serta teknologi yang dipakai untuk mendukung tujuan bisnis perusahaan. 5. Proses strategi SI/TI Tahapan berikutnya adalah menetukan target yang ingin dicapai oleh SI/TI pada PT. ZI dengan mengidentifikasi masalah dan solusi internal PT. ZI sehingga diperoleh rekomendasi SI/TI yang berupa strategi bisnis IS, strategi manajemen IS/IT serta strategi IT yang kemudian dapat menghasilkan portfolio aplikasi yang dapat diterapkan oleh PT. ZI untuk tahun Output 1. Strategi bisnis SI Strategi bisnis SI mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI sehingga dapat mencapai sasaran bisnisnya dan meningkatkan keunggulan kompetitif PT. ZI berupa inisiatif-inisiatif IT untuk penyelarasan SI/TI dengan bisnis serta penyempurnaan proses bisnis yang ada saat ini di PT. ZI. 2. Strategi manajemen SI/TI Unsur-unsur umum dari strategi yang diterapkan dalam perusahaan untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan oleh PT. ZI, selain itu strategi ini mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui perusahaan yang mengacu pada COBiT yang meliputi bentuk

6 50 organisasi atau sumber daya, vendor manajemen ataupun monitoring dan evaluasi. 3. Strategi TI IT Strategy yang didalamnya terdapat sumber daya dan teknologi yang digunakan untuk mendukung strategi bisnis PT. ZI, seperti rekomendasi hardware, software, arsitektur jaringan, data center serta usulan IT Roadmap. 4. Aplikasi Portfolio PT. ZI Suatu rincian aplikasi yang berbentuk portfolio aplikasi yang diusulkan dan akan digunakan oleh PT. ZI, serta berupa alur aplikasi keseluruhan (grand design application) beserta rencana implementasinya Model dan Metode Analisis Model penelitian yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan analisis deskriptif yaitu suatu analisis yang akan menghasilkan suatu dokumentasi yang berisi IS/IT strategic planning untuk PT. ZI, sedangkan metode analisis yang digunakan dalam metodologi ini adalah mencakup analisis SWOT, analisis PEST, analisis Value Chain, IT Balanced Scorecard serta McFarlan s Strategic Grid. Adapun langkah-langkahnya akan dijelaskan sebagai berikut : 1. Analisis SWOT Pada tahapan ini menggambarkan kondisi lingkungan pada PT. ZI baik internal maupun eksternal, hal ini bertujuan untuk membantu dalam menentukan tujuan serta objektif perusahaan dalam jangka waktu 3 tahun kedepan.

7 51 Gambar 3.2 Analisis SWOT Analisis SWOT yang akan dilakukan dalam penelitian ini terdiri dari 5 langkah yaitu sebagai berikut : [1.] Menyiapkan sesi SWOT Langkah pertama ini adalah menyiapkan beberapa kelompok yang setiap kelompok berisi maksimal 6 orang, kemudian dengan menggunakan alat curah masing-masing kelompok membuat suatu matriks SWOT. penulis akan berperan sebagai pencatat untuk mengisi matriks SWOT [2.] Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan Masing-masing kelompok menentukan kekuatan yang dimiliki oleh PT. ZI seperti SDM yang memiliki skill, gaji yang sesuai, sarana dan prasarana yang dimiliki dan sebagainya yang kemudian ditulis pada kartu dan ditempelkan pada kertas flipchart. setelah itu ditulis juga kelemahan yang ada pada PT. ZI yang kemudian di tempelkan juga pada kertas flipchart. [3.] Mengidentifikasi kesempatan dan ancaman Kemudian masukan daftar semua kesempatan yang ada diluar PT. ZI yang berguna untuk meningkatkan bisnis perusahaan atau mengatasi masalah. hal ini bisa mencakup dari training, peraturan pemerintah,

8 52 perekrutan SDM baru dan sebagainya. Kemudian akan dibuat suatu daftar ancaman dari luar PT. ZI yang dapat menghalangi pemecahan masalah yang sudah direncanakan sebelumnya. [4.] Melakukan rangking terhadap kekuatan dan kelemahan Setelah kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang didapatkan, maka hal-hal tersebut ditempatkan pada kolom masing-masing dalam matriks SWOT. Kemudian dibuat rangking pada setiap kolom yang didasarkan pada besarnya kemungkinan yang akan muncul pada setiap kolom yang ada. [5.] Menganalisis kekuatan dan kelemahan Setelah dimasukan kedalam matrik SWOT maka kolom Kekuatan diisi sesuai ranking yang telah dikerjakan, kekuatan yang paling besar di atas, yang kecil berada di bawah, begitu juga dilakukan pada kolom kelemahan, kesempatan dan ancaman. kemudian hubungkan setiap kolom, Kombinasi di mana kekuatan bertemu dengan kesempatan adalah keadaan yang paling positif. Keadaan ini harus dipelihara dengan baik supaya tetap ada. Kombinasi kelemahan dan ancaman merupakan hal yang negatif sehingga perlu dihindari. 2. Analisis PEST Analisis PEST ini merupakan analisa yang digunakan untuk mengidentifikasi lingkungan eksternal PT. ZI yang terdiri dari politik, ekonomi, sosial dan teknologi, faktor-faktor tersebut dianalisa dengan cara sebagai berikut : [1.] Politik Politik merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi kondisi suatu negara, hal ini akan berdampak pada kelangsungan hidup

9 53 suatu industri. Analisa PEST ini dilakukan dengan mengidentifikasi peraturan-peraturan pemerintah tentang industri telepon selular yang sesuai dengan PT. ZI, yaitu peraturan yang dikeluarkan oleh kementrian komunikasi dan informasi. Informasi ini didapat dari divisi produk PT. ZI [2.] Ekonomi Ekonomi merupakan salah satu faktor yang memberi efek langsung tentang kondisi keuangan suatu organisasi terutama untuk organisasi yang menggunakan mata uang yang berbeda dalam menjalankan bisnisnya, ancaman seperti inflasi, peraturan pajak atau nilai pasar uang sangat mempengaruhi kondisi suatu perusahaan. Informasi ini dapat didapat dari divisi Accounting bagian pajak PT. ZI [3.] Sosial Lingkungan sosial merupakan faktor yang didalamnya terdapat bagaimana kesejahteraan ataupun kondisi di lingkungan publik, tingkat populasi dan isu yang sedang berkembang. Analisa ini bertujuan untuk mengidentifikasi seberapa besar kesempatan organisasi untuk mengambil peluang dari lingkungan sosial, informasi ini dapat diperoleh dari divisi marketing dan HRD PT. ZI [4.] Teknologi Teknologi merupakan faktor penggunaan teknologi yang sedang tren didunia dalam suatu industri, hal ini bertujuan untuk melihat apakah teknologi tersebut dapat digunakan untuk mendukung tujuan perusahaan dengan menganalisa faktor kebutuhan bisnis dan operasional PT. ZI, informasi ini akan diperoleh dari divisi IT.

10 54 3. Analisis Value Chain Menurut Porter (2003), value chain merupakan suatu metode untuk mencapai keuntungan kompetitif perusahaan, keseluruhan kegiatan tersebut harus dimiliki dan ditingkatkan oleh perusahaan sehingga dapat lebih efektif dan efisien. Nilai setiap kegiatan akan membawa kegiatan lainnya dan akan menambah nilai kegiatan berikutnya. Hal ini dapat digambarkan sebagai berikut : Support activities infrastructure Human-resources management Product and technology development Procurement INBOUND LOGISTICS For example : quality control; receiving; raw material controls; etc OPERATIONS For example : manufacturing ; packaging; production; control; quality control; maintenance; etc - Legal, accounting, financial management - Personel, pay, recruitment, training, manpower planning, etc - Product and process design, production engineering, market testing, P&D, etc - Supplier management, funding, subcontracting, specification OUTBOND LOGISTICS For example : Finishing goods; order handling; dispatch; delivery; invoicing; etc SALES & MARKETING For example : Customer management; order taking; promotion; sales analysis; market research; etc SERVICING For example : Warranty; maintenance; education and training; upgrades; etc Value added cost = Profit Gambar 3.3 Value chain analysis Diagram [Ward & Peppard (2002)] Value chain menunjukan hubungan antara aktifitas dan fungsi yang ada pada lingkungan internal organisasi. Setiap aktifitas dalam value chain membutuhkan biaya dan penggunaan aktiva, membebankan biaya operasional serta aktiva yang digunakan untuk setiap aktifitas, Value chain sendiri membuat perhitungan biaya antara aktifitas tersebut. Setiap aktifitas dari value chain harus diubah menjadi kemampuan kompetitif sehingga dapat menjadi keunggulan kompetitif dan dapat menciptakan hal tersebut dapat lebih bernilai,

11 55 maka diperlukan suatu kemampuan serta integrasi pengetahuan dari setiap individu dalam perusahaan, mengkoordinasikan agar aktifitas value chain dapat lebih efektif. 4. IT Balance ScoreCard Analisa IT Balance ScoreCard digunakan untuk mengevaluasi kinerja dan kontribusi IT kepada bisnis PT. ZI sehingga dapat memberikan pemahaman kepada bisnis mengenai kinerja IT dan dapat mengoptimalkan SI/TI yang ada, evaluasi ini dimulai dengan menyelaraskan visi, misi dan strategi perusahaan dengan visi, misi dan strategi IT. Setelah itu disusun IT Strategy map yang dibagi kedalam 4 (empat) perspektif yang kemudian ditentukan ukuran strategis, target yang akan dicapai serta rekomendasi inisiatif untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi PT. ZI. 5. McFarlan s Strategic Grid Menurut John Ward dan Peppard (2002), McFarlan Strategic Grid digunakan untuk memetakan aplikasi yang ada pada saat ini dan juga kebutuhan aplikasi dimasa depan dalam mendukung tujuan bisnis organisasi. McFarlan Strategic Grid diklasifikasikan kedalam 4 (empat) kuadran yaitu strategic, high potential, key operational, dan support. H STRATEGIC (Attack) Business opportunity driven HIGH POTENTIAL (Beware) IT opportunity driven Potential contribution of IS/IT application to achieving future business goals Competitive / Exploitation focus Complex Organizational planning, multiple methods based on goal seeking Backbone Methodical planning, integrated solutions, centralized control Current business performance focus Inovation / Exploitation focus Federation Business led, decentralized, enterpreneurial or new technology driven Traditional Evaluation planning, localized application, decentralized control Ulitility focus Efficiency focus L KEY OPERATIONAL (Explore) SUPPORT (Save) H L Degree of dependence of the business on IS/IT application in achieving overal business performance Gambar 3.4 McFarlan Strategic Grid [Ward & Peppard (2002)]

12 56 Diperlukan sebuah alat untuk melakukan penilaian terhadap aplikasi yang ada dan mengklasifikasikan sebuah aplikasi kedalam McFarlan Strategic Grid diatas, menurut ward dan peppard (2002), berikut ini adalah contoh pertanyaan yang dapat menguji sebuah aplikasi untuk dimasukan kedalam McFarlan Strategic Grid, sebagai berikut : Tabel 3.1 Daftar pertanyaan McFarlan Strategic Grid [ward & peppard (2002)] No. Pertanyaan Ya / Tidak a. Menciptakan keunggulan bersaing bagi perusahaan? b. Memungkinkan tercapainya sasaran bisnis yang spesifik atau critical success factor? c. Mengatasi kendala bisnis yang berhubungan dengan pesaing? d. Menghindari risiko bisnis di masa depan agar tidak muncul di waktu dekat? e. Meningkatkan produktifitas bisnis dan mengurangi biaya jangka panjang? f. Memungkinkan perusahaan memenuhi persyaratan hukum? g. Manfaatnya belum diketahui, tetapi bisa jadi menghasilkan poin (a) atau (b) diatas? Untuk setiap jawaban Ya dari tabel 2.2 diatas maka dimasukan kedalam tabel berikut: Tabel 3.2 klasifikasi McFarlan Strategic Grid [ward & peppard (2002)] No. High Potential Strategic Key Operational Support a. Yes (i) b. Yes (i) c. Yes d. Yes e. Yes f. Yes (ii) Yes (ii) g. Yes

13 57 Jika didalam penilaian sebuah aplikasi terdapat jawaban Ya lebih dari 2 (dua) kolom, dimana aplikasi tersebut muncul dilebih dari satu kategori maka aplikasi tersebut dibagi menjadi beberapa bagian yang kemudian diuji secara terpisah. Dibawah ini adalah daftar pertanyaan tambahan yang didapatkan untuk memperoleh kejelasan dan kepastian sebagai berikut : i. Apakah manfaat bisnis dan bagaimana cara pencapaiannya telah jelas? Jika jawabannya Ya maka masuk ke strategic, jika Tidak maka masuk ke High Potential. ii. Apakah kegagalan dalam pemenuhan akan menimbulkan risiko yang signifikan? Jika jawabannya Ya maka masuk ke Key Operational, jika Tidak maka masuk ke Support Waktu dan tempat penelitian Penelitian ini akan dilakukan di PT. ZI yang berdomisili di komplek ruko ITC Roxy Mas Blok B1 No Jl. KH. Hasyim Ashari 125 Jakarta Pusat. Penelitian ini mempunyai rencana pengerjaan pada November 2011 sampai Januari Jenis dan Metode Penelitian Penyusunan IT strategic planning pada PT. ZI ini menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif dengan tujuan mendapatkan pemahaman dan gambaran yang sebenarnya pada obyek dan subjek penelitian yaitu terhadap masa depan bisnis dan IT dalam jangka waktu 3 tahun ( ), hal ini kemudian

14 58 diperkuat dengan membandingkannya dengan teori-teori yang sesuai dengan IT strategic planning Sumber Data Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini didapat dari 2 kelompok besar, yaitu : 1. Data Primer Data primer merupakan data yang diperoleh dari sumber data aslinya yaitu data yang berasal dari PT. ZI, data tersebut didapat melalui observasi, kuesioner serta interview langsung dengan pihak dari PT. ZI, hal ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran dan penjelasan tentang IT strategic planning yang ada pada PT. ZI. 2. Data Sekunder Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari dokumen yang ada pada PT. ZI, serta dari kepustakaan lainnya tentang informasi pesaing bisnis PT. ZI Metode Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam menyusun penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. In-depth interview (Wawancara) Wawancara akan dilakukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan IT strategic planning pada PT. ZI, sehingga didapatkan informasi yang lebih akurat. Adapun profil responden yang akan diwawancarai diantaranya adalah sebagai berikut :

15 59 a. Bapak Herman Zhou, President Director PT. ZI b. Ibu Liesse Zhou, General Director PT. ZI c. Bapak Daniel Ng, Business Development PT. ZI d. Bapak Jarot Susanto, After Sales Manager PT. ZI e. Ibu Kristina Septarini, HR & GA Manager PT. ZI f. Ibu Femmy Lidya, Accounting Manager PT. ZI 2. Field Observation (Observasi) Observasi yang dilakukan penulis adalah melakukan pengumpulan data dengan mencatat informasi selama penelitian. Observasi yang dilakukan adalah dapat bersifat partisipatif, di mana penulis terlibat dalam kegiatan objek penelitian yang dilakukan oleh PT. ZI. 3. Literature Study (Studi Kepustakaan) Salah satu pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan studi kepustakaan, teknik ini merupakan teknik pengumpulan data yang bersifat teoritis berdasarkan literatur, buku acuan maupun jurnal-jurnal yang masih terkait dengan IT strategic planning. 4. Quesioner (Kuesioner) Merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan sejumlah pertanyaan kepada sejumlah pengguna SI/TI pada PT. ZI dengan tujuan memperoleh informasi secara tepat tentang kondisi lingkungan internal SI/TI yang ada pada PT. ZI saat ini, kuesioner ini mengacu pada buku Anita Cassidy (2006) tentang mengukur layanan IT.