KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 NO. KELUARAN 05 TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013 DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA Mohd As ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah TARIKH 03 JUN 2013 04 JUN 2013

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Kawalan Dokumen No. Prosedur Bil Penerangan Pindaan M/Surat 1 Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan PMM-PK-PS-03 No Pindaan Baru Tarikh Kuatkuasa - 00 01 Julai 2011

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan yang dilakukan bagi memastikan dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti diurus dengan teratur dan terkini supaya proses Pemberian Latihan Separa Profesional dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkesan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Dokumentasi, Pengawal Dokumen dan pihak-pihak yang terlibat untuk mewujud, menyemak, melulus, meminda, mengedar, mengindeks dan menyelenggara dokumen kualiti dalaman dan data kualiti yang digunakan di Politeknik Merlimau. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti : 4.2.3 3.2 Standard SPK ISO 9001:2008 3.3 PMM-PK-PS-09 : Pengurusan Rekod 1

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Dokumen Kualiti Dalaman Dokumen Sokongan Merangkumi semua dokumen kualiti dalaman dan sokongan yang digunapakai dalam sistem pengurusan kualiti. Merangkumi Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja yang disediakan dalam bentuk CD. Terdiri daripada: a) Dokumen sokongan dalaman adalah dokumen rujukan yang disediakan oleh Politeknik Merlimau. b) Dokumen sokongan luaran adalah dokumen rujukan yang disediakan JPP, BPK dan pihak luar seperti Surat Pekeliling Kerajaan, Akta, Arahan Perbendaharaan dan lain-lain seumpamanya. Pemegang Dokumen Pegawai-pegawai yang ditentukan di dalam senarai edaran untuk menerima dan menyimpan dokumen. Senarai Induk Dokumen Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis Kualiti dokumen yang diguna dan dirujuk dalam sistem pengurusan kualiti. Senarai Induk Dokumen Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis Kualiti (Dokumen Sokongan Dalaman/Luaran) dokumen sokongan dalaman/luaran yang diperlukan untuk perancangan dan operasi SPK. Rekod Pindaan Rekod yang mengandungi maklumat berhubung dengan pindaan yang dibuat ke atas mana-mana dokumen kualiti dalaman yang digunapakai. JKPD Jawatankuasa Penyelaras Dokumen adalah pegawaipegawai yang diarah untuk menyelaras penyediaan dan pindaan dokumen kualiti dalaman. CD Dokumen Kualiti CD yang mengandungi dokumen Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja. 2

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 5.0 PROSEDUR KERJA Tanggungjawab Tindakan A. Penyediaan Manual Kualiti Pengarah 1. Mengenalpasti dokumen kualiti yang diperlukan bagi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di Politeknik Merlimau. 2. Mengarahkan Wakil Pengurusan menyediakan Manual Kualiti yang diperlukan. 3. Mengarahkan JKPD menyediakan Manual Kualiti. JKPD 4. Menyediakan Manual Kualiti yang diperlukan dan mengemukakan kepada. 5. Meneliti Manual Kualiti yang disediakan untuk memastikannya lengkap dan betul. 6. Menyerahkan Manual Kualiti kepada Pengarah sekiranya tiada pindaan. Pengarah 7. Meluluskan Manual Kualiti dan mengarahkan Pengurus Kualiti menyediakan Manual Kualiti dalam bentuk CD. 3

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab Tindakan B. Penyediaan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja 8. Mengenalpasti Prosedur Kualiti yang diperlukan bagi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di Politeknik Merlimau. 9. Mengarahkan Pengurus Kualiti dan JKPD menguruskan penyediaan prosedur kualiti yang diperlukan. PQ dan JKPD 10. Menyediakan Prosedur Kualiti yang diperlukan dan mengemukakannya kepada. 11. Meneliti dan meluluskan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja. Sekiranya bersetuju dengan kandungannya, maka CD Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja akan dikeluarkan. PQ dan PPQ 12. Melaksanakan Proses E : Edaran Dokumen Kualiti. C. Pindaan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja 13. Menerima cadangan untuk meminda Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja melalui Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 3). 14. Meneliti cadangan pindaan dan membuat ulasan dan seterusnya mengemukakan kepada Pengarah untuk penelitian lanjut. 4

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab Tindakan Pengarah 15. Meneliti cadangan pindaan untuk memastikan keperluan pindaan boleh diterima atau tidak. a. Sekiranya tidak setuju dengan cadangan, arahkan memaklumkan kepada pencadang. b. Sekiranya setuju, memaklumkan kepada untuk membuat pindaan. 16. Mengarahkan JKPD meminda dokumen mengikut cadangan pindaan yang telah dipersetujui. JKPD 17. Meminda dokumen seperti yang dicadangkan, mencatat nombor pindaan dan tarikh pindaan pada dokumen yang dipinda dan mengemaskini Rekod Pindaan Manual Kualiti (Lampiran 4(i)), Rekod Pindaan Prosedur Kualiti (Lampiran 4(ii)) dan mengemukakan kepada Wakil Pengurusan. 18. Mengubah bilangan keluaran jika pindaan melebihi 50% daripada muka surat. 19. Mengemukakan pindaan dokumen kepada Pengarah. Pengarah 20. Meluluskan pindaan bagi Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 21. Menyerahkan dokumen yang telah dipinda dan diluluskan kepada Pengurus Kualiti. 5

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab PQ Tindakan 22. Mengarahkan Pegawai Pengurusan Kualiti membuat salinan CD pindaan untuk diedarkan kepada pemegang dokumen yang telah disenaraikan. PPQ 23. Mengedarkan CD dokumen kualiti yang telah dipinda dan diluluskan kepada pemegang dokumen dan mendapatkan pengesahan penerimaan menggunakan borang Senarai Pengesahan Penerimaan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 5) serta mengumpulkan semua CD Asal yang diterima oleh Pemegang Dokumen. 24. Mengemaskini status Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja yang dipinda dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti (Lampiran 6 (i)). PQ 25. Menyimpan satu salinan CD asal dan dicop BATAL, manakala selebihnya dilupuskan dengan cara mematahkan CD tersebut. PQ D. Senarai Induk Dokumen Kualiti 26. Menyediakan satu Senarai Induk Dokumen Kualiti yang mengandungi senarai dokumen kualiti dalaman (Lampiran 6(i)) dan dokumen sokongan (Lampiran 6(ii)) yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti serta status terkini dokumen. TP(A) 27. Mengesahkan penggunaan dokumen sokongan yang digunapakai di Politeknik Merlimau. 6

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab PQ Tindakan 28. Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti setiap kali berlakunya perubahan status dokumen. D. Edaran Dokumen Kualiti PQ 29. Menyediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti (Lampiran 1). 30. Mengarahkan Pegawai Pengurusan Kualiti menyediakan salinan CD dokumen kualiti mengikut bilangan yang terdapat dalam Senarai Edaran Dokumen Kualiti PPQ 31. Menyediakan salinan CD dokumen kualiti untuk diedarkan kepada pemegang dokumen. 32. Mencatat nombor salinan terkawal dan melabel SALINAN TERKAWAL di atas CD dokumen kualiti yang telah ditandatangani oleh Pengarah dan Wakil Pengurusan. 33. Mengedar CD dokumen kualiti kepada pemegang dokumen dan mendapatkan Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti (Lampiran 2). F. Pengurusan Sistem Pengkodan JKPD Manual Kualiti 34. Memberi kod khas kepada Manual Kualiti. Contoh pengkodan adalah seperti berikut: 7

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab PMM-MK Tindakan Politeknik Merlimau Melaka Manual Kualiti Prosedur Kualiti PLSP 35. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PLSP. Contoh pengkodan adalah seperti berikut: PMM-PK-PLSP-01 Politeknik Merlimau Melaka PK-PLSP berkenaan Prosedur Kualiti PS 36. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PS. Contoh pengkodan adalah seperti berikut: PMM-PK-PS-03 Politeknik Merlimau Melaka PK-PS berkenaan Borang 37. Memberi kod khas kepada borang-borang kualiti yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti berdasarkan perkara-perkara berikut : a. Nombor rujukan prosedur kualiti (PK) yang berkenaan. b. Tarikh kuatkuasa borang. c. Kod borang diletakkan pada sudut kiri di bawah borang berkenaan 8

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab Tindakan Contoh pengkodan borang adalah seperti berikut : PS-03(1) (01-07-09) PK berkenaan No. Lampiran Tarikh Kuatkuasa 38. Meminda borang dan menukarkan tarikh kuatkuasa borang sekiranya berkaitan. G. Pengurusan Dokumen Sokongan (Luaran/Dalaman) TP(A) 39. Mengenalpasti penggunaan dokumen sokongan yang digunapakai di Politeknik Merlimau bagi pelaksanaan SPK. PQJ (Pentadbiran/JPA) 40. Memberi kod khas kepada dokumen sokongan yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti. Contoh pengkodan dokumen sokongan Luaran adalah seperti berikut: DK/DS/L/A (1-3) Dokumen Dokumen Luaran Siri Kawalan No edaran & Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen Contoh pengkodan dokumen sokongan Dalaman adalah seperti berikut: DK/DS/D/B (1-11) Dokumen Dokumen Dalaman Siri Kawalan No edaran & Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen 9

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab PQJ (Pentadbiran/JPA) Tindakan 41. Mengedar dokumen sokongan kepada pemegang dokumen dan mendapatkan Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti (lampiran 2). 42. Membuat pelupusan sekiranya dokumen terbatal dengan cara mericih dokumen tersebut. Sekiranya perlu, satu salinan dokumen yang terbatal disimpan di Unit Kualiti. 10

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 6.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Senarai Edaran Dokumen Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 1 2. Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 2 3. Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti 1 Tahun Bilik Kualiti 3 4. Rekod Pindaan Manual Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 4(i) 5. Rekod Pindaan Prosedur Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 4(ii) 6. Senarai Pengesahan Penerimaan Pindaan Dokumen Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 5 7. Senarai Induk Dokumen Kualiti 2 Tahun Bilik Kualiti 6(i) 8. Senarai Induk Dokumen Kualiti (Dokumen Sokongan Dalaman/Luaran) 2 Tahun Bilik Kualiti 6(ii) 8. Salinan Dokumen BATAL 2 Tahun Bilik Kualiti 9

LAMPIRAN 1 SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI Bil No. Salinan Terkawal Pemegang Dokumen PS-03(1) (06-06-13)

LAMPIRAN 2 PENGESAHAN PENERIMAAN DOKUMEN KUALITI Dokumen Nombor Dokumen/Daftaran Nombor Keluaran Tarikh Kuatkuasa Bil No. Salinan Dikeluarkan Kepada T/Tangan Tarikh Terima PS-03(2) (06-06-13)

LAMPIRAN 3 CADANGAN PINDAAN DOKUMEN KUALITI Nombor Dokumen Tajuk Dokumen Keluaran Bahagian Dokumen Tarikh Kuatkuasa Mukasurat Cadangan Pindaan: Tandatangan Pencadang Nama Jawatan Tarikh Ulasan Wakil Pengurusan : Disokong Tidak Disokong Catatan: Tandatangan Tarikh Ulasan Pengarah : Diluluskan Catatan: Tidak diluluskan Tandatangan Tarikh PS-03(3) (06-06-13)

LAMPIRAN 4(i) REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI Bil Keluaran Mukasurat Tarikh Kuatkuasa Keterangan Pindaan Diluluskan Oleh PS-03(4i) (06-06-13)

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI LAMPIRAN 4(ii) BIL No. Prosedur Kualiti Keluaran / Mukasurat Tarikh Kuatkuasa Keterangan Pindaan Diluluskan Oleh PS-03(4ii) (06-06-13)

LAMPIRAN 5 SENARAI PENGESAHAN PENERIMAAN PINDAAN DOKUMEN KUALITI Dokumen Nombor Dokumen Nombor Pindaan Nombor Keluaran Tarikh Kuatkuasa Bil No. Salinan Dikeluarkan Kepada T/Tangan Tarikh Terima PS-03(5) (06-06-13)

LAMPIRAN 6 (i) SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI Manual Kualiti, PK-PS, PK-PLSP. Bil Nombor Dokumen Tajuk Bil Keluaran Tarikh Kuatkuasa Bil Mukasurat Nombor Salinan Terkawal PS-03(6i) (06-06-13)

LAMPIRAN 6 (ii) SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI Dokumen Sokongan * Dalaman / Luaran (* Potong yang tidak berkenaan) Bil Nombor Daftaran Tajuk Catatan / Tarikh Berkuatkuasa PS-03(6ii) 06-06-13)

CARTA ALIRAN KERJA Addendum 1 PROSES KERJA : Penyediaan Dokumen Kualiti Mula Pengarah / Kenalpasti dokumen kualiti untuk pelaksanaan SPK. Arahkan JKPD sediakan Dokumen Kualiti JKPD Sediakan Dokumen Kualiti Tidak setuju Teliti dan serahkan kepada Pengarah jika tiada pindaan Pengarah / Setuju Lulus dan arahkan PQ sediakan Dokumen Kualiti dalam bentuk CD PQ Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti PQ Arahkan PPQ sediakan salinan CD Dokumen Kualiti PPQ Sedia dan edarkan salinan CD Dokumen Kualiti kepada Pemegang Dokumen Pemegang Dokumen Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti Tamat

CARTA ALIRAN KERJA Addendum 2 PROSES KERJA : Pindaan Dokumen Kualiti Mula Terima Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti. Teliti, ulas dan kemukakan kepada Pengarah Pengarah Memastikan keperluan pindaan boleh diterima atau tidak JKPD Ya Tidak Maklumkan kepada Pencadang Maklumkan JKPD untuk buat pindaan Pinda Dokumen seperti yang dicadangkan JKPD Ubah bilangan keluaran jika pindaan lebih 50% daripada mukasurat. Kemukakan pindaan dokumen kepada Pengarah Pengarah Lulus dokumen yang dipinda dan serahkan kepada PQ PQ Arahkan PPQ buat salinan CD pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen PPQ PQ Tamat Membuat salinan CD pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen dan kemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti Simpan satu salinan CD Asal & cop BATAL

Addendum 3 CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : PENGURUSAN DOKUMEN SOKONGAN (LUARAN/DALAMAN) Mula TP(A) PQJ (Pentadbiran/ JPA) Kenalpasti dokumen sokongan untuk pelaksanaan SPK Beri kod khas kepada dokumen sokongan untuk edaran kepada Pemegang Dokumen PQJ (Pentadbiran/ JPA) PQJ (Pentadbiran/ JPA) Pemegang Dokumen Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti Edarkan Dokumen Sokongan kepada Pemegang Dokumen Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti Tamat