Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Menyediakan prosedur kerja pemprosesan bahan terbitan bersiri yang dibekalkan. 2.0 SKOP Meliputi bahan terbitan bersiri bercetak yang dilanggan bagi keluaran terkini, yang berjilid dan sedia berjilid. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua Online Documentation OPR/PSAS/GP01/ILB OPR/PSAS/AK09 OPR/PSAS/AK10 OPR/PSAS/GP02/CLM UPM/OPR/PSAS/P004 UPM/OPR/PSAS/P001 Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan Arahan Kerja Check In Bahan Terbitan Bersiri Arahan Kerja Membina Rekod Item Bahan Garis Panduan Tuntutan (Claims) Bahan Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan
Halaman: 2/9 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BKK BS BLKS BTB SK V KK PAP P PSAS UPM : Bahagian Koleksi Khas : Bahagian Sirkulasi : Bahagian Latihan dan Khidmat Sokongan : Bahagian : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar : Ketua Bahagian / Ketua Perpustakaan Cawangan : Koleksi Kebelakangan : Pembantu Am Pejabat : Pembantu Perpustakaan : Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Sultan Abdul Samad : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan langkah-langkah dalam prosedur ini dipatuhi.
Halaman: 3/9
7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 4/9 7.1 Mula 7.2 Terima Bahan. /PAP 7.2.1 Bagi jurnal loose issues dan sedia berjilid, ikut langkah 7.3. 7.2.2 Bagi jurnal yang telah lengkap keluaran setahun dari BS, BKK dan SK, ikut langkah 7.12. 7.2.3 Bagi jurnal berjilid yang diterima dari Unit Penjilidan, BLKS, ikut langkah 7.15. 7.3 Semak Butiran Bahan dengan Slip Penerimaan Bahan: a) alamat penerima b) judul c) keluaran (jilid, bilangan, bulan, tahun) 7.3.1 Jika butiran betul, ikut langkah 7.4. 7.3.2 Jika butiran salah, maklumkan kepada pembekal untuk digantikan dengan bahan baru (jika perlu), kembali ke langkah 7.2. 7.4 Semak Keadaan Bahan dengan Menggunakan Borang Pemeriksaan Bahan (OPR/PSAS/BR02/PTB). 7.4.1 Jika keadaan baik, ikut langkah 7.5. 7.4.2 Jika keadaan tidak baik/rosak, maklumkan kepada Pembekal untuk digantikan dengan bahan baru, kembali ke langkah 7.2. 7.5 Catat Butiran Bahan dengan Menggunakan Borang Statistik Memproses Bahan (OPR/PSAS/BR02/STA). 7.6 Failkan Slip Penerimaan Bahan Mengikut Pembekal. 7.7 Semak Sistem Virtua Menggunakan ISSN / Judul / Nama Pengarang untuk Mengetahui Jenis Bahan.
Halaman: 5/9 Tindakan 7.7.1 Jika judul baru, serahkan kepada Pustakawan dan ikut langkah 7.8. 7.7.2 Jika keluaran terkini, ikut langkah 7.9. 7.8 Katalog dan Klasifikasi Bahan dalam Rekod MARC dan Holding MARC. Rujuk Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan (UPM/OPR/PSAS/P004). 7.9 Buat Proses Check In dan Cetak Surat Tuntutan Pertama, Jika Ada. Catatkan Penerimaan Bahan dengan Menggunakan Borang Penerimaan Bahan (OPR/PSAS/BR02/TER). Rujuk Arahan Kerja Check In Bahan (OPR/PSAS/AK09). Pustakawan 7.10 Buat Proses Tuntutan (Claims). Rujuk Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan Bahan (OPR/PSAS/GP02/CLM). 7.11 Buat Proses Identifikasi Bahan, Cop Tarikh Pamer dan Hantar ke Lokasi Berkenaan dengan Menggunakan Borang Penghantaran Bahan (OPR/PSAS/BR02/HTR). PAP/ Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB). 7.12 Terima Bahan Telah Lengkap Keluaran Setahun dari BS, BKK dan SK beserta Senarai atau Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR). 7.13 Buat Persediaan untuk Proses Jilid. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/AK11). 7.14 Hantar Bahan ke Unit Penjilidan, BLKS beserta Borang /PAP
Halaman: 6/9 Tindakan Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) dan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD). Rujuk Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan (UPM/OPR/PSAS/P001). 7.15 Terima Kembali Bahan yang Telah Siap Dijilid dari Unit Penjilidan, BLKS Beserta Salinan Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) dan Semak Keadaan Penjilidan Bahan Berpandukan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD). /PAP 7.15.1 Jika keadaan baik, keluarkan Salinan 3 Borang Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) ikut langkah 7.16. 7.15.2 Jika keadaan tidak baik, isi borang Kawalan Ketidak Patuhan Produk (PGR/BR03/KKP) jika perlu dan ulang langkah 7.14. 7.16 Buat Proses Identifikasi Bahan dalam Masa 3 Hari Bekerja. Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB). PAP/ 7.17 Bina Rekod Item dalam Sistem Virtua dalam Masa 3 Hari Bekerja. Rujuk Arahan Kerja Membina Rekod Item Bahan (OPR/PSAS/AK10). 7.18 Semak Bahan SK. /PAP 7.18.1 Jika ya, ikut langkah 7.21. 7.18.2 Jika tidak, ikut langkah 7.19.
Halaman: 7/9 Tindakan 7.19 Taip dan Tampal Label Nombor Panggilan pada Bahan dalam Masa 3 Hari Bekerja. Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB). /PAP 7.20 Semak Setiap Bahan yang Telah Dilabel dan yang Telah Dibina Item Id. P 7.20.1 Jika salah, isi Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) dan ulang langkah 7.19. 7.20.2 Jika betul, tanda tangan di bawah nombor panggilan dan ikut langkah 7.21. 7.21 Hantar Bahan Ke Lokasi yang Berkenaan Beserta Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) untuk Proses Menukar Status. PAP/ Bagi bahan untuk dihantar ke SK/V, failkan senarai bahan ke dalam Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid SK/V (OPR/PSAS/BL02/EDR). 7.22 Failkan Borang Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) di Log Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BL02/PRO) dan Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) di Log Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BL02/BTL), Jika Ada. P/ 7.23 Tamat.
Halaman: 8/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Sitem Virtua Rekod Katalog 2. UPM/PSAS/BTB/8.2.251-300 Penerimaan Bahan 3. (OPR/PSAS/BL02/BTL). Log Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan -Borang Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) 4. OPR/PSAS/BL02/RPB Log Rekod Memproses Bahan -Borang Statistik Memproses Bahan (OPR/PSAS/BR02/STA) 5. OPR/PSAS/BL02/TRM Log Rekod Penerimaan Bahan - Borang Penerimaan Bahan (OPR/PSAS/BR02/TER) 6. OPR/PSAS/BL02/PKS Log Rekod Pemeriksaan Bahan -Borang Pemeriksaan Bahan (OPR/PSAS/BR02/PTB) 7. (OPR/PSAS/BL02/EDR). Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid SK/V Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan STM STM Server Virtua Kekal BTB 2 Tahun TB/P TB/P BTB 2 Bulan BTB 1 Tahun BTB 2 Tahun BTB 1 Tahun PAP PAP BTB 2 Tahun Kuasa Melupus STM TB
Halaman: 9/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 8. OPR/PSAS/BL02/RHB Log Rekod Penghantaran Bahan -Borang Penghantaran Bahan (OPR/PSAS/BR02/HTR) 9. OPR/PSAS/BL02/PRO Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BTB 2 Tahun BTB Kuasa Melupus Log Proses Penjilidan Jurnal 3 Tahun - Borang Permohonan Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) - Borang Log Proses Penjilidan Jurnal(OPR/PSAS/BR02/JUR) - Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD) 10. OPR/PSAS/BL02/CLM Log Penghantaran Tuntutan (Claims) Bahan Pustakawan / Pustakawan / BTB 2 Tahun (bagi bahan/nota kredit yang belum terima) 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS) - 3/2014 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas 2/2014 Ketua Pustakawan WP 18/07/2014