MANAJEMEN ARSIP DINAMIS IN AKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : Dennis ridho aldina D1511026 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014 i
PENGESAHAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA Disusun Oleh : DENNIS RIDHO ALDINA D1511026 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari : Tanggal : Tim Penguji Nama Tanda Tangan 1. Penguji 1 2. Penguji 2 Dekan, Mengetahui, Ketua Program, Prof. Drs. H. Pawito Ph.D Drs. Sudarto, M.Si NIP. 19540805198503 1 002 NIP. 19550202198503 1 006
D1511026
MOTTO Allah SWT memudahkan umatnya yang taat Maju terus pantang mundur Hidup adalah perjalanan yang penuh dengan hambatan dan godaan maka harus kita siasati demi kesuksesan Jangan katakan tidak sebelum mencoba sampai berhasil Kegagalan adalah kesuksesan yang tertunda Manusia tak selamanya salah kecuali ia yang selalu mengoreksi diri dan membnenarkan kebenaran orang lain atas kesalahan sendiri Jalan terbaik mencari kawan adalah kita juga harus berlaku sebagai kawan
PERSEMBAHAN Tugas Ahir ini, saya persembahkan kepada : Kedua orang tuaku yang telah memberikanku semangat dan menjadi acuanku dalam melaksanakan kuliah, serta yang selalu mendoakanku. Keluarga besar Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Sahabat-sahabatku UNS, KOST, Dan teman bermain yang selalu memberikan dukungan dan bantuannya selama ini.
KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr. Wb Segala puji bagi Allah SWT penulis panjatkan karena telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik yang berjudul MANAJEMEN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis dibantu oleh beberapa pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai hal. Untuk itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. IbuDra. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang dengan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 2. Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta sekaligus Pembimbing Akademik yang telah banyak memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Fakultas Ilmu sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Sri Wahyudi, S. Sos, M. Si, selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan kuliah kerja magang, serta memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis selama kuliah kerja magang tersebut. 5. Papa dan Mama tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya untuk mengasuh, membimbing dan memberi dukungan sepenuhnya baik secara moriil, materiil, maupun doa restu kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 6. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bermanfaat dari pembaca untuk lebih sempurnanya dan dapat diterima semua kalangan. Semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat dan wawasan bagi para pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya. Wassalamualaikum Wr. Wb Surakarta, 13 januari 2015
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... PERSETUJUAN... PENGESAHAN... PERNYATAAN... MOTTO... PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR BAGAN, TABEL DAN GAMBAR... ABSTRAK... ABSTRACK... i ii iii iv v vi vii ix xii xiv xvi BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Masalah... 1 2. Perumusan Masalah... 6 3. Tujuan Pengamatan... 7 4. Manfaat Pengamatan... 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian... 9 A. Pengertian Manajemen... 9 Tujuan Manajemen... 24 B. Pengertian Arsip... 30 C. Jenis Arsip... 32 D. Kegitan Kearsipan... 33 1. Penerimaan Dan Pencatatan Arsip... 34 2. Penyimpanan Arsip... 36 3. Pemeliharaan Arsip... 40 4. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip... 42 E. Faktor Penunjang Manajemen Kearsipan... 45 F. Pegawai Kearsipan... 47 2. METODE PENGAMATAN... 48 1. Lokasi Pengamatan... 48 2. Jenis Pengamatan... 49 3. Sumber Data... 49 4. Teknik Pengumpulan Data... 50 5. Teknik Analisis Data... 52
BAB III DISKRIPSI LOKASI 1. Lokasi Pengamatan... 54 2. Sejarah Berdirinya... 54 3. Visi dan Misi... 57 4. Tugas Pokok dan Fungsi... 58 5. Struktur Organisasi... 59 6. Pegawai dan Seksinya... 68 BAB IV PEMBAHASAN 1. Manajemn Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsi Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta... 72 2. Analisa Manajemen Arsip Dinamis Inaktif... 86 3. Kendala Yang Dihadapi... 92 4. Langkah-langkah Untuk Mengatasi... 94 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan... 95 B. Saran... 98 DAFTAR PUSTAKA... 99 LAMPIRAN-LAMPIRAN DAFTAR TABEL
TABEL 1. Kartu Fiechies... 78 TABEL 2. Jumlah Arsip Yang Sudah Inaktif... 87 TABEL 3. Jumlah Pengguna Arsip Dinamis... 88 TABEL 4. Jumlah Penerimaan Arsip... 90 DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1. Metodologi Penelitian Kualitatif... 53 GAMBAR 2. Struktur Organisasi... 61 GAMBAR 2. Rak Arsip... 81
ABSTRAK Dennis Ridho Aldina, D1511026, MANAJEMEN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA. Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, halaman. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui secara detail tentang bagaimana manajemen arsip dinamis inaktif dan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi di dalam proses manajemen yang dilakukan di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pada pengamatan ini penulis menggunakan metode deskripsi kualitatif yang bersifat mengumpulkan data dengan ikut serta secara langsung dalam proses kegiatannya dan dalam mengelola data didapatkan, sedangkan untuk proses pengumpulan data penulis menggunakan teknik Observasi, Wawancara, dan Data Perpustakaan. Dalam analisis data menggunakan metode analisis ineraktif yang terdiri dari tiga komponen utama, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan dari hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta diperoleh informasi bahwa manajemen arsip dinamis inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah dilaksanakan sesuai dengan prosedur, sudah dikelola dengan baik tetapi belum optimal di dalam penanganannya, hal ini dapat dilihat dari sedikitnya jumlah arsip dinamis inaktif dari unit pengolah yang diserahkan, serta masih banyaknya arsip dinamis inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang belum ditangani. Dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis inaktif telah dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku. Optimalisasi, efisiensi dan efektifitas belum bisa diperoleh karena banyaknya faktor penghambat didalam manajemen arsip dinamis inaktif tersebut, antara lain : dalam hal penataan dan penyimpanan arsip yang belum optimal dikarenakan dalam pelaksanaan arsip inaktif hanya dikerjakan oleh seorang arsiparis saja, pemeliharaan dan perawatan yang masih belum memadai dan cenderung tradisional, belum lengkapnya fasilitas penunjang baik elektronik dan non elektronik yang terpenuhi di dalam kantor. Adapun kesimpulan dari tugas ahir ini yaitu manajemen arsip dinamis inaktif di Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan pedoman pada pola klasifikasi Peraturan Walikota Surakarta No. 01 Tahun 2006 dan pelaksanaanya sudah dilakukan sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku tetapi hanya saja belum optimal dalam pelaksanaanya.
ABSTRACT Dennis Ridho Aldina, D1511026, THE MANAGEMENT OF INACTIVE DYNAMIC ARCHIVE MANAGEMENT IN LOCAL ARCHIVE AND LIBRARY OFFICE OF SURAKARTA CITY. Administrative Management Study Program, Undergraduate Program, Social and Political Sciences Faculty, Surakarta Sebelas Maret University, 2011, pages. This observation aimed to find out in detail how the inactive dynamic archive management and what factors affecting the management process conducted in Local Archive and Library Office of Surakarta City. In this observation, the writer employed a descriptive qualitative method, collecting data by participating directly in activity process and in managing the data obtained, while in the process of collecting data, the author employed observation, interview, and library data. The data analysis was carried out using an interactive model of analysis consisting of three components: data reduction, data display, and conclusion drawing. Considering the result of analysis on the observation taken place in Local Archive and Library Office of Surakarta City, it could be found that the management of inactive dynamic archive in Local Archive and Library Office of Surakarta City had been conducted corresponding to the procedure, had been managed well but not optimally. It could be seen from small number of inactive dynamic archives submitted by the processing unit, and many unmanaged inactive archives in Local Archive and Library Office of Surakarta City. In its implementation, the management of inactive dynamic archive had been conducted corresponding to prevailed regulation. Optimization, efficiency and effectiveness had not been achieved because of many inhibiting factors in it, including: in the term of non-optimum archive organization and storage because the inactive archive was managed by only an archivist, inadequate traditional maintenance and treatment, incomplete supporting facilities, either electronic or non-electronic, in the office. The conclusion of this final project was that the management inactive dynamic archive in Local Archive and Library Office of Surakarta City referred to the classification pattern from Surakarta Mayor s Regulation No.01 of 2006 and the implementation had been consistent with prevailing procedure and regulation despite non-optimum implementation.