PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA

Transkripsi

1 PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh: VITA OKTAVIANI PRATIWI D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014 i

2 ii PERSETUJUAN PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA Disusun Oleh VITA OKTAVIANI PRATIWI D Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pembimbing Drs. Marsudi, MS NIP

3 iii PENGESAHAN PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA Disusun Oleh : VITA OKTAVIANI PRATIWI D Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari : Rabu Tanggal : 4 Juni 2014 Tim Penguji Nama Tanda Tangan 1. Penguji 1 Dra. Lestariningsih, M.Si Penguji 2 Drs. Marsudi, MS... Mengetahui, Dekan Ketua Program Prof. Drs. H. Pawito Ph.D Drs. Sudarto, M.Si NIP NIP

4 PERNYATAAN Nama : VITA OKTAVIANI PRATIWI N I M : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Mei 2014 Yang Membuat Pernyataan, Vita Oktaviani Pratiwi iv

5 MOTTO Keyakinan adalah sumber keberhasilan Senyuman adalah awal persahabatan Menyerah bukanlah kalah Hidup adalah perjuangan v

6 PERSEMBAHAN Karya ini penulis persembahkan kepada: Bapak dan Ibu tercinta Sahabat 4_Sekawan Febriyana, Ria, Yunia Semua Sahabat MA 2011 vi

7 KATA PENGANTAR Dengan rahmat ALLAH SWT, serta dengan rasa tanggung jawab sebagai mahasiswa, penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul Pelaksanaan Tata Kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini banyak mengalami hambatan dan kesulitan, namun berkat bantuan dan dorongan dari berbagai pihak maka dapat diselesaikan, oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Marsudi, MS selaku Pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir ini yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga, memberikan bimbingan, pengarahan dan saran dalam pembuatan laporan ini. 2. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph.D, Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Sudarto, M.Si, Ketua program Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Bapak Drs. Pramono SU, M.Si, selaku Pembimbing Akademik yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama masa studi. 5. Ibu Lestariningsih, M.Si selaku penguji ujian tugas akhir. 6. Bapak Endro Prayitno, Sp.Kj.MSi selaku Direktur Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta yang telah memberikan ijin dan kesempatan Kuliah Kerja Magang. 7. Bapak dan Ibu tercinta yang telah memberikan dorongan dan do a sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini. 8. Seseorang yang selalu memberi support, motivasi, bantuan dalam penyelesaian penyusunan laporan ini. 9. Teman-teman Manajemen Administrasi angkatan vii

8 10. Dan kepada semua pihak yang telah membantu penulis yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis berharap semoga hasil laporan Tugas Akhir ini nantinya dapat berguna bagi semua pihak terutama bagi mahasiswa Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Surakarta, Mei 2014 Penulis viii

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN PERSETUJUAN... HALAMAN PENGESAHAN... PERNYATAAN... MOTTO... PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR TABEL... ABSTRAK... ABSTRACT... i ii iii iv v vi vii ix xii xiii xiv xv BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 6 A. Pengertian... 6 ix

10 1. Pengertian Pelaksanaan Pengertian Tata Pengertian Kerasipan Pengertian Tata Kearsipan B. Pengelolaan Arsip C. Hal Yang Berkaitan Dalam Kearsipan Penerimaan dan Pencatatan Arsip Penyimpanan Arsip Pemeliharaan Arsip Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Alat Kearsipan D. METODE PENGAMATAN Lokasi Pengamatan Jenis Pengamatan Sumber Data Tehnik Pengumpulan Data Tehnik Analisa Data BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI A. Sejarah Singkat Kedudukan RSJD Surakarta Mutu RSJD Surakarta B. Deskripsi Lokasi C. Gambaran Umum Organisasi Tugas Pokok Fungsi D. Struktur Organisasi RSJD Surakarta E. Kelompok Jabatan Fungsional BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN x

11 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Penyimpanan Arsip Pemeliharaan Arsip Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Alat Kearsipan BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran Daftar Pustaka Lampiran Lampiran xi

12 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Struktur Organisasi Gambar Almari Penyimpanan Arsip Gambar Almari Penyimpanan Arsip Gambar Tempat Penyimpanan Kartu Kendali Gambar Komputer xii

13 DAFTAR TABEL Tabel 4.1 Agenda Surat Masuk Tabel 4.2 Kartu Kendali Surat Masuk Tabel 4.3 Lembar Disposisi Surat Masuk Tabel 4.4 Agenda Surat Keluar Tabel 4.5 Kartu Kendali Surat Keluar xiii

14 ABSTRAK VITA OKTAVIANI D , PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN DI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH SURAKARTA, Laporan Tugas Akhir, Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2014, 69 halaman. Arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, karena arsip memegang peranan penting dalam suatu organisasi. Tujuan pengamatan ini adalah mengetahui gambaran pelaksanaan tata kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta,dari pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis, diharapkan laporan ini bermanfaat dan untuk memperoleh data yang dipergunakan untuk menyusun Laporan Tugas Akhir. Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta, berdasarkan pertimbangan bahwa Rumah Sakit Jiwa Daerah Surakarta bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan jiwa masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang menggambarkan atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat sekarang. Sumber data ini diperoleh dari Narasumber atau informan, peristiwa dan aktivitas dan dokuman dan arsip. Tehnik Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Tehnik analisis data berupa pengumpulan data, reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan dan verifikasi. Dari hasil pengamatan yang dilakukan di RSJD Surakarta dapat disimpulkan bahwa kegiatan penerimaan dan pencatatan arsip dilakukan melewati Sub bagian Kepegawaian Tata Usaha dan Hukum. Kegiatan penyimpanan arsip menggunakan asas penyimpanan campuran yaitu kombinasi antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan dengan meletakkan arsip pada ruang yang aman dan terhindar dari serangga dan rayap. Kegiatan penyusutan arsip dengan memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan belum pernah melakukan pemusnahan. Alat-alat kearsipan yang dimiliki sudah cukup baik dan mendukung kelancaran kegiatan kearsipan. Saran yang penulis sampaikan untuk arsip inaktif yang sudah tidak mempunyai nilai guna di masa yang akan datang seharusnya dilakukan pemusnahan agar penyimpanan lebih maksimal. xiv

15 ABSTRACT VITA OKTAVIANI D , IMPLEMENTATION OF ARCHIVAL SYSTEM IN RSJD SURAKARTA, Final report Assigment, Diploma III Progam, Administration Management, Faculty of Social and Political Science Sebelas Maret University Surakarta, 2014, 69 pages. Archive as central memory and resources, because the archive have a important role in an organization. The purpose of this observations to know the description of the implementation archives system in RSJD Surakarta. The author hope this observations can be useful and to obtain data to arange the final report. The location of obvservation is rsjd surakarta, because rsjd surakarta engaged in the community mental health services. Types of observations used descriptive qualitative that describes the state of the object of observation in the present. The data source obtained from informant, events and activities and document and archives. Data Collection Technique collected by interview, observation and documentation. Data analysis techniques such as data collection, data reduction, data presentation, drawing conclusions and verification. From the observations in RSJD Surakarta can be concluded that the activities of receiving and recording archives performed by subsection Administrative and Legal Officer. Archival storage activities using a mix of storage principle, a combination of the principles of centralization and decentralization principles. Archive maintenance activities carried out by putting a record on a space to safe and protected from insects and termites.the Shrinkage activities performed by moving the archive file to the inactive file storage and destruction has never done. Archival tools owned archival support. The suggestion that the author convey to an inactive archive that no longer have a use value in the future should be done so that more storage maximum destruction. xv