BAB III Pelaksanaan Magang 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis memulai pelaksanaan magang pada Kantor Walikota Administrasi Jakarta Barat selama 2 (dua) bulan yang dimulai dari 1 Maret 2016 s/d 31 April 2016. Penulis ditempatkan pada Bagian Perekonomian yang terdiri dari 1 Kepala Bagian, 3 Kepala Sub Bagian dan beberapa staff. Pada hari pertama pelaksanaan magang penulis di beri pengarahan dan penjelasan di ruang rapat mengenai tata tertib yang ada di ruangan tersebut sehingga dapat menjaga ketertiban di ruangan tersebut dan penulis diperkenalkan dengan salah seorang pegawai yang akan menjadi pembimbing pada ruangan tersebut. Selanjutnya penulis di beri waktu untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan ruangan tersebut agar saat melakukan pekerjaan penulis dapat mengerjakan dengan tenang tanpa merasa malu atau canggung. Selanjutnya pada hari kedua magang saya sudah mulai terbiasa dengan situasi ruang kerja yang sangat jauh berbeda dengan kodisi ruang kelas yang biasa saya tempati. Setelah saya beristirahat sejenak saya di ajak oleh pegawai ruangan tersebut untuk survey langsung operasi beras yang sedang dilaksanakan di kelurahan krendang kecamatan grogol, dan pada saat itu penulis langsung merasakan pengalaman di dunia kerja yang sebenarnya karena langsung melihat dan merasakan langsung situasi di 30
lapangan yang bukan hanya kerja di belakang komputer mengolah datadata. 3.2 Kegiatan Selama Magang Pelaksanaan magang penulis dimulai tanggal 2 Maret 2016. Pelaksanaan kegiatan magang dilakukan dari hari senin sampai kamis dikarenakan pada hari jum at penulis masih harus menyelesaikan perkuliahan. Sedangkan jam kerja penulis dimulai pukul 08.00 sampai dengan 15.30, adapun kegiatan penulis di Kantor Walikota Administrasi Jakarta Barat adalah sebagai berikut : 1. Mengetik dokumen yang sudah disediakan dengan ketentuan pengetikan yang sudah diberitahukan sebelumnya. 2. Menscan dokumen sebagai arsip soft copy untuk menjaga agar dokumen tersebut tidak hilang. 3. Mengentry data-data tentang surat masuk ke dalam file komputer. 4. Survey lapangan tentang operasi beras murah di kawasan Kelurahan Krendang Kecamatan Grogol. 5. Mengeprint surat tugas untuk pegawai. 6. Survey lapangan untuk pendataan Pedagang Kaki Lima Liar yang terdapat di Wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat. 7. Membuat Email untuk pegawai. 8. Membuat power point untuk presentasi. 31
9. Membantu mengetik kebijakan yang akan diterapkan bagi pedagang kaki lima di wilayah Jakarta Barat. 3.3 Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja Kantor Walikota Administrasi Jakarta Barat merupakan kantor yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat. Seperti kantor pada umumnya tentu saja kantor ini juga memiliki beberapa masalah atau kendala yang harus dihadapi, salah satu diantaranya adalah : 1. Terbatasnya Jumlah Komputer, Jumlah komputer yang berada di ruangan penulis tidak sebanding dengan jumlah karyawan yang ada di ruangan tersebut sehingga para pegawai mendapat kesulitan saat akan mengetik atau ada pekerjaan yang berhubungan dengan komputer. 2. Banyak karyawan yang datang tidak tepat pada waktunya, Karyawan banyak yang menggunakan waktu istirahat secara berlebihan, pada saat jam bekerja banyak karyawan yang keluar dari ruangan, menonton televisi pada saat jam bekerja. 3.4 Penyebab Masalah 1. Bagian Perekonomian hanya mempunyai 4 komputer dari sekian banyak karyawan yang tugasnya sangat berhubungan dengan pengunaan komputer. 32
2. Masalah Kedisiplinan yang penulis temukan selama magang, penyebabnya yaitu tidak adanya sanksi yang tegas dari masingmasing Kepala Sub Bagian langsung, membuat penyebab karyawan selalu datang tidak tepat waktu dan banyak karyawan yang menggunakan waktu istirahat secara berlebihan. 3.5 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah adalah kegiatan yang mengarahkan pada suatu solusi dalam memecahkan suatu masalah. Dalam mencari pemecahan masalah tersebut hendaknya dicarikan juga alternatifnya agar dapat dipilih pemecahan masalah yang paling tepat. Berikut penulis akan mengemukakan alternatif pemecahan masalah, yaitu: 1. Terbatasnya Jumlah Komputer a. Mengatasi masalah tersebut seharusnya pihak terkait menambah jumlah komputer agar pekerjaan tidak tertunda dengan adanya antrian yang ingin menggunakan komputer, selain itu komputer juga dapat menjadi inventaris kantor sehingga mendapat keuntungan ganda. b. Selanjutnya bisa dengan cara memprioritaskan pekerjaan yang harus dilakukan terlebih dahulu seperti pekerjaan yang mendesak agak kinerja komputer dapat dimaksimalkan dengan baik. 33
2. Pemecahan Masalah Kedisiplinan sudah dilakukan, yaitu dibuatkan absen briefing morning, tetapi masih saja ada karyawan yang masih terlambat, alternatif untuk mengatasi masalah ini agar tidak terjadi terus-menerus adalah : a. Memberikan reward, bagi karyawan yang memiliki kinerja baik dan berprestasi. Dan sebaliknya berikan hukuman atau sanksi yang tegas, berupa teguran langsung kepada karyawan dan penerbitan surat teguran sampai surat peringatan bagi karyawan yang tidak disiplin dan memiliki kinerja buruk. b. Di berikannya arahan suatu pelatihan untuk karyawan agar karyawan berperilaku disiplin dan juga datang ke kantor tepat waktu dan menggunakan waktu istirahat tidak berlebihan. c. Adanya suatu perjanjian tata tertib dari bagian personalia untuk karyawan langsung agar datang tepat waktu dan tentunya perjanjian itu ditandatangi oleh karyawan sebagai bukti bahwa karyawan tersebut tidak akan mengulangi kesalahannya kembali. 3.5 Pemecahan Masalah yang Disarankan 1. Terbatasnya Jumlah Komputer Setelah penulis mengetahui penyebab dari suatu masalah dan alternatif pemecahan masalah yang diungkapkan, maka penulis di sini ingin memberikan pemecahan masalah yang disarankan yang sekiranya dapat berguna bagi perusahaan. 34
Pemecahan masalah yang disarankan untuk mengatasi masalah kurangnya fasilitas komputer di ruangan tersebut adalah dengan memaksimalkan kinerja komputer dengan prioritaskan pengerjaan yang lebih mendesak terlebih dahulu sehingga pekerjaan di ruangan tersebut dapat berjalan dengan baik. 2. Masalah Keterlambatan Dalam menyikapi masalah disiplin karyawan yang masih terjadi adalah adanya ketegasan untuk menegur langsung kepada karyawan yang bersangkutan dan jika tidak ada perubahan, di terbitkannya surat teguran dan surat peringatan 1, surat peringatan 2 sampai surat peringatan 3. Adanya suatu perjanjian tata tertib dari bagian personalia dengan karyawan langsung, agar datang tepat waktu dan tentunya perjanjian itu ditandatangi oleh karyawan yang bersangkutan sebagai bukti bahwa karyawan tersebut tidak akan mengulangi kesalahannya kembali. 35