MUKA SURAT : 1/8 PK. UiTM.APB. (O). 20 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama Rahim Bin Sajari Mohammadd Radzi Bin Manap Prof.Madya Datin Dr. Hajibah Osman Jawatan Penolong Pendaftar Koordinator IT Dekan Tarikh 2 Ogos 2008 2 Ogos 2008 2 Ogos 2008
MUKA SURAT : 2/8 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Keluaran/ Para Surat Pindaan 1/6/06 01/01 5 7 Tambahan singkatan MKPB, Pkpem, JTKKanan, PP(A) dan KP 6 8 Tambahan tanggungjawab dan tindakan di bawah Pengumpulan Markah Akhir, No. 10 hingga No. 26 8 9 Tambahan lampiran contoh borang LE-15 dan Senarai Validasi 2/8/2008 02/02 6.7-6 -7 Keluarkan LE-15 dan 6.26 masukkan LE-Excel di lampiran
MUKA SURAT : 3/8 BIL. ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Isi Kandungan 3 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Dokumen Rujukan 4 4.0 Definisi 4 5.0 Singkatan 5 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6 7.0 Rekod Kualiti 7 8.0 Lampiran 7
MUKA SURAT : 4/8 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan pengendalian markah pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Jawatankuasa Pengurusan Akademi Pengajian Bahasa (APB) untuk memastikan markah peperiksaan pelajar dapat dilaksanakan oleh staf APB. Prosedur ini melibatkan Dekan, Timbalan Dekan (Kualiti & Penyelidikan), Ketua Program, Koordinator (Pengurusan & Akademik), Pensyarah dan Staf Pentadbiran (Akademik). Prosedur ini juga melibatkan Bahagian Hal Ehwal Akademik (HEA) dan Pusat Sistem maklumat Bersepadu (isis) dari segi urusan kemasukan markah. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN BIL. JENIS 3.1 MK.APB.UiTM.01 MANUAL KUALITI Seksyen 4.2.3 Seksyen 4.2.4 Seksyen 7.1 Seksyen 7.5.1 Seksyen 8.2.4 Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Kualiti Perancangan bagi Penyediaan Pembelajaran dan Pengajaran Kawalan Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Produk
MUKA SURAT : 5/8 4.0 Definisi BIL. ISTILAH PENJELASAN 4.1. Koordinator(P), KBI(P), KBAE(P), KPM Pensyarah yang dilantik oleh Dekan, bertanggungjawab atas segala urusan pengurusan akademik. 4.2. Pemeriksa Pensyarah APB yang dikenal pasti oleh Koordinator untuk memeriksa skrip jawapan peperiksaan sesuatu. 4.3. Ketua Pemeriksa Pensyarah Sumber yang dilantik oleh Timbalan Dekan dan bertanggungjawab atas sesuatu kursus serta urusan pemarkahan skrip jawapan peperiksaan akhir di bawah jagaannya. 4.4. Borang Markah LE- Exel Borang senarai markah pelajar terperinci yang mencatatkan markah kerja kursus dan peperiksaan akhir untuk sesuatu kursus. 4.5. Sistem SsPM Sistem Pengurusan Markah yang digunakan dan dikendalikan oleh staf APB. 4.6. Sistem isis Sistem Maklumat Pelajar Bersepadu UiTM yamg mengendalikan semua data/maklumat peribadi dan peperiksaan pelajar UiTM 4.7. Validasi Proses menyemak semula kemasukan markah yang telah dimasukkan dengan cara muat naik data/maklumat dari sistem SsPM ke dalam sistem isis dengan cara membandingkan maklumat (LE-Exel) dan cetakan dari sistem isis. 5.0 SINGKATAN BIL. SINGKATAN MAKSUD SINGKATAN 5.1 APB Akademi Pengajian Bahasa 5.2 P Pensyarah 5.3 PP(A) Penolong Pendaftar (Akademik) 5.4 PE(A) Pegawai Eksekutif Akademik 5.5 PTO Pegawai Tadbir Operasi 5.6 Pk Pensyarah Kelas 5.7 Pem Pemeriksa Skrip Jawapan Peperiksaan 5.8 MKPB Markah Keseluruhan Penilaian Berterusan
MUKA SURAT : 6/8 5.9 isis Sistem Maklumat Pelajar Bersepadu, PSMB 6.0 SsPM Sistem Pengurusan Markah, APB 6.1 Pkpem Penolong Ketua Pemeriksa Skrip Jawapan Peperiksaan 6.2 JTKkanan Juruteknik Komputer Kanan 6.3 KP Ketua Program 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. PENGUMPULAN BERTERUSAN (KERJA KURSUS) Pk 1. Kumpul semua markah penilaian keseluruhan berterusan (Ujian, kuiz dan tugasan). 2. Maklumkan markah penilaian berterusan kepada pelajar sebelum peperiksaan akhir bermula. 3. Lakukan pembetulan markah penilaian berterusan, jika ada. 4. Masukkan markah keseluruhan penilaian berterusan (MPKB) ke dalam sistem SsPM APB sebelum tarikh tutup. 5. Lakukan pembetulan markah dalam sistem SsPM APB sebelum pelajar menduduki peperiksaan akhir, jika ada. B. PENGUMPULAN PEPERIKSAAN AKHIR Pk 6. Masukkan data markah peperiksaan akhir dalam sistem SsPM APB 7. Cetak Borang Markah LE-Excel dari Sistem SsPM APB 8. Semak dan pastikan markah yang dimasukkan dalam borang markah LE-Excel dari sistem SsPM APB adalah sama dengan markah yang ada. 9. Lakukan pembetulan markah pada sistem SsPM APB, jika ada dan cetak semula Borang Markah LE-Excel. Pk 10. Tandatangan Borang Markah LE-Excel jika semua betul Pem 11. Tandatangan Borang Markah LE-Excel jika semua betul Pk 12. Cetak Borang e-gagal dan Borang e-xyz, jika perlu. 13. Serahkan semua borang yang telah diperiksa dan lengkap kepada Kpem.
MUKA SURAT : 7/8 Kpem, Pkpem 14. Semak semua borang dan pastikan semua betul dan tersusun. 15. Arahkan Pk buat pembetulan, jika ada dan buat cetakan baru. Lakukan proses No.11 hingga 13 semula. 16. Serahkan LE-Excel yang lengkap kepada KBI(P), KBAE(P), KPM, KP bersama Laporan status proses untuk tindakan. KBI(P), KBAE(P), 17. Lakukan semakan dan pastikan semua borang dan markah KPM, KP, adalah betul. 18 Sahkan bagi memperakukan dengan menandatangani boring markah LE-Excel, jika semuanya betul dan teratur seperti yang telah ditetapkan. Kpem, Pkpem 19. Buat salinan Borang Markah LE-Excel untuk wakil fakulti dan serahkan Borang Markah LE-Excel (asal) kepada PP(A)/PE(A). JKTKanan 20. Muat naik markah dari sistem SsPM ke sistem isis PP(A)/PE(A) 21. Cetak satu salinan validasi kemasukan markah dari sistem isis Pk, Pem 22. Lakukan semakan validasi kemasukan markah dan pastikan semuanya betul. 23. Turunkan tandatangan pada senarai validasi kemasukan markah jika semua adalah betul dan teratur. 24. Jika ada kesilapan, maklumkan kepada PP(A)/PE(A)/PTO untuk pembetulan dan cetakan semula. 25 Pastikan senarai validasi kemasukan markah terkini dicetak semula dan turunkan tandatangan. PE(A)/PTO 26. Susun dan simpan borang LE-Excel dengan baik di dalam almari. 7.0 REKOD KUALITI BIL. JENIS REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN 7.1 Fail Validasi Kemasukan Markah Pejabat Am APB 2 semester
MUKA SURAT : 8/8 8.0 LAMPIRAN BIL. PERKARA LAMPIRAN 8.1 Carta Alir Pendaftaran Pengurusan Markah Lampiran 1 8.2 Contoh Borang Markah LE-Excel (salinan) Lampiran 2 8.3 Contoh Senarai Validasi Kemasukan Markah (salinan) Lampiran 3 8.4 Contoh Borang E-Gagal Lampiran 4 8.5 Contoh E-XYZ Lampiran 5