MANUAL BOOK APLIKASI PT ASAKTA 2012
DAFTAR ISI 1. Daftar Pembagian User 2. Hak Akses User 3. Tampilan menu 4. Proses Setiap user
DAFTAR PEMBAGIAN USER Pada aplikasi ini user di bagi menjadi 4 type a. Admin b. Validasi c. Asisten d. Check e. Akuntansi HAK AKSES USER a. User dengan type admin dapat mengakses semua menu yang ada pada aplikasi b. User dengan type validasi hanya dapat mengakses pada menu validasi saja c. User dengan type asisten hanya dapat mengakses pada menu asisten saja d. User dengan type check hanya dapat mengakses pada menu check saja e. User dengan type akuntansi hanya dapat mengakses pada menu akuntansi saja TAMPILAN MENU Menu pada aplikasi mempunyai tampilan bar dan shortcut 1. Menu tampilan Bar 2. Menu ShortCut
Untuk menu ADMIN berisi inputan MASTER data proses nya hanya INPUT, UPDATE, DELETE dan masing masing menu sudah di buat valid sehingga menghindari kesalahan input karakter data sesuai jenis karakter yang boleh di masukan ke dalam database. Contoh: Untuk data NAMA di pastikan menggunakan string (huruf) akan otomatis hanya bisa di input menggunakan huruf Untuk data jenis angka di pastikan hanya bisa di input menggunakan angka. Untuk setiap jenis tampilan menu data master berikut ini sebagian yang perlu di perhatikan. 1. Data USER 2. Data JENIS USER
3. Data BANK Untuk data bank perlu di perhatikan pengisian data agar tidak salah 1. Kolom Nama Bank di buat maksimal 10 karakter saja 2. Terutama perhitungan BIAYA, POTONGAN LUAR, dan POTONGAN ATM dalam nilai nominal 10 an 3. Kolom Batas ATM adalah batas maksimal kartu ATM bisa mentransfer uang pada mesin ATM 4. Data REKENING Yang perlu di perhatikan adalah Kolom Status Pake = 1. Kartu ATM sedang digunakan, tidak bisa untuk proses. 0 Kartu ATM bisa digunakan. Supaya Kartu ATM bisa gunakanan dalam proses transfer, harus di kondisikan menjadi 0
PROSES LOGIN Untuk menjalankan aplikasi ini user sebelunya di haruskan logins sesuai dengan akun masingmasing. Tampilan login : Gambar 1. Memeilih Menu Proses data atau Akuntansi Gambar 2. Tampilan login Gambar 3. Memilih Jenis user login
PROSES KERJA USER VALIDASI Untuk user dengan type validasi proses kerja sesuai dengan menu validasi sebagai berikut: 1. Setelah login sesuai type user kemudian usert pertama kali menjalankan menu import data baru, yaitu meng import data dari bentuk format excel (file dari email ke dalam format database yang ada pada aplikasi) dengan cara menjalankan menu import. Yang perlu di perhatikan adalah format data excel harus di sesuaikan agar tidak terjadi kesalahan. Format yang benar adalah 1. File excel tidak boleh mengandung baris kosong 2. Header file excel di hapus 3. Judul kolom kolom excel harus di sesuaikan sehingga formatnya sebagai berikut 4. Nama SHEET excel harus SHEET1 Gambar 4. Judul Kolom dan nama Sheet harus sesuai sistem Gambar 5. Menu user validasi Import
Langkah proses validasi data 1. Pilih tombol import akan muncul window import data 2. Pilih Tanggal Data, Hari, Company dan Transfer pada tampilan layar Gambar 6. Tampilan Menu Import 3. Tekan Tombol Lanjut, muncul menu untuk memilih file excel Gambar 7. Memilih data file excel
4. Pilih File excel yang akan di import ke database, kemudian pilih tombol OPEN 5. Pilh Tombol Lanjut sampai muncul proses import Gambar 8. Proses Import 6. Jika selesai tekan tombol SELESAI Langka selanjutnya adalah memvalidasi data. Tekan tobol validasi 1. Kemudian akan mucul window proses validasi, tekan tombol mulai seperti gambar di bawah Gambar 9. Proses Validasi data
2. Jika selesai Proses validasi normal, data tidak ada yang salah window akan menutup. 3. Jika validasi Menemukan data salah maka akan muncul proses secara manual. Gambar 10. Validasi menemukan data tidak valid, Nama Bank Tidak dikenal 4. Jika menemukan data tidak valid, pilihanya adalah a. menambah data bank baru, atau b. merubah data sesuaikan dengan data bank. a. Merubah data bank tekan tombol bank muncul window Input Bank Gambar 11. Input data bank Isi data bank sesuai ketentuan lalu simpan
b. Jika merubah data keluar dari window valid dan update data dengan cara pilih baris data kemudian double click data yang di pilih Gambar 12. Pilih baris data, edit data pada window Kemudian Simpan. 5. Validasi data selesai. Catatan: Gunakan Pengurutan data untuk memudahkan pencarian data dengan cara click pada judul kolom. Gambar 13. Pengurutan data sesuai judul kolom tabel
Proses selanjutnya adalah rekapitulasi data, pilih tombol REKAP window rekap, kemudian muncul Jika data semua benar, tekan tombol VALID. Gambar 14. Hasil Rekapitulasi data. Namun jika ada data dengan kondisi bank tidak di kenal, atau data bank belum terdaftar maka data harus di EDIT kembali atau pada data bank di database kita tambahkan data bank sesuai data tersebut kemudian lakukan proses Validasi Ulang. Gambar 15. Data bank tidak dikenal.
Langkah selanjutnya adalah mencetak rekapitulasi data, pilih tombol cetak Gambar 16. Tampilan menu cetak rekap data per transaksi email Selanjutnya pilih tombol PINDAH untuk melanjutkan proses Gambar 17. Proses pemindahan data Jika membutuhkan rekapitulasi total perhari tekan tombol TOTAL Gambar 18. Rekap PerHari Kemudian akan muncul window pilihan TANGGAL dan akan mencetak rekap per tanggal
Gambar 19. Memilih pencetakan rekap per tanggal
Langkap Menu Proses Data Valid Setelah data di pindahkan selanjutnya pilih MENU DATA VALID, kemudian proses pembagian data ke dalam kartu atm, pilih menu KARTU. Pastikan sebelumnya kondisi kartu siap digunakan. Indikator kartu siap pakai adalah status 0. Lihat di menu REKENING Gambar 20. Mengembalikan posisi status siap pakai kartu ATM Menu Rekening dijalankan oleh USER ADMIN. Pilih Tombol KARTU untuk Memulai
Gambar 12. Proses pembagian data ke dalam kartu ATM Untuk memasukan data ke dalm kartu ATM bisa secara a. AUTO atau b. memilih satu persatu data rekap. a. Pilih tombol AUTO jika memasukan data ke dalam kartu secara otomatis b. Pilih baris data dengan doubleclick setiap baris satu persatu Tombol RESET untuk mengulang proses. Tombol REFRESH untuk memastikan data sudah siap atau belum untuk proses selanjutnya. Jika data sudah siap maka tombol VALID akan aktif dan proses bisa dilanjutkan. Gambar 21. Kondisi Kartu ATM sudah terisi Pastikan semua baris data sudah terisi dengan Kode Kartu pada kolom KODE_KARTU. Artinya proses siap di lanjutnkan
Proses pembagian data ke asisten untuk di kirim ke ATM, pilih menu ATM dan akan tampil menu berikut: 1 3 2 Proses Tombol nya adalah: 1. Pilih Tombol ATM 2. Pilih NAMA ASISTEN 3. Pilih NAMA BANK 4. Tekan Tombol PINDAH 4 Gambar 22. Proses pembagian Kartu ATM kepada semua Asisten Lakukan proses perulangan untuk pembagian ke semua asisten sampai kondisi SELESAI. Tekan tombol TUTUP untuk Selesai. Gambar 23. Pembagian tugas ke Asisten Selesai
PROSES KERJA USER TYPE ASISTEN User asisten akan melaksanakan proses setelah menerima data dari user validasi. Setelah login user di minta untuk mencetak data. Proses Menu User: 1. Data Payroll Gambar 24. Menu user asisten 1 2 3 Langkah langkah: a. Pilih BANK b. Pilih Tombol PILIH Gambar 25. Menu Payroll
c. Pilih Tombol VALID Kemudian akan muncul window Validasi data payroll Gambar 26. Menu Payroll Proses validasi i. Pilih tombol CEK Hasil akan muncul setelah pembacaan data, jika data banyak proses akan lama. Jika selesai tombol BEDA dan CETAK akan aktif. Jika data benar, data payroll dan data rekening sama Tekan tombol TUTUP Jika indikator tidak ada data yang berbeda Tombol BEDA dan CETAK tidak aktif, Tekan tombol TUTUP ii. Pilih tombol BEDA untuk membuat laporan EXCEL data berbeda iii. Pilih tombol CETAK untuk mencetak data berbeda dengan format Kertas d. Pembuatan data payroll dengan format EXCEL. Setelah data di validasi selesai kembali ke window utama payroll dan pilih Tombol EXCEL untuk membuat File EXCEL payroll
Gambar 27. Hasil Proses EXCEL Hasil proses dalam bentuk File Excel 2. Data Cetak Proses Pencetakan data oleh User ASISTEN 1. Pilih menu Manajemen Data Cetak 2. Pilih Tombol CETAK 3. Pilih TANGGAL, NAMA COM, NO TRANSAKSI, dan NAMA BANK 4. Pilih Tombol CETAK Selengkapnya ada dalam gambar berikut:
2 1 3 4 Gambar 28 Proses Pencetakan Data Oleh ASISTEN Data sebelum dicetak ditampilkan di layar monitor Gambar 29. Print Preview data sebelum di cetak
Gambar 30. Pilih Tombol Cetak, Pilih Printer Setelah selesai data di pindahken ke proses ceklist 1 2 3 Gambar 31. Memindahkan data cetak ke data checlist
3. Data Check 1 Proses selanjutnya adalah pindahkan data yang sudah diproses pengiriman ke menu ceklist. 1. Data yang sudah terkirim melalui ATM kepada rekening penerima, selanjutnya di cek kembali data yang terkirim dan data gagal terkirim untuk disimpan sebagai data. 2. Tampilan menu ceklist asisten Proses Menu Ceklist i. Pilih Menu Manajemen Data Check1 ii. Pilih TANGGAL, COM, TRANSAKSI, BANK iii. Pilih Tombol TAMPIL iv. CEKLIST data pilihan v. Pilih Tombol SIMPAN 2 3 5 1 4 Gambar 20. Menu ceklist asisten Setelah memilih menu check akan muncul tampilan berkut di atas, pilih data sesuai TANGGAL, NAMA COMPANY, NO TRANSAKSI dan nama BANK, click tombol TAMPIL Selanjutnya beri tanga check pada data yang di pilih, setelah yakin semua data benar maka pilih tombol SIMPAN. Data yang sudah benar dan diberi tanda check setelah di clik tombol simpan akan di beri tanda angka 1 pada kolom CHECK1.
3. Proses kerja asisten selesai Gambar 21. Data terkirim dan benar sudah di check
PROSES KERJA USER CHECK User check akan bekerja setelah menerima data dari asisten. Setelah login Proses Kerja USER CHECK 1. Pilih Menu Data Ceheck 2 2. Pilih TANGGAL, COM, TRANSAKSI, BANK 3. Pilih Tombol TAMPIL 4. Checklist Data pilihan 5. Tekan Tombol SIMPAN 1 2 3 5 4 Gambar 23. Menu user check
Tampilan menu check. Pilih menu DATA CHECK 2, pilih TANGGAL, NAMA COM, TRANSAKSI, dan NAMA BANK. Setelah data di pilih akan muncul data sesuai pilihan, dengan kondisi pada kolom CHECK1 sudah tertandai (angka 1) hasil dari proses oleh ASISTEN Tugas user check adalah member tanda kembali dengan check pada kolom CHECK2 data yang sudah tekirim dan benar. Hasilnya adalah setelah diberi tanda check dan pilih tombol SIMPAN Akan tampil sebagai berikut: Gambar 26. Hasil proses check ke dua Mencetak data gagal Data gagal adalah jika tanda CHECK2 tidak bertanda 1 maka data sudah dipastikan gagal terkirim. Maka perlu di verifikasi kembali ke pengirim dalam hal ini adalah pihak luar negeri. Untuk mencetak daga gagal maka pilih tombol GAGAL Akan muncul tampilan cetak semua data yang gagal.
Pindahkan data yang sudah dip roses ke data backup dengan menekan tombol PINDAH Proses kerja user check selesai