OVERVIEW APLIKASI SAS MODUL ADMIN DAN BENDAHARA PENGELUARAN

Transkripsi

1 OVERVIEW APLIKASI SAS MODUL ADMIN DAN BENDAHARA PENGELUARAN 2 Memahami Fungsi Menu Aplikasi pada Modul Admin dan Bendahara Pengeluaran Melakukan Perekaman Data-Data Referensi Menjalankan Aplikasi Bendahara Pengeluaran dengan Benar Memelihara Data Transaksi Bendahara

2 Uraian dan Contoh Fungsi Menu Aplikasi pada Modul Admin dan Bendahara Pengeluaran Dalam pembelajaran aplikasi modul Bendahara Pengeluaran ini, peserta diklat tidak melakukan perekaman referensi mulai dari awal sebagaimana dilakukan pada modul PPK dan PPSPM, namun hanya melakukan perekaman referensi yang terkait dengan modul bendahara pengeluaran saja. Sebelum masuk ke aplikasi modul bendahara pengeluaran, pengguna aplikasi harus membuat user selaku bendahara pengeluaran terlebih dahulu. Untuk membuat user bendahara harus masuk login aplikasi sebagai admin dan melakukan restore backup data pagu dan transaksi untuk mengambil kode satker. 1. Login aplikasi sebagai Admin Gambar 2.1. Icon Aplikasi SAS Untuk membuka aplikasi sebagai admin, double klik (klik 2x) file SAS seperti tampak pada gambar diatas. Gambar 2.2. Menu Login Aplikasi SAS Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 2

3 Petunjuk pengisian: USER : admin PASSWORD : admin Tekan tombol Login untuk memunculkan aplikasi sebagai modul Admin. 2. Restore Backup Data Pagu dan Transaksi Proses restore data pagu dan transaksi dalam modul bendahara pengeluaran, pada dasarnya adalah memasukan kembali data pagu anggaran dan referensi terkait data PPK/PPSPM serta data SPP/SPM UP, LS Bendahara dan LS Pihak Ketiga yang belum diberi nomor dan tanggal SP2D. Untuk melakukan proses restore data, file backup data disimpan pada folder tertentu sepanjang tidak ada spasi dalam penamaannya. Gambar 2.3. Menu Restore Backup Data Pagu dan Transaksi Pilih menu aplikasi Utility Restore Data Pagu dan Transaksi Gambar 2.4. Directory Restore Backup Data Penjelasan gambar : a. ADK /softcopy file backup data disertakan dalam modul ini. Cari lokasi penempatan file backup data Gambar 2.5. Lokasi File Backup Data Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 3

4 b. Secara default, file ADk backup ditempatkan/disimpan dalam folder C:\BACKUPSPM. Namun dapat juga ditempatkan di direktori/folder mana saja, asalkan tidak disimpan dalam suatu folder yang penamaannya mengandung spasi (contoh: C:\BACKUP SPM, seharusnya BACKUP_SPM atau BACKUPSPM). Jika file backup data sudah diketemukan, tekan tombol Proses untuk memulai restore data. Gambar 2.6. Konfirmasi Restore Data Tekan tombol OK untuk melakukan proses Restore Data backup data pagu dan transaksi, tunggu beberapa saat sampai proses restore data selesai, dengan munculnya form konfirmasi sebagai berikut: Gambar 2.7. Proses Restore Data Tekan tombol Keluar apabila proses restore data backup sudah berhasil. Perekaman Data-Data Referensi Dalam pembelajaran penggunaan aplikasi Sistem Aplikasi Satker (SAS) terkait dengan modul Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran, di dalam modul ini diasumsikan bahwa beberapa referensi penting sudah secara otomatis terekam dan tersimpan dalam file ADK Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 4

5 backup data pagu dan transaksi, sehingga ketika proses restore data dan transaksi awal berhasil diproses, maka di dalam aplikasi sudah terbentuk beberapa data sebagai berikut : - Pagu DIPA - Referensi data bendahara dan rekening Bendahara Pengeluaran - Referensi data supplier - Transaksi SP2D UP, GU, dan LS - Dll Dalam modul admin, perekaman referensi aplikasi dapat dilakukan pada menu Referensi I. Data referensi yang direkam tersebut akan digunakan secara simultan oleh modul-modul aplikasi yang lain dalam aplikasi SAS. Oleh karena itu sebelum mengoperasikan modul-modul aplikasi yang ada dalam sistem aplikasi satker (SAS) wajib melakukan perekaman pada menu Referensi I. 1. Perekaman Data BPP Gambar 2.8. Proses Perekaman Data BPP Tekan sub menu BPP tersebut, berikutnya akan muncul form perekaman referensi BPP dan UP BPP yang berfungsi sebagai menu pembagian pagu Uang Persediaan (UP) antara Bendahara Pengeluaran (BP) dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP). Walaupun tidak ada BPP, maka form perekaman ini tetap harus dibuka, fungsinya adalah untuk membentuk kode BP pada saat perekaman user selaku bendahara pengeluaran. Dalam Kasus ini diasumsikan tidak ada BPP, maka ketika form perekaman tersebut sudah terbuka, berikutnya bisa langsung ditutup kembali, dan pada saat itu juga, kode referensi BP sudah terbentuk dan dapat digunakan sebagai referensi pada saat perekaman data user selaku bendahara pengeluaran. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 5

6 Gambar 2.9. Tampilan Referensi BPP dan UP BPP Penjelasan gambar : Jika tidak ada pembagian pagu Uang Persediaan (UP) ke BPP, maka tekan tombol Keluar. 2. Perekaman Data User Gambar Proses Perekaman Data User Perekaman referensi yang harus dilakukan setelah proses restore data pagu dan transaksi dan sub menu BPP adalah membuat referensi User selaku operator bendahara pengeluaran. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 6

7 Gambar Tampilan Referensi User yang Sudah Terekam Pada gambar diatas, user-user operator sebagai Admin, PPK dan SPM (selaku operator PPSPM) sudah dipersiapkan agar dalam pembelajaran di kelas lebih fokus pada muatan materi terkait bendahara pengeluaran saja. Untuk memulai perekaman, tekan tombol Rekam. Gambar Proses Perekaman Referensi User Petunjuk pengisian: User : bp Password : bp Password diulang : bp Nip. : Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 7

8 Level : 2 Menu : 4 Kode BPP : Tekan tombol Simpan jika pengisian data sudah lengkap, seperti contoh diatas. Gambar Tampilan Referensi User yang Sudah Terekam Setelah data user sebagai bendahara pengeluaran berhasil disimpan, tekan tombol Keluar untuk menutup aplikasi perekaman user. Menjalankan Aplikasi Bendahara Pengeluaran dengan Benar Gambar Icon Aplikasi SAS Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 8

9 Untuk membuka aplikasi sebagai modul bendahara pengeluaran, double klik (klik 2x) file SAS seperti tampak pada gambar diatas. Gambar Menu Login Aplikasi SAS Isikan USER : bp Isikan PASSWORD : bp Tekan tombol Login untuk memunculkan aplikasi sebagai modul Pertanggungjawaban Bendahara Pengeluaran. Gambar Tampilan Penuh Modul Bendahara Pengeluaran Menu aplikasi modul Bendahara Pengeluaran merupakan menu pokok/utama pencatatan semua transaksi bendahara dalam aplikasi. Sedangkan menu monitoring, menu referensi, dan menu utility merupakan menu pendukung. Dalam modul bendahara pengeluaran ini, terdapat 3 (tiga) konsep utama dalam penggunaan aplikasi yaitu : 1. Perekaman/pembuatan dokumen, terdiri atas menu: a. Catat Nomor SP2D Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 9

10 Gambar Tampilan Menu Bendahara Pengeluaran Sub menu ini berfungsi untuk memberikan nomor dan tanggal SP2D pada dokumen SPM. Sumber data yang digunakan untuk melakukan pencatatan adalah dokumen SP2D yang diterbitkan oleh KPPN. Pemberian nomor dan tanggal SP2D bisa juga dilakukan oleh operator pada modul PPSPM, jika belum dilakukan penomoran oleh operator modul PPSPM, maka operator pada modul bendahara pengeluaran wajib memberikan penomoran SP2D. b. RUH Saldo Awal Sub menu ini berfungsi untuk memberikan nilai saldo awal pembukuan bendahara pengeluaran. Perekaman jumlah saldo awal dilakukan setiap tahun anggaran dengan dokumen sumber berupa jumlah saldo pembukuan tahun sebelumnya. c. RUH (Rekam Ubah Hapus) Kuitansi Sub menu ini berfungsi untuk membuat dokumen pembayaran berupa kuitansi atau mencatatkan kembali kuitansi yang telah dibuat secara manual ke dalam aplikasi. d. RUH Pajak Sub menu ini berfungsi untuk membuat dokumen pungutan pajak atau mencatatkan kembali transaksi pungutan pajak yang telah dilakukan oleh bendahara ke dalam aplikasi. e. RUH DRPP Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP) merupakan daftar rekapitulasi dari dokumen-dokumen kuitansi yang dikelompokan berdasarkan kalsifikasi Program-Kegiatan dan Output. Dokumen DRPP dibuat sebagai dasar pembuatan dokumen Surat Permintaan Pembayaran (SPP) GU yang akan dikirimkan ke pejabat PPK. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 10

11 2. Pencatatan transaksi bendahara pengeluaran (Pembukuan), terdiri atas menu : a. RUH (Rekam Ubah Hapus) Transaksi Sub menu berfungsi untuk melakukan pencatatan semua transaksi bendahara ke dalam pembukuan bendahara. Setiap transaksi bendahara harus diinput sesuai jenis transaksi sesuai tabel referensi dalam aplikasi. Daftar referensi transaksi dapat lihat dalam lampiran modul. Jenis-jenis dokumen bendahara yang menjadi dasar pencatatan antara lain adalah: 1) Dokumen SP2D 2) Dokumen Cek (Penarikan Uang dari Bank) 3) Dokumen Setoran Uang Bendahara ke Bank 4) Dokumen Bukti Pembayaran (Kuitansi, Nota dan yang dipersamakan) 5) Dokumen Bukti Pungutan Pajak (SBP) 6) Dokumen Bukti Setoran Pajak (SSP) 7) Dokumen SPBy untuk Pembayaran Uang Muka b. Posting Posting merupakan proses menjurnal setiap jenis transaksi sesuai dengan kode jenis laporan pembukuan sehingga data transaksi tersebut akan muncul sesuai dengan jenis laporan yang diinginkan user. Oleh karena jika belum dilakukan proses posting, laporan pembukuan bendahara tidak dapat dicetak. Gambar Posting Transaksi Bendahara Pengeluaran - Pilih kode satker - Pilih periode bulan pelaporan - Tekan tombol Posting, tunggu sampai proses selesai Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 11

12 Gambar Konfirmasi Proses Posting Transaksi Bendahara Pengeluaran Selesai 3. Pencetakan laporan pembukuan, yaitu sub menu : a. Cetak Buku Sub menu cetak buku adalah fasilitas pencetakan laporan pembukuan bendahara pengeluaran. Setelah proses posting dilakukan, operator bendahara pengeluran dapat melakukan pencetakan pembukuan sesuai dengan jenis cetak buku. Gambar Proses Cetak Laporan Bendahara Pengeluaran Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 12

13 Keterangan: 1) Pilih Kode Satker 2) Pilih periode bulan pelaporan 3) Pilih jenis laporan 4) Pilih Pejabat KPA/PPK 5) Pilih pejabat Bendahara/BPP 6) Tekan tombol tayang untuk menampilkan laporan. 7) Pilih tombol Keluar untuk menutup pencetakan buku. b. Berita Acara Berita acara adalah merupakan dokumen yang dibuat setelah dilakukan pemeriksaan kas terhadap bendahara. Jenis berita acara terdiri dari 3 (tiga) yaitu : 1) Berita Acara Pemeriksaan Kas Bendahara Pengeluaran. Digunakan apabila terdapat pemeriksaan sewaktu waktu oleh atasan langsung atau pejabat fungsional pemeriksa. 2) Berita Acara Pemeriksaan Kas dan serah Terima Bendahara Pengeluaran. Digunakan apabila terdapat penggantian bendahara pengeluaran. 3) Berita Acara Pemeriksaan Kas dan Rekonsiliasi Bendahara pengeluaran. Digunakan untuk keperluan rekonsiliasi dan pelaporan LPJ ke KPPN c. Cetak LPJ Menu Cetak LPJ berfungsi untuk mencetak Laporan Pertanggungjawaban setelah proses pembuatan pencetakan Berita Acara Pemeriksaan Kas bendahara. Gambar Proses Cetak LPJ Bendahara Pengeluaran Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 13

14 Keterangan: 1) Tentukan periode bulan pencetakan laporan LPJ bendahara 2) Isikan tanggal pencetakan laporan LPJ bendahara 3) Tekan tombol Tayang untuk menampilkan cetakan laporan LPJ bendahara, hasil pencetakan laporan Pertanggungjawaban Bendahara (LPJ) dapat dilihat pada lampiran modul. 4) Tekan tombol Keluar untuk menutup aplikasi pencetakan LPJ. Memelihara Data Transaksi Bendahara 1. Fasilitas Pendukung Aplikasi Fasilitas pendukung aplikasi merupakan sebuah prosedur pengelolaan aplikasi terkait dengan pengamanan data yang sudah tersimpan dalam database yaitu dengan melakukan backup dan restore data bendahara serta pengiriman ADK LPJ. Backup data bendahara adalah proses penyimpanan data transaksi diluar sistem database, misalnya disimpan pada direktori tertentu atau media penyimpanan eksternal lainnya. Jadi backup data bendahara bertujuan untuk mengamankan data transaksi dari segala kemungkinan kehilangan data akibat kerusakan komputer, pencurian komputer atau kerusakan sistem database itu sendiri. Sedang restore data bendahara artinya mengembalikan data transaksi dari media penyimpanan diluar system database ke dalam database aktif, sehingga dapat kembali dibaca oleh aplikasi bendahara. Ketika terjadi kerusakan/kehilangan database, pemecahan masalahnya adalah dengan melakukan proses restore. Disamping untuk mengembalikan data ke sistem database, restore data juga berfungsi untuk memindahkan database dari satu ke komputer ke komputer lainnya. Dalam modul bendahara pengeluaran, kirim adk LPJ, fasilitas backup dan restore data bendahara terdapat menu Utility. Gambar Menu Utility Modul Bendahara Pengeluaran Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 14

15 a. Pengiriman ADK LPJ Pengiriman ADK LPJ Bendahara dilakukan setiap bulan pelaporan paling lambat tanggal 10 bulan berikut. Tujuan pengiriman ADK LPJ ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) selain sebagai bentuk pertanggungjawaban fungsional, juga untuk mengetahui posisi kas yang di kelola oleh bendahara pada setiap satker. Gambar Proses Pengiriman ADK Modul Bendahara Pengeluaran Keterangan: 1) Pilih kode satker : ) Tentukan periode bulan pelaporan : Januari 3) Pilih lokasi direktori/folder untuk menyimpan hasil proses kirim ADK LPJ 4) Tekan tombol Proses untuk melakukan proses pengiriman 5) Tekan tombol Keluar untuk menutup aplikasi. b. Backup Data Bendahara Gambar Proses Backup Data Bendahara Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 15

16 Keterangan: 1) Pilih lokasi direktori/folder untuk menyimpan hasil proses backup data bendahara 2) Tekan tombol Backup untuk memulai proses backup data, tunggu sampai proses selesai 3) Tekan tombol Keluar untuk menutup aplikasi c. Restore Data Bendahara Gambar Proses Restore Data Bendahara Proses Restore Data akan menghapus data yang tersimpan dalam database yang sedang aktif, oleh karena itu harus dipastikan bahwa data yang akan direstore sudah dicek kebenarannya. Disamping itu, apabila sebelum proses Restore dilakukan terdapat data dalam aplikasi SAS, sebaiknya dilakukan pengamanan data dengan melakukan back data terlebih dahulu. Proses Restore diakukan dengan cara sebagai berikut : 1) Pilih lokasi direktori/folder letak file backup data bendahara disimpan. 2) Tekan tombol Restore untuk memulai proses restore data 3) Tekan tombol Keluar untuk menutup aplikasi. d. Terima Data SPM Sub menu ini digunakan apabila database modul bendahara terpisah dengan database modul PPK/PPSPM. Dengan diterima pengiriman data SPM dari modul PPK/PPSPM maka bendahara dapat melakukan pencatatan nomor SP2D dan selanjutnya dilakukan pencatatan pada sub menu RUH Transaksi. Dalam modul bendahara ini, menu aplikasi ini tidak disimulasikan karena konsep database yang digunakan adalah tidak terpisah. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 16

17 e. Update Referensi Fungsi menu ini digunakan untuk update referensi database setiap kali ada perubahan. Untuk penggunaan pertama kali modul aplikasi Bendahara Pengeluaran seharusnya dilakukan proses update referensi terlebih dahulu untuk menghindari terjadinya kendala dalam penggunaan aplikasi. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 17

18 Rangkuman Pada sistem aplikasi satker (SAS) penggunaan modul-modul aplikasi sesuai dengan user masing-masing pada saat login. Login aplikasi sebagai Admin berfungsi untuk penyiapan data referensi dan pagu serta pemeliharaan data. Login aplikasi sebagai bendahara pengeluaran berfungsi untuk melakukan perekaman dan pencatatan serta pelaporan pembukuan bendahara pengeluaran. Laporan pertanggungjawaban bendahara (LPJ) dan berita acara pemeriksaan kas dapat dicetak setelah proses pencatatan transaksi pembukuan telah dilakukan. Untuk memelihara data transaksi bendahara, menghindari adanya kerusakan dan kehilangan data, perlu dilakukan proses backup dan restore data bendahara. Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan 18