PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH dan PESANTREN

Transkripsi

1 PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIMBOS MADRASAH dan PESANTREN untuk MADRASAH & Pondok Pesantren Buku 1 -Registrasi dan Persyaratan Administrasi Kementerian Agama Republik 0 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

2 Petunjuk Penggunaan SIMBOS Madrasah adalah sebuah aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perencanaan, Monitoring dan Pelaporan Dana BOS untuk Madrasah di Kementerian Agama Republik Indonesia Dalam operasionalnya SIMBOS Madrasah memiliki sembilan level menu pada system: 1. Menu Petugas Madrasah 2. Menu Petugas Data Operator Kabupaten/Kota 3. Menu Petugas Data Operator Provinsi 4. Menu Petugas Data Operator Kementerian 5. Menu Eksekutif Kota 6. Menu Eksekutif Provinsi 7. Menu Eksekutif Tingkat Kementerian 8. Menu Admin Kementerian 9. Menu Admin User Sekolah per Kota/Kabupaten 1. Menu Petugas Madrasah A. Registrasi Sebelum menggunakan Aplikasi ini Petugas Madrasah harus melakulan Registrasi terlebih dahulu dengan mengklik Registrasi Madrasah Registrasi Madrasah Petugas melengkapi data seperti NSM, Nama Madrasah, Nama Petugas, Nomor HP Petugas dan Petugas. 1 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

3 Sistem akan mengirimkan informasi login ke alamat petugas dilengkapi dengan informasi login. Petugas harus melakukan login kembali untuk melanjutkan proses Registrasi. Petugas menggunakan informasi login yang dikirimkan melalui . Pada login pertama account Madrasah/PPs belum aktif, sebelum madrasah melengkapi data madrasah dan pengurus. 2 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

4 Petugas melengkapi seluruh data madrasah/pondok pesantren. Tahun Laporan Aktif Setelah di SIMPAN sistem akan melanjutkan pada tahap berikutnya untuk melengkapi data Pengurus pada tahun laporan aktif. Informasi pengurus ini harus diisi semua tidak boleh ada field yang kosong, karena semua informasi ini akan digunakan untuk proses berikutnya. 3 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

5 Setelah melengkapi informasi pengurus dan menyimpannya, sistem akan memberikan notifikasi : Pada tahap ini petugas / Admin tingkat Kota/Kabupaten dimana madrasah berdomisili akan melakukan verifikasi terhadap kebenaran data yang dikirimkan pada tahap registrasi ini. 4 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

6 Informasi login, Infomasi Madrasah/Pondok Pesantren sedang di verifikasi oleh admin tingkat Kota/Kabupaten tempat domisili Madrasah/Pondok Pesantren. Silahkan logout dan mencobanya beberapa saat lagi. Informasi aktifnya Madrasah/Pondok Pesantren juga akan dikirimkan melalui kapada petugas Madrasah/Pondok Pesantren. 5 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

7 B. Login Setelah Madrasah/Pondok Pesantren aktif, maka proses pengiriman data yang berkaitan dengan Dana BOS dapat dilakukan memalui aplikasi SIMBOS Madrasah ini. Pada layar awal ini akan dimunculkan riwayat persyaratan yang pernah dikirimkan dan kegiatan apa yang akan dilakukan serta pengumuman penting dari penyelenggara BOS tingkat Kota/Kabupaten, Provinsi dan Kementerian. 6 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

8 Pengenalan Menu Menu yang terdapat dalam login Madrasah/Pondok Pesantren adalah A. Persyaratan Administrasi 1. Entry Profil Sekolah 2. Entry Data Rekap jumlah Siswa 3. Entry Data Rincian jumlah Siswa 4. Entry Data Perjanjian Pemberian Bantuan *) 5. Entry Data Nomor Rekening Bank *) 6. Cetak Pernyataan Jumlah Siswa 7. Cetak Surat Perjanjian Pemberian Bantuan *) 8. Cetak Pernyataan Nomor Rekening Bank *) B. Perencanaan 1. Entry Rencana Kegiatan Anggaran 2. Cetak Rencana Kegiatan Anggaran 3. Kirim Rencana Kegiatan Anggaran C. Realisasi 1. Entry Penerimaan Pencairan Dana 2. Entry Penggunaan Dana 3. Cetak Laporan Realisasi Penggunaan Dana 4. Kirim Laporan Realisasi Penggunaan Dana D. Utilitas 1. Permintaan User Baru 2. Rubah Sandi Pengguna 3. Uraian Fungsi Tugas dan Tangung Jawab Madrasah *) Khusus untuk Madrasah Swasta A.1. Entri Profil Sekolah Menu ini adalah menu untuk memperbaiki profil sekolah dan pengurus, pada tahapan registrasi menu ini otomatis sudah teriisi. Jadi madrasah tidak perlu menggunakan menu ini jika tidak ada perubahan profil madrasah. A.2. Entri Data Rekap Jumlah Siswa Menu ini adalah pengisian persyaratan tentang berapa jumlah Siswa yang dimiliki sesuai dengan sebarannya perkelas pada tahun laporan aktif. 7 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

9 Layar ini berisikan informasi pernyataan siswa statusnya. Untuk megisi data tahun laporan aktif klik layar berikut yang pernah dikirimkan beserta dan akan menampilkan Data diisi dengan jumlah siswa perkelas dan jumlah siswa berdasarkan jenis kelamin. Jumlah siswa perkelas harus sama dengan jumlah siswa per jenis kelamin. Setelah lengkap kemudian simpan. Sistem akan memunculkan layar 8 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

10 Rincian Siswa Pada layar ini menjelaskan bahwa anda sudah membuat pernyataan pada tahun 2012 tanggal 3 juli 2012, tahapan berikutnya adalah memasukan rincian siswa perkelas sesuai dengan jumlah siswa yang di entri. Anda bisa meng-klik NEXT atau klik menu Entry Data Rincian jumlah Siswa A.3. Entry Data Rincian jumlah Siswa Anda dapat menambahkan siswa baru dengan menggunakan dua cara yaitu dengan entri persiswa atau import menggunakan format ms-excel (format disediakan). Untuk siswa lama, lakukan proses naik kelas. Data siswa pada tahun laporan sebelumnya bisa digunakan pada tahun berjalan namun pada kelas yang berbeda (naik kelas). 9 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

11 Entri Persiswa Atau data siswa di entri dengan cara memasukan data persiswa seperti pada layar berikut ini. Entri dengan cara Import melalui MS Excel Atau petugas madrasah juga bisa melakukan entri data dengan cara import dari file Microsoft Excel(Format disediakan). 10 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

12 Setelah di entri / import klik tombol selesai Tahap berikutnya adalah melakukan verifikasi antara data agregat (data jumlah) dengan rincian yang dimasukan / import. 11 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

13 Jika terdapat selisih gunakan data yang benar. Jika data yang benar adalah data rekap, maka perbaiki rincian siswa dengan kembali ke menu rincian siswa atau jika yang benar adalah data rincian siswa, maka perbaiki data rekap pada layar ini dengan merubah angka yang sesuai dengan data rincian lalu klik tombol verifikasi. Setelah anda melakukan verifikasi, anda dapat mencetak surat pernyataan siswa dan mengirimkannya secara fisik (pos) dan secara sistem (klik tombol kirim) proses pengiriman ini harus dilakukan dengan dua cara tersebut, karena untuk menvalidasi data yang anda kirimkan berdasarkan data yang diterima sistem dan dokumen fisik yang diterima oleh Petugas Bos Kota/Kabupaten. 12 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

14 Contoh Format Surat Pernyataan Jumlah Siswa Formulir BOS 02A Dibuat oleh Madrasah/PPs Dikirim ke Tim Manajemen BOS Kab/Kota dan Tim Manajemen BOS Provinsi PERNYATAAN TENTANG JUMLAH SISWA MADRASAH IBTIDAIYAH Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Muhammad Syanif Jabatan : Kepala Sekolah Nama Madrasah/PPs : Madrasah Ibtidaiyah 0101 NSM : Alamat Madrasah/PPs : Jl. Anugerah Kabupaten/Kota : Kab. Pandeglang Provinsi : BANTEN Menyatakan dengan sesungguhnya jumlah siswa pada Madrasah Ibtidaiyah 0101 yang saya pimpin sebagai berikut: Jumlah Siswa Jenjang Kelas Jenis Kelamin Usia * 5 6 L P <7 Th =7-12 Th >12 Th Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Dan saya dapat mempertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kab. Pandeglang, 27 Desember 2012 Kepala Madrasah/Penjab PPs Materai 6000 Muhammad Syanif *Untuk PPS Ula sampai jenjang kelas 4 13 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

15 Petugas BOS Kota/Kabupaten akan menverifikasi permintaan Madrasah berdasarkan surat Fisik yang dikirimkan oleh Madrasah. Setelah proses verifikasi data Madrasah akan masuk kedalam tabel Madrasah yang menerima dana BOS pada tahun berjalan. A.4. Surat Perjanjian Penerimaan Dana Bos (khusus Madrasah Swasta). Proses ini dilanjutkan dengan Mengentri Surat Perjanjian Penerimaan Dana Bos (SPPB) dengan mengklik Menu Persyaratan Administrasi, Entri Perjanjian Penerimaan Dana BOS Muncul layar seperti dibawah ini: 14 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

16 Untuk menambah SPPB pada tahun berjalan Petugas Madrasah mengklik tombol TAMBAH Petugas cukup mengisikan tanggal SPPB. Informasi lainnya sudah otomatis diambil dari Database SIMBOS.. Setelah menyimpan proses ini, petugas madrasah melanjutkan dengan mencetak dan mengirimkan secara fisik dan sistem 15 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

17 Data yang sudah dikirim akan diverifikasi dan di setujui oleh Petugas BOS Kota/Kabupaten setelah menerima dokumen fisik yang dikirimkan melalui POS. A.5. Entri Data Nomor Rekening (khusus Madrasah Swasta). Proses pengiriman nomor rekening Madrasah khusus bagi Madrasah Swasta dilakukan dengan cara mengklik menu Peryaratan Administrasi, Entri Data nomor Rekening. Petugas Madrasah mengklik tombol TAMBAH untuk menambahkan Rekening untuk menerima Dana BOS. Hal ini harus dilakukan setiap tahun oleh Madrasah Swasta. 16 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

18 Petugas Madrasah melengkapi semua field yang tersedia dan menyimpannya. Lalu mencetak dan mengirimkan secara fisik melalui POS dan secara sistem. Petugas BOS Kota / Kabupaten akan melakukan verifikasi setelah menerimaberkas fisikyang dikirimkan oleh Madrasah. 17 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren

19 Semua proses yang sudah dijelaskan diatas dapat dilakukan berkelanjutan dimulai dari proses pernyataan data siswa sampai kepada pernyataan nomor rekening. Namun jika proses terputus, petugas dapat melakukan proses ini dengan mengakses melalui menu Persyaratan Administasi. 18 Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMBOS Madrasah & Pesantren