SOP PROSES MUAT BARANG (PART COUNTER) MMSOPSPI03 1 Divisi : Parts Depo 1Dec15 Bagian : Halaman : 1 dari 4 Seksi : 1 TUJUAN : SOP ini dibuat untuk menjamin proses muat barang (loading) berjalan lancar, serta meminimalisasi kesalahan pada saat loading dan mengurangi kesalahan pemesanan baik kualitas maupun kuantitas oleh customer. 2 RUANG LINGKUP : Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari customer memesan barang (parts) sampai dengan customer menerima barang dari dealer. 3 Penanggung jawab dari SOP ini secara keseluruhan adalah 4 DEFINISI 4.A Definisi Bagan Alir = Proses = Multi Dokumen = Alur Proses = Keputusan = Dokumen = Arah Alur Proses = Proses awal/akhir = Keterangan = Arah Alur Proses ke bagian lain 4.B Definisi Kata/Kalimat/Singkatan PO = Purchasing Order Verifikasi = Pengecekan untuk Memastikan sesuai dengan yang dimaksud. PC = Part Counter SPI = Spare Parts Inventory FI = Formulir Inquiry FIDP = Form Input Data Pelanggan = Form Daftar Pesanan Spareparts = Form Packing List J = Form Faktur Penjualan 5 Dokumen yang digunakan : 5,1 Form Inquiry... FI 5,2 Form Input Data Pelanggan... FIDP 5,3 Form Daftar Pesanan Spareparts... 5,4 Form Picking List... 5,5 Form Faktur Penjualan... J 6 Penjelasan Bagan Alir untuk setiap proses serta penanggung jawab dari masingmasing proses bisa dilihat pada halaman 3 s/d 4. DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH TEAM KAIZEN PARTS DEPO MANAGER OPERATION DIRECTOR TGL : TGL : TGL :
SOP PROSES MUAT BARANG (PART COUNTER) MMSOPSPI03 1 1Dec15 Halaman Kasir : 2 dari 4 PT. SIM 1PDM 1SIM MULAI Terima PO Menerima PO Order 1CT 1APC Terima & Cek Barang FI 2PDM Verifikasi 2CT Terima Konfirmasi PESAN? ADA? 2APC Buat & Serahkan PO ISI BENAR? BATAL 3APC Terima & Mengirim PO 3CT Negosiasi Barang Ada 4APC Input Data di SDMS 1SG Terima & Ambil Barang 1KG Terima Hasil Pengecekan Verifikasi 3PDM SETUJU? 5APC Cetak Picking List Cek Barang 2SG Verifikasi 2KG SETUJU? BATAL 6APC Cetak Faktur SESUAI? SETUJU? 4PDM Tanda Tangan & Serahkan Faktur 5CT Cust Terima Part Terima Faktur 4CT 7APC Minta Persetujuan 3SG Infokan Hasil Pengecekan 1KS Pembayaran SELESAI
SOP PROSES MUAT BARANG (PART COUNTER) URAIAN PENJELASAN DUMEN MMSOPSPI03 1 1Dec15 Halaman : 3 dari 4 PIC KETERANGAN ORDER 1CT meminta barang. TERIMA & CEK BARANG 1APC menerima permintaan dan mengecek ketersediaan barang di inquery. FI Apabila barang yang diminta oleh customer tersedia, maka berlanjut negosiasi. FI Apabila barang tidak ada, maka konfirmasikan ke. FI TERIMA KONFIRMASI 2CT menerima konfirmasi dari bahwa barang yang ingin dibeli tidak tersedia dan menentukan apakah barang yang diinginkan dipesankan atau membatalkan pembelian. Apabila customer ingin memesan maka dilanjutkan pada Admin Part Counter &. Apabila customer tidak ingin memesan maka customer bisa membatalkan pembelian. BUAT & SERAHKAN PO 2APC membuatkan Purchasing Order untuk barang yang akan dipesan ke PT. SIM dan serahkan ke Parts Depo Manager. TERIMA PO 1PDM menerima PO yang dibuat dan diserahkan oleh. VERIFIKASI 2PDM memeriksa dan menyetujui Purchasing Order yang telah diterima dari dan akan dikirimkan ke PT. SIM. Apabila disetujui maka dilanjutkan kepada untuk diorderkan ke PT. SIM. Apabila pengajuan tidak disetujui maka dikembalikan ke Admin Part Counter & untuk membuat Purchasing Order (PO) ulang. TERIMA & MENGIRIM PO 3APC mengirimkan Purchasing Order (PO) yang telah disetujui oleh Manager Spare Parts ke PT. SIM. MENERIMA PO 1SIM PT. SIM menerima Purchasing Order (PO) yang telah dikirim dan diproses sesuai permintaan. PT. SIM NEGOSIASI BARANG ADA 3CT melakukan negosiasi dengan mengenai barang yang akan dibeli. Apabila disetujui maka dilanjutkan ke. Apabila customer tidak setuju maka pembelian bisa dibatalkan oleh. INPUT DATA DI SDMS 4APC mengisi data pelanggan dan parts yang dipesan. FIDP
SOP PROSES MUAT BARANG (PART COUNTER) No : MMSOPSPI03 1 1Dec15 Halaman : 4 dari 4 URAIAN PENJELASAN DUMEN PIC KETERANGAN CETAK PICKING LIST 5APC membuatkan Picking List kemudian dicetak untuk selanjutnya diberikan kepada. TERIMA & AMBIL BARANG 1SG (Petugas 1) menerima Picking List dan mengambil barang yang telah diorder oleh dan sesuaikan dengan Picking List. Pengambilan Picking List dicatat dalam kartu stock manual. CEK BARANG 2SG (Petugas 2) memeriksa barang yang telah diambil oleh Petugas 1 dan apakah sudah sesuai dengan di Picking List. Apabila sesuai maka dilanjutkan ke. Apabila tidak setuju maka dikembalikan untuk menyesuaikan dengan Picking List lagi. INFAN HASIL PENGECEKAN 3SG (Petugas 2) menginfokan hasil pengecekan yang sudah sesuai kepada. TERIMA HASIL PENGECEKAN 1KG menerima hasil pengecekan yang disampaikan oleh (Petugas 2). VERIVIKASI 2KG memverivikasi barang yang telah diambil dan diperiksa oleh (Petugas 2). Apabila disetujui maka dilanjutkan ke. Apabila tidak setuju maka dikembalikan kepada (Petugas 2) untuk cek ulang. CETAK FAKTUR 6APC mencetak Faktur Penjualan dan sesuaikan dengan Picking List., MINTA PERSETUJUAN 7APC meminta persetujuan atas faktur yang dicetak kepada. VERIFIKASI 3PDM memeriksa dan menyetujui Faktur Penjualan yang dibuat dan diserahkan oleh. Apabila disetujui maka dtandatangani Faktur penjualan. Apabila tidak setuju maka dikembalikan kepada Admin Part Counter &. TANDA TANGAN & SERAHKAN FAKTUR 4PDM menandatangani faktur yang telah diperiksa dan sesuai dengan Picking List kemudian serahkan ke. TERIMA FAKTUR 4CT menerima faktur penjualan yang telah diserahkan untuk proses pembayaran. PEMBAYARAN 1KS Kasir menerima pembayaran dari. Kasir CUST TERIMA PART 5CT menerima barang yang diserahkan oleh Admin Part Counter &.
CONTOH FORMULIR INQUIRY
CONTOH FORMULIR INPUT DATA PELANGGAN
CONTOH FORMULIR DAFTAR PESANAN SPARE PARTS
CONTOH FORMULIR PICKING LIST DELAER
CONTOH FORMULIR FAKTUR PENJUALAN DEALER