SOP PROSES ORDER BARANG

Transkripsi

1 Revisi : 1 Divisi : Parts Depo Tgl Eff : 1-Dec-15 Bagian : Halaman : 1 dari 3 Seksi : SOP PROSES ORDER BARANG No : MM-SOP-SPI-01 1 TUJUAN : SOP ini dibuat untuk menjamin bahwa Proses pembelian Barang khusus Spare Parts unit/mobil dapat berjalan dengan lancar, meminimalisasi kesalahan-kesalahan jenis barang yang diorder dan barang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan yang dimaksud pemesan (Pengorder barang). 2 RUANG LINGKUP : Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari langkah proses pemesanan barang (Order) sampai dengan barang diproses oleh PT. SIM. 3 Penanggung jawab dari SOP ini secara keseluruhan adalah. 4 DEFINISI 4.A Definisi Bagan Alir = Proses = Dokumen = Keputusan = Alur Proses = Proses awal/akhir = Arah Alur Proses = Multi Dokumen = Arah Alur Proses ke bagian lain 4.B Definisi Kata / Kalimat/Singkatan PO = Purchasing Order Verifikasi = Pengecekan untuk Memastikan sesuai dengan yang dimaksud. Stock = Persediaan On Hand = Tersedia Safety Stock = Persediaan Pengaman Suggor = Suggestion Order Lead Time = Jangka waktu antara pesanan dan pengiriman Item Quantity = Jumlah item DPS = Daftar Pesanan Spare Parts 5 Dokumen yang digunakan : 5.1 Form Inquiry Form Daftar Pesanan Spare Parts... 6 Penjelasan Bagan Alir untuk setiap proses serta penanggung jawab dari masing-masing proses bisa dilihat pada halaman 3. DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH TEAM KAIZEN PARTS DEPO MANAGER OPERATION DIRECTOR TGL : TGL : TGL :

2 SOP PROSES ORDER BARANG No : MM-SOP-SPI-01 Revisi : 1 Tgl Eff : 1-Dec-15 Halaman : 2 dari 3 Admin Inventory PT. SIM MULAI 1SG Cek Stock Via SDMS 1KG Terima & Verifikasi DPS 1PDM Terima & Verifikasi DPS 2SG Analisa Stock SETUJU? SETUJU? 3SG Buat Daftar Pesanan Barang 2KG Tanda Tangan &Infokan Hasil Analisa 2PDM Tanda Tangan 4SG Order Parts via DCS 1SIM Terima PO via DCS 2SIM Proses SELESAI

3 SOP PROSES ORDER BARANG No : MM-SOP-SPI-01 Revisi : 1 Tgl Eff : 1-Dec-15 Halaman : 3 dari 3 URAIAN PENJELASAN DUMEN PIC KETERANGAN CEK STOCK VIA SDMS 1SG Staff gudang melakukan pengecekan stock barang yang on hand serta safety stock kurang melalui SDMS. ANALISA STOCK 2SG melakukan analisa stock agar dapat membuat Daftar untuk Spare parts yang akan dipesan (diorder). BUAT DAFTAR PESANAN BARANG 3SG membuat daftar pesanan barang berdasarkan hasil analisa stock yang telah dilakukan, kemudian serahkan ke Kepala Gudang untuk meminta persetujuan. TERIMA & VERIFIKASI DPS 1KG menerima serta memverifikasi Daftar Pesanan yang sudah dibuat oleh untuk melakukan order ke PT. SIM. Apabila tidak setuju maka kembalikan ke untuk analisa stock ulang. Apabila setuju tandatangani Daftar Pesanan Spare Parts. TANDA TANGAN & INFAN HASIL ANALISA 2KG kemudian menandatangani Daftar Pesanan Spare parts yang telah disetujui. TERIMA & VERIFIKASI DPS 1PDM menerima serta memverifikasi Daftar Pesanan yang sudah ditandatangani oleh. Apabila tidak setuju maka kembalikan ke. Apabila setuju tandatangani Daftar Pesanan Spare Parts. TANDA TANGAN 2PDM menandatangani Daftar Pesanan Spare parts yang sudah disetujui. ORDER PARTS VIA DCS 4SG melakukan order sesuai dengan analisa stock yang sudah disetujui dan ditandatangani oleh dan Parts Depo Manager ke PT. SIM via DCS. 1SIM TERIMA PO VIA DCS PT. SIM menerima Po yang dikirimkan dari Parts Depo via DCS. - PT. SIM 2SIM PROSES PT. SIM memproses orderan yang dikirimkan oleh Parts Depo. - PT. SIM

4 CONTOH FORMULIR INQUIRY No : Revisi : Tgl Eff : Halaman : 1 dari 1

5 CONTOH FORMULIR SUGGOR No : Revisi : Tgl Eff : Halaman : 1 dari 1

6 CONTOH FORMULIR DAFTAR PESANAN SPARE PARTS No : Revisi : Tgl Eff : Halaman : 1 dari 1