I. PENDAHULUAN Dalam rangka menjamin efisiensi, efektivitas serta mendukung pengambilan keputusan dalam hal pengembangan sumber daya manusia di lingkungan Kementerian Pertanian diperlukan sistem yang dapat menyajikan informasi mengenai data kepegawaian yang lengkap dan real time. Aplikasi e-personal diperlukan oleh setiap pegawai di lingkungan Kementerian Pertanian untuk mencatat setiap aktivitas kedinasannya dan sebagai fungsi kontrol yang memuat data dan informasi Aparatur Sipil Negara (ASN) di Lingkungan Kementerian Pertanian baik yang berada di kantor pusat maupun Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang meliputi Upload LHKASN, Upload SKP, Barang milik Negara, Log Pekerjaan dan Dokumen Kepegawaian yang selalu diperbaharui sejalan dengan perkembangan data pegawai. Dalam rangka menciptakan keterpaduan dan validitas data khususnya mengenai data kepegawaian, aplikasi e-personal telah terintegrasi dengan Sistem Informasi Manajemen Aparatur Sipil Negara (SIM ASN) Kementerian Pertanian. Sistem ini bersifat online dan dapat diakses melalui perangkat komputer maupun gadget tiap pegawai selama terhubung dengan jaringan internet. Pengimplementasian sistem ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai secara keseluruhan dan dapat mempercepat arus informasi yang harus disampaikan. Semoga petunjuk operasional singkat ini bermanfaat bagi para pengguna. Pendahuluan i
SARANA DAN PENGOPERASIONAL e-personal A. KEBUTUHAN SARANA Untuk mengoperasikan paket program e-personal dibutuhkan sarana berupa perangkat keras dan perangkat lunak yang memenuhi syarat spesifikasi minimum. Persyaratan perangkat keras yang dibutuhkan untuk mengoperasikan paket program e-personal adalah sebagai berikut : 1. Perangkat keras Jenis komputer : Minimal pentium III dengan memory 64 MB Kapasitas harddisk : Minimal 1 GB (kosong) Monitor : SVGA Koneksi Internet : Minimal 64 MB 2. Perangkat lunak Perangkat lunak yang harus tersedia dalam komputer adalah sebagai berikut : a. Operating system : Minimal Windows XP b. Browser : Google Chrome atau Mozilla Firefox B. MENGAKTIFKAN e-personal dilakukan klik Untuk mengaktifkan program e-personal Versi Web, maka dapat atau Sarana dan Mengaktifkan e-personal 1
Pada URL browser, ketikkan aplikasi3.pertanian.go.id/epersonal lalu enter. Maka akan tampil halaman seperti dibawah ini : Username : isikan email pertanian pengguna, bisa dengan menggunakan @pertanian.go.id maupun langung tanpa menggunakan @pertanian.go.id Password : isikan dengan password email pertanian Lalu klik LOGIN Apabila baru pertama kali mengakses epersonal, maka sistem akan meminta untuk memasukkan NIP pegawai. Sarana dan Mengaktifkan e-personal 2
Setelah memasukkan NIP maka akan muncul data pegawai dengan NIP yang dimasukkan. Jika sudah sesuai dengan NIP yang dimasukkan, setelah diklik tombol Cari NIP maka akan muncul data nama, NIP, unit kerja Eselon I serta foto pegawai. Jika sudah sesuai, klik tombol Simpan, maka akan akan muncul kotak dialog bahwa NIP dan email telah terintegrasi. Sarana dan Mengaktifkan e-personal 3
PROSEDUR PENGOPERASIAN e-personal A. HALAMAN UTAMA 1. Profile / Home Setelah berhasil login, maka sistem akan mengalihkan kedalam halaman profil pegawai. Data pada profil pegawai ini sudah terintegrasi dengan aplikasi SIM-ASN Kementerian Pertanian. Setiap perubahan data pegawai pada SIM-ASN otomatis akan membuat data profil pada aplikasi e-personal juga berubah. Pengguna juga bisa melihat Daftar Riwayat Hidup (DRH) dan mengunduhnya dalam bentuk PDF. Halaman profil pegawai pada aplikasi e-personal adalah sebagai berikut. 2. Upload LHKASN/LHKPN Pada menu utama klik Upload LHKASN/LHKPN maka akan tampil halaman berikut : Prosedur Pengoperasian e-personal 1
Tampilan Upload LHKASN/LHKPN Pada halaman ini, pengguna dapat memasukkan data Laporan Harta Kekayaan Aparatur Sipil Negara (LHKASN) atau Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) ke dalam aplikasi. File LHKASN/LHKPN yang dimasukkan dalam bentuk PDF maupun Excel (xls maupun xlsx). Pengguna juga harus mengisikan tahun pelaporan LHKASN/LHKPN dari file yang diunggah. Setelah itu lakukan klik Upload Data maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini : Jika data sudah benar maka klik OK maka akan tampil seperti dibawah ini : Prosedur Pengoperasian e-personal 2
2. Upload SKP Pada menu utama klik Upload SKP maka akan tampil : Tampilan Halaman Upload SKP Pengguna dapat memasukkan file SKP ke dalam aplikasi e-personal melalui fasilitas ini. Sama halnya seperti pada menu Upload LHKASN/LHKPN, pengguna dapat mengunggah file SKP dalam bentuk file PDF maupun Excel (xls maupun xlsx) dan juga memilih tahun SKP yang diunggah. Setelah itu lakukan klik Upload Data maka akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini : Jika data sudah benar maka klik OK maka akan terlihat data SKP yang sudah masuk seperti dibawah ini : Prosedur Pengoperasian e-personal 3
3. Barang Milik Negara Halaman utama menu Barang Milik Negara adalah seperti berikut : Tampilan Halaman Barang Milik Negara Untuk menambahkan data Barang Milik Negara (BMN) yang statusnya sedang dipinjam pakaikan dari unit kerja yang bersangkutan, maka penggna harus mengisikan jenis BMN yang digunakan, tahun perolehan barang, merk barang, nomor inventaris, tipe barang dan juga nomor polisi apabila barang tersebut berupa kendaraan bermotor. Setelah diisi lalu klik Simpan Data maka akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini : Jika data sudah benar maka klik OK maka akan tampil halaman berikut : Prosedur Pengoperasian e-personal 4
4. Log Pekerjaan Fitur log pekerjaan ini berfungsi untuk mencatat aktivitas kedinasan tiap pegawai sehari-hari. Tampilan halamannya seperti gambar berikut Pengguna dapat memasukkan data tanggal dan waktu pelaksanaan kegiatan, deskripsi pekerjaan, output yang dihasilkan (misalkan notulen rapat), file SPT (apabila ada) serta file output laporan (apabila ada). Untuk pengguna yang menggunakan browser Google Chrome, akan muncul timepicker pada saat memilih waktu pelaksanaan kegiatan. Setelah diisi lalu klik Simpan Data maka akan tampil kotak dialog seperti dibawah ini : Jika data sudah benar maka klik OK maka data yang telah diisi akan muncul ke dalam tabel seperti berikut Prosedur Pengoperasian e-personal 5
Pengguna dapat melakukan filtering dengan memilih bulan pelaksanaan kegiatan. Setelah diklik akan muncul data log pekerjaan sesuai bulan yang dipilih. Pengguna juga bisa melakukan cetak data log pekerjaan dengan mengklik tautan Print Preview. Pengguna juga bisa melihat file SPT maupun laporan yang telah diunggah pada tanda centang. 5. Dokumen Kepegawaian Fitur Dokumen Kepegawaian berfungsi untuk menyimpan file yang terkait data pribadi, data karir serta data pendidikan pegawai. Tampilan halaman ini seperti gambar berikut. Prosedur Pengoperasian e-personal 6
Tampilan Halaman Dokumen Kepegawaian Pengguna dapat memilih jenis file yang akan diunggah, mengisikan deskripsi file serta menyertakan lampiran file hasil scan yang akan diunggah. Jenis file yang dapat diunggah berupa PDF dan ukuran file maksimum 5MB Setelah diisi lalu klik Simpan Data maka akan tampil seperti dibawah ini. Jika data sudah benar maka klik OK maka file yang telah diunggah akan muncul pada tabel seperti dibawah ini : Prosedur Pengoperasian e-personal 7
Pengguna dapat melihat file yang telah diunggah dengan mengklik kolom Lihat File. 6. Kontak Kami Pengguna dapat mengirimkan pesan kepada tim pengembang melalui fitur Kontak Kami. Pengguna hanya tinggal memasukkan pesan yang hendak dikirimkan pada form yang tersedia lalu klik Kirim Pesan. Jika sudah selesai menggunakan aplikasi ini silahkan klik Logout SELAMAT MENCOBA...MUDAH-MUDAHAN BERMANFAAT Prosedur Pengoperasian e-personal 8