Kopertis Wilayah I Buku Panduan Aplikasi SIPATEN HAK Akses Sekretariat PAK

Transkripsi

1

2 DAFTAR ISI Kata Sambutan Koordinator... I A. Menginstal Aplikasi SIPATEN... 1 B. Menginstal Laporan Aplikasi SIPATEN... 3 C. Menjalankan Aplikasi SIPATEN & Mengganti Username Dan Password... 4 D. Pengajuan Kepangkatan Dosen E. Ubah Data Pengajuan Kepangkatan Dosen F. Print Lembar Penilaian G. Cek Status Pengajuan (Kepangkatan dan Inpassing)... 15

3 KATA PENGANTAR Prof. Dian Armanto, M.Pd., M.A., M.Sc.,Ph.D Koordinator Assalamu'alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh. Pemanfaatan teknologi informasi pada era global ini menjadi bagian vital dalam penyelenggaraan tugas-tugas lembaga, termasuk KOPERTIS Wilayah I. Sebagai bagian dari unit kerja Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan Nasional, KOPERTIS Wilayah I berupaya mengoptimalkan pemanfaatan situsnya sebagai sarana komunikasi yang efektif dalam meningkatkan fungsi pengawasan, pengendalian, dan pembinaan penyelenggaraan pendidikan tinggi swasta (PTS) di wilayah Sumatera Utara. Kehadiran situs Kopertis Wilayah I ini diharapkan pula dapat menjadi kunci pembuka pintu rumah informasi yang berhubungan dengan kegiatan KOPERTIS dan PTS di lingkungan Wilayah I. Penyampaian informasi yang cepat, tepat dan akurat melalui situs ini merupakan bagian dari komitmen KOPERTIS Wilayah I untuk meningkatkan mutu layanannya kepada PTS dan masyarakat luas. Perbaikan akan terus dilakukan sebagai bagian integral dari upaya peningkatan mutu berkelanjutan. Namun disadari, sebagai media informasi elektronik dan karena berbagai keterbatasan, situs ini tentu tidak luput dari kekurangan. Oleh karena itu masukan dari berbagai pihak akan sangat kami hargai untuk penyempurnaan di masa datang. Semoga situs ini bermanfaat untuk pembaca. Wassalamu 'alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh, I

4 A. Menginstal Aplikasi SIPATEN SIPATEN atau Sistem Informasi Kepangkatan Tenaga Dosen adalah aplikasi dekstop yang akan di gunakan oleh seluruh perguruan tinggi swasta yang terdaftar di Kopertis Wilayah I Sumatera Utara untuk Jabatan fungsional dosen, dengan adanya aplikasi ini diharapkan akan membantu proses pengajuan dan pembuatan SK Jabatan Fungsional Dosen. Spesifikasi komputer yang disarankan : Dual core (minimum) Ram 2Gb (minimum) Hardisk 300Mb (minimum) Vga 1024x768 (minimum) Sistem Operasi Windows (7,8, 10) Framwork 3.5 Runtime SAP 1 Setelah perangkat kita memenuhi syarat, maka langsung saja kita mengunduh aplikasi SIPATEN dan menginstal nya, silahkan buka aplikasi browser (google chrome, mozilla, Safari, dll), pada tahapan ini kami menggunakan aplikasi browser google chrome, ketikan kata kopertis 1 pada pencarian lalu enter, Mesin pencarian google akan menampilkan data seperti gambar diatas, silahkan klik pada link KOPERTIS1 - KOPWIL I Kopertis Wilayah I - Sumatra Utara, maka kita akan masuk ke website resmi kopertis 1 (kopertis1sumut.or.id), Koordinator Kopertis Wilayah 1 SUMUT Prof. Dr. Dian Halaman 1

5 Armanto, M.Pd., MA., M.Sc., Ph.D mengharapkan Dengan adanya situs resmi KOPERTIS Wilayah I diharapkan dapat menjadi kunci pembuka pintu rumah informasi yang berhubungan dengan kegiatan KOPERTIS dan PTS di lingkungan Wilayah I, oleh sebab itu kopertis wilayah 1 mengembangkan aplikasi ini untuk mempermudah perguruan tinggi dan dosen dalam proses kepangkatan dosen, setelah web kopertis terbuka maka kita langsung saja klik menu SIPATEN, untuk mendownload aplikasi SIPATEN, klik Setup SIPATEN lalu tunggu download sampai selesai. Cara penginstalan aplikasi SIPATEN : 1. Buka aplikasi Setup SIPATEN v 1.1.exe yang telah di download 2. Setelah itu pilih bahasa yang tersedia lalu klik OK lalu klik NEXT Halaman 2

6 Selanjut nya ikutin perintah instalasi nya, setelah selesai menginstal maka di desktop akan muncul icon aplikasi SIPATEN, selanjutnya aplikasi siap untuk di gunakan. B. Menginstal Laporan Aplikasi SIPATEN Setelah aplikasi SIPATEN terinstal maka yang kita butuhkan selanjutnya adalah menginstal aplikasi pendukung untuk membuat laporan, caranya adalah sebagai berikut ; 1. Buka menu SIPATEN pada website Kopertis 1 (kopertis1sumut.or.id) 2. Lakukan download Runtime SAP.xxxl Halaman 3

7 C. Menjalankan Aplikasi SIPATEN & Mengganti Username Dan Password Untuk menjalankan Aplikasi SIPATEN, tentunya anda harus memiliki username dan password yang telah terdaftar. Anda bisa menghubungi Admin PAK agar didaftar-kan sebagai pengguna aplikasi. Ada beberapa langkah untuk menjalankan aplikasi SIPATEN : 1. Buka aplikasi SIPATEN (double klik pada icon SIPATEN yang telah terinstall di PC Anda) 2. Ketikan username dan password yang telah terdaftar pada kolom Username dan Password. Halaman 4

8 3. Kemudian klik tombol Login, jika username anda belum terdaftar akan muncul pesan seperti pada gambar dibawah ini. 4. Jika username dan password anda telah terdaftar maka secara otomatis anda akan masuk ke menu utama aplikasi SIPATEN. Halaman 5

9 Hal yang perlu anda ketahui adalah bahwa Hak Akses sangat mempengaruhi sub-menu yang terdapat dalam aplikasi SIPATEN. Hak Akses dalam aplikasi ini dibagi menjadi 4 kategori sesuai dengan tugas dan fungsinya, yakni : 1. Pimpinan ; 2. Admin PAK ; 3. Sekretariat PAK ; dan 4. Tim Penilai. Berdasarkan gambar diatas, pengguna aplikasi terdaftar dan memiliki Hak Akses : Sekretariat PAK, maka pengguna hanya dapat membuka menu Hak Akses Sekretariat PAK saja, tidak dapat membuka Hak Akses Pimpinan, Admin PAK, dan Tim Penilai. Begitu juga sebaliknya. Sekretariat PAK yang terdaftar sebagai pengguna Aplikasi mewakili Perguruan Tinggi tempatnya bertugas. Tugas pokok seorang Sekretariat adalah mengupload Data Dosen untuk keperluan Pengajuan Kepangkatan Dosen. Sub menu pada Hak Akses Sekretariat PAK terdiri dari : 1. Data Perguruan Tinggi Kopertis Wilayah I; Pada Menu Data Perguruan Tinggi Kopertis Wilayah I, maka akan terlihat informasi mengenai data Perguruan Tinggi *tempat yang bersangkutan bertugas 2. Tambah Data Dosen Perguruan Tinggi *tempat yang bersangkutan bertugas; Anda dapat menambahkan data dosen yang bertugas di Perguruan Tinggi tersebut. 3. Data Dosen Perguruan Tinggi *tempat yang bersangkutan bertugas; 4. Data Pengajuan Kepangkatan Tenaga Dosen; 5. Data Inpassing, Proses; dan 6. Data Inpassing, SK Terbit. Seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini : Halaman 6

10 Username dan Password pada Aplikasi SIPATEN dapat diganti sewaktu-waktu jika anda ingin menggantinya. Cara mengganti username dan password : 1. Klik File yang terdapat pada menu-bar di aplikasi SIPATEN, pilih Ganti Password kemudian klik. Halaman 7

11 2. Maka akan muncul message box (pemberitahuan konfirmasi password), kemudian ketikan password lama anda. Klik tombol atau tekan ENTER. 3. Jika password anda benar, maka akan muncul form Ubah Data Pengguna Aplikasi seperti pada gambar dibawah ini. Halaman 8

12 4. Anda dapat mengganti username dan password anda dikolom username dan password, kemudian ketik ulang password-baru anda pada kolom Ulangi Password, klik tombol Ubah Data untuk menyimpan data username dan password yang baru. Seperti pada gambar dibawah ini. 5. Kemudian akan muncul message-box konfirmasi, klik tombol YES untuk menyimpan perubahan data tersebut. Jika anda tidak ingin menyimpan, maka klik tombol NO dan BATAL. Seperti pada gambar dibawah ini. 6. Selesai. Halaman 9

13 D. Pengajuan Kepangkatan Dosen Menu ini membantu anda sebagai pemegang Hak Akses Sekretariat PAK, untuk mengajukan kepangkatan dosen, termasuk menambahkan data dosen baru yang akan mengajukan kepangkatan berikutnya. Proses Pengajuan Kepangkatan Dosen pada aplikasi SIPATEN dapat dilakukan dengan cara : 1. Pada menu Hak Akses Sekretariat PAK, pilih Data Dosen Perguruan Tinggi *tempat yang bersangkutan bertugas. Seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini 2. Tampilan Data Dosen akan terlihat seperti pada gambar dibawah ini, pilih data dosen yang akan diproses pengajuan-nya, klik kanan pilih Posting Pengajuan Angka Kredit Dosen. Halaman 10

14 3. Kemudian akan muncul tampilan form Pengajuan Kepangkatan Tenaga Dosen Kopertis Wilayah I, isi data dengan sebenar-benarnya. Kolom dengan tanda * wajib diisi dan tidak boleh dikosongkan. Kemudian klik Simpan. Proses Selesai. Perhatikan gambar dibawah ini 4. Selesai. E. Ubah Data Pengajuan Kepangkatan Dosen Menu Ubah Data pada aplikasi umumnya adalah untuk memperbaharui informasi data. Sama hal nya pada aplikasi SIPATEN. Untuk mengubah data pengajuan kepangkatan dosen, hal yang perlu anda lakukan adalah : 1. Pada menu Hak Akses Sekretariat PAK, pilih Data Pengajuan Kepangkatan Tenaga Dosen. Seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini Halaman 11

15 2. Selanjutnya akan terlihat pada layar Laptop/PC anda, seperti pada gambar dibawah ini. Pilih data pengajuan yang akan diubah > kemudian klik tombol ubah data. Perhatikan Status PAK, selama Status PAK masih PENGAJUAN, data tersebut dapat diubah oleh Sekretariat PAK. Akan tetapi jika Status PAK sudah tidak lagi PENGAJUAN maka data tersebut tidak dapat diubah. Kecuali, jika Admin PAK memberikan Hak Akses untuk mengubah data tersebut. 3. Ketika anda klik tombol ubah data, maka akan muncul tampilan form Ubah Data Pengajuan seperti yang terlihat dibawah ini, selanjutnya anda dapat merubah data pada kolom yang telah tersedia. Klik Simpan! Halaman 12

16 4. Pilih YES untuk menyelesaikan proses ubah data pengajuan tersebut, seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini 5. Selesai. F. Print Lembar Penilaian Menu ini berfungsi untuk mencetak Lembar Penilaian pada data pengajuan. Ikuti beberapa langkah dibawah ini jika anda ingin mencetak lembar penilaian tersebut : 1. Pada menu Hak Akses Sekretariat PAK, pilih Data Pengajuan Kepangkatan Tenaga Dosen. Seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini, perhatikan pada bagian Status PAK Halaman 13

17 2. Pilih data pengajuan terlebih dahulu, kemudian klik kanan, lalu pilih Print Lembar Penilaian, seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini. 3. Selanjut nya akan muncul message box Konfirmasi Download, pilih YES untuk melanjutkan proses download untuk selanjutnya di-cetak. Tunggu beberapa saat. Perhatikan gambar dibawah ini : 4. Selesai Halaman 14

18 G. Cek Status Pengajuan (Kepangkatan dan Inpassing) Anda dan Dosen yang berkasnya telah diajukan untuk kepangkatan, dapat melihat Status Kepangkatan dilaman web kopertis Masukan kata kunci pencarian berupa No PAK > klik CARI DATA, seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini. Jika No PAK terdaftar, maka anda dapat segera mengetahui status pengajuan Kepangkatan Dosen yang bersangkutan. Perhatikan gambar : Halaman 15

19 Dan bagi Anda yang memiliki Hak Akses sebagai Sekretariat PAK, juga dapat melihat Status Pengajuan Inpassing pada menu Hak Akses Sekretariat PAK. Data Inpassing Proses dan Data Inpassing SK Terbit, seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini Tampilan Data Inpassing, Proses. Jika Status Inpassing Proses itu menunjukkan bahwa berkas tersebut belum di upload. Klik kanan, maka anda akan mendapati 3 pilihan yakni : 1. Lihat Data Dosen (anda dapat melihat data dosen yang bersangkutan), 2. Print SK Inpassing (menu ini memudahkan anda untuk mencetak SK Inpassing, yang selanjutnya ditandatangani), dan 3. Upload SK Inpassing (menu ini, membantu anda untuk mengupload SK Inpassing yang telah ditandatangani). Seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini : Halaman 16

20 Setelah SK Inpassing di upload, maka Status Inpassing akan berubah menjadi TERBIT dan akan terdaftar di Data Inpassing SK Terbit. Halaman 17