BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Di era globalisasi ini, teknologi dan informasi semakin memegang peranan penting dalam perkembangan suatu bisnis. Dimana dengan menerapkan teknologi dan informasi secara tepat maka perusahaan akan memiliki sejumlah keuntungan kompetitif dibandingkan dengan kompetitornya yang masih menggunakan sistem secara manual. Persaingan antar perusahaan dalam memenuhi permintaan konsumen semakin meningkat menyebabkan setiap perusahaan untuk meningkatkan produksi maupun layanan terhadap konsumen. Salah satu cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah dengan membuat aplikasi Sistem Informasi Akuntansi untuk masing-masing bidang pada perusahaannya. Penerapan efisiensi kerja, baik waktu maupun tenaga, dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat, yang berdampak pada peningkatan produktivitas dan kemajuan bisnis itu sendiri. Salah satu aspek yang sangat mendukung keberhasilan suatu perusahaan pada Sistem Informasi Persediaan yang dimilikinya. PT Gema Nawagraha Sejati (GNS) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang depo peti kemas dan layanan transportasi. Perusahaan ini memiliki persediaan suku cadang truk yang sangat banyak jumlahnya dengan harga produk yang relatif mahal, oleh karena itu diperlukannya sistem informasi 1
2 untuk mengendalikan persediaan, agar dapat mengatur keluar masuknya barang di gudang serta untuk mendukung kelancaran aktivitas layanan transportasi. Jika perusahaan tidak memiliki pengendalian yang baik terhadap persediaannya, maka dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi pihak perusahaan. Di dalam PT GNS masih terdapat banyak kekurangan pada sistem informasi persediaan pada gudang. Penulis memilih sistem informasi persediaan karena PT. GNS masih memiliki beberapa kelemahan, antara lain : kegiatan pencatatan stok barang masih dilakukan secara manual; tidak adanya prosedur permintaan pembelian; tidak adanya kode barang; dan kurangnya laporan yang berkaitan dengan persediaan. Maka dari itu, sistem informasi persediaan perusahaan ini memerlukan perubahan-perubahan untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi serta mencegah timbulnya permasalahan yang lain. 1.2 Ruang lingkup Ruang lingkup yang akan kita bahas, mulai dari user meminta permintaan spare part sampai dengan spare part tersebut telah diberikan ke user. Berikut ini adalah detail ruang lingkup yang kami bahas : 1. User meminta permintaan suku cadang. 2. Lalu bagian kasi truk menerima permintaan suku cadang. 3. Setalah itu mekanik meminta suku cadang ke bagian gudang.
3 4. Setelah mekanik meminta suku cadang lalu bagian gudang mencari suku cadang yang diminta oleh mekanik. 5. Bila suku cadang yang diminta tidak ada pembelian membuat PO. 6. Lalu GM menyetujui PO tersebut. 7. Setelah PO di setujui GM bagian pembelian membeli suku cadang yang sudah habis. 8. Setelah membeli suku cadang lalu bagian gudang menerima suku cadang dari supplier. 9. Bila ada kesalahan pengiriman bagian pembelian mengembalikan suku cadang ke supplier. 10. Bila tidak ada kesalahan pengiriman bagian gudang memberikan suku cadang ke mekanik. 11. Setelah menerima suku cadang, mekanik memasangkan suku cadang tersebut ke user. 12. Setelah bagian akuntansi menerima semua berkas transaksi lalu bagian akuntansi membuat jurnal umum.
4 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan diadakannya penelitian adalah untuk : 1. Menganalisis masalah yang ada atau masalah yang mungkin timbul pada sistem persediaan yang lama, kemudian memberikan saran atau usulan untuk perbaikan. 2. Merancang sistem informasi akuntansi persediaan untuk mengatasi kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan komputer sebagai alat untuk pengolahan transaksi. 3. Mempermudah perusahaan dalam penyimpanan, pencarian, dan penyajian data sehingga memperlancar pihak yang berkepentingan dalam pengelolaan data. 4. Mempermudah dalam pengawasan stok barang, sehingga memperlancar kegiatan operasional perusahaan. 1.3.2 Manfaat Manfaat diadakannya penelitian adalah untuk : 1. Membantu perusahaan dalam menemukan segala bentuk penyimpangan yang terjadi atau yang mungkin akan terjadi pada bagian persediaan.
5 2. Membantu perusahaan dalam memperoleh informasi persediaan yang cepat dan akurat sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan demi kelancaran kegiatan perusahaan. 3. Dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan. 1.4 Metodologi 1.4.1 Penelitian Kepustakaan (Library Research) Yaitu mencari dan mempelajari bahan acuan (artikel, textbooks, website) yang terpercaya dan teori-teori pendukung lainnya sebagai acuan dalam penulisan skripsi ini. 1.4.2 Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian lapangan atau survei ditujukan untuk memperoleh data di tempat objek penelitian secara langsung. Penulis melakukan survei langsung atas sistem informasi akuntansi persediaan barang yang sedang berjalan pada PT. Gema Nawagraha Sejati. Metode yang digunakan adalah observasi dengan mengamati prosedur prosedur yang ada di dalam sistem tersebut dan wawancara kepada pihak pihak (manager maupun karyawan) yang terkait dengan sistem yang penulis teliti.
6 1.4.3 Metode Analisis Dalam skripsi ini, metode analisisnya dibagi ke dalam beberapa tahapan, yaitu : 1. Menganalisis hasil temuan survei untuk mencari masalah yang ada dalam sistem tersebut. 2. Mengidentifikasi kebutuhan infomasi apa saja yang harus dapat dihasilkan dari sistem yang diusulkan. 3. Mengidentifikasi persyaratan dari sistem yang dirancang. 1.4.4 Metode Perancangan Dalam skripsi ini, metode perancangannya menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis dan Design (OOAD) dengan notasi Unified Modelling Language (UML) yang meliputi : 1. Pembuatan Activity Diagram, yang terdiri dari : a. Overview Activity Diagram (didahului dengan membuat event table) b. Detailed Activity Diagram (didahului dengan membuat workflow table) 2. Pembuatan UML Class Diagram 3. Pembuatan Usecase Diagram 4. Perancangan Formulir 5. Perancangan Database 6. Perancangan Layar
7 7. Perancangan Laporan 8. Pembuatan Navigation Diagram 9. Pembuatan Matriks Rencana Penerapan Sistem 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam skripsi ini dibagi ke dalam lima bab. Secara garis besar, isi dari semua bab yang ada adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang hendak dicapai, dan bagaimana metodologi penelitian yang hendak digunakan serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini dijelaskan mengenai teori-teori umum dan teori-teori pendukung lainnya yang mendukung skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI Pada bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat dan gambaran umum perusahaan, struktur organisasi perisahaan dan dokumentasi analisis data dari sistem yang sedan berjalan dengan menggunakan Unified Modelling Languange (UML).
8 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Pada bab ini diuraikan tentang perancangan sistem informasi persediaan yang diusulkan dengan menggunakan Unified Modelling Languange (UML). BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini membahas tentang kesimpulan dan saran yang berguna untuk meningkatkan kinerja perusahaan.