BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Teori Basis Data 2.1.1 Pengertian Basis Data Menurut Connolly dan Begg ( 2002, p14) basis data adalah sekumpulan data yang terhubung satu sama lain secara logika dan suatu deskripsi data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu organisasi. Menurut James A. O Brien ( 2002, p469), basis data merupakan suatu koleksi yang terintegrasi dimana secara logika berhubungan dengan record dari file. Menurut subekti ( 2004, p10 ), basis data adalah kumpulan terintegrasi dari accurrence file / table yang merupakan representasi data dari suatu model enterprise. Menurut Turban ( 2003, p160 ), basis data adalah kumpulan file atau record yang terorganisir yang menyimpan data beserta hubungan diantara data tersebut. 2.1.2 Database Management System ( DBMS ) A. Pengertian DBMS Menurut Connolly dan Begg ( 2002, p16 ), Database Management System adalah suatu sistem piranti lunak yang 6
7 memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, serta mengatur akses terhadap basis data. Menurut Hoffer, Prescott dan McFadden ( 2005, p7 ), Database Management System adalah suatu sistem perangkat lunak yang digunakan untuk membuat, merawat, dan menyediakan pengontrolan akses pada pengguna basis data. Menurut James O Brein ( 2002, p146 ), DBMS berperan sebagai penghubung antara user dengan basis data. DBMS membantu user dalam mengakses data dalam basis data. B. Fasilitas DBMS DBMS menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut : 1) Data Definition Language ( DDL ) Menurut Connolly dan Begg ( 2002, p40 ), Data Definition Language adalah suatu bahasa yang memungkinkan administrator basis data atau pemakai untuk mendeskripsikan dan memberi nama entiti entiti, atribut atribut, dan hubungan yang diperlukan untuk aplikasi, bersama dengan segala integritas yang terkait dan batasan keamanan. Menurut Coronel ( 2002, p811 ), Data Definition Language adalah suatu bahasa yang memungkinkan sebuah administrator basis data untuk menentukan struktur basis data, skema, dan komponen komponen subskema.
8 Data Definition Language memperbolehkan pemakai untuk membuat spesifikasi tipe data, mendefinisikan basis data, struktur data dan constraint data untuk disimpan dalam basis data. 2) Data Manipulation Language ( DML ) Menurut Connolly dan Begg ( 2002, p41 ) Data Manipulation Language adalah suatu bahasa yang menyediakan sel operasi untuk mendukung pengoprasian dan manipulasi data yang terdapat dalam basis data. Menurut Coronel ( 2002, p811 ), Data Manipulation Language adalah suatu bahasa yang memperbolehkan pengguna akhir untuk memanipulasi data dalam basis data. Data Manipulation Language memperbolehkan pemakai untuk memasukan, memperbaharui, menghapus, dan mengirim atau mengambil data dari basis data C. Komponen DBMS Menurut Connolly dan Begg ( 2002, pp18-20 ), ada lima komponen DBMS sebagai berikut : 1) Hardware (Perangkat Keras). 2) Software (Perangkat Lunak). 3) Data. 4) Prosedur. 5) Manusia.
9 D. Keuntungan dan Kerugian DBMS Menurut Connolly dan Begg ( 2002, pp25-29 ), pengguna DBMS mempunyai keuntungan keuntungan sebagai berikut : 1) Mengontrol redudansi data. 2) Konsistensi data. 3) Banyak informasi diperoleh dari sumber. 4) Mampu men-share data. 5) Meningkatkan integritas data. 6) Meningkatkan keamanan. 7) Meningkatkan standar. 8) Bila DBMS sudah berjalan dengan baik dapat menghemat biaya organisasi. 9) Dapat menyeimbangkan perbedaan kebutuhan antar departemen. 10) Meningkatkan pengaksesan dan tanggap terhadap data. 11) Meningkatkan produktivitas. 12) Meningkatkan maintenance terhadap data yang tidak berhubungan dengan data lain. 13) Meningkatkan concurrency data. 14) Meningkatkan backup dan pemulihan. Dan menurut Connolly dan Begg ( 2002, pp26-29 ), pengguna DBMS mempunyai kerugian kerugian sebagai berikut: 1) Kompleks.
10 2) Memerlukan ukuran perangkat lunak yang sangat besar. 3) Biaya untuk menghasilkan DBMS yang baik sangat mahal. 4) Pengeluaran untuk perangkat keras tambahan. 5) Biaya untuk konversi sistem dari sistem yang lama ke sistem baru. 6) Performa sistem yang tidak sesuai dengan keinginan. 7) Membawa pengaruh yang besar kepada perusahaan apabila terjadi kegagalan. 2.1.3 Entity Relationship Modeling Menurut Connolly dan Begg ( 2002, p330 ), Entity Relationship Modeling adalah pendekatan perancangan basis data top down yang dimulai dengan mengidentifikasi data yang penting yang disebut dengan entiti dan hubungan diantara data yang harus dipresentasikan dalam model. Entity Relationship merupakan hal paling penting dalam merancang basis data karena tanpa adanya Entity Relationship maka proses pembuatan basis data menjadi berlangsung lama dan tidak teratur. Semakin besar basis datanya maka semakin besar pula waktu yang diperlukan dalam merancang basis data tersebut. Pendokumentasian rancangan basis data mutlak dilakukan dengan baik, agar mudah dalam pengembangan dan perbaikan nantinya.
11 A. Entity ( Entiti ) Menurut Connolly dan Begg ( 2002, p331 ), entiti adalah kumpulan dari objek dengan property yang sama, yang diidentifikasiakan oleh perusahaan yang keberadaannya tidak tergantung. B. Attribute (Atribut) Atribut merupakan sifat-sifat dari sebuah entiti atau tipe relasi. Contohnya : sebuah entiti Mahasiswa digambarkan oleh atribut mhsno, nim, nama, dan alamat. Macam macam atribut sebagai berikut : 1) Simple Attribute yaitu atribut yang terdiri atas satu komponen tunggal dengan keberadaannya yang independen dan tidak dapat dibagi lagi kekomponen yang lebih kecil. Simple Attribute dikenal juga dengan nama Atomic Attribute. 2) Composite Attribute yaitu atribut yang memiliki berbagai komponen dimana semua komponennya memiliki keberadaan yang independent. 3) Single Value Attribute yaitu sebuah atribut yang mempunyai nilai tunggal untuk setiap kejadian. 4) Multi Valued Attribute yaitu sebuah atribut yang mempunyai beberapa nilai untuk setiap kejadian pada sebuah entiti.
12 5) Derived Attribute yaitu atribut yang memiliki nilai yang dihasilkan dari satu atau beberapa atribut lainnya, dan tidak harus dari satu entiti. C. Keys Candidate key didefinisikan sebagai sejumlah atribut atribut yang lainnya secara unik dapat mengidentifikasi suatu entiti. ( Connolly dan Begg, 2002, p340). Primary key didefinisikan sebagai candidate key yang dipilih guna secara unik mengidentifikasikan setiap peristiwa dari sebuah tipe entiti. ( Connolly, 2002, p341). Composite key didefinisikan sebagai candidate key yang terdiri atas dua atau lebih atribut ( Connolly dan Begg, 2002, p341). Foreign key adalah sembarang atribut pada kunci primer pada tabel berikutnya yang berfungsi menghubungkan antar tabel apabila sebuah primary key terhubung dengan tabel berikutnya. 2.1.4 Entity Relantionship Diagram (ERD) Entity Relantionship Diagram (ERD) adalah suatu rancangan atau bentuk hubungan suatu kegiatan didalam sistem yang berkaitan langsung dan mempunyai fungsi di dalam proses tersebut.
13 2.1.5 State Transition Diagram (STD) State Transition Diagram (STD) adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi screen yang dapat terjadi selama satu sesi pengguna ketika pengguna sistem mengunjungi terminal. Persegi empat digunakan untuk menggambarkan display screen. Anak panah menggambarkan aliran kontrol dan menggerakan kejadian yang menyebabkan screen menjadi aktif atau menerima focus. Persegi empat hanya menggambarkan apa yang akan muncul selama dialog. Arah anak panah menunjukan urutan munculnya screen screen tersebut. Sebuah anak panah yang terpisah, masing masing memiliki nama, digambarkan untuk setiap aliran karena tindakan yang berbeda akan aliran kontrol dari dan aliran kontrol ke screen yang ada. 2.1.6 Relationship ( relasi ) Relasi didefinisikan sebagai hubungan yang terjadi antar entiti. Representasi diagram relasi adalah sebuah garis lurus yang menghubungkan dua buah entiti. Gambar 2.1 Contoh Relasi
14 Jenis jenis basis data relasional atau hubungan yang biasa terjadi antar satu entiti dengan entiti lain dalam sebuah basis data, meliputi : 1. One to One ( 1 : 1 ) Contoh hubungan antara entiti Mahasiswa dengan Kartu Mahasiswa. Seorang mahasiswa hanya boleh memiliki satu kartu mahasiswa, satu kartu mahasiswa hanya dimiliki oleh satu orang mahasiswa. Gambar 2.2 Relasi One to One 2. One to Many ( 1 : * ) Contohnya hubungan yang terjadi antara entiti Konsumen dengan Motor. Seorang konsumen dapat memiliki satu atau lebih motor. Sedangkan satu motor hanya dapat dimiliki oleh seorang konsumen. Gambar 2.3 Relasi One to Many
15 3. Many to Many ( * : *) Contohnya hubungan yang terjadi antara Mahasiswa dengan Mata Kuliah. Satu mahasiswa dapat mengikuti lebih dari satu mata kuliah dan satu mata kuliah dapat diikuti oleh lebih dari satu mahasiswa. Gambar 2.4 Relasi Many to Many 2.1.7 Normalisasi Menurut Connolly dan Begg ( 2002, p379), normalisasi adalah suatu teknik untuk menghasilkan kumpulan relasi dengan properti yang diinginkan untuk mengetahui kebutuhan data dalam organisasi. Tujuan dari normalisasi adalah untuk menghilangkan kerangkapan data, untuk mengurangi kompleksitas dan untuk mempermudah modifikasi data. Unnormalized Form ( UNF ) adalah tabel yang berisi atau lebih repeating group. Dari bentuk inilah dilakukan proses normalisasi (Connolly dan Begg, 2002, p387). Bentuk proses normalisasi menurut Connoly dan Begg ( 2002, pp387 394 ) dapat dijelaskan sebagai berikut :
16 1. First Normal Form ( 1NF ) Suatu relasi dimana intersection dari setiap baris dan kolom hanya mengandung satu nilai. Dalam normalisasi ini data yang berulang ulang dihilangkan. 2. Second Normal Form ( 2NF ) Pada normalisasi kedua ini dilakukan dekomposisi atau pemisahan sesuai dengan sifat ketergantungan fungsional. Setiap atribut non primary key secara fungsional penuh bergantung pada primary key nya. 3. Third Normal Form ( 3NF ) Sebuah hubungan yang ada pada first dan second normal form, atribut yang bukan non primary key tergantung secara transitif pada primary key. 2.1.8 Siklus Hidup Aplikasi Data Dalam perancangan basis data kita juga harus memperhatikan Database Application Lifecycle ( Siklus Hidup Aplikasi Basis Data ). Suatu sistem basis data seperti yang didefinisikan oleh Connolly dan Begg ( 2002, p271 ) merupakan bagian penting bagi sistem informasi perusahaan, dengan demikian daur pembuatan ( lifecycle ) dalam aplikasi basis data sering dihubungkan dengan lifecycle dalam sistem informasi. Tahapan siklus hidup aplikasi basis data tidak mutlak harus dilakukan secara berurutan, melainkan melalui sejumlah pengulangan
17 dari tahapan sebelumnya dapat dilakukan agar didapatkan hasil semaksimal mungkin. Sebagai contoh adalah ketika sudah mulai memasuki tahap mendesain basis data namun ada keterangan yang kurang, sehingga harus dilakukan kembali tahapan analisis kebutuhan. Berikut adalah gambar skema tahap basis data application lifecycle berserta penjelasannya : Gambar 2.5 Siklus Hidup Aplikasi Bais Data ( Sumber : Connolly dan Begg, 2002, p272)
18 Langkah langkah daur hidup aplikasi database dapat dijelaskan sebagai berikut ( Connolly dan Begg, 2002, p273 293 ), yaitu : A. Database Planning (Perencanaan Basis Data) Tahapan merencanakan bagaimana langkah langkah dalam daur hidup basis data untuk nantinya dapat diwujudkan secara lebih efisien dan efektif. Langkah penting yang dilakukan pada tahap ini adalah mendefinisikan tujuan dari pengerjaan proyek basis data, serta mengidentifikasi manfaat apa yang dapat diambil sebagai hasilnya. Penentuan tujuan akan mempermudah dalam menetapkan jalan yang jelas dalam pembuatan aplikasi basis data yang dibutuhkan. Aktifitas perencanaan basis data juga menentukan bagaimana data dikumpulkan, dokumen dokumen apa saja yang dibutuhkan, serta bagaimana perencanaan dan implementasi akan dilakukan. B. Sistem Definition (Definisi Sistem) Pada tahap ini menentukan jangkauan beserta batasan dari aplikasi basis data, menggambarkan kebutuhan pemakai akan aplikasi secara umum, dan area aplikasinya. Suatu aplikasi basis data dapat mempunyai satu atau lebih sudut pandang pemakai. Mengidentifikasi sudut pandang pemakai adalah aspek penting pengembangan suatu aplikasi basis data. Identifikasi dapat membantu untuk memastikan bahwa tidak ada
19 pemakai basis data utama yang terlupakan ketika mengembangkan kebutuhan untuk aplikasi yang baru. Pandangan pemakai juga sangat membantu pada pengembangan basis data yang kompleks dengan membantu kebutuhan kebutuhan tersebut dipecah secara umum. C. Requirement Collection and Analysis (Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan Data) Tahap ini merupakan proses mengumpulkan dan menganilisis informasi mengenai bagian dari organisasi yang akan didukung oleh aplikasi database, serta menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi kabutuhan pengguna pada sistem yang baru. Ada beberapa teknik mengumpulkan informasi ini, yang disebut juga fact finding. Secara umum ada lima macam teknik fact finding yang sering digunakan, meliputi pemeriksaan dokumen dokumen, wawancara, obeservasi pada organisasi, riset, dan menyebarkan kuisioner. D. Database Design (Perancangan BasisData) Perancangan basis data adalah proses membuat perancangan untuk basis data yang akan membantu operasi perusahaan dan tujuannya. Terdapat dua pendekatan utama dalam perancangan basis data, yaitu :
20 1) Bottom up approach Pendekatan ini dimulai dari level dasar atribut (seperti, property of entities dan relationship), yang melalui analisa dari asosiasi antar atribut, dikelompokkan menjadi relasi yang mempersentasikan tipe entiti dan hubungan antar entiti. Pendekatan ini sesuai untuk rancangan basis data yang sederhana dengan atribut yang relatif sedikit. 2) Top down approach Pendekatan ini dimulai dengan mengembangkan model data yang berisi beberapa entiti dan relationship level tinggi kemudian menerapkan perbaikan top down secara berurutan untuk mengidentifikasi entiti, relationship, dan atribut yang dihubungkan pada level yang lebih rendah. Pendekatan top down menggunakan konsep model ER (Entity Relationship) yang dimulai dengan menentukan entiti dan relationship antar entiti. Pendekatan ini sesuai untuk basis data yang lebih kompleks. Tujuan utama dari pemodelan data adalah membantu memahami arti dari data untuk memudahkan komunikasi tentang kebutuhan informasi. Perancangan basis data terbagi ke dalam tiga tahap, yakni konseptual, logikal, dan fisikal. Penjelasan selengkapnya mengenai ke tiga tahap ini akan dibahas pada sub bab berikutnya.
21 E. DBMS Collection ( Optional ) Seleksi DBMS adalah memilih DBMS (Database Management System) yang sesuai untuk mendukung aplikasi basis data. Berikut ini adalah langkah langkah untuk menyeleksi DBMS : 1) Mendefinisikan istilah istilah atau referensi pemilihan DBMS. 2) Membuat daftar beberapa produk yang dapat dijadikan pilihan. 3) Mengevaluasi fitur dari masing masing produk. 4) Merekomendasikan pilihan dan membuat laporannya. F. Application Design (Perancangan Aplikasi) Pada tahap ini merancang tampilan untuk pengguna ( user interface ) beserta program aplikasi yang akan mengakses dan proses basis data. Tampilan dan program yang dirancang harus mudah dipelajari, mudah digunakan, dan bersifat fault tolerant. Tampilan merupakan salah satu komponen penting karena akan menentukan keberhasilan penyampaian informasi kepada penggunanya. G. Prototyping Prototyping adalah proses membangun model kerja aplikasi basis data yang memperbolehkan perancang atau user
22 untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana sistem final akan tampil dan berfungsi Tujuan utama dari prototyping adalah memberi kesempatan kepada pemakai untuk menggunakan prototype guna mengidentifikasi fitur fitur sistem yang bekerja dengan baik, atau tidak tercukupi, dan juga bila memungkinkan memberikan pendapat agar lebih mengembangkan fitur fitur yang ada dalam aplikasi. Ada dua strategi prototyping yang umum digunakan yaitu : 1. Requirments Prototyping. Menggunakan prototype untuk menetapkan kebutuhan dari tujuan aplikasi basis data dan ketika kebutuhan sudah terpenuhi, prototype tidak digunakan lagi dan dibuang. 2. Evolutionary Prototyping. Digunakan dengan tujuan yang sama, tetapi perbedaannya adalah prototype digunakan. H. Implementation ( Implementasi ) Tahap membangun realisasi fisik dari basis data dan rancangan aplikasi. Implementasi basis data dapat dicapai dengan menggunakan Data Definition Language ( DDL ) dari DBMS yang dipilih atau sebuah Graphical User Interface ( GUI ).
Sementara program aplikasi diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemograman yang telah ditentukan. 23 I. Data Conversation and Loading Pada tahap ini merupakan pemindahan data yang ada ke dalam basis data yang baru dan melakukan konversi terhadap aplikasi yang ada untuk digunakan pada basis data yang baru tersebut. J. Testing ( Pengujian ) Tahap pengeksekusian program aplikasi dengan tujuan mencari kesalahan dan divalidasi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan oleh pemakai. K. Operational Maintenance ( Pemeliharaan Operasional ) Tahap ini merupakan proses pengawasan dan pemeliharaan sistem setelah instalisasi. Sistem diawasi dan dipelihara secara berkesinambungan. Dan jika dibutuhkan, fitur fitur baru akan ditambahkan. 2.1.9 Perancangan Basis Data Menurut Connolly dan Begg ( 2002, p419 ), perancangan basis data adalah proses pembuatan sebuah rancangan untuk sebuah basis data yang mendukung operasi tujuan dari perusahaan.
24 Menurut Connolly dan Begg ( 2002, p418 ), sebuah metodologi perancangan basis data terdiri atas fase fase yang masing masing terdiri dari sejumlah langkah langkah, yang memandu perancangan ke dalam teknik teknik yang tepat pada setiap tingkatan proyek. Perancangan basis data dibagi ke dalam tiga tahapan utama, yaitu perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal. A. Perancangan Basis Data Konseptual Menurut Connolly dan Begg (2005, p439) perancangan konseptual basis data adalah proses pembangunan model dan data yang digunakan di perusahaan, yang tidak bergantung pada semua pertimbangan fisikal. Tujuan utama dari perancangan konseptual basis data adalah membangun sebuah model data konseptual lokal dari sebuah perusahaan untuk jenjang yang lebih spesifik. Berikut ini adalah langkah langkah dalam perancangan basis data konseptual : 1. Membangun model data konseptual lokal untuk setiap view. 1.1 Identifikasi tipe entiti utama yang dibutuhkan view. 1.2 Identifikasi tipe relationship penting yang ada di antara tipe entiti yang telah diidentifikasi. 1.3 Identifikasi dan menggabungkan atribut dengan tipe entiti atau tipe relationship yang cocok. 1.4 Menentukan domain atribut dalam data model konseptual lokal.
25 1.5 Menentukan candidate key dan primary key. 1.6 Mempertimbangkan penggunaan enchanced modeling concepts ( optional ). 1.7 Mempertimbangkan model apakah ada redudancy. 1.8 Memvalidasi model data konseptual lokal terhadap transaksi pemakai, menjamin bahwa model data konseptual lokal mendukung transaksi yang disyaratkan oleh view. 1.9 Meninjau ulang model data konseptual lokal dengan pengguna. B. Perancangan Basis Data Logikal Menurut Connolly dan Begg ( 2002, p419 ), perancangan basis data logikal adalah proses untuk membuat sebuah rancangan informasi yang digunakan dalam perusahaan berdasarkan suatu model data spesifik, tetapi masih bebas dari DBMS dan pertimbangan pertimbangan fisik lainnya. Berikut ini adalah langkah langkah dalam perancangan basis data logikal : 2. Membuat dan memvalidasi model data logikal untuk setiap view. 2.1 menghilangkan fitur fitur yang tidak kompatibel dengan model relasional ( optimal ).
26 2.2 Membuat hubungan relasi untuk model data logikal lokal. 2.3 Memvalidasi hubungan dengan membuat normalisasi. 2.4 Validasi relasi hubungan terhadap transaksi pengguna. 2.5 Menentukan integrity constraints. 2.6 Meninjau ulang model data logikal lokal dengan pengguna. 3. Membangun dan memvalidasi model data logikal global. 3.1 Menggabungkan model data logikal lokal ke dalam model global. 3.2 Validasi model data logikal global 3.3 Memeriksa perkembangan di masa yang akan datang. 3.4 Meninjau kembali model data logikal global dengan pengguna. C. Perancangan Basis Data Fisikal Menurut connolly dan Begg ( 2002, p419), percangan basis data fisikal adalah proses menghasilkan sebuah deskripsi dari implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder, dengan menggambarkan hubungan dasar, organisasi file dan indeks yang digunakan untuk memperoleh akses yang efisien terhadap data, beserta segala integrity constraints yang terkait dan pertimbangan keamanan.
27 Berikut ini adalah langkah langkah dalam perancangan basis data fisikal : 4. Menerjemahkan model data logikal global untuk DBMS. 4.1 Merancang relasi dasar. 4.2 Merancang representasi dari data turunan. 4.3 Merancang enterprise constraints. 5. Merancang representasi fisik. 5.1 Menganalisa transaksi. 5.2 Memilih file organisasi. 5.3 Memilih indeks. 5.4 Memperkirakan kebutuhan disk space. 6. Merancang user view. 7. Mendesain mekanisme keamanan. 8. Mempertimbangkan pengguna dari redudansi terkontrol. 9. Melakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap sistem. 2.2 Teori Teori Penjualan dan Persediaan 2.2.1 Teori Penjualan Menurut mulyadi ( 2001, p202 ), kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan permintaan barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Dalam sistem penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh
28 perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Menurut mulyadi ( 2001, p469 ), jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai : 1. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli 2. Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran pada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. 3. Prosedur penyerahan barang Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. 4. Prosedur pencatatan pembelian tunai Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. 5. Prosedur penyetoran kas ke bank
29 Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetor kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. 2.2.2 Teori Persediaan Persediaan dalam suatu perusahaan adalah faktor pendukung penting dalam menjalankan operasi perusahaan. Berikut pendapat para ahli tentang persediaan. Menurut Assauri ( 2004, p219 ), persediaan adalah sejumlah bahan bahan, parts parts yang disediakan dan bahan bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu. Menurut Handoko ( 1996, p33), persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukan segala suatu atau sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Permintaan adalah sumber daya internal maupun eksternal ini, meliputi
30 persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan bahan pembantu atau pelengkap, dan komponen komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk persuhaan. Dari definisi persediaan diatas maka dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah asset yang sangat penting karena persediaan merupakan barang yang tersedia untuk dijual ( barang dagangan/barang jadi ), barang yang masih dalam proses produksi untuk diselesaikan dan dijual ( barang dalam proses pengolahan ) dan barang yang akan dipergunakan untuk produksi barang jadi yang akan dijual ( bahan baku dan bahan pembantu ) dalam kegiatan usaha normal perusahaan. Menurut Assauri ( 2004, p214 ), pada dasarnya terdapat sepuluh catatan yang paling penting atau utama dalam sistem pengawasan persediaan : 1. Permintaan untuk dibeli ( purchase requisition ) 2. Dokumen permintaan pembeliaan bahan bahan atau barang barang dalam jumlah tertentu yang ditujukan kepada bagian pembelian. Permintaan tersebut diadakan dengan tujuan untuk menjamin tersedianya persediaan yang cukup dari bahan bahan atau barang barang tersebut atau mengisi kembali persediaan bila persediaan bahan bahan tertentu yang ada akan mendekati titik terendah atau minimum yang telah ditentukan terlebih dahulu. 3. Laporan penerimaan ( receiving report )
31 4. Dokumen yang memberikan informasi mengenai penerimaan atas barang yang telah dipesan. 5. Catatan persediaan ( balace of stores record ). 6. Informasi yang terdapat dalam dokumen ini berbeda beda tergantung dari perusahaan pabrik yang menggunakannya 7. Daftar permintaan bahan ( material requisting form ) 8. Formulir yang dibuat oleh petugas gudang untuk dipergunakan oleh bagi pembeli dalam mengadakan pemesanan bahan bahan yang perlu dibeli kembali. 9. Perkiraan pengawasan ( control accounting ) 10. Catatan yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk mengawasi setiap pencatatan mutasi persediaan yang dilakukan oleh bagian gudang. Semua pembelian akan didebit dan semua pemakaian akan dikredit dalam perkiraan ini. Saldo perkeriaan pengawasan harus sama dengan saldo yang terdapat pada perpetual inventory card. Jika terjadi ketidaksesuaian saldo antara keduanya maka mengharuskan diadakannya penyelidikan selanjutnya. Persediaan menurut Assuri ( 2004, pp170-172 ) dapat dibedakan atau dikelompokkan berdasarkan : A. Dilihat dari fungsinya 1. Batch stock or lot size inventory
32 Yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan bahan / barang barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan saat itu. 2. Fluctuation Stock Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Dalam hal ini, perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan tidak dapat diramalkan terlebih dahulu. 3. Anticipation Stock Yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadap fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, bedasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk mengadapi penggunaan atau penjualan yang meningkat. Disamping itu, anticipation stock juga dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan bahan sehingga tidak mengganggu jalannya produk atau untuk menghindari kemacetan produksi. B. Jenis dan posisi barang tersebut didalam suatu urutan pengerjaan produk 1. Persediaan bahan baku ( raw materials stock ) Yaitu persediaan dari barang barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, dimana dapat diperoleh dari sumber sumber alam maupun yang dibeli dari supplier atau
33 perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. 2. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli ( purchased parts / komponen stok ) Yaitu persediaan barang barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya. Jadi bentuk barang yang merupakan parts tidak mengalami perubahan dalam operasi. 3. Persediaan bahan bahan pembantu atau barang barang perlengkapan ( supplies stock ) Yaitu persediaan barang barang atau bahan bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau digunakannya dalam kerja suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagain atau komponen dari barang jadi. 4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses ( work in process / progress stock) Yaitu persediaan barang barang yang keluar dari tiap tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan bahan yang telah diolah manjadi satu bentuk, tetapi masih perlu diproses kembali untuk menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi ( finished goals )
34 Yaitu persediaan barang jadi yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. 2.3 Interaksi Manusia dengan Komputer IMK adalah disiplin ilmu yang berhubungan dengan perancangan, evaluasi dan implementasi sistem computer interaktif untuk digunakan oleh manusia serta studi fenomena fenomena besar yang berhubungan dengannya ( Schneiderman, 1998, p8). Menurut Schneiderman ( 1998, pp74-75) delapan aturan emas dalam perancangan user interface adalah sebagai berikut : 1. Berusaha untuk konsisten 2. Memungkinkan frequent users menggunakan shortcuts 3. Memberikan umpan balik yang informatif 4. Merancang dialog yang memberikan penutupan (keadaan akhir) 5. Memberikan pencegahan kesalahan dan penanganan kesalahan yang sederhana 6. Memungkinkan pembalikkan aksi yang mudah 7. Mendukung pusat kendali internal 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek
35 2.4 PHP PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor. PHP adalah memanipulasi data string atau number dengan fungsi tertentu, baik yang berasal dari PHP itu sendiri maupun dari tambahan code yang dibuat sendiri. Gaya bahasa pasa PHP mirip dengan C++. CSS Creator adalah pembuat tampilan web yang hasilnya adalah kumpulan kumpulan class style, CSS berfungsi membantu untuk tampilan HTML, sehingga pada HTMLnya kita cukup memanggil fungsi fungsi class yang ada. 2.5 MySql MySql adalah Relational Database Management System ( RDBMS ) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL ( General Public License ). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySql, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat closed source atau komersial. MySql sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, SQL ( Structured Query Language ). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Keandalan suatu sistem database ( DBMS ) dapat diketahui dari cara kerja optimizer nya dalam melakukan proses perintah perintah SQL, yang dibuat oleh user maupun program program aplikasinya. Sebagai database server, MySql dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainya dalam query data. Hal ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh single user, kecepatan query MySql bisa sepuluh
36 kali lebih cepat dari PostgreSQL dan lima kali lebih cepat dibandingkan Interbase. Selain itu, MsSql juga memiliki beberapa keuntungan lainnya antara lain bebas untuk di download dan terdistribusi, source code-nya bebas untuk dimodifikasi, cepat dan sederhana, serta bagus untuk database berbasis website dan bisnis kecil. Sebagai program penghasil database, MySql tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain, baik yang open source maupun tidak seperti PHP, VB, Delphi, dan lainnya.