BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori teori Dasar Pengertian Data Menurut Kadir (2000, p7), data adalah fakta mengenai suatu objek atau orang. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). Hirarki data menurut Kadir (2000, p8-9) secara tradisional data diorganisasikan ke dalam suatu hirarki yang terdiri atas elemen data, rekaman (record) dan berkas (file). Elemen Data Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat di pecah lagi jadi unit lain yang bermakna. Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, atribut. Rekaman / Record Rekaman adalah gabungan sejumlah data yang saling berkaitan. Dalam sistem basis data relasional rekaman biasa disebut dengan baris. Berkas (file) 9

2 10 Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu subjek. Dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut table atau relasi Sistem Basis Data Menurut Connoly dan Begg (2002, p14), basis data adalah kumpulan data yang berelasi secara logika, di desain untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan sebuah organisasi. Di dalam basis data, semua data diintegrasikan untuk menghindari duplikasi data. Basis data dapat digunakan oleh banyak departemen dan pemakai. Basis data tidak hanya memegang data operasional organisasi, tetapi juga penjelasan mengenai data tersebut. Menurut Ramakrishnan dan Gehrke (2003, p4), basis data adalah suatu koleksi data, yang secara khas menggambarkan aktivitas organisasi yang satu dengan organisasi yang terkait. Menurut Elmasri dan Navathe (2000, p4), sebuah basis data adalah kumpulan dari relasi-relasi data sehingga dapat mengetahui fakta yang dapat direcord dan memiliki arti lengkap. Menurut Post, Gerald (2005, p2), sistem basis data merupakan kumpulan data yang disimpan dalam format yang standard dan dirancang untuk dibagikan oleh berbagai pemakai.

3 Keuntungan Menggunakan Basis Data Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan basis data adalah: a. Basis data dapat mengurangi redudansi data. b. Basis data dapat meningkatkan integritas data. c. Basis data dapat menjaga independensi data (ketidaktergantungan data). d. Basis data dapat meningkatkan keamanan data. e. Basis data dapat menjaga konsistensi data. f. Basis data dapat menyediakan manipulasi data yang baik. g. Dengan menggunakan basis data, maka data lebih mudah untuk diakses dan digunakan. h. Basis data dapat mengakibatkan lebih banyak informasi yang di dapat dari data yang sama. i. Penggunaan basis data dapat memungkinkan datanya dapat di share (digunakan bersama). j. Dengan menggunakan basis data maka dapat mempermudah pengoperasian terhadap data. k. Basis data dapat meningkatkan layanan backup dan recovery. l. Basis data dapat meningkatkan produktivitas. m. Basis data dapat mempermudah proses pemeliharaan (maintenance) melalui independensi data, sehingga biaya yang dikeluarkan relatif lebih murah.

4 12 n. Penggunaan basis data dapat meningkatkan proses accessibility dan responsiveness data. o. Basis data dapat meningkatkan concurrency. p. Dengan menggunakan basis data, maka kinerja perusahaan akan menjadi lebih efektif dan efisien Kekurangan Menggunakan Basis Data Sedangkan yang menjadi kekurangan dari penggunaan basis data (database) adalah: a. Data menjadi lebih kompleks. b. Ukuran atau size yang harus disediakan untuk membuat suatu basis data lebih besar daripada sekedar menyimpan record. c. Harus menyediakan biaya yang lebih untuk menambahkan perangkat keras (hardware). d. Biaya awal yang harus disediakan relatif lebih besar untuk suatu DBMS Pengertian Sistem Basis Data Date (2002, p5), mengemukakan bahwa sistem basis data pada dasarnya merupakan sistem penyimpanan record yang terkomputerisasi. Dengan kata lain, sistem basis data merupakan sistem terkomputerisasi yang bertujuan untuk menyimpan informasi dan memungkinkan pemakai

5 13 untuk mengambil kembali dan memperbaharui informasi tersebut sesuai dengan keinginan dan permintaan. Sistem basis data mempunyai empat komponen utama, yaitu: hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), data dan user. Hardware (perangkat keras) pada sistem basis data terdiri dari secondary storage device (perangkat penyimpanan sekunder), I/O device (perangkat input output), database machines (mesin basis data). Software (perangkat lunak) secara umum berfungsi membantu pengguna basis data untuk melakukan operasi terhadap data Database Management Sistem (DBMS) Menurut Connoly dan Begg (2002, p16), Database Management System (DBMS) merupakan suatu piranti lunak untuk membuat pemakai dapat mendefinisikan, menciptakan, mengatur, dan mengontrol akses ke dalam basis data. DBMS menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut: a. Data Definition Language (DDL): memungkinkan pemakai untuk membuat spesifikasi tipe data, mendefinisikan basis data, struktur data dan constraint data disimpan ke dalam basis data. b. Data Manipulation Language (DML): memperbolehkan pemakai untuk memasukkan, memperbaharui, menghapus, dan mengirim atau mengambil data dari basis data. c. DBMS menyediakan controlled access ke basis data, misalnya:

6 14 - A security system, mencegah adanya akses ke basis data oleh pengguna yang tidak memiliki otoritas. - An integrity system, memelihara konsistensi data yang disimpan dalam basis data. - A concurrency control system, memungkinkan akses secara bersama sama pada basis data. - A recovery control system, mengembalikan basis data ke kondisi sebelumnya dengan konsisten. - An user accessible catalog, berisikan deskripsi dari data di dalam basis data. Menurut Kadir (2000, p17), DBMS diartikan sebagai suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data dan informasi dengan praktis dan efisien. DBMS adalah piranti lunak yang dirancang untuk membantu dan memelihara dan memanfaatkan data dalam jumlah besar, dan kebutuhan untuk sistem maupun pemakaiannya yang berkembang dengan cepat (Ramakrishnan dan Gehrke, 2003, p4). DBMS adalah piranti lunak yang mendefinisikan sebuah basis data, menyimpan data, mendukung bahasa query, membuat laporan dan menciptakan layer masukan data (Gerald V.Post, 2005, p2).

7 Komponen Database Management Sistem (DBMS) Menurut Connoly dan Begg (2002, p18), ada lima komponen utama dari DBMS, yaitu hardware, software, data, procedure, dan SDM. 1. Hardware (perangkat keras) Suatu DBMS dan aplikasinya menggunakan hardware untuk menjalankan aplikasinya. Hardware dapat disusun dari suatu komputer tunggal, suatu mainframe tunggal, suatu jaringan komputer. 2. Software (perangkat lunak) Komponen piranti lunak meliputi software DBMS dan program aplikasi beserta sistem operasi (OS), termasuk piranti lunak tentang jaringan, bila DBMS digunakan dalam jaringan seperti LAN. 3. Data Data merupakan komponen terpenting dalam DBMS khususnya sudut pandang end user mengenai data. Data pada sebuah sistem basis data baik single user sistem maupun multi user sistem harus terintegrasi dan dapat digunakan secara bersama.

8 16 4. Prosedur Prosedur berupa instruksi dan aturan aturan yang membuat rancangan dan menggunakan basis data. Penggunaan sistem dan staff yang mengatur kebutuhan basis data didokumentasikan dalam prosedur yang berupa petunjuk penggunaan sistem atau petunjuk menjalankan sistem. Instruksi tersebut misalnya bagaimana untuk: a. Log on ke DBMS b. Menggunakan sebagian fasilitas DBMS atau program aplikasi c. Start dan stop DBMS d. Membuat salinan basis data e. Menangani kesalahan pada hardware dan software f. Mengubah struktur suatu tabel dan meningkatkan tampilan 5. Manusia Komponen terakhir adalah manusia yang terlibat langsung dengan sistem tersebut. Manusia dibedakan menjadi tiga, yaitu: a. Application Programmers, bertanggung jawab untuk membuat aplikasi basis data dengan menggunakan bahasa

9 17 pemograman yang ada, seperti: C++, Java dan lain sebagainya. b. End User, siapapun yang berinteraksi dengan sistem secara online melalui workstation / terminal. c. DA (Data Administrator), seseorang yang berwenang untuk membuat keputusan strategis dan kebijakan mengenai data yang ada, DBA (Database Administrator), menyediakan dukungan teknis untuk mengimplementasikan keputusan tersebut, dan bertanggung jawab atas keseluruhan kontrol sistem pada tingkat teknis Fungsi DBMS Menurut Connoly dan Begg (2002, p48), ada beberapa fungsi dari DBMS adalah sebagai berikut: 1. Data Storage, retrieval, and update Sebuah DBMS harus melengkapi / menyediakan untuk pengguna dengan kemampuan penyimpanan, penelusuran kembali, dan mengubah data dalam basis data. 2. A user-accessible catalog Sebuah DBMS harus menyediakan catalog yang mendeskripsikan lokasi penyimpanan data dalam basis data.

10 18 3. Transaction Support DBMS harus menyediakan mekanisme yang menjamin semua kegiatan update yang berhubungan dengan transaksi. 4. Concurrency control services DBMS harus menyediakan sebuah mekanisme untuk menjamin bahwa basis data ter-update dengan benar ketika beberapa pengguna meng-update dengan benar dan pada saat beberapa pengguna meng-update basis data pada waktu yang bersamaan. 5. Recovery Service DBMS harus menyediakan sebuah mekanisme untuk memperbaiki basis data yang rusak karena suatu kejadian. 6. Authorization Service DBMS harus menyediakan sebuah mekanisme untuk menjamin bahwa hanya pengguna yang diberi otoritas yang dapat mengakses basis data. 7. Support for Data Communication DBMS harus mampu berintegrasi dengan software komunikasi.

11 19 8. Integrity Service DBMS harus menyediakan sebuah cara untuk menjamin bahwa data dalam basis data, keduanya mengikuti aturanaturan yang tepat. 9. Service to promote data independence DBMS harus meliputi fasilitas-fasilitas yang mendukung program-program independensi dari struktur basis data aktual. 10. Utility Service DBMS seharusnya menyediakan sekumpulan utility service agar basis data dapat diadministrasi secara efektif Keuntungan dan Kerugian DBMS DBMS memungkinkan untuk menciptakan basis data dalam penyimpanan akses langsung ke komputer, memelihara isinya dan menyediakan isi tersebut bagi pemakai tanpa pemograman khusus yang mahal. Akan tetapi, sebelum memutuskan untuk menggunakan DBMS atau tidak, keuntungan dan kerugiannya harus dipertimbangkan. Menurut McLeod (2004, p152), keuntungan DBMS adalah sebagai berikut:

12 20 - Mengurangi pengulangan data Dalam suatu DBMS tidak ada duplikasi data. - Independence Data Spesifikasi data disimpan dalam skema di setiap program aplikasi sehingga perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi data yang lain. - Mengintegrasi data dari beberapa file Adanya gabungan data yang terkumpul dalam suatu file. - Pengambilan data dan informasinya cepat Hubungan logis dan DML serta query language memungkinkan pengguna untuk mengambil data dalam hitungan detik atau menit. - Meningkatkan keamanan Baik DBMS mainframe maupun komputer micro dapat menyertakan beberapa lapisan keamanan seperti kata sandi (password), direktori pemakai, dan bahasa sandi (encryption). Data yang disimpan dan dikelola dalam DBMS juga lebih aman daripada data lain yang ada dalam perusahaan.

13 21 Sedangkan kerugian DBMS adalah sebagai berikut: - Piranti lunak yang mahal DBMS mainframe masih sangat mahal. - Konfigurasi perangkat keras yang besar DBMS memerlukan kapasitas penyimpanan primer dan sekunder yang lebih besar. - Mempekerjakan dan mempertahankan Staff DBA (Database Administrator) DBMS memerlukan pengetahuan yang khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh Entity Relationship Modelling Menurut Connoly dan Begg (2002, p330), salah satu aspek yang sulit dalam perancangan basis data adalah kenyataan bahwa perancang, programmer, dan pemakai akhir cenderung melihat data dalam cara yang berbeda. Untuk memastikan pemahaman secara ilmiah dari data dan bagaimana data digunakan oleh perusahaan dibutuhkan sebuah bentuk komunikasi yang non teknis dan bebas dari kebingungan.

14 Entity Type Entity Type adalah kumpulan dari objek-objek dengan sifat atau properti yang sama, yang didefinisikan oleh perusahaan yang mempunyai eksistensi yang independen. Keberadaannya dapat berupa fisik atau abstrak. Konsep dasar dari bentuk Entity Relationship adalah tipe entitas. Sebuah tipe entitas memiliki keberadaan yang bebas dan bisa menjadi obyek dengan keberadaan fisik atau menjadi obyek dengan keberadaan konseptual. Ini berarti perancang yang berbeda mungkin mengidentifikasikan entitas yang berbeda. Entity Occurrence adalah obyek dan tipe entitas yang dapat di identifikasikan secara unik Relationship Type Setiap relasi diberi nama sesuai dengan fungsinya. Relationship Occurrence adalah suatu gabungan yang dapat diidentifikasikan secara unik, yang meliputi suatu kejadian dari setiap tipe entitas yang berpartisipasi. Derajat dari relasi adalah jumlah dari partisipasi tipe entitas dalam sebuah tipe relasi tertentu. Entitas yang berkaitan dalam sebuah tipe relasi terkenal sebagai participant dalam relationship dan jumlah participant dalam relationship disebut

15 23 sebagai derajat dari relationship. Oleh karena itu, derajat dari sebuah relationship berderajat dua disebut binary, sedangkan relationship berderajat tiga disebut sebagai ternary, dan seterusnya Attribute Attribute adalah sifat dari sebuah entitas atau sebuah relationship type. Attribute menyimpan nilai dari setiap entity occurrence dan mewakili bagian utama dari data yang disimpan dalam basis data. Domain Attribute adalah satuan nilai-nilai untuk satu atau beberapa atribut. Setiap atribut yang dihubungkan dengan sejumlah nilai disebut domain. Domain mendefinisikan nilai-nilai yang dimiliki sebuah atribut dan sama dengan konsep domain pada model relasional. Simple Attribute adalah suatu atribut yang terdiri atas komponen tunggal dengan keberadaan yang tidak terikat. Atribut ini tidak dapat lagi menjadi komponen yang lebih kecil. Composite Attribute adalah atribut yang terdiri atas banyak komponen, tiap-tiap komponen dengan keberadaan yang tidak terikat atribut tertentu dapat dibagi lagi menjadi komponen yang lebih kecil dengan keberadaan masing-masing yang tidak terikat.

16 24 Single Attribute adalah atribut yang menampung nilai tunggal untuk tiap-tiap kejadian dari suatu tipe entitas. Sebagian besar atribut adalah bernilai tunggal. Multivated Attribute adalah atribut yang menampung banyak nilai untuk setiap kejadian dari suatu tipe entitas. Derived Attribute adalah atribut yang menggantikan sebuah nilai yang diturunkan dari nilai sebuah atribut yang berhubungan, tidak perlu pada jenis entitas yang sama Key Candidate key adalah kunci yang secara unik mengenali setiap kejadian di dalam tipe entitas. Sebuah candidate key tidak boleh NULL. Sebuah entitas mungkin punya lebih dari satu candidate key. Primary key adalah candidate key yang dipilih sebagai kunci primer untuk mengenali secara unik setiap occurrence dari sebuah tipe entitas. Pemilihan Primary key untuk sebuah entitas adalah berdasarkan pada pertimbangan panjang atribut, jumlah minimal dari kebutuhan atribut, dan memenuhi syarat unik. Candidate key yang tidak dipilih menjadi Primary key disebut sebagai alternate key.

17 25 Composite key adalah candidate key yang terdiri dari dua atribut atau lebih. Foreign key adalah atribut dari suatu relasi yang cocok pada candidate key dari beberapa relasi Structural Constraints Tipe utama dari batasan hubungan di dalam relationship disebut multiplicity. Multiplicity adalah jumlah kemungkinan kejadian dari sebuah entitas yang mungkin berhubungan ke sebuah kejadian tunggal dari sebuah entitas yang tergantung melalui sebuah hubungan khusus. Hubungan binary secara umum dibedakan menjadi: - Derajat hubungan one to one ( 1 : 1 ) Derajat hubungan antara entitas 1 : 1 terjadi bila anggota suatu entitas hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entitas yang lain. Sebaliknya angota dari entitas yang lain hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entitas tersebut. - Derajat hubungan one to many ( 1 : * ) Derajat hubungan ini terjadi apabila tiap anggota suatu entitas boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota baru dari

18 26 entitas yang lain. Sebaliknya, tiap anggota entitas yang lain hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entitas tersebut. - Derajat hubungan many to many ( *: * ) Derajat hubungan antar entitas ini terjadi bila tiap anggota suatu entitas boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entitas lain. Sebaliknya, tiap anggota dari entitas lain juga boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entitas tersebut Normalisasi Menurut Connoly dan Begg (2002, p376), normalisasi adalah suatu teknik untuk menghasilkan seperangkat relasi untuk properti yang diinginkan, dengan data yang diberikan oleh suatu perusahaan. Tujuan utama dari suatu normalisasi adalah untuk mengurangi terjadinya data ganda dan mengurangi masalah yang terjadi pada satu relasi atau lebih yang dikenal dengan anomaly. Anomaly adalah suatu masalah yang timbul seperti: data ganda, data hilang, tempat pemborosan memori, dan data yang tidak konsisten akibat proses penghapusan data, pembaruan data, pemasukan data dan penggantian data (Connoly dan Begg (2002, p376)).

19 27 meliputi: Menurut Connoly dan Begg (2002, p386), proses normalisasi 1. First Normal Form (1NF) adalah suatu relasi yang merupakan perpotongan dari setiap baris dan kolom yang terdiri dari satu dan hanya satu nilai. Untuk mentransformasi suatu unnormalized table ke dalam bentuk normal pertama yang dilakukan dengan cara mengidentifikasikan dan menghilangkan repeating group (group yang berulang) yang terdapat dalam table. 2. Second Normal Form (2NF) adalah suatu relasi dalam bentuk normal pertama (1NF) dan setiap atribut non-primary-key yang bergantung secara fungsional (fully functional dependency) terhadap Primary key. 3. Third Normal Form (3NF) adalah suatu relasi dalam bentuk normal pertama (1NF) dan kedua (2NF) yang didalamnya tidak terdapat non- Primary-key atribut yang bergantung secara transitif (transitive dependency) terhadap Primary key. Transitive dependencies terjadi bila kondisi A dimana A, B dan C merupakan atribut dari suatu relasi jika A B dan B C, maka C bergantung secara transitif terhadap A melalui B (asalkan A tidak bergantung secara fungsional terhadap B atau C). 4. Bentuk Normal Boyce Codd Normal Form (BCNF). Pertama kali diperkenalkan oleh R. Boyce dan E.F Codd. Bentuk normal BCNF merupakan perbaikan dari bentuk normal yang ketiga, tapi tidak

20 28 menutup kemungkinan bahwa bentuk normal ketiga masih memiliki Anomaly, sehingga perlu untuk di normalisasi lagi. Suatu relasi yang memenuhi BCNF selalu memenuhi 3NF, tetapi belum tentu bentuk normal 3NF memenuhi bentuk normal BCNF. 5. Fourth Normal Form (4NF) adalah suatu relasi dalam Boyce Codd Normal Form (BCNF) dan tidak mengandung ketergantungan multivalued non trivial. Bentuk normal keempat merupakan bentuk yang lebih kuat dari BCNF dimana 4NF mencegah relasi dari non trivial multi-valued dependency dan data redundancy. Normalisasi dari BCNF ke 4NF meliputi pemindahan multi-valued dependency dari relasi dengan menempatkan atribut dalam sebuah relasi baru bersama dengan determinan. Multi-valued dependency menggambarkan ketergantungan antara atribut atribut dalam suatu relasi Database Application Life Cycle Menurut Connoly dan Begg (2002, p272), Database Application Life Cycle merupakan komponen yang terpenting dalam sistem basis data karena aplikasi dari database application life cycle berkaitan dengan sistem informasi yang ada. Langkah langkah dari Database Application Life Cycle dapat dilihat pada gambar 2.1:

21 29 Gambar 2.1 Database Application Life Cycle (Sumber : Connolly, 2005, p273)

22 30 1. Perancangan Basis Data (Database Planning) Menurut Connoly dan Begg (2002, p273), merencanakan bagaimana langkah langkah dari life cycle dapat diterapkan dalam sistem basis data secara efektif dan efisien. Perencanaan basis data (Database Planning) harus terintegrasi dengan keseluruhan strategi sistem informasi dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Ada 3 masalah pokok dalam merumuskan suatu strategi sistem informasi, antara lain: - Identifikasikan rencana dan tujuan dengan penentuan sistem informasi yang diperlukan. - Evaluasi dari sistem informasi sekarang untuk menentukan kelemahan dan kekuatan yang ada. - Penentuan tentang peluang IT yang mungkin menghasilkan keuntungan yang kompetitif. Perencanaan basis data (Database Planning) meliputi pengembangan standar, bagaimana data akan dikumpulkan, bagaimana rancangan dan implementasi dapat diproses. Dalam merancang suatu standar yang baik harus menyediakan suatu basis data untuk staff pelatihan dan mengukur pengendalian mutu (quality), dan dapat memastikan bahwa pekerjaan yang ada menyesuaikan diri pada suatu pola teladan, tanpa tergantung dengan ketrampilan dan pengalaman staff.

23 31 2. Definisi Sistem (System Definition) Menurut Connoly dan Begg (2002, p274), menentukan ruang lingkup dari aplikasi basis data yang akan dibuat termasuk user dan tempat dimana aplikasi basis data tersebut diterapkan. Sebelum mencoba untuk merancang suatu aplikasi basis data, hal pertama yang harus diperhatikan adalah mengidentifikasikan batasan batasan sistem yang ada dan bagaimana sistem tersebut dapat menghubungkan dengan bagian lain yang terdapat dalam sistem informasi perusahaan. Penentuan batasan batasan sistem tidak hanya area aplikasi dan para pemakai yang sekarang, tetapi juga aplikasi dan para pemakai masa depan. Suatu aplikasi basis data mungkin punya satu atau lebih user views, mengidentifikasikan user views adalah suatu aspek yang penting dalam mengembangkan aplikasi basis data yang relatif kompleks karena user views dapat membuat basis data tersebut dipecah kedalam bagian yang dapat dikendalikan. User Views User views menggambarkan apa yang diperlukan suatu aplikasi basis data dalam kaitan dengan data yang disimpan dan transaksi untuk dilakukan atas data (dengan kata lain, apa yang user akan lakukan atas data tersebut). Kebutuhan user views mungkin akan berbeda dengan view yang bersangkutan dengan view yang lain.

24 32 3. Mengumpulkan dan Menganalisa Kebutuhan dari User dan Area Aplikasi (Requirement Collection and Analysis) Menurut Connoly dan Begg (2002, p276), cara mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan user melibatkan analisis dan kumpulan informasi tentang bagian dari perusahaan yang akan dibuat basis data. Ada banyak teknik untuk mengumpulkan informasi, salah satunya adalah teknik fact finding. Informasinya mencakup: Detail bagaimana data dapat digunakan atau dihasilkan. Kebutuhan tambahan lainnya untuk aplikasi basis data baru. Informasi ini kemudian akan di analisis untuk mengidentifikasikan kebutuhan yang mencakup dalam aplikasi basis data baru. Kebutuhan ini diuraikan dalam dokumen secara bersama dikenal sebagai spesifikasi kebutuhan untuk aplikasi basis data baru. Analisa dan koleksi kebutuhan adalah suatu langkah persiapan untuk merancang suatu basis data. Jumlah data yang dikumpulkan tergantung pada sifat alami dari masalah dan kebijakan perusahaan. Mengidentifikasikan kemampuan yang diperlukan untuk suatu aplikasi basis data adalah suatu aktifitas yang penting, karena sistem dengan kemampuan yang tidak sempurna atau tidak cukup akan mengganggu user, yang memungkinkan sistem tersebut tidak digunakan lagi atau ditolak. Bagaimanapun, kemampuan sistem yang berlebihan dapat juga

25 33 menjadi masalah misalnya suatu sistem yang terlalu rumit dapat membuat sukar dalam penerapan, pemeliharaan, menggunakan atau belajar menggunakan sistem tersebut. 4. Perancangan Basis Data (Database Design) Menurut Connoly dan Begg (2002, p279), perancangan basis data merupakan proses menciptakan desain untuk basis data yang akan mendukung operasi dan tujuan perusahaan. Proses perancangan basis data dibagi menjadi 3 tahap utama, yaitu: A. Conceptual Database Design Langkah awal dalam conceptual database design ini adalah dengan membuat model data secara konseptual dari perusahaan yang bersangkutan. Data tersebut merupakan informasi mengenai perusahaan. Dalam menentukan model data secara konseptual data yang tidak termasuk dalam sasaran DBMS, program aplikasi, bahasa pemrograman, dan masalah dalam pembuatan basis data. Langkah langkahnya adalah: Langkah 1: Membangun model data konseptual lokal untuk setiap view 1.1 Mengidentifikasikan tipe entitas

26 34 Tujuan: mengidentifikasikan tipe entitas utama yang dibutuhkan oleh view. Entitas: kelompok obyek yang memiliki properti yang sama, dan mempunyai keberadaan yang tidak tergantung. Entitas dapat berupa: - Obyek fisik seperti orang, tempat atau konsep - Obyek konseptual / abstrak seperti kejadian Entitas biasanya berupa kata benda dan dapat diidentifikasikan dengan menganalisa kebutuhan user. Ditahap ini diidentifikasikan obyek-obyek utama. Sedangkan kata benda yang berupa atribut dari suatu obyek tidak diidentifikasikan sebagai obyek tersendiri. Hasil analisa terhadap tipe entitas, dimasukkan ke dalam kamus data. Penamaan entitas harus mudah dimengerti dan menggambarkan obyek yang sesungguhnya bagi user. 1.2 Mengidentifikasikan tipe relationship Tujuan: mengidentifikasikan relasi penting yang ada diantara tipe-tipe entitas yang telah teridentifikasikan. Hal-hal yang perlu dilakukan pada tahap ini:

27 35 - Menggambarkan entitas yang telah ditentukan di tahap sebelumnya, dan menentukan hubungan antara entitas dengan menggunakan diagram ER (Entity Relatitonship). - Menentukan batasan multiplicity dari tiap relationship. Multiplicity adalah angka yang menggambarkan batasan jumlah obyek yang memiliki hubungan dengan obyek lain yang terjadi dalam suatu relationship. Batasan jumlah yang menentukan jumlah obyek yang terlibat dalam suatu relationship, akan menjadi batasan untuk menentukan apakah penyimpanan dan manipulasi data valid atau tidak. Multiplicity digunakan untuk memeriksa dan memelihara kualitas data. - Memeriksa dan menghilangkan fan traps. Fan traps adalah keadaan dimana sebuah model mempresentasikan relationship antar tipe entitas, yang menimbulkan kerancuan hubungan antara entitas tersebut. (Connoly, 2002, p352). Fan traps dapat diatasi dengan mengatur kembali hubungan antar entitas: Memeriksa apakah setiap entitas setidaknya terhubung dalam satu relationship. Mendokumentasikan tipe relationship. 1.3 Mengidentifikasikan dan mengasosiasikan atribut dengan suatu entitas atau tipe relationship

28 36 Tujuan: Menghubungkan atribut dengan tipe entitas atau relationship yang sesuai. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menentukan atribut: - Menentukan apakah atribut tersebut termasuk simple atau composite attribute. Suatu atribut dapat didentifikasikan sebagai composite attribute jika dapat dibagi menjadi beberapa attribute yang lebih kecil (Simple Attribute). - Menentukan apakah atribut tersebut termasuk single atau multi-valued attribute. Bila suatu atribut dinilai perlu memiliki lebih dari satu nilai atau suatu obyek, atribut tersebut dapat diidentifikasikan sebagai multi-valued attribute. - Mengidentifikasikan derived attribute. Untuk menjaga keakuratan derived attribute, harus didokumentasikan atribut apa saja yang menghasilkan derived attribute dan kapan derived attribute harus di-update. Hal ini akan dibahas lebih lanjut ditahap konseptual. - Masalah potensial. Bila suatu atribut diasosiasikan dengan satu tipe entitas atau relationship, hal ini menunjukkan bahwa: Ada beberapa entitas yang dapat direpresentasikan sebagai satu entitas. Jika kedua entitas tersebut memiliki

29 37 beberapa atribut yang sama dan beberapa atribut yang unik, salah satu entitas tersebut dapat digeneralisasi. Mengidentifikasi relationship antar tipe entitas. Contoh: table staff dengan atribut StaffNo, StaffName, dan Position. Dan table PropertyForRent dengan atribut PropertyNo, Steer, City, Type, Rooms, Rent, dan ManagerName. Atribut ManagerName dimaksudkan untuk menggambarkan hubungan Staff manages PropertyForRent dan relationship manages harus ditambahkan pula. - Dokumentasi atribut meliputi: Nama atribut dan deskripsi. Tipe data dan ukuran field. Alias / nama lain atribut. Apakah atribut tersebut simple atau composite attribute. Apakah atribut tersebut single atau multi-valued attribute. Apakah atribut tersebut termasuk derived attribute. Nilai default attribute. 1.4 Menentukan domain attribute Tujuan: menentukan domain untuk atribut di model data konseptual lokal. Domain: kelompok nilai yang menjadi struktur suatu atribut.

30 Menentukan atribut candidate dan Primary key Tujuan: mengidentifikasi candidate key untuk setiap entitas. Jika ada lebih suatu candidate key, maka akan dipilih salah satu untuk menjadi Primary key. 1.6 Mempertimbangkan penggunaan konsep permodelan yang lebih tinggi Tujuan: mempertimbangkan konsep permodelan yang lebih baik, seperti generalisasi, spesialisasi, agregasi dan composition. Mendefinisikan entitas dalam diagram ER dengan konsep: - Generalisasi / Spesialisasi: hubungan antar entitas yang meminimalkan perbedaan dengan mengidentifikasikan karakteristik yang sama. Dalam generalisasi, entitas yang lebih umum disebut sebagi super class. Sedangkan entitas yang lebih spesifik / khusus disebut sub class. - Agregasi: hubungan antara entitas yang menggambarkan hubungan bagian dari atau memiliki, dimana salah satu entitas sebagai keseluruhan dan entitas yang lain sebagai bagiannya. - Composition: bentuk yang lebih spesifik dari agregasi dimana ada hubungan kepemilikan yang kuat.

31 Memeriksa model akan kemungkinan redudansi Periksa kembali hubungan: - 1 to 1: untuk menghindari kemungkinan adanya dua entitas yang mempresentasikan obyek yang sama meskipun nama entitas tersebut mungkin berbeda. - Menghilangkan relationship yang redundan untuk menyederhanakan model data konseptual. 1.8 Memvalidasikan model konseptual lokal dengan transaksi user Tujuan: memastikan model konseptual lokal, mendukung transaksi yang dibutuhkan oleh view. Model data lokal: Gambaran dari data yang diperlukan oleh setiap bagian dalam suatu perusahaan. Untuk mengecek apakah model konseptual telah mempresentasikan transaksi-transaksi yang dibutuhkan oleh user, digunakan dua pendekatan: - Mendeskripsikan transaksi - Mengecek apakah semua informasi (entitas, atribut, dan relationship) yang ada dalam suatu transaksi telah di dokumentasikan oleh model data. - Menggunakan alur transaksi.

32 40 - Mengecek alur transaksi dalam model data (diagram ER). Sehingga dapat diketahui bagian-bagian dari model yang kritis terhadap transaksi, bagian yang perlu ditambahkan atau diperbaiki entitas, atribut atau relationshipnya. 1.9 Membahas ulang model data konseptual lokal dengan user Tujuan: memastikan bahwa model merepresentasikan view dengan benar. Tahap ini memeriksa apakah dalam model data terdapat anomaly atau tidak. Bila masih ditemukan anomaly, tahap perancangan sebelumnya dapat di ulang kembali. Tahap perancangan dapat dilakukan hingga model data dianggap merepresentasikan keadaan sebenarnya oleh user. B. Logical Database Design Logical Database Design adalah proses konstruksi suatu informasi yang digunakan dalam perusahaan berdasarkan sebuah model yang spesifik, tetapi bebas dari fakta-fakta DBMS dan pertimbangan-pertimbangan fisik lainnya. Langkah-langkahnya sebagai berikut: Langkah 2: Buat dan validasikan model data logikal lokal untuk setiap gambarannya

33 Menghilangkan fitur-fitur yang tidak sesuai dengan model relasional Tujuan dari tahap ini: - Menghilangkan many to many binary relationship (*: *). - Menghilangkan many to many recursive relationship (*: *). Recursive relationship adalah hubungan suatu entitas dengan entitas itu sendiri. - Menghilangkan tipe relationship yang kompleks. - Menghilangkan multi-valued attribute 2.2 Membuat relasi untuk model data logikal lokal Tujuan: membuat relasi bagi model data logikal lokal yang memperesentasikan entitas, relationship, atribut-atribut yang telah diidentifikasi 2.3 Memvalidasikan relasi menggunakan normalisasi Tujuan: memvalidasikan relasi yang model data logikal lokal dengan menggunakan teknik normalisasi. 2.4 Memvalidasikan relasi pada transaksi-transaksi user

34 42 Tujuan: memastikan relasi yang ada pada model data logikal lokal mendukung transaksi yang diperlukan oleh user. 2.5 Mendefinisikan integrity constraints Tujuan: mendefinisikan batasan integritas yang ada dalam view. 2.6 Meninjau ulang model data logikal lokal dengan user Tujuan: memastikan model data logikal lokal dan dokumentasi pendukung yang menjelaskan model data adalah representasi sebenarnya dari view. Langkah 3: buat dan validasikan model data logikal lokal Tujuan: menggabungkan tiap model data logikal lokal ke dalam satu model data logikal global yang menggambarkan keseluruhan perusahaan. Model data global adalah gambaran dari data yang diperlukan oleh user secara kesuluruhan. 3.1 Menggabungkan model-model data logikal lokal ke dalam model data global Aktifitas-aktifitas dalam tahap ini: - Mengkaji ulang isi dari entitas atau relasi dan candidate key

35 43 - Mengkaji ulang nama dari relationship / foreign key - Menggabungkan entitas / relasi dari model data lokal - Memasukkan (tanpa menggabungkan) relationship / foreign key yang unik dari model data lokal - M enggabungkan relationship / foreign key dari model data lokal - Memeriksa entitas relationship dan relationship / foreign key yang hilang - Memeriksa foreign key - Memeriksa batasan integritas - Menggambarkan diagram ER global - Meng-update dokumentasi 3.2 Memvalidasikan model data logikal global Tujuan: memvalidasikan relasi yang terbentuk dari model data logikal global dengan menggunakan teknik normalisasi, dan untuk memastikan relasi tersebut mendukung transaksi yang diperlukan. 3.3 Memeriksa pertumbuhan masa depan Tujuan: menentukan apakah ada perubahan penting yang perlu dilakukan di masa yang akan datang dan mengukur apakah model data logikal global dapat menyesuaikan dengan perubahan tersebut.

36 Meninjau ulang model data logikal global dengan user Tujuan: memastikan bahwa model data logikal global dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan. C. Physical Database Design Physical Database Design merupakan proses pembuatan deskripsi dari implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder, fase ini menggambarkan dasar relasi, berkas organisasi, dan index untuk mencapai akses data yang efisien, dan beberapa batasan hubungan yang mutu dan tingkatan keamanan. Langkahlangkahnya sebagai berikut: Langkah 4: menterjemahkan model data logikal global ke DBMS 4.1 Merancang base relations Tujuan: membuat skema basis data relasional dari model data logical global yang di implementasikan ke dalam DBMS. 4.2 Merancang representasi derived data Tujuan: menentukan bagaimana derived data ditampilkan dalam model data logikal global dengan target DBMS. 4.3 Merancang enterprise constraints

37 45 Tujuan: menentukan batasan perusahaan untuk target DBMS. Langkah 5: merancang representasi fisikal Tujuan: menentukan pengorganisasian file yang optimal dalam menyimpan relasi dasar dan indeks yang dibutuhkan untuk mencapai kinerja yang diinginkan. 5.1 Menganalisis transaksi Tujuan: memahami fungsionalitas dan transaksi yang akan dioperasikan dalam basis data dan untuk menganalisa transaksi yang penting. 5.2 Memilih organisasi file Tujuan: menentukan pengorganisasian yang efisien untuk setiap relasi dasar. 5.3 Memilih indeks Tujuan: menentukan apakah penambahan indeks akan meningkatkan kinerja dari sistem. 5.4 Estimasi kebutuhan ruang disk Tujuan: memperkirakan kapasitas penyimpanan yang diperlukan oleh basis data.

38 46 Langkah 6: merancang user view Tujuan: merancang tampilan user yang diidentifikasi sewaktu pengumpulan kebutuhan dan tahap analisis dari siklus hidup aplikasi basis data relasional. Dalam multi user DBMS, user view memainkan peran yang sangat penting didalam mendefinisikan struktur dari basis data dan menjalankan keamanan. Langkah 7: merancang maknisme keamanan Tujuan: merancang pengukuran keamanan untuk basis data yang telah dispesifikasikan oleh user Suatu basis data merupakan sumber daya perusahaan yang sangat penting yang perlu dilindungi dengan menggunakan pengawasan yang memadai. Beberapa masalah keamanan basis data yang perlu diperhatikan: - Pencurian data (Theft and Fraud) - Kehilangan kerahasiaan suatu data (Loss of conffidentially) - Kehilangan hak pribadi (Loss of privacy) - Kehilangan integritas (Loss of Integrity) - Kehilangan ketersediaan data (Loss of availability) Langkah 8: pertimbangkan pengenalan control redundansi

39 47 Tujuan: menentukan apakah dengan mengenalkan redudansi dalam sebuah cara pengendalian dapat mengendurkan aturan normalisasi dan meningkatkan kinerja dari sistem. Normalisasi merupakan suatu prosedur untuk menentukan atribut mana yang mestinya bersama dalam sebuah relasi, oleh karena itu normalisasi tidak boleh ditiadakan karena normalisasi merupakan faktor yang terpenting dalam menentukan suksesnya sistem secara keseluruhan. Hasil dari proses normalisasi adalah rancangan logikal basis data yang struktural konsisten dan redudansi yang minimal. Langkah 9: Mengawasi kinerja sistem Tujuan: memantau sistem operasional dan meningkatkan kinerja dari sistem untuk memperbaiki keputusan rancangan yang tidak sesuai atau untuk menggambarkan kebutuhan akan perubahan. Permulaan dari rancangan fisikal basis data tidak boleh dianggap statis, akan tetapi harus dipertimbangkan sebagai sebuah perkiraan dari kinerja operasional. Sekali permulaan rancangan telah diimplementasikan, sangatlah diperlukan untuk memantau dan memperbaiki sistem sebagai hasil dari pemantauan kinerja dan syarat perubahan. Pendekatan dalam perancangan basis data adalah:

40 48 - Pendekatan bottom-up Pendekatan ini dimulai pada tingkat dasar dari atribut-atribut (merupakan properti dari entitas dan relationship), yang melalui analisis dari asosiasi antara atibut-atribut, yang dikelompokkan ke dalam relasi yang mewakili tipe-tipe dari entitas-entitas dan relationship antara banyak entitas. - Pendekatan top-down Pendekatan ini dimulai dengan pengembangan model data yang terdiri atas beberapa entitas dan relationship high-level dan kemudian menerapkan pendekatan top-down secara berturutturut untuk mengidentifikasi entitas, dan relationship lowerlevel, serta atribut-atribut yang berhubungan. - Pendekatan inside-out Pendekatan ini berhubungan dengan pendekatan bottom-up tetapi berbeda pada identifikasi awal entitas utama dan kemudian menyebar ke entitas, relationship, dan atribut terkait lainnya yang lebih dulu diidentifikasikan. - Mixed strategy Pendekatan ini menggunakan pendekatan bottom-up dan pendekatan top-down untuk bagian yang berbeda dari model sebelum akhirnya dikombinasikan bersama. 5. Pemilihan DBMS ( DBMS Selection ) Menurut Connoly dan Begg (2002, p284), tahap-tahap dalam pemilihan DBMS, yaitu:

41 49 - Mempelajari DBMS-DBMS yang ada, yang sesuai dengan kriteria kebutuhan user - Membatasi pilihan DBMS menjadi 2 atau 3 pilihan. Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam memilih produk DBMS antara lain: a. Anggaran yang dimiliki b. Level dari dukungan yang akan diberikan vendor (pengembang DBMS) c. Kompatibilitas dengan software lain d. Spesifikasi hardware yang harus dipenuhi untuk menjalankan DBMS tersebut - Evaluasi produk DBMS Ada dua cara untuk mengevaluasi produk DBMS: a. Memberi penilaian terhadap feature-feature dari setiap produk DBMS. Pemilihan terhadap produk DBMS didasarkan pada produk DBMS yang memiliki nilai total paling besar b. Pengembang mendemonstrasikan produk DBMS dengan melakukan pilot testing untuk mengetahui sejauh mana masingmasing produk DBMS tersebut dapat memenuhi kebutuhan user - Merekomendasikan produk DBMS yang terbaik dan membuat dokumentasi dari tahapan pemilihan tersebut 6. Perancangan Aplikasi ( Application Design ) Menurut Connolly dan Begg (2002, p287), perancangan aplikasi merupakan kegiatan mendesain user interface dan program aplikasi

42 50 yang menggunakan dan memproses basis data. Perancangan aplikasi terdiri dari dua aktivitas penting yaitu: Perancangan Transaksi ( Transaction Design ) Transaksi merupakan sebuah aksi, atau sederetan aksi, yang dilakukan oleh pengguna tunggal atau program aplikasi, yang mengakses atau mengubah isi dari basis data. Kegunaan dari perancangan transaksi adalah untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan karakteristik high-level dari transaksi yang dibutuhkan basis data, diantaranya: - data yang akan digunakan oleh transaksi - karakteristik fungsional dari transaksi - output dari transaksi - keuntungan bagi user - tingkat kegunaan yang diharapkan Aktifitas ini dilakukan pada awal proses desain untuk meyakinkan bahwa implementasi basis data dapat mendukung semua transaksi yang dibutuhkan. Terdapat tiga tipe transaksi, yaitu: a. Retrieval transaction Digunakan untuk memanggil data untuk ditampilkan pada layar atau dalam laporan produksi b. Update transaction Digunakan untuk menambah record baru, menghapus record lama, atau mengubah record yang sudah ada dalam basis data

43 51 c. Mixed transaction Meliputi pemanggilan dan perubahan data Pedoman Perancangan User Interface (User Interface Design Guidelines) Beberapa aturan pokok dalam mendesain user interface, yaitu: a. Memilih judul yang menggambarkan tujuan dari formulir / laporan b. Menyediakan petunjuk dalam menggambarkan tujuan dari formulir / laporan c. Menyediakan fasilitas help untuk memberikan penjelasan lebih lanjut d. Meletakkan field dalam suatu formulir / laporan berdasarkan urutan yang logis e. Membuat tampilan formulir / laporan yang konsisten f. Memperhatikan pemberian nama field agar familiar bagi user g. Menggunakan istilah dan singkatan secara konsisten h. Memperhatikan penggunaan warna agar konsisten i. Memberi batasan terhadap panjang field yang akan diisi j. Memberikan kemudahan bagi user untuk memindahkan kursor pada formulir / laporan k. Memberikan kemudahan bagi user untuk meng-edit nilai field

44 52 l. Menampilkan pesan kesalahan bila terjadi kesalahan penginputan data m. Memberikan tanda terhadap field optional n. Membuat kotak pesan yang menjelaskan mengenai pengisian field pada saat menempatkan kursor di field yang akan diisi o. Memberi sinyal yang menunjukkan bahwa pengisian formulir lengkap dan valid 7. Prototyping Menurut Connolly dan Begg (2002, p291), prototyping yaitu membangun sebuah model kerja dari aplikasi basis data, yang memungkinkan desainer atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana sistem akhir akan tampak dan berfungsi. Tujuan utama dari pembuatan prototyping adalah: a. Untuk mengidentifikasikan fitur dari sistem apakah berjalan dengan baik atau tidak. b. Untuk memberikan perbaikan-perbaikan atau menambahkan fitur baru. c. Untuk klarifikasi kebutuhan user. d. Untuk evaluasi feasibilitas (kemungkinan yang akan terjadi) dari desain sistem tertentu. Terdapat dua strategy prototyping yang digunakan saat ini, yaitu:

45 53 - Requirement prototyping -> menggunakan prototype untuk menentukan kebutuhan dari aplikasi basis data yang diinginkan dan ketika kebutuhan terpenuhi prototype akan dibuang. - Evolutionary prototype -> digunakan untuk tujuan yang sama, perbedaannya adalah prototype tidak dibuang ketika kebutuhan terpenuhi tetapi dikembangkan lebih jauh menjadi aplikasi basis data yang digunakan. 8. Implementasi (Implementation) Menurut Connoly dan Begg (2002, p292), implementasi merupakan realisasi fisik dari basis data dan desain aplikasi. Implementasi basis data dicapai dengan menggunakan: - Data Definition Language (DDL) digunakan untuk membuat skema basis data atau file basis data kosong, dan juga untuk mengimplementasikan user view yang diinginkan - Third Generation Language atau Fourth Generation Language (3GL atau 4GL) digunakan untuk membuat program aplikasi, termasuk transaksi basis data yang disertakan dengan menggunakan Data Manipulation Language (DML), atau ditambahkan pada bahasa pemrograman. 9. Konversi Data dan Loading (Data Conversion and Loading) Menurut Connoly dan Begg (2002, p292), konversi data dan loading merupakan pemindahan data yang ada ke dalam basis data yang baru dan mengkonversikan dengan beberapa aplikasi yang ada agar

46 54 dapat dijalankan pada basis data yang baru. Tahapan ini dibutuhkan hanya ketika sistem basis data yang baru ditempatkan pada sistem yang lama. Pada saat ini, DBMS biasanya memiliki manfaat untuk memanggil file yang sudah ada ke dalam basis data yang baru. Dapat juga untuk mengkonversi dan menggunakan program aplikasi dari sistem lama untuk digunakan oleh sistem baru. 10. Pengujian (Testing) Suatu proses eksekusi program aplikasi dengan tujuan untuk mencari kesalahan. Dengan menggunakan strategi tes yang direncanakan dan dengan data yang sesungguhnya. Pengujian hanya akan terlihat jika terjadi kesalahan software. 11. Operational Maintenance Menurut Connolly dan Begg (2002, p293), operational maintenance merupakan proses mengawasi dan memelihara sistem setelah instalasi. Aktivitas-aktivitas yang terdapat pada operational maintenance meliputi: - Mengawasi kinerja sistem, jika kinerja turun dibawah level yang diterapkan maka memerlukan perbaikan atau pengaturan ulang basis data. - Memelihara dan memperbaharui aplikasi basis data (jika dibutuhkan). Kebutuhan baru dimasukkan kedalam aplikasi basis data melalui langkah-langkah terdahulu pada life cycle.

47 Teori-Teori Khusus Pembelian Menurut Mulyadi (2001, p299), sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian adalah: 1. Fungsi Gudang: bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi Pembelian: bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, mendapatkan informasi mengenai permintaan pembelian dari gudang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan: bertanggung jawab untuk memeriksa kualitas, jenis dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok dengan tujuan untuk menentukan dapat tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan yang akan digunakan untuk proses produksi. 4. Fungsi Akuntansi: fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat hutang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat hutang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang. Fungsi

48 56 pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. Menurut Mulyadi (2001, p301), jaringan prosedur dalam sistem pembelian adalah: 1. Prosedur permintaan pembelian. Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Surat tersebut berisi sejumlah jenis barang-barang yang akan dibeli. Surat tersebut akan dibuat dalam beberapa rangkap. Permintaan pembelian tersebut akan dipenuhi tergantung dari keputusan manager perusahaan yang bersangkutan. 2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3. Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat hutang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

49 57 4. Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. Pada saat barang tersebut diterima maka bagian akuntasi dan bagian persediaan akan berpengaruh. 5. Prosedur pencatat hutang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan hutang. 6. Prosedur distribusi pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen Penjualan Menurut Mulyadi (2001, p202), penjualan mempunyai peranan terpenting dalam perusahaan karena penjualan merupakan sumber kelangsungan hidup suatu perusahaan. Semakin besar jumlah penjualan semakin besar pula laba yang diperoleh. Penjualan terjadi apabila pihak yang satu (penjual) menyerahkan hak milik suatu barang, sedangkan pihak lain (pembeli) membayar barang baik secara tunai maupun kredit sebagai

50 58 imbalan dari perolehan hak milik tersebut. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara tunai maupun kredit. Fungsi penjualan antara lain: a. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi penjualan bertanggun g jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otoritas kredit, menentukan tanggal pengiriman dan lokasi gudang dimana barang akan dikirim, serta mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. b. Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dalam memberikan otoritas pembelian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

51 59 d. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otoritas dari orang yang berwenang. Otoritas ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditanda tangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditangani oleh fungsi pembelian untuk barang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan atau pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi. e. Fungsi Penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur demi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. f. Fungsi Akuntansi Dalam Transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul melalui transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dicatat ke dalam kartu persediaan.

52 Persediaan Menurut Mulyadi (2001, p553), sistem persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan persediaan suku cadang. Ada dua macam metode pencatatan persediaan yaitu metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Menurut Mulyadi (2001, p560), sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem persediaan adalah: 1. Prosedur pencatatan produk jadi. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan ke dalam rekening persediaan produk jadi dan dikreditkan ke dalam rekening barang dalam proses. Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum.

53 61 2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan disamping prosedur lainnya seperti prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang. Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu gudang, kartu persediaan, jurnal umum. 3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur penjualan. Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi. Catatan akuntansi yang digunakan adalah: kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum atau jurnal retur persediaan, jika perusahaan menggunakan jurnal khusus. 4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses. Pencatatan persediaan produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan. 5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.

54 62 6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur pembelian. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan. 7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi. 8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang. Dalam prosedur ini, transaksi pengembalian barang gudan g mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. Jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi tersebut adalah jurnal umum. 9. Sistem perhitungan fisik persediaan. Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan

55 63 penyesuaian terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan. Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu persediaan, kartu gudang, dan jurnal umum. Menurut Mulyadi (2001, p579), fungsi yang terkait dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah: 1. Panitia penghitungan fisik persediaan, berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. 2. Fungsi Akuntansi bertanggung jawab untuk: a. Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitungan fisik. b. Mengkalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik. c. Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik. d. Melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan fisik persediaan. e. Membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 3. Fungsi Gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.