HUSM/LCD/QP-20 PENILAIAN PEMBEKAL MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA : : Dato Dr Zaidun Kamari Tarikh Efektif: 1.8.2010
Muka surat 1 drp 9 Tajuk: ISI KANDUNGAN Versi 2 MUKASURAT PERKARA 1 Isi Kandungan 2 Rekod Pindaan 3 Rekod Semakan 4 Tujuan, Skop, Dokumen Rujukan Dan Definisi 5 Singkatan 6-7 Prosedur Dan Tanggungjawab 8 Rekod 9 Carta Alir Senarai Lampiran Lampiran 1 Lampiran 2 Laporan Prestasi Pembekal Yang Bermasalah Rekod Prestasi Pembekal
Muka surat 2 drp 9 Tajuk: REKOD PINDAAN Versi 2 NO VERSI TARIKH VERSI REKOD PINDAAN BUTIRAN PINDAAN 1 1.11.2009 Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada Versi MS ISO 15189:2007 TANDATANGAN MELULUSKAN 1 1.11.2009 Menukarkan dokumen Versi 1 MS ISO 15189:2007 kepada dokumen elektronik di alamat: http://www.quality.kck.usm.my/husm/ms ISO 15189:2007 NO VERSI TARIKH VERSI BUTIRAN PINDAAN 2 1.8.2010 Pindaan 1: ms 2 daripada 9 Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan. Tambahan jadual rekod semakan. Pindaan 2: ms 4 daripada 9 Perubahan pada bahagian 2. Skop Pindaan 3: ms 5 daripada 9 Perubahan pada singkatan PPKF, PPT, PA dan PAP. Pindaan 4: ms 6 daripada 9 Perubahan pada prosedur dan tanggung jawab. No 6.1 dan 6.2 dibuang. Penomboran 6.3 dijadikan permulaan 6.1 Pindaan 5: ms 7 daripada 9 6.2 Tambahan prosedur dan tanggung jawab baru. Pindaan 6: ms 8 daripada 9 Perubahan nama rekod Laporan Pretasi Pembekal yang bermasalah dan Rekod Prestasi Pembekal. TANDATANGAN MELULUSKAN
REKOD SEMAKAN Muka surat 3 drp 9 Tajuk: REKOD SEMAKAN Versi 2 TARIKH SEMAKAN NAMA PENYEMAK TANDATANGAN PENGESAHAN 14 Jul 2010 En. Dellemin Che Abdullah En. Juhary Omar
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA Tajuk: TUJUAN, SKOP, DOKUMEN RUJUKAN DAN DEFINISI Muka surat 4 drp 9 Versi 2 1. TUJUAN Untuk memastikan pembekal-pembekal yang dipilih adalah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh kerajaan dan berupaya membuat pembekalan mengikut pesanan 2. SKOP Prosedur ini melibatkan perolehan bahan-bahan melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja. Ia melibatkan semua staf yang terbabit dengan urusan perolehan serta penerimaan bahan-bahan yang dipesan dari pihak pembekal. 3. DOKUMEN RUJUKAN Arahan Perbendaharaan, Peraturan Kewangan Universiti dan rujukan-rujukan lain yang diiktiraf.
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA Muka surat 5 drp 9 Tajuk: SINGKATAN Versi 2 5. Singkatan TPKF TPF KJ PM PPKF PS JTMP PPT LPPB PPS PTO PTP PA PAP Timbalan Pengarah Kanan (Farmasi) Timbalan Pengarah (Farmasi) Ketua Jabatan/Unit Pengarah Makmal Penolong Pengarah Kanan (Farmasi) Pegawai Sains Juruteknologi Makmal Perubatan Penolong Pegawai Tadbir Laporan Prestasi Pembekal Yang Bermasalah Penolong Pegawai Sains Pembantu Tadbir Operasi Pembantu Tadbir Perkeranian Pekerja Awam Pembantu Am Pejabat
Tajuk:PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB Muka surat 6 drp 9 Versi 2 6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB PROSEDUR 6.1 Terima dokumen-dokumen dari pihak pembekal. Antara dokumen-dokumen yang dimaksudkan ialah profail syarikat dan (jika ada) salinan sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor (Kementerian Kewangan Malaysia) serta (jika ada) Akuan Pendaftaran Kontraktor Bumiputera. 6.2 Buat penilaian, dan jika sesuai (syarikat berdaftar dan berupaya membekalkan barangan yang akan diperolehi khususnya peralatan/kelengkapan perubatan, perkakas perubatan pakaibuang, kelengkapan makmal, kimia makmal dan sebagainya), beri kelulusan. 6.3 Senaraikan nama pembekal di dalam Senarai Pembekal Yang Berdaftar dan simpan dokumendokumen berkaitan.. TANGGUNGJAWAB TPKF/PPT/PS/JTMP TPKF/ PM PPKF/PS/PPT/JTMP 6.4 Pilih pembekal semasa proses perolehan berdasarkan status keupayaan serta prestasi pembekal yang ditentukan melalui kaedah-kaedah bersesuaian seperti menyemak Senarai Pembekal Yang Berdaftar, LPPB, cadangan dari pengguna (jika ada dan bersesuaian) atau sebagainya. TPF/PPKF/PM/PS/JTMP Nota: Jumlah minimum pembekal yang dipilih untuk dijemput menyertai sebutharga bagi proses perolehan melalui sebutharga rasmi ialah 5 manakala pembelian terus 1 (rujuk Prosedur HUSM/JF/PK1.01)
PENILAIAN PEMBEKAL Tajuk:PROSEDUR DAN Muka surat 7 drp 9 TANGGUNGJAWAB Versi 2 6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB PROSEDUR 6.5 i. Pantau dan catat maklumat prestasi pembekal di dalam Rekod Prestasi Pembekal. TANGGUNGJAWAB PPKF/PS ii. Buat analisis prestasi pembekal setiap akhir tahun dan sediakan laporan (LPPB) bagi pembekal yang bermasalah. 6.6 i. Semak LPPB serta bincang dengan pengguna untuk membuat penilaian dan keputusan. TPKF/PM ii. Maklum PPKF/PS berkaitan untuk melaksanakan keputusan penilaian. 6.7 Simpan rekod-rekod pemantauan prestasi pembekal. PPKF/PS/PPT/JTMP
Muka surat 8 drp 9 Tajuk: REKOD Versi 2 7. REKOD Laporan Prestasi Pembekal Yang Bermasalah Rekod Prestasi Pembekal
Tajuk: CARTA ALIR PEMILIHAN DAN Muka surat 9 drp 9 Versi 2 Terima dokumen dari pembekal Senaraikan pembekal Pilih pembekal semasa urusan perolehan Pantau & catat maklumat prestasi pembekal Tidak Prestasi baik? Buat laporan Semak laporan dan buat keputusan Ya Failkan rekod-rekod Lampiran 1
LAPORAN PRESTASI PEMBEKAL YANG BERMASALAH (SETIAP 6 BULAN) PEMBEKAL MASALAH 1. Serahan bekalan lewat dan ( ) menjejaskan perkhidmatan 2. Tidak dapat bekalkan pesanan ( ) 3. Bekalan tidak sempurna ( ) (diberi nota kredit) 4. Masalah-masalah lain ( ) Nyatakan :...... Nota : Tarikh laporan dihantar kepada Timbalan Pengarah Farmasi : HUSM/LCD/QP-20/R1 REKOD PRESTASI PEMBEKAL Lampiran 2
Nama pembekal:. Bulan / Tahun: Bil Nombor Pesanan Tarikh Pesanan Tarikh serahan Markah penilaian Untuk Kriteria Berikut 1 2 3 4 5 Jumlah Markah Catatan 1 2 3 4 5 6 7 8 Purata Markah : NOTA : Rujuk lampiran 1 dan 2 untuk kriteria dan markah. Jika purata markah adalah kurang dari 50%, laporan prestasi pembekal bermasalah hendaklah dibuat. HUSM/LCD/QP-20/R2