PELAYANAN SURAT MASUK Staf Kependidikan Bagian Kepala Tata Usaha (KTU) Dekan / Wakil Dekan 1 2 3 Menerima, memeriksa, mencatat memberi lembar disposisi Menerima, memeriksa, menyampaikan ke Dekan/ Wakil Dekan Menerima, mempelajari dan memberi disposisi, disampaikan ke KTU Lembar disposisi Mencatat, mennggandakan, mendistribusikan ke penerima surat dan mengarsipkan Memeriksa kembali disposisi surat, disampaikan ke Staf Kependidikan Bagian
PELAYANAN SURAT MASUK DILUAR PIMPINAN Staf Kependidikan Bagian Kepala Tata Usaha Penerima Surat Departemen Menerima, mengecek, mengelompokkan, dan mendata surat pada agenda surat masuk Memeriksa kebenaran tujuan dan jumlah surat masuk Mendata kedalam buku ekspedisi dan mendistribusikan Menerima surat, dan memberikan paraf penerima
PELAYANAN SURAT KELUAR Staf Kependidikan Bagian Kepala Tata Usaha Dekan / Wakil Dekan Membuat konsep surat dan menyerahkan ke Dekan/ Wakil Dekan Mengoreksi konsep surat Perbaikan Benar Menomori, menggagendakan, menggandakan dan mendistribusikan Mengecek kelengkapan lampiran surat Menandatangani surat
PELAYANAN PENGELOLAAN WEBSITE Dekan/Wakil Dekan Staf Kependidikan Bagian I T Kepala Tata Usaha Memberikan tugas kepada Staf Kependidikan bagian I T 1 Mengupdate, informasi, mencari informasi, dan membuat laporan secara periodik 2 Menerima laporan dan memberikan saran-saran untuk perbaikan 3 Menerima informasi dan laporan update berkala dan saransaran perbaikan Melaksanakan tugas atau saran-saran perbaikan yang di berikan oleh Dekan/ Wakil Dekan
PELAYANAN PEMBUATAN KARPEG, KARIS/KARSU, TASPEN DAN ASKES Unit Kerja Staf Kependidikan Bagian Staf Kependidikan Bagian Kepegawaian K T U Dekan/ Wakil Dekan MULAI Mengirim surat dan berkas pembuatan Karpeg, Karis/ Karsu, Taspen, Askes utk diproses di Fakultas 1 2 Membaca surat usulan dan memeriksa dokumen kelengkapan, dan mendisposisikan kepada bag. Kepegawaian Fakultas utk diproses lebih lanjut 3 Menerima surat dan berkas dan meneruskan ke KTU disertai lembar diposisi 7 Melengkapi berkas serta dokumen dan membuat surat pengantar DISPOSISI Melakukan Verifikasi dokumen dan membubuhkan paraf pada surat pengantar Menandatangani surat usulan tersebut 6 Menulis di buku agenda, memberi nomor surat keluar, memberi stempel/ cap, dan mengirmkan berkas ke Dit. SDM IPB SELESAI
PELAYANAN PEMBUATAN DP3 Staf Pendidik/ Staf Kependidikan Staf Bag. Kepegawaian Pejabat Penilai Atasan Pejabat Penilai MULAI 2 Membaca hasil penilaian, jika keberatan menuliskan pada kolom yang tersedia, jika setuju menandatangani pada kolom yg. tersedia 1 Membuat penilaian kepada pegawai/ Dosen dengan dasar nilai yang telah di buat oleh Pejabat Penilai dan menyerahkan kepada ybs. untuk diketahui keberatan 3 Menerima berkas penilaian, apabila terdapat tanggapan keberatan atas hasil penilaian memberikan tanggapan dan keputusan terhadap hal tersebut dan menandatangani pada kolom yg tersedia Memeriksa hasil penilaian dan menandatangani pada kolom yg tersedia Menerima berkas penilaian DP3 dan mengarsipkan setuju SELESAI
PELAYANAN KENAIKAN PANGKAT Unit Kerja Administrasi Fakultas Staf Kependidikan Bagian Kepegawaian KTU Fakultas Dekan/ Wakil Dekan MULAI 1 Surat pengantar dari unit kerja tentang kenaikan pangkat Menerima surat dan berkas/ dokumen kelengkapan dan menyampaikan ke KTU Fakultas 2 3 Memeriksa surat dan menyampaikan ke Dekan/ Wakil Dekan Menerima, memeriksa dan mendisposisikan ke KTU Fakultas 6 Melengkapi dokumen dan membuat surat pengantar Meneruskan ke staf Bag. Kepegawaian untuk melengkapi persyaratan dan membuat surat pengantar 9 Mengirimkan surat kenaikan pangkat beserta dokumen/ berkas kelengkapan dan mengarsipkan di folder surat keluar 7 Memeriksa kelengkapan dokumen dan membubuhkan paraf pada surat pengantar 8 Memeriksa dokumen dan menandatangani surat pengantar SELESAI
PELAYANAN CUTI PEGAWAI KTU Departemen Ka.Dep/ Sek.Dep Petugas Bagian KTU Fakultas Staf Kependidikan Bagian Kepegawaian Dekan/ Wakil Dekan MULAI Menerima surat permohonan cuti memeriksa kelengkapan berkas dan membuat surat pengantar dan diteruskan ke Ka.Dep/ Sek.Dep. Menerima, meneliti dan menandatangani surat pengantar Menerima surat permohonan cuti beserta kelengkapannya dan disampaikan ke Ka. TU Fakultas disertai lembar disposisi Memeriksa kelengkapan dan menyampaikan ke Dekan/ Wakil Dekan Menerima disposisi dan meneruskan ke Bag. Kepegawaian Fakultas untuk membuat surat dan melengkapi dokumen Memeriksa, mempelajari dan mendisposisikan ke Ka. TU Fakultas untuk ditindaklanjuti Mencatat pada buku cuti dan menyampaikan ke Fakultas (Dekan/ Wakil Dekan) Melengkapi berkas dan membuat surat cuti dan diserahkan kembali ke Ka. TU Fakultas Memberi nomor surat, membubuhkan stempel/ cap, menggandakan dan menyerahkan kepada pegawai ybs. Memeriksa surat beserta kelengkapannya dan membubuhkan paraf pada surat tersebut dan diserahkan ke Dekan/ Wakil Dekan untuk ditandatangani Menandatangani surat permohonan tersebut dan diserahkan ke Bag. Administrasi persuratan SELESAI
PELAYANAN SURAT USUL PENSIUN KTU Fakultas Dekan/Wakil Dekan Petugas Kepegawaian Petugas Sekretariat Pegawai Pensiun 2 Memverifikasi kelengkapan, mengoreksi surat dan memaraf 1 Merujuk DUK, menyusun surat pemberitahuan pensiun dan kelengkapan data Menerima, mempelajari,menandatangani, melengkapi berkas 3 Berkas lengkap dan benar diteruskan Memproses, membuat surat usul pensiun dan melengkapi dokumen kelengkapan Menerima, mempelajari dan menandatangani surat usul 6 Menomori surat, mengecap, menggandakan, mendokumentasikan dan mengirimkan ke dir SDM
PELAYANAN DIKLAT TENAGA KEPENDIDIKAN Penyelenggara Diklat Petugas Bagian KTU Dekan/ Wakil Dekan Peserta Pelatihan Surat permintaan diklat Menerima, mengagendakan, memberi lembar disposisi Menerima, meneliti dan mengecek kelengkapan surat Menerima, mempelajari, memberikan disposisi Menunjuk, dan mengkonfirmasi calon peserta Menyatakan bersedia, mengisi form kesediaan dan biodata Formulir, biodata Menomori, mengecap, mengagendakan, mengirimkan ke penyelenggara diklat Membuat Konsep surat calon peserta yang ditanda tangani Wakil Dekan Menerima, meneliti dan menandatangani surat usulan
PELAYANAN KEBERSIHAN SARANA UMUM DI FEM IPB Bagian Sarana KTU Fakultas Petugas Kebersihan Membuat jadwal kerja pengelolaan kebersihan yang ditandatangani oleh petugas kebersihan, Staf bagian sarana prasarana dan KTU FEM Mengoreksi dan Menverifikasi jadwal dan menyampaikan ke petugas kebersihan Menerima jadwal kerja bulanan, menandatangani form sebagai pedoman pelaksanaan kebersihan Melakukan kontrol kegiatan, dan memaraf form ceklist kegiatan, dan melaporkan ke KTU Fakultas Menerima laporan dan memberikan paraf pelaksanaan kegiatan dan mengevaluasi kegiatan Melakukan kebersihan sesuai jadwal, dan frekuensi kegiatan
PEMELIHARAAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN KANTOR KTU 2 Menindaklanjuti jadwal pemeliharaan dan menginstruksikan kepada staf bagian sarana prasarana untuk melakukan service secara berkala 6 KTU menindaklanjuti laporan dan menginstruksikan perbaikan lebih lanjut untuk mengembalikan kondisi yang rusak bisa berfungsi kembali dengan baik Staf Kependidikan Bagian Sarana Prasarana MULAI Menyusun daftar inventaris per jenis alat dan membuat jadwal pemeliharaan per jenis alat 3 Mengidentifikasi daftar inventaris untuk dilakukan service berkala dan menghubungi jasa service untuk melaksanakan service Melakukan kontrol/ mensupervisi pelaksanaan service dan melaporkan kepada KTU bilamana ditemukan peralatan yang rusak 9 Membuat laporan bahwa pekerjaan telah di laksanakan dengan baik 1 Jasa Service Melaksanakan service sesuai dengan jadwal yang telah di tentukan Perbaikan kerusakan peralatan supaya kembali berfungsi dengan baik Mengisi/ check list kartu pemeliharaan alat 7 8 SELESAI
Penanganan Bencana Petugas Penghuni gedung MULAI Menerima laporan adanya bencana (kebakaran) dan melakukan pengecekan ke TKP tentang kebenaran laporan tersebut Mengumumkan adanya bencana (kebakaran) dan menginstuksikan kepada seluruh penghuni untuk mengosongkan gedung dan melakukan evakuasi Memandu jalur evakuasi dan memerintahkan kepada penghuni untuk cepat-cepat (tetapi tidak panik) untuk keluar gedung dan berkumpul di tempat perlindungan. Mengamankan data dan membantu dalam pelaksanaan evakuasi, jangan berteriak histeris yang dapat mengganggu jalannya evakuasi SELESAI