PROSEDUR VERIFIKASI PERMOHONAN DATA LULUSAN TERBAIK, DROP OUT DAN PENGUNDURAN DIRI

Transkripsi

1 SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR PROSEDUR VERIFIKASI PERMOHONAN DATA NO. DOKUMEN : POB-FEMA-14 REVISI : 02 NO. SALINAN : Bogor, 12 Januari 2015 Dekan Fakultas Ekologi Manusia Dr. Arif Satria NIP:

2 1. TUJUAN Tertib administrasi dalam verifikasi data lulusan terbaik tingkat Fakultas dan Departemen, drop out dan pengunduran diri yang diminta oleh pihak Rektorat (Dit AP). 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan data lulusan terbaik, drop out dan pengunduran diri yang diminta oleh Dit. AP. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. Adum adalah Administrasi Umum 3.2. Dit. AP adalah Direktorat Administrasi Pendidikan FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia IPB adalah Institut Pertanian Bogor Wadek AK adalah Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Komdik Departemen adalah Komisi Pendidikan Departemen. 4. REFERENSI 4.1. Surat Keputusan Rektor Nomor 220/I3/PP/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang Panduan Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi Tahun KETENTUAN UMUM 5.1. Tidak ada. 6. PROSEDUR 6.1 Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan menerima surat permohonan verifikasi data lulusan terbaik, drop out dan 2

3 pengunduran diri dari Rektorat (Dit. AP), disposisi kepada Kepala TU Fakultas untuk di ditindaklanjuti. 6.2 Kepala TU Fakultas menerima surat permohonan dan disposisi, menugaskan Staf Bagian Akademik Fakultas untuk diproses. 6.3 Staf Bagian Akademik Fakultas menerima penugasan, memeriksa data lulusan, mahasiswa drop out dan yang mengajukan pengunduran diri pada data base untuk diserahkan kepada Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. 6.4 Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan bersama Komisi Pendidikan Departemen merapatkan untuk menentukan lulusan terbaik, drop out dan pengunduran diri tingkat Fakultas serta Departemen, hasil rapat tersebut selanjutnya diserahkan ke Kepala TU Fakultas. 6.5 Kepala TU Fakultas menugaskan Staf Bagian Akademik Fakultas untuk membuat draft surat jawaban Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswan untuk Dit. AP dan Staf Bagian Akademik Fakultas menyerahkan kepada Kepala TU Fakultas untuk diperiksa. 6.6 Kepala TU Fakultas memeriksa draft surat jawaban Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan untuk Dit. AP, paraf pada surat jawaban selanjutnya menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas untuk menyerahkan kepada Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan untuk tanda tangan. 6.7 Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan menerima, menandatangani Surat Jawaban untuk Dit. AP dan mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas. 6.8 Staf Bagian Akademik Fakultas menerima, menggandakan dan menugaskan Staf Administrasi Umum Fakultas untuk mengirimkan surat. 6.9 Staf Administrasi Umum Fakultas mengirimkan Surat Jawaban untuk Dit. AP dan tembusan kepada Ketua Departemen. 3

4 7. BAGAN ALIR PROSEDUR 4

5 AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN Mulai WAKIL DEKAN Menerima surat permohonan data lulusan dan lulusan terbaik dari Dit. AP 1 Surat permohonan Lembar Disposisi KEPALA TU FAKULTAS 2 Lembar Disposisi Menerima disposisi dan menugaskan Staf Bagian Akademik Fakultas untuk proses STAF BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS Menerima penugasan, memeriksa data lulusan dan membuat draft surat jawaban Wakil Dekan kepada Dit. AP 3 Data Lulusan Draf surat jawaban KEPALA TU FAKULTAS Memeriksa draft surat jawaban Wakil Dekan kepada Dit. AP 4 Draf surat jawaban WAKIL DEKAN Menerima dan meminta persetujuan dari Kadep 5 Draf surat jawaban 6 Keberatan? Ya Surat jawaban Tdk Selesai KEPALA TU FAKULTAS 7 Surat jawaban Menerima dan mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas STAF BAGIAN AKADEMIK 8 FAKULTAS Menerima, menggandakan dan menugaskan Staf Administrasi Umum Fakultas untuk mendistribusikan surat sesuai tujuan Surat jawaban Selesai risi a@gmail.com 5

6 8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di Fakultas. 9. DOKUMEN PENDUKUNG No Kode Nama Dokumen Lokasi 1 - Surat Jawaban ke Dit. AP Bag. Akademik Fakultas 6