Manual Prosedur Pembuatan Surat Keluar

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pembuatan Surat Keluar Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya 2012

2 Manual Prosedur Pembuatan Surat Keluar Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 2 Tanggal : Mei 2012 Diajukan oleh : Ketua GJM Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Dikendalikan oleh : Wabid. Akademik Disetujui oleh : Ketua Program Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Prof. Dr. Pratiwi Trisunuwati, drh., MS

3 MANUAL PROSEDUR PEMBUATAN SURAT KELUAR A. TUJUAN : Untuk melaksanakan kegiatan operasional administrasi PKH surat menyurat dinas antar Intern UB maupun dengan Eksternal Instansi/lembaga diluar UB B. RUANG LINGKUP : Prosedur ini diterapkan C. PROSEDUR : 01. Surat Keluar dibuat berdasarkan disposisi dari Dekan/Ka. Prog kepada Bagian Administrasi Umum. Maupun Pemohon yang mengajukan Permohonan untuk diterbitkan surat keluar dari PKH untuk kegiatan Dinas Ekstern maupun Intern UB Pemohon : Intern UB, Ekstern UB/Instansi/lembaga diluar UB, Dosen, Staf, Mahasiswa/Orang Tua Mahasiswa 02. Surat keluar diketik dengan rapi dengan memperhatikan jarak Kiri, Kanan, Atas, Bawah pada pengaturan Lay Out MS Office dengan menggunakan 1,5 spasi (1,5 lines) pada umumnya. 03. Memberikan KOP LOGO PKH pada Surat Keluar sesuai dengan seting pada MS Office 04. Pemberian Nomor Surat Keluar sesuai dengan Surat Edaran Nomenklatur yang di tetapkan oleh. Surat nomor :. Oleh sub bagian administrasi umum dengan contoh : 0099/H10.13/AK/ : nomor urut dikeluarkannya surat keluar H10.13 : kode surat keluar untuk PKH PROSEDUR : AK : kode untuk urusan surat Akademik 2010 : Tahun pembuatan Surat 05. Lampiran pada surat keluar diketik / tulis berdasarkan jumlah per lembar atau berkas yang disertakan dalam pengiriman surat yang berupa dokumen atau data dukung. 06. Perihal diketik berdasarkan keperluan surat sesuai dengan bahasa dinas yang mudah dipahami. 07. Alamat yang dituju / Tujuan diketik lengkap pada sebelah kiri dengan contoh : Kepada : Yth. Rektor Universitas Brawijaya Malang Di - Tempat

4 08. Mencantumkan Salam Pembuka dengan bahasa dinas : Contoh : Dengan Hormat, 09. Isi surat diketik dengan rapi dengan memperhatikan penggunaan bahasa dinas / bahasa Indonesia yang mudah dipahami 10. Tanggal Surat diketik berdasarkan tanggal dibuatnya surat tersebut pada bagian bawah sebelah kanan. Contoh : Malang, 09 September Tanda Tangan Surat Keluar : Surat Keluar Eksternal UB kepada Instansi/ Lembaga Dinas lain diluar UB Wajib ditanda tangani oleh Pimpinan Dekan / Ketua Program PKH Untuk urusan Operasional : - Akademik (AK) : Surat Keluar harus ditandatangani oleh Pembantu Dekan I / Wakil Bidang Akademik PKH - Administrasi Umum : Keuangan (KU), Kepegawaian (KP), Perlengkapan (LK), Lain-lain (LL), Sarana dan Prasarana (PS) Surat Keluar harus ditandatangani oleh Pembantu Dekan II / Wakil Bidang Administrasi dan Keuangan PKH - Kemahasiswaan dan Kerjasama (KM) : Surat Keluar harus ditanda tangani oleh Pembantu Dekan III / Wakil Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama PKH Untuk Operasional Klinik Hewan : Surat Keluar harus ditanda tangani oleh Koordinator Klinik Hewan atau Tanda Tangan Pembantu Dekan I / Wakil Bidang Akademik PKH dengan Paraf Koordinator Klinik Hewan 12. Tembusan Surat Keluar : Tembusan diketik sesuai dengan pihak berwenang yang nantinya akan menerima dan memproses permohonan surat keluar tersebut. 13. Stempel PKH Pemberian Stempel PKH disebelah tanda tangan Pimpinan atau pihak Sub Bidang yang mengeluarkan Surat. 14. Proses Surat Keluar : a. Surat Keluar Digandakan (copy) sesuai dengan Keperluan pengiriman / Tembusan yang menerima Surat b. Surat Keluar dilipat dengan rapi dan dimasukkan pada Amplop untuk untuk memudahkan penerima surat. 15. Pengamplopan Surat Keluar Surat Keluar Ekstern UB harus menggunakan Amplop Cetak KOP Logo PKH dengan menuliskan : Nomor Surat, Alamat yang intansi/lembaga yg dituju, memperhatikan penulisan gelar.

5 Untuk Surat Keluar Intern UB diperbolehkan menggunakan Amplop Stempel 16. Penulisan Buku Ekspedisi Buku Ekspedisi ditulis sesuai dengan surat keluar dengan Kolom : No Urut, Nomor Surat Keluar, Alamat Tujuan, Perihal, Tanda Tangan / Paraf Penerima Surat. Bagian Pengiriman harus menyertakan buku ekspedisi yang harus ditanda tangani oleh penerima surat dengan mencantumkan nama terang. 17. Untuk Tembusan Surat Keluar didistribusikan langsung oleh Bagian Administrasi sesuai dengan pihak yang berkepentingan 18. Pertinggal / Arsip Surat Keluar Sub Bagian Administrasi Umum mencatat surat keluar ke dalam Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar pada Kolom Surat Keluar 19. Bagian Administrasi Memasukkan / mengelompokkan Surat Keluar kedalam Ordner sesuai dengan Kode Urusan Surat Keluar

6 ALUR SURAT KELUAR STAF BAGIAN ADMINISTRASI Mulai Surat Masuk Disposisi Ka Prog Draft Surat Keluar 45 Menit LAMPIRAN PARAF KTU / WB Tanda Tangan Ketua Program Proses Surat Keluar

7 Penomoran Penggandaan 30 Menit Pengamplopan 16 Menit Penulisan Alamat 20 Menit Penulisan Buku Ekspedisi Pengiriman Surat 60 Menit Agenda Surat Keluar

8 Pengarsipan Surat Keluar SELESAI