PROSEDUR PERMOHONAN PENGANTAR PENGAJUAN VISA MAHASISWA

Transkripsi

1 SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR PROSEDUR PENGAJUAN VISA MAHASISWA NO. DOKUMEN : POB-FEMA-19 REVISI : 03 NO. SALINAN : Bogor, 12 Januari 2015 Dekan Fakultas Ekologi Manusia Dr. Arif Satria NIP:

2 1. TUJUAN Sebagai pedoman dalam permohonan pengajuan visa bagi mahasiswa yang akan melakukan kegiatan keluar negeri berkaitan dengan kegiatan akademik maupun non akademik. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku dalam permohonan pengajuan visa untuk mahasiswa FEMA-IPB mulai dari pengusulan sampai diterimanya dari Fakultas. 3. PENGERTIAN/DEFINISI 3.1. FEMA adalah Fakultas Ekologi Manusia IPB adalah Institut Pertanian Bogor Wadek AK adalah Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. 4. REFERENSI Tidak ada. 5. KETENTUAN UMUM Tidak ada. 2

3 6. PROSEDUR 6.1 Mahasiswa mengisi buku/formulir permohonan pembuatan visa lengkap dengan dokumen pendukung, selanjutnya menyerahkan kepada Bagian Administrasi Akademik Departemen. 6.2 Bagian Administrasi Akademik Departemen menerima, meneliti permohonan dimaksud, membuat dari Ketua Departemen kepada Dekan/Wakil Dekan. 6.3 Ketua Departemen memeriksa dan tanda tangan surat Pengantar, mengembalikan kepada Bagian Administrasi Akademik Departemen untuk diserahkan kepada Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan. 6.4 Staf Bagian Akademik Fakultas menerima, mencatat dan membuat Draf dari Fakultas, selanjutnya menyerahkan kepada Kepala TU Fakultas untuk diperiksa. 6.5 Kepala TU Fakultas menerima, memeriksa dan paraf pada surat dan menyerahkan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas 6.6 Staf Bagian Akademik Fakultas menerima selanjutnya menyampaikan kepada Dekan/ Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan untuk tanda tangan. 6.7 Dekan/ Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan meriksa dan tanda tangan Fakultas, mengembalikan kepada Staf Bagian Akademik Fakultas. 6.8 Staf Bagian Akademik Fakultas menerima, menggandakan dan menyerahkan kepada Mahasiswa dan menyimpan salinan sebagai arsip. 3

4 7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN Mulai MAHASISWA Mengisi buku/formulir permohonan pembuatan visa 1 Permohonan pembuatan visa BAGIAN AKADEMIK DEPARTEMEN Menerima, meneliti, membuat 2 Permohonan pembuatan visa KETUA DEPARTEMEN 3 Memeriksa dan tanda tangan Menerima, mencatat dan membuat draf 4 Agenda Persuratan Bag. Akademik KEPALA TU FAKULTAS 5 Menerima, memeriksa dan paraf pada 6 Menerima dan menyerahkan kepada Dekan/Wakil Dekan AK A 4

5 AKTIVITAS REKAMAN / DOKUMEN KETERANGAN A DEKAN/WAKIL DEKAN AK 7 Memeriksa dan tanda tangan Menerima, menggandakan surat dan menyerahkan kepada Mahasiswa 8 Selesai 8. WAKTU : 2 hari kerja untuk proses yang dilakukan di Fakultas 9. DOKUMEN PENDUKUNG No Kode Nama Dokumen Lokasi Surat permohonan visa Surat pengantar Departemen Fakultas 3 - Agenda Persuratan Bagian Akademik Fakultas 5