Manajemen Biaya Chapter 6 Proyek 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 1
Pengertian Dasar Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb Sumberdaya: Orang Peralatan Material 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 2
Pengertian Dasar Biaya proyek: Terbatas, perlu dikelola dengan baik Anggaran Proyek diperkirakan / diestimasi dianggarkan diawasi penggunaannya Perhatian utama dalam manajemen biaya proyek adalah pada biaya sumberdaya yang digunakan utk menyelesaikan kegiatan dalam jadwal proyek 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 3
Pengertian Dasar Penyusunan perkiraan biaya Penyusunan anggaran biaya Pengawasan biaya Manajemen biaya proyek meliputi prosesproses yang diperlukan untuk menjamin agar anggaran biaya yang telah disetujui cukup untuk menyelesaikan semua pekerjaan dalam lingkup proyek 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 4
Pengertian Dasar Manajemen Biaya Proyek adalah suatu proses atau kegiatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek akan dapat diselesaikan dalam suatu anggaran yang telah disetujui. 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 5
Manajemen biaya menjadi perhatiaan karena beberapa alasan : Proyek IT mempunyai track record yang buruk dalam hal penggunaan biaya untuk mencapai sasaran proyek Hasil studi yang dilakukan oleh CHAOS menjelaskan bahwa sejak tahun 1995, ratarata penggunaan biaya mencapai 189% diatas perkiraan biaya asli, namun mengalami peningkatan hingga 45% pada studi yang dilakukan pada tahun 2001. 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 6
Fase-Fase Proyek Penerapan manajemen biaya diterapkan pada fase Perencanaan dan selebihnya pada fase Pengendalian. Kegiatan manajemen biaya proyek pada fase planning meliputi : Perencanaan sumber daya, estimasi biaya dan anggaran biaya. Sedangkan pada fase pengendalian kegiatannya adalah pengendalian biaya proyek. 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 7
Proses Manajemen Biaya Proyek Perencanaan Sumber Daya : menentukan sumber daya apa saja yang digunakan dan berapa jumlahnya. Estimasi Biaya (Cost Estimating) : menyusun suatu perkiraan biaya-biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Penganggaran Biaya (Cost budgeting) : membuat suatu alokasi perkiraan biaya secara menyeluruh ke dalam rincian pekerjaan untuk menetapkan suatu baseline sebagai ukuran kinerja. Pengendalian Biaya (Cost control) : melakukan pengendalian terhadap perubahan-perubahan pada anggaran proyek 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 8
Prinsip Dasar dalam Manajemen Biaya Proyek CEO (Chief Executive Officer) atau manajer eksekutif perusahaan sebagai salah satu stakeholder proyek yang sangat penting perannya, biasanya mengetahui lebih banyak tentang keuangan perusahaan, namun sedikit mengetahui tentang IT. Sehingga manajer proyek IT harus dapat menjembatani antara kebutuhan biaya proyek dengan keuangan perusahaan dalam bahasa mereka. Prinsip yang paling mendasar untuk dapat dipahami oleh seorang manajer proyek antara lain berkaitan dengan : 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 9
Pengertian Dasar Profit (laba; keuntungan) = Penerimaan pengeluaran Life cycle costing Estimasi biaya selama siklus hidup proyek : Biaya pengembangan Biaya dukungan selama hasil proyek dimanfaatkan 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 10
Pengertian Dasar Analisis arus kas (cash flow analysis) proyek: Metode untuk menetapkan biayamanfaat dan arus kas tahunan suatu proyek (dengan nilai sekarang) Manajer puncak perlu mewaspadai pemilihan proyek agar arus kas keseluruhan tetap bisa diatasi 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 11
Pengertian Dasar Biaya dan Manfaat dapat terukur (tangible) dan tidak terukur (intangible), langsung (direct) maupun tidak langsung (indirect) Discount rate = Cut off rate; hurdle rate Nilai minimum yang diharapkan akan diterima perusahaan dengan menginvestasikan dana pada kegiatan lain yang resikonya setara dengan resiko proyek Sering kali menggunakan tingkat suku bunga bank 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 12
Pengertian Dasar Biaya yang dikeluarkan tidak harus selalu menjadi criteria dalam memilih / seleksi proyek NPV = NET PRESENT VALUE Nilai ekivalen saat ini, dari suatu nilai di masa depan Dihitung dengan menggunakan discount rate r NPV untuk manfaat proyek keseluruhan Umum dipakai sebagai dasar memilih proyek = Investasi utk proyek {net cash flow / (1+r) t } t = periode waktu; r = discount rate 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 13
Pengertian Dasar Internal rate of return (IRR) Discount rate yang menghasilkan harga NPV menjadi nol 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 14
Pengertian Dasar Biaya langsung Biaya yang terkait langsung dengan suatu proyek sehingga dapat ditelusuri secara tepat Misal: gaji karyawan proyek; pembelian barang proyek; dll Biaya tak langsung Biaya yang terkait dengan suatu proyek, tetapi tidak dapat ditelusuri secara tepat Misal: tagihan listrik perusahaan; biaya sewa kantor untuk kegiatan perusahaan dan berbagai proyek 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 15
Perencanaan Sumber Daya Sifat alami dari suatu proyek atau organisasi akan mempengaruhi perencanaan sumber daya. Perencanaan sumber daya ini pada prinsipnya membuat rencana kebutuhan berbagai sumber daya (khususnya material, SDM, biaya dll) berdasarkan aktivitas pekerjaan dalam suatu proyek. 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 16
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan Bagaimana tingkat kesulitan pekerjaan dalam proyek tersebut? Apakah terdapat statemen khusus tentang lingkup (scope) proyek yang akan mempengaruhi penggunaan sumber daya? Apakah organisasi tersebut pernah melakukan kegiatan atau proyek yang serupa, sehingga dapat dipakai untuk acuan penggunaan sumber daya? Apakah organisasi mempunyai orang-orang, peralatan, dan material yang tersedia dan mampu untuk melakukan pekerjaan di dalam proyek? Apakah organisasi membutuhkan sumberdaya lebih besar untuk menyelesaikan pekerjaan? Dan Bagaimana melakukan outsourcing beberapa pekerjaan? Apakah ada kebijakan organisasi yang mempengaruhi ketersediaan sumber daya? 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 17
PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN BIAYA PROYEK 1 Mengestimasi biaya 2 Menyusun anggaran biaya KELOMPOK PROSES PERENCANAAN KELOMPOK PROSES PENGAWASAN 3 Melakukan pengendalian biaya 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 18
PROSES 1 : ESTIMASI BIAYA Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting adalah suatu perkiraan (estimasi) biaya. Ada beberapa jenis perkiraan biaya dan alat bantu (tool) serta teknik yang dapat digunakan untuk membantu menyusun estimasi biaya. Adalah penting juga untuk disusun suatu rencana manajemen biaya yang menguraikan bagaimana variasi pengaturan biaya atas suatu proyek. 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 19
MENGESTIMASI BIAYA Estimasi pendahuluan: Untuk menyeleksi proyek, Dikerjakan 3 5 thn sebelum proyek selesai Estimasi untuk anggaran: Untuk alokasi dana dalam anggaran perusahaan Dikerjakan 1 2 thn sebelum proyek selesai Estimasi definitif: Estimasi sebenarnya, untuk rincian pembelian Sebelum dan selama proyek berlangsung 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 20
Jenis-jenis estimasi biaya TKT WBS JENIS ESTIMASI METODE ESTIMASI PENGUMPULAN DATA AKURASI (%) 1 ESTIMASI PENDAHULUAN PARAME- TRIK ØLINGKUP PROYEK (PERKIRAAN KASAR) -25 S.D +75 ØLINGKUP PROYEK DAN KAPASITAS 2, 3 ESTIMASI ANGGARAN ANALOGI ØSPESIFIKASI UMUM -10 S.D +25 ØPERKIRAAN HARGA SATUAN 4, 5, 6 ANGGARAN BIAYA DEFINITIF DATA PROYEK Ø RENCANA ROYEK Ø PENAWARAN Ø SPESIFIKASI Ø HARGA SATUAN - 5 S.D +10 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 21
MENGESTIMASI BIAYA Rencana manajemen biaya Dokumen yang menjelaskan bagaimana organisasi akan mengelola varian biaya dalam proyek Menjelaskan bagaimana merespon proposal yang lebih tinggi atau lebih rendah dari estimasi definitif 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 22
MASUKAN DALAM MENGESTIMASI BIAYA 1. Faktor-faktor lingkungan perusahaan 2. Aset proses organisasional 3. Pernyataan cakupan proyek 4. WBS dan penjelasan (kamus) nya 5. Rencana manajemen proyek: Rencana manajemen jadwal Rencana manajemen SDM Register resiko 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 23
MASUKAN DALAM MENGESTIMASI BIAYA 1. Faktor-faktor lingkungan perusahaan Estimasi biaya memperhatikan/menggunakan: Kondisi pasar Basisdata komersial 2. Aset proses organisasional Kebijakan estimasi biaya; template; file proyek; informasi historis; pengetahuan tim proyek; pengalaman proyek-proyek sebelumnya 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 24
MASUKAN DALAM MENGESTIMASI BIAYA 3. Pernyataan cakupan proyek Mengandung informasi tentang persyaratan produk proyek, yang diperlukan dalam mengestimasi biaya 4. WBS dan penjelasannya (dictionary) WBS untuk mengorganisasi estimasi biaya dan menjamin bahwa semua pekerjaan telah diestimasi biayanya 5. Rencana manajemen proyek Memuat keseluruhan rencana untuk pelaksanaan, monitoring dan pengendalian proyek, termasuk rencana bagian-bagian proyek 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 25
PIRANTI DAN TEKNIK DALAM MENGESTIMASI BIAYA 1. Keahlian tenaga ahli 2. Estimasi dengan analogi 3. Menggunakan biaya satuan sumberdaya 4. Model estimasi parametrik 5. Bottom-up estimating 6. Perangkat lunak 7. Analisis dokumen lelang vendor 8. Analisis cadangan 9. Biaya kualitas 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 26
PIRANTI DAN TEKNIK DALAM MENGESTIMASI BIAYA 1. Estimasi analogi Bersifat top-down; mengikuti biaya terdahulu untuk proyek yang serupa 2. Biaya satuan Dapat menggunakan standar misalnya standar INKINDO (Ikatan Nasional Konsultan Indonesia) 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 27
PIRANTI DAN TEKNIK DALAM MENGESTIMASI BIAYA 3. Model Parametrik Model matematik digunakan pada keadaan dimana parameter dapat dikuantifikasi dan ada informasi dasar untuk membuat model akurat. Contoh parameter: jml keluaran; jml transaksi; jml jam kerja, jumlah modul, dll) 4. Bottom-up Estimating Tentukan biaya kegiatan terkecil, lalu ikhtisarkan. 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 28
PIRANTI DAN TEKNIK DALAM MENGESTIMASI BIAYA 5. Piranti berbantuan komputer P/L manajemen proyek, spreadsheet, P/L simulasi 6. Analisis dokumen lelang vendor Menggunakan dokumen lelang yang diajukan oleh vendor untuk mengestimasi biaya 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 29
PIRANTI DAN TEKNIK DALAM MENGESTIMASI BIAYA 7. Analisis cadangan Cadangan biaya (contingency allowances) perlu diwaspadai, agar tidak terjadi anggaran yang cadangannya sangat besar 8. Biaya kualitas Biaya ini dapat dipakai dalam mengestimasi biaya agar hasilnya sesuai dengan persyaratan 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 30
HASIL PROSES MENGESTIMASI BIAYA Estimasi biaya kegiatan Perkiraan kuantitatif biaya sumber daya untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Memuat ikhtisar biaya dan jabarannya Detil pendukung, memuat Cakupan proyek dan penjelasannya; Dasar-dasar estimasi; Dokumentasi asumsi dan kendala. 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 31
HASIL PROSES MENGESTIMASI BIAYA Rencana manajemen biaya Menyatakan bagaimana rencana biaya akan dikelola. (prosedur perubahan, dll) Berbagai perubahan yang diminta 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 32
Masalah-masalah Utama dalam Estimasi Biaya Proyek IT Membuat estimasi untuk proyek perangkat lunak yang besar merupakan pekerjaan yang cukup besar, mengingat bahwa estimasi biaya dilakukan pada berbagai level proyek Banyak orang melakukan estimasi dengan sedikit pengalaman akan pekerjaan yang berkaitan. Solusinya adalah cobalah untuk melakukan berbagai pelatihan dan mentoring Setiap orang memiliki bias masing-masing akan estimasi. Solusinya berikan pertanyaan-pertanyaan kritis yang meyakinkan bahwa estimasi tidak bias. Manajemen menginginkan sejumlah tawaran,bukan estimasi sebenarnya. Manajer Proyek harus bisa bernegosiasi dengan sponsor proyek agar dapat membuat estimasi biaya yang realistis 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 33
Constructive Cost Model (COCOMO) Salah satu model parameter yang terkenal dibuat oleh Barry Boehm Digunakan untuk mengestimasi biaya pembuatan perangkat lunak berdasarkan jumlah baris kode (source lines of code/sloc)atau function points. COCOMO II, model terkomputerisasi yang sudah tersedia di Web Barry Boehm mengatakan bahwa hanya model parametrik yang tidak menderita dari terbatasnya pembuatan keputusan oleh manusia 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 34
Contoh Cost Estimate #Units/Hrs Cost/Unit/Hr Subtotals WBS Level1 Totals % of Total WBS Item 1. Project Management $306,300 20% Project Manager 960 $100 $96,000 Project Team Member 1920 $75 $144,000 Contractors (10% of software development and testing) $66,300 2. Hardware $76,000 5% 2.1 Handheld devices 100 $600 $60,000 2.2 Servers 4 $4,000 $16,000 3.Software $614,000 40% 3.1 Licensed Softwar 100 $200 $20,000 3.2 Software development * $594,000 4. Testing(10% of total hardware and softwares costs) $69,600 5% 5. Training and Support $202,400 13% Trainee costs 100 $500 $50,000 Travel Costs 12 $700 $8,400 Project Team Members 1920 $75 $144,000 6. Reserves(20% of total estimate) $253,540 $253,400 17% Total Project Cost Estimate $1,521,400 10/24/2016 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek * mengacu pada referensi lain untuk informasi detail 35
PROSES 2: MENYUSUN ANGGARAN BIAYA Pengertian Umum Menyatukan semua estimasi biaya masing-masing kegiatan atau paket pekerjaan untuk disusun sebagai patokan biaya 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 36
Masukan MENYUSUN ANGGARAN BIAYA 1. Pernyataan cakupan proyek 2. WBS dan penjelasannya 3. Estimasi biaya kegiatan dan rincian pendukungnya 4. Jadwal proyek: digunakan untuk melakukan agregasi biaya pada setiap periode 5. Kalender sumber daya 6. Kontrak: Berkaitan dengan produk atau hasil apa saja yang telah dibeli. dan berapa biayanya 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 37
Piranti Dan Teknik MENYUSUN ANGGARAN BIAYA Menggunakan piranti umum seperti untuk estimasi biaya proyek 1. Agregasi biaya 2. Analisis cadangan 3. Estimasi parametrik, menggunakan model matematik untuk memprediksi biaya total; 4. Rekonsiliasi batas pendanaan 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 38
Hasil PENYUSUNAN ANGGARAN 1. Patokan biaya (cost baseline) 2. Kebutuhan pendanaan proyek 3. Rencana manajemen biaya yang sudah di-update 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 39
HASIL PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA Patokan biaya (cost baseline), yaitu anggaran yang dinyatakan menurut rencana waktu penggunaannya Disusun dengan menjumlahkan semua estimasi biaya yang akan dipakai dalam suatu periode waktu Umumnya dalam bentuk kurva S Anggaran yang dinyatakan pada rentang waktu proyek, digunakan untuk mengukur kinerja proyek Proyek besar dapat memiliki lebih dari satu cost baseline 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 40
Contoh Format Rencana Biaya Proyek Kegiatan Jam kerja Upah Biaya perso Biaya bahan Biaya perjln Biaya lain2 Biaya kegiatan Total Tuliskan asumsi yang digunakan dalam perhitungan di bagian ini 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 41
KELUARAN PROSES MENYUSUN ANGGARAN BIAYA Kurva S anggaran biaya (planned value = PV) untuk proyek dengan anggaran Rp 500 juta Juta Rp % 500 400 100% 90% 80% 300 200 48% 100 16% 0 Juli Agus Sept Okt Nov 0 % 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 42
Rp Nilai kumulatif KELUARAN PROSES MENYUSUN ANGGARAN BIAYA Cadangan manajemen Cost baseline Arus kas yang diharapkan start TIME finish 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 43
Contoh Rencana Biaya Proyek 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totals WBS Item 1. Project Management 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 96,000 Project Manager 12,00 0 12,00 0 12,00 0 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,00 0 12,00 0 144,000 Project Team Member 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 66,300 Contractors (10% of software development and testing) 2. Hardware 2.1 Handheld devices 30,000 30,000 60,000 2.2 Servers 8,000 8,000 16,000 3.Software 3.1 Licensed Softwar 10,000 10,000 20,000 3.2 Software development * 60,00 0 60,00 0 80,000 127,00 0 127,00 0 90,000 50,000 594,00 0 594,000 4. Testing(10% of total hardware and softwares costs) 6,000 8,000 12,000 15,000 15,000 13,000 69,000 69,000 5. Training and Support Trainee costs 50,000 50,000 Travel Costs 8,400 8,400 Project Team Members 24,000 24,000 24,000 24,000 24,00 0 24,00 0 144,000 30,00 6. Reserves(20% of total estimate) 10,000 10,000 30,000 30,000 60,000 40,000 40,000 0 3,540 253,540 10/24/2016 20,00 86,02 Manajemen 92,02 172,02Biaya 223,02Proyek 198,02 185,02 173,02 148,42 753,02 80,02 53,56 1,521,24 44 Total Project Cost Estimate 0 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 0
PROSES 3 : PENGENDALIAN BIAYA Proses dalam pengendalian biaya termasuk monitoring kinerja pembiayaan meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula Earned value management merupakan salah satu alat penting dalam pengendalian biaya 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 45
Earned Value Management (EVM) EVM adalah alat untuk mengukur kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan data biaya Untuk menggunakan EVM harus dibuat terlebih dahulu baseline (original plan plus approved changes). Dengan baseline dapat dievaluasi apakah proyek berjalan dengan baik atau tidak. Secara periodik informasi aktual mengenai kinerja proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan EVM dapat optimal. 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 46
Istilah-istilah dalam EVM Planned Value (PV) adalah rencana porsi total estimasi biaya yang sudah disetujui untuk dikeluarkan pada sebuah aktivitas selama perioda tertentu Actual Cost (AC) adalah biaya total langsung maupun tidak langsung yang digunakan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan sesuai aktivitasnya selama perioda tertentu 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 47
Istilah-istilah dalam EVM(2) Earned Value (EV) adalah estimasi nilai (value) pekerjaan fisik yang sebenarnya telah selesai, berdasarkan rate of performance ( RP), yaitu perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap pekerjaan yang rencananya diselesaikan dalam waktu tertentu Cost Variance ( CV), variabel yang menunjukkan apakah kinerja biaya sudah melebihi atau masih kurang dari biaya yang sudah direncanakan 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 48
Istilah-istilah dalam EVM(3) Schedule Variance ( SV), variabel yang menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama/lebih lambat dari yang direncanakan Cost Performance Index ( CPI), variabel yang dpt digunakan untuk mengestimasi biaya pada saat proyek selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu Schedule Performance Index ( SPI), variabel yang dpt digunakan untuk mengestimase waktu selesainya proyek, berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 49
Rumus-rumus Earned Value BAC : Budget at Completion 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 50
Contoh 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 51
Contoh Perhitungan Earned Value Proyek direncanakan berjalan selama 1 tahun Proyek sudah berjalan selama 5 bulan 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 52
Contoh Grafik Earned Value 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 53
Makna Angka dalam EVM Angka negatif untuk CV dan SV mengindikasikan masalah dalam kinerja proyek. Biaya proyek berarti sudah melebihi dari yang direncanakan atau waktu yang digunakan sudah lebih panjang daripada yang direncanakan CPI dan SPI < 100% juga menunjukkan adanya masalah dalam kinerja proyek 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 54
Daftar Istilah yang harus dipahami dalam manajemen biaya proyek NPV ROI Payback analysis Profit Lifecycle costing Cash flow analysis Tangible & Intangible costs & benefits Direct Cost Sunk costs Learning Curve Theory Reserves 10/24/2016 Manajemen Biaya Proyek 55