Disampaikan Oleh: Didi Supriyadi

Transkripsi

1 Disampaikan Oleh: Didi Supriyadi

2 Catatan: Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology Project Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, Silahkan lihat ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini. 2

3 Learning Objectives Memahami pentingnya manajemen biaya proyek Mampu menjelaskan dasar prinsip-prinsip manajemen biaya proyek, konsep, dan istilah Diskusikan berbagai jenis perkiraan biaya dan metode untuk mempersiapkan estimasi biaya 3

4 Learning Objectives (continued) Memahami proses yang terlibat dalam biaya anggaran dan mempersiapkan perkiraan biaya dan anggaran untuk proyek teknologi informasi Memahami nilai manfaat dari manajemen yang diperoleh dan manajemen proyek portofolio untuk membantu dalam pengendalian biaya Mampu menjelaskan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam manajemen biaya proyek 4

5 The Importance of Project Cost Management Proyek TI memiliki track record yang buruk untuk memenuhi tujuan anggaran Studi CHAOS menemukan overrun biaya rata-rata (persentase tambahan atau jumlah dolar dimana biaya aktual melebihi perkiraan) berkisar antara 180 persen pada tahun 1994 menjadi 56 persen pada tahun 2004; penelitian lain menemukan overruns menjadi persen 5

6 What is Cost and Project Cost Management? Project cost management includes the processes required to ensure that the project is completed within an approved budget Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan dalam pertukaran Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti dolar Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek selesai dalam anggaran yang disetujui 6

7 Project Cost Management Processes Estimating costs/memperkirakan biaya: mengembangkan perkiraan atau estimasi dari biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek Determining the Budget/Menentukan anggaran: mengalokasikan biaya perkiraan keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja Controlling cost/mengendalikan biaya: pengendalian perubahan untuk anggaran proyek 7

8 Figure 7-1. Project Cost Management Summary 8

9 Hal dasar pada Manajemen Biaya Proyek Sebagian besar anggota dewan eksekutif lebih memahami dan lebih tertarik dalam hal keuangan dari segi IT, sehingga manajer proyek TI harus berbicara dengan bahasa mereka Keuntungan adalah pendapatan dikurangi pengeluaran profit margin adalah rasio pendapatan terhadap laba siklus hidup costing mempertimbangkan total biaya kepemilikan, atau pengembangan plus dukungan biaya, untuk sebuah proyek analisis arus kas menentukan estimasi biaya tahunan dan manfaat untuk proyek dan arus kas tahunan yang dihasilkan 9

10 Table 7-1. Cost of Downtime for IT Applications 10

11 Basic Principles of Cost Management Tangible costs/biaya yang nyata atau benefits adalah biayabiaya atau manfaat yang suatu organisasi dapat dengan mudah yang diukur dalam dolar Intangible costs/biaya tidak berwujud atau benefits adalah biaya atau manfaat yang sulit untuk diukurdalam istilah moneter Direct costs/biaya langsung adalah biaya yang dapat langsung berhubungan dengan memproduksi produk dan jasa proyek Indirect costs/biaya tidak langsung adalah biaya yang tidak berhubungan langsung dengan produk atau jasa proyek, tetapi secara tidak langsung terkait dengan kinerja proyek sunk cost adalah uang yang telah dihabiskan di masa lalu; ketika memutuskan proyek apa untuk berinvestasi dalam atau melanjutkan, Anda tidak harus mencakup biaya hangus 11

12 Basic Principles of Cost Management Learning curve theory/teori belajar kurva menyatakan bahwa ketika banyak item yang diproduksi berulang-ulang, biaya unit barang-barang menurun dalam pola yang teratur karena lebih banyak unit yang diproduksi Reserves/Cadangan adalah dolar termasuk dalam perkiraan biaya untuk mengurangi risiko biaya dengan memungkinkan untuk situasi masa depan yang sulit untuk memprediksi 12

13 Estimating Costs Manajer proyek harus mengambil perkiraan biaya secara serius jika mereka ingin menyelesaikan proyek-proyek dalam keterbatasan anggaran Sangat penting untuk mengetahui jenis perkiraan biaya, bagaimana mempersiapkan perkiraan biaya, dan masalah-masalah khas yang terkait dengan biaya perkiraan IT 13

14 Table 7-2. Types of Cost Estimates 14

15 Cost Management Plan Cost management plan/sebuah rencana manajemen biaya adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana organisasi akan mengelola varians biaya pada proyek Sebagian besar dari total biaya proyek adalah biaya tenaga kerja, sehingga manajer proyek harus mengembangkan dan melacak perkiraan tenaga kerja 15

16 Cost Estimation Tools and Techniques Alat dasar dan teknik untuk perkiraan biaya: estimasi analog atau top-down: menggunakan biaya yang sebenarnya dari proyek serupa sebelumnya sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini Bottom-up perkiraan: melibatkan memperkirakan item pekerjaan individu atau kegiatan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan total proyek pemodelan parametrik menggunakan karakteristik proyek (parameter) dalam model matematika untuk memperkirakan biaya proyek 16

17 Typical Problems with IT Cost Estimates Perkiraan dilakukan terlalu cepat Kurangnya pengalaman mengestimasi Manusia condong meremehkan Keinginan manajemen akurasi 17

18 Figure 7-2. Surveyor Pro Project Cost Estimate 18

19 Determining the Budget penganggaran biaya melibatkan pengalokasikan perkiraan biaya proyek untuk item pekerjaan individu dari waktu ke waktu CBS adalah masukan yang diperlukan untuk proses penganggaran biaya karena mendefinisikan item pekerjaan Tujuan penting adalah untuk menghasilkan dasar biaya Waktu penganggaran adalah bertahap bahwa manajer proyek digunakan untuk mengukur dan memantau kinerja biaya 19

20 Figure 7-4. Surveyor Pro Project Cost Baseline 20

21 Controlling Costs pengendalian biaya proyek meliputi: Monitoring kinerja biaya Memastikan bahwa hanya perubahan proyek yang tepat saja yang masuk dalam revisi biaya awal Menginformasikan stakeholder proyek yang berwenang jika ada perubahan proyek yang akan mempengaruhi biaya Banyak organisasi di seluruh dunia memiliki masalah dengan pengendalian biaya 21

22 Earned Value Management (EVM) EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan lingkup, waktu, dan data biaya Mengingat dasar (rencana semula ditambah perubahan disetujui), Kita dapat menentukan seberapa baik proyek memenuhi tujuan-nya Kita harus memasukkan informasi aktual secara berkala menggunakan EVM Semakin banyak organisasi di seluruh dunia menggunakan EVM untuk membantu biaya proyek pengendalian 22

23 Earned Value Management Terms Planned Value/nilai direncanakan (PV), biasanya disebut biaya yang dianggarkan dari pekerjaan yang dijadwalkan/budgeted Cost of Work Schedule (BCWS), juga disebut anggaran, adalah bahwa sebagian dari total perkiraan biaya yang disetujui direncanakan akan dihabiskan untuk kegiatan selama periode tertentu Actual Cost/biaya aktual (AC), biasanya disebut biaya aktual dari pekerjaan yang dilakukan/budgeted Cost of Work Performed (BCWP), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang dikeluarkan dalam melaksanakan pekerjaan pada kegiatan selama periode tertentu Earned Value/nilai yang diperoleh (EV), biasanya disebut biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilakukan (BCWP), adalah nilai perkiraan nilai fisik benar-benar selesai dikerjakan EV didasarkan pada biaya asli yang direncanakan untuk proyek atau kegiatan dan tingkat di mana tim ini menyelesaikan pekerjaan pada proyek atau kegiatan untuk tanggal tertentu 23

24 Rate of Performance Tingkat kinerja/rate of Performance (RP) adalah rasio pekerjaan yang sebenarnya diselesaikan dengan persentase pekerjaan yang direncanakan telah selesai pada waktu tertentu selama hidup proyek atau kegiatan Brenda Taylor, Project Manager Senior di Afrika Selatan, menunjukkan istilah ini dan pendekatan untuk memperkirakan nilai yang diperoleh Misalnya, instalasi server ini separuh selesai pada akhir minggu 1: tingkat kinerja akan menjadi 50% karena pada akhir minggu 1, jadwal yang direncanakan mencerminkan bahwa tugas harus 100 persen lengkap dan hanya 50 persen pekerjaan yang telah selesai 24

25 Table 7-4. Earned Value Calculations for One Activity after Week One 25

26 Table 7-5. Earned Value Formulas 26

27 Figure 7-5. Earned Value Chart for Project after Five Months 27

28 Project Portfolio Management Banyak organisasi mengumpulkan dan mengontrol seluruh paket proyek atau investasi sebagai satu set kegiatan yang saling terkait dalam portofolio Lima tingkat untuk manajemen portofolio proyek 1. Menempatkan semua proyek Anda dalam satu database 2. Memprioritaskan proyek-proyek dalam database Anda 3. Membagi proyek menjadi dua atau tiga anggaran berdasarkan jenis investasi 4. Mengotomatisasi repositori 5. Menerapkan teori portofolio modern, termasuk alat risk-return yang memetakan risiko proyek pada kurva 28

29 Using Software to Assist in Cost Management Spreadsheets are a common tool for resource planning, cost estimating, cost budgeting, and cost control Many companies use more sophisticated and centralized financial applications software for cost information Project management software has many cost-related features, especially enterprise PM software Portfolio management software can help reduce costs 29

30 Chapter Summary Project cost management is a traditionally weak area of IT projects, and project managers must work to improve their ability to deliver projects within approved budgets Main processes include: Estimate costs Determine the budget Control costs 30