BAB 4 PEMBAHASAN EVALUASI PENGELOLAAN PROYEK

Transkripsi

1 50 BAB 4 PEMBAHASAN EVALUASI PENGELOLAAN PROYEK 4.1. Critical Success Factor Pengelolaan Proyek Evaluasi terhadap suatu pengelolaan proyek dapat dilakukan dengan mendefinisikan dan mengevaluasi faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan pengelolaan proyek tersebut. Faktor-faktor kesuksesan kritis pengelolaan proyek dilihat dari perspektif triple constraint yaitu: Proyek dikerjakan berdasarkan lingkup yang didefinisikan sebelumnya atau tidak keluar dari lingkup yang ada sehingga tujuan dan sasaran proyek dapat tercapai. Waktu pengelolaan proyek sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Biaya yang dikeluarkan untuk mengelola proyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan. Karena itu maka penting untuk dilakukan evaluasi lingkup proyek, evaluasi waktu proyek, dan evaluasi biaya proyek baik pada masing-masing aktivitas, per tahapan maupun evaluasi secara keseluruhan. Karena setiap proyek yang ditangani memiliki project priority matrix yang berbeda maka dalam evaluasi proyek juga mempertimbangkan project priority matrix sebagai salah satu faktor yang mempengaruhi penilaian pencapaian target proyek.

2 Evaluasi Pengelolaan Proyek Perusahaan Dari Critical Success Factors yang didefinisikan maka pengukuran dapat dilakukan dengan menentukan terlebih dahulu Performance Indicators yang akan menjadi tolak ukur pengukuran performa dari pengelolaan proyek tersebut. Masingmasing Performance Indicator kemudian diberikan target sehingga hasil pengukuran pengelolaan proyek aktual dapat dibandingkan dengan target yang dibuat tersebut untuk memperoleh penilaian yang tepat terhadap pengelolaan proyek. Tabel 4.1: Tabel Evaluasi Pengelolaan Triple Constraint Proyek No CSF PI Target Cara Pengukuran 1. Proyek dikerjakan berdasarkan lingkup yang telah didefinisikan sebelumnya. Persentase (%) keberhasilan pendefinisian lingkup proyek dan pencapaian sasaran proyek 100 % a. Perbandingan realisasi rencana kerja (RRk) terhadap rencana kerja yang disusun (Rk) melalui evaluasi terhadap progress report b. Kuesioner 2. Waktu pengelolaan proyek sesuai dengan rencana yang ditetapkan Persentase (%) ketepatan estimasi waktu secara keseluruhan dan per tahapan proyek 100%, toleransi 10% a Perbandingan waktu aktual dengan jadwal yang ditetapkan. b Kuesioner 3. Biaya yang dikeluarkan untuk mengelola proyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan. % ketepatan estimasi biaya secara keseluruhan dan per tahapan proyek 100%, toleransi 10% a Perbandingan biaya aktual dengan budget yang ditetapkan melalui evaluasi teknik Earned Value Management b Kuesioner

3 52 1. Evaluasi Lingkup Proyek ( Critical Success Factor 1 ) 1.a. Perbandingan Realisasi Rencana Kerja terhadap Rencana Kerja yang Disusun melalui evaluasi terhadap progress report Untuk keberhasilan proyek, kebutuhan dan keinginan user harus didengar, dipahami, dan direspon oleh pihak pengelola proyek. Kebutuhan user ini yang akan didefinisikan dalam lingkup proyek dan menjadi sasaran-sasaran yang harus dicapai dalam pengelolaan proyek Deliverables atau serahan merupakan hasil akhir yang menggambarkan bagaimana pencapaian sasaran proyek, dan deliverables tersebut ditentukan oleh kemampuan menyelesaikan semua aktivitas-aktivitas yang disusun dalam WBS (Work Breakdown Structure). Ini berarti aktivitas-aktivitas yang merupakan rencana kerja yang akan dikelola harus diperhatikan dan direalisasikan dengan baik, dengan kata lain Realisasi jumlah rencana kerja (RRk) yang diselesaikan harus sama dengan jumlah rencana kerja (Rk) yang telah ditetapkan sebelumnya, yang dapat dirumuskan sebagai berikut: RRk = Rk Keterangan: RRk = Realisasi Rencana Kerja Rk = Rencana Kerja Penyelesaian rencana kerja dapat dilihat pada progress report yang merupakan laporan yang menjabarkan perkembangan penyelesaian aktivitas-aktivitas dalam proyek sehingga membantu manajer proyek mengevaluasi lingkup proyek.

4 54 No Tahapan Kegiatan Target Status Penyelesaian Rencana tanggal penyelesaian Bulan Bulan Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal Baseline Actual Baseline Actual Baseline Actual Baseline Actual Gambar 4.1: Rancangan Formulir Progress Report 53

5 54 Berdasarkan proyek A (Lampiran L1.13), pada tanggal 10 September 2004 dilakukan pengecekan terhadap status pengerjaan proyek, diperoleh data bahwa pengerjaan tiga tahapan awal proyek berjalan sesuai dengan rencana yang ditentukan. Sedangkan pada tahapan keempat pengerjaan proyek yang seharusnya sudah berlangsung setengahnya (50%) ternyata baru dikerjakan sebesar 40%. Pada saat inilah manajer proyek segera memperhatikan penyebab kendala dan melakukan pengendalian agar proyek dapat diselesaikan sesuai rencana yang dibuat. Namun, akhirnya keseluruhan aktivitas proyek yang didefinisikan dalam lingkup proyek dapat diselesaikan sesuai prioritas constraint ( aktual penyelesaian harus sama dengan yang direncanakan yaitu 100%). 1.b. Evaluasi Lingkup Proyek dengan Kuesioner Evaluasi lingkup proyek dengan kuesioner diawali dengan penentuan variabelvariabel pengukuran berdasarkan Performance Indicator yang kemudian dituangkan kedalam bentuk kalimat-kalimat pertanyaan seperti pada Tabel 42. No Parameter Pengukuran Tabel 4.2: Tabel Kuesioner Lingkup Proyek Variabel Pengukuran 1 Lingkup Proyek Persentase ( % ) keberhasilan pendefinisian lingkup proyek Daftar Pertanyaan Kuesioner - Pendefinisian ruang lingkup proyek diawal sangat membantu pengerjaan proyek. - Urutan aktivitas-aktivitas yang ditetapkan membantu memperjelas apa yang akan dikerjakan - Asumsi-asumsi diperlukan dalam penentuan lingkup proyek agar tujuan proyek tercapai

6 55 Persentase ( % ) pencapaian sasaran proyek. - Sasaran-sasaran proyek tercapai sesuai dengan apa yang ditetapkan sebelumnya Daftar pertanyaan kuesioner kemudian disusun dalam suatu format kuesioner (Lampiran L3.1) yang dibagikan kepada pihak-pihak yang bertanggung-jawab terhadap lingkup proyek. Hasil isian kuesioner dapat diolah dengan menggunakan berbagai metode. Berdasarkan proyek A (Lampiran L.1.18) hasil kuesioner yang dikumpulkan kemudian diolah dengan menggunakan skala likert, dimana untuk jawaban Sangat Setuju diberi skor 5, Setuju diberi skor 4, Ragu-ragu diberi skor 3, Tidak setuju diberi skor 2, dan Sangat tidak setuju diberi skor 1; sehingga diperoleh data bahwa rata-rata persentase untuk lingkup proyek A adalah sebesar 95%. Setelah pengolahan kuesioner, maka dibuat penilaian hasil pencapaian sasaran proyek. Penilaian dilakukan dengan membandingkan rata-rata persentase yang diperoleh terhadap kategori pembobotan yang dibuat dan disepakati diawal evaluasi. Berdasarkan proyek A (Lampiran 1.20) pencapaian pengelolaan lingkup proyek yang diperoleh adalah 95%, berarti pengelolaan lingkup sudah baik ( berada dalam kategori 90% - 100%). 2. Evaluasi Waktu Proyek (Critical Success Factor 2) 2.a. Perbandingan Waktu Aktual dengan Jadwal Proyek Untuk mengetahui apakah pengelolaan proyek sudah dilakukan dengan efisien atau belum maka dapat dilakukan pengevaluasian terhadap performa kerja proyek baik secara keseluruhan maupun per aktivitas atau per tahapan proyek. Evaluasi dapat dilakukan dengan menghitung selisih antara waktu yang ditetapkan (baseline date)

7 56 dengan waktu aktual yang sebenarnya terjadi (actual date), atau dapat dirumuskan sebagai berikut: % selisih waktu = (T1 T0) * 100 % T0 Keterangan: T1 = waktu aktual pengerjaan proyek T0 = waktu baseline proyek Jika hasil selisih yang diperoleh bernilai positif, maka waktu aktual lebih besar dari waktu baseline (T1>T0) yang berarti terjadi keterlambatan waktu pengerjaan proyek. Dan sebaliknya, jika hasil selisih yang diperoleh bernilai negatif, maka waktu baseline lebih besar dari waktu aktual (T1<T0) yang berarti proyek tersebut dikerjakan lebih cepat dari rencana waktu semula. Berdasarkan proyek A (Lampiran L1.14), selisih yang diperoleh antara aktual dan baseline adalah 10,26% yang artinya proyek ini mengalami keterlambatan waktu sebesar 10.26% dari yang diperkirakan. Padahal waktu proyek A dalam project priority matrix berada dalam prioritas enhance (waktu menjadi prioritas utama dan jika bisa dipersingkat), ini berarti kinerja yang dihasilkan dalam pengelolaan waktu proyek masih rendah. 2.b. Evaluasi Waktu Proyek dengan Kuesioner Evaluasi waktu proyek dengan kuesioner diawali dengan penentuan variabelvariabel pengukuran berdasarkan Performance Indicator yang kemudian dituangkan kedalam bentuk kalimat-kalimat pertanyaan seperti pada Tabel 4.3.

8 57 Tabel 4.3: Tabel Kuesioner Waktu Proyek No Parameter Pengukuran Variabel Pengukuran Daftar Pertanyaan Kuesioner 1 Waktu Proyek Persentase (%) ketepatan estimasi waktu secara keseluruhan Persentase ( % ) ketepatan estimasi waktu per tahapan proyek - Pengembangan aplikasi secara keseluruhan selalu sesuai dengan waktu yang ditentukan - Tahapan Initiate proyek dikerjakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan. - Tahapan Analyze proyek dikerjakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan. - Tahapan Model proyek dikerjakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan. - Tahapan Integrate proyek dikerjakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan. - Tahapan Implement proyek dikerjakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan. - Tahapan Optimize proyek dikerjakan sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Daftar pertanyaan kuesioner kemudian disusun dalam suatu format kuesioner (Lampiran L3.1) yang dibagikan kepada pihak-pihak yang bertanggung-jawab terhadap waktu proyek. Hasil isian kuesioner dapat diolah dengan menggunakan berbagai metode. Berdasarkan proyek A (Lampiran L1.18), maka hasil kuesioner yang dikumpulkan kemudian diolah dengan menggunakan skala likert, dimana untuk jawaban Sangat Setuju diberi skor 5, Setuju diberi skor 4, Ragu-ragu diberi skor 3, Tidak setuju diberi skor 2, dan Sangat tidak setuju diberi skor 1; sehingga diperoleh data persentase rata-rata ketepatan waktu proyek A adalah sebesar 77,14%.

9 58 Setelah hasil pengolahan kuesioner diperoleh, maka dibuat penilaian hasil pencapaian waktu proyek. Penilaian dilakukan dengan membandingkan rata-rata persentase yang diperoleh terhadap kategori pembobotan yang dibuat dan disepakati diawal evaluasi. Berdasarkan proyek A (Lampiran L1.20) pencapaian pengelolaan lingkup proyek yang diperoleh adalah 77,14%, berarti pengelolaan waktu proyek kurang ( berada dalam kategori 70% - 80%). 3. Evaluasi Biaya Proyek (Critical Success Factor 3) 3.a. Perbandingan biaya aktual dengan budget yang ditetapkan melalui evaluasi teknik Earned Value Management Evaluasi terhadap masing-masing tahapan dan aktivitas kerja proyek sangat penting peranannya agar mampu mengendalikan proses pengelolaan biaya proyek. Evaluasi terhadap biaya proyek per tahapan maupun keseluruhan dapat dilakukan pada saat pengerjaan proyek maupun akhir dari proyek dengan menggunakan metode EVM ( Earned Value Management ) dimana ada beberapa formula yang digunakan sebagai berikut: Tabel 4.4: Rumusan Earned Value Management Term Earned Value Cost Variance Schedule Variance Cost Performance Index Schedule Performance Index Formula EV = PV to date * % Penyelesaian CV = EV AC SV = EV PV CPI = EV / AC SPI = EV / PV Keterangan: - PV= Planned Value merupakan biaya yang disepakati untuk dialokasikan untuk pelaksanaan sebuah aktivitas pada satu waktu tertentu

10 59 - AC= Actual Cost merupakan total biaya yang telah dipergunakan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas pada satu waktu tertentu. - EV = Earned Value merupakan nilai dari hasil perkalian antara persentase dari pekerjaan yang telah diselesaikan dengan biaya yang dianggarkan - CPI= Cost Performance Index - SPI= Schedule Performance Index Jika CV atau SV menunjukkan nilai negatif, maka proyek dalam keadaan bermasalah. Demikian pula CPI atau SPI yang nilainya lebih kecil dari 100% merupakan indikasi terjadinya permasalahan biaya dalam proyek. Berdasarkan proyek A (Lampiran L1.14) diperoleh CV sebesar yang berarti proyek A mengalami kelebihan alokasi biaya sebesar dari yang dianggarkan sebelumnya. Nilai SV sebesar 0 dan SPI sebesar 100% yang berarti semua aktivitas berhasil dikerjakan dengan baik. CPI sebesar 90,74% mengindikasikan bahwa 90,74% berhasil dikerjakan berdasarkan anggaran yang ditetapkan. Jika dihitung perbandingan berdasarkan selisih antara aktual dan anggaran, maka berdasarkan proyek A (Lampiran L1.15), selisih yang diperoleh antara aktual dan baseline adalah 10,21% yang artinya proyek ini mengalami over budget sebesar 10,21%. Tetapi dalam project priority matrix, biaya berada dalam prioritas accept yang berarti ada toleransi 10% dari pihak perusahaan terhadap penambahan biaya untuk menjaga kualitas waktu dan perfoma sehingga keterlambatan yang diperoleh dari evaluasi untuk perbandingan adalah sebesar 0,21% (10,21% - 10%).

11 60 3.b. Evaluasi Biaya Proyek dengan Kuesioner Evaluasi biaya proyek dengan kuesioner diawali dengan penentuan variabelvariabel pengukuran berdasarkan Performance Indicator yang kemudian dituangkan kedalam bentuk kalimat-kalimat pertanyaan seperti pada Tabel 4.5. Tabel 4.5: Tabel Kuesioner Biaya Proyek No Parameter Variabel Daftar Pertanyaan Kuesioner Pengukuran Pengukuran 1 Biaya Proyek Persentase % ketepatan estimasi biaya secara keseluruhan - Pengembangan aplikasi secara keseluruhan selalu sesuai dengan biaya yang ditentukan Persentase ( % ) ketepatan estimasi biaya per tahapan proyek - Tahapan Initiate proyek dikerjakan sesuai dengan biaya yang ditetapkan. - Tahapan Analyze proyek dikerjakan sesuai dengan biaya yang ditetapkan. - Tahapan Model proyek dikerjakan sesuai dengan biaya yang ditetapkan. - Tahapan Integrate proyek dikerjakan sesuai dengan biaya yang ditetapkan. - Tahapan Implement proyek dikerjakan sesuai dengan biaya yang ditetapkan. - Tahapan Optimize proyek dikerjakan sesuai dengan biaya yang ditetapkan.

12 61 Daftar pertanyaan kuesioner kemudian disusun dalam suatu format kuesioner (Lampiran L3.2) yang dibagikan kepada pihak-pihak yang bertanggung-jawab terhadap biaya proyek. Hasil isian kuesioner dapat diolah dengan menggunakan berbagai metode. Berdasarkan proyek A (Lampiran L1.18), karena kuesioner yang disebarkan berupa Open Quesioner, maka hasil kuesioner yang dikumpulkan kemudian langsung dicari persentase rata-rata yaitu sebesar 85,21%. Setelah pengolahan kuesioner, maka dibuat penilaian hasil pencapaian waktu proyek. Penilaian dilakukan dengan membandingkan rata-rata persentase yang diperoleh terhadap kategori pembobotan yang dibuat dan disepakati diawal evaluasi. Berdasarkan proyek A (Lampiran L1.20) pencapaian pengelolaan waktu adalah sebesar 95,21% (setelah diberikan toleransi sebesar 10%) sehingga termasuk dalam kategori pengelolaan yang baik ( 90% sampai 100% ).