Management Cost Project. Oleh : Imam Haryono, Ir., MBAT.

Transkripsi

1 Management Cost Project Oleh : Imam Haryono, Ir., MBAT.

2 Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb Management Cost Project merupakan proses yang diperlukan untuk memastikan suatu proyek dapat berjalan dan selesai dengan anggaran yang telah disetujui.

3 Rencana Manajemen Biaya dapat membangun berikut: 1. Tingkat akurasi. Kegiatan perkiraan biaya akan mematuhi pembulatan dari data dengan presisi yang ditentukan (misalnya, $ 100, $ 1000), berdasarkan ruang lingkup kegiatan dan besarnya proyek, dan mungkin termasuk jumlah untuk kontingensi. 2. Satuan ukuran. Setiap unit yang digunakan dalam pengukuran (seperti staf jam, staf hari, minggu, atau seluruhnya) didefinisikan untuk masing-masing sumber daya. 3. Organizational procedures links. WBS memberikan kerangka bagi rencana manajemen biaya, yang memungkinkan untuk konsistensi dengan perkiraan, anggaran, dan kontrol biaya. Komponen WBS digunakan untuk akuntansi biaya proyek disebut akun pengendali. Setiap account kontrol diberikan sebuah nomor kode atau account yang unik yang menghubungkan langsung ke sistem organisasi yang melakukan

4 4. Batas kontrol. Varians ambang batas untuk pemantauan kinerja biaya dapat ditentukan untuk menunjukkan jumlah variasi yang disepakati untuk diizinkan sebelum beberapa tindakan diambil. Ambang batas biasanya dinyatakan sebagai persentase penyimpangan dari rencana awal. 5. Aturan pengukuran kinerja. Earned Value Management (EVM) aturan pengukuran kinerja yang ditetapkan. Sebagai contoh, rencana manajemen biaya dapat: - Menentukan WBS dan titik di mana pengukuran rekening kontrol akan dilakukan, - menetapkan teknik pengukuran nilai yang diterima (misalnya, weighted milestones, fixed-formula, percent complete, dll) untuk dipekerjakan, dan - menentukan persamaan perhitungan EVM untuk menentukan perkiraan yang diproyeksikan di kompetisi (EAC) perkiraan dan metodologi pelacakan lain. Untuk informasi lebih spesifik mengenai pengelolaan nilai yang diterima, lihat Standar Praktik untuk Earned Value Management.

5 Rencana Manajemen Biaya dapat membangun berikut: 6. Reporting format. Format dan frekuensi untuk berbagai laporan biaya didefinisikan. 7. Deskripsi proses. Deskripsi dari masing-masing dari empat proses manajemen biaya didokumentasikan.

6 Cost Estimating Cost Budgeting Cost Control Major Process Membuat sebuah estimasi dari biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Mengalokasikan estimasi biaya keseluruhan kepada setiap pekerjaan masing-masing individu. Pengendalian perubahan terhadap anggaran proyek.

7 Cost Estimating Cost estimating ini mengidentifikasi dan mempertimbangkan berbagai alternatif pembiayaan.

8 Inputs to Cost Estimating 1. Scope Baseline => Scope Baseline adalah bagian dari rencana manajemen proyek dan bertindak sebagai titik referensi melalui kehidupan proyek. Ini memiliki beberapa komponen, yaitu project scope document, WBS dan WBS dictionary. 2. Project Schedule => Ini berisi tanggalyang direncanakan untuk melakukan jadwal kegiatan dan informasi tentang sumber daya apa yang diperlukan, kapan, dan untuk berapa lama. Jadwal memungkinkan Anda untuk memperkirakan biaya sumber daya untuk staf, bahan, peralatan, dan sumber dayalokasi. Beberapa biaya aktivitas yang sensitif terhadap waktu. Menggunakan jadwal proyek dapat membantu Anda memperkirakan biaya-biaya ini secara akurat.informasi dari proyek terdahulu. 3. Human Resource Plan => Rencana SDM menggambarkan kebutuhan staf untuk sebuah proyek dan merupakanmasukan penting untuk estimasi biaya. Mengetahui informasi staf memungkinkan Anda untuk memperkirakan biaya berdasarkan peran staf yg didefinisikan, jumlah staf, dan tarif mereka atau gaji.

9 Inputs to Cost Estimating 4. Risk Register => Register risiko merupakan masukan untuk proses Perkiraan Biaya. Ini adalah bagian dari rencana manajemen proyek yang mendokumentasikan risiko yang terkait dengan proyek. Risiko dapat menimbulkan ancaman bagi proyek karena jika menyadari, mereka biasanya menyebabkan peningkatan durasi dan biaya kegiatan. Register risikomengidentifikasi setiap risiko, penyebabnya, dan dampak yang akan terjadi padaproyek. Respon risiko adalah bagian penting dari register karena menunjukkan tindakan yang harus dilakukan dalam kasus risiko terwujud. 5. Enterprise environmental factors => Ini adalah faktor eksternal yang dapat mempengaruhi proyek. Informasi tentang faktor-faktor lain masukan untuk memperkirakan biaya. 6. Organizational process assets Ini adalah sumber pengetahuan dalam organisasi Anda yang dapat berguna untuk proyek. Aset proses organisasional yang mempengaruhi proses Perkiraan Biaya dan tidak terbatas pada: Perkiraan Biaya Kebijakan Memperkirakan Biaya template Historical informasi

10 Tipe-tipe Estimasi Biaya Tipe Estimasi Kapan Dilakukan Mengapa Dilakukan Akurasi ROM (Rough of Magnitude) 3-5 tahun sebelum proyek dikerjakan Untuk memberikan estimasi biaya dalam rangka seleksi proyek -25% % Budgetary 1-2 tahun sebelum proyek dilakukan Untuk mengestimasi budget organisasi -10% % Definitive 0-1 tahun sebelum proyek dilakukan Untuk mengestimasi biaya detail sebuah proyek -5 % %

11 Masalah-masalah Utama dalam Estimasi Biaya Proyek IT Membuat estimasi untuk proyek perangkat lunak yang besar merupakan pekerjaan yang cukup besar, mengingat bahwa estimasi biaya dilakukan pada berbagai level proyek Banyak orang melakukan estimasi dengan sedikit pengalaman akan pekerjaan yang berkaitan. Solusinya adalah cobalah untuk melakukan berbagai pelatihan dan mentoring Setiap orang memiliki bias masing-masing akan estimasi. Solusinya berikan pertanyaan-pertanyaan kritis yang meyakinkan bahwa estimasi tidak bias. Manajemen menginginkan sejumlah tawaran,bukan estimasi sebenarnya. Manajer Proyek harus bisa bernegosiasi dengan sponsor proyek agar dapat membuat estimasi biaya yang realistis

12 Tools and Techniques for Cost Estimating 1. Expert Judgment. Expert judgment (pendapat para ahli) akan sering diminta untuk menilai proses masukan ini. Keahlian tersebut dapat diberikan oleh setiap kelompok atau individu dengan pengetahuan atau pelatihan khusus serta tersedia dari berbagai sumber termasuk: unit lain dalam performansi organisasi Konsultan. Profesional dan asosiasi teknis. Industri kelompok. 2. Analogous estimating. Analogous estimating, also called topdown estimating, menafsirkan biaya dengan biaya dari proyek lain yang mirip bukan hanya dari penampilan, biasanya yang digunakan untuk estimasi adalah biaya aktual.

13 Tools and Techniques for Cost Estimating 3. Parametric Modeling. Estimasi biaya proyek dilakukan dengan memanfaatkan karakteristik proyek sebagai parameter dalam model matematika. Contoh : Model Aircraft Cost parameter : type of aircraft, how fast the plane would fly, estimated weights of various parts of the aircraft, the number of aircraft produced, etc 4. Bottom-up estimating. Estimasi berdasarkan setiap paket kerja terkecil dan menjumlahkan seluruhnya hingga diperoleh biaya total dari sebuah proyek

14 Tools and Techniques for Cost Estimating 5. Three-Point Estimates Keakuratan dari perkiraan biaya untuk setiap poin kegiatan dapat ditingkatkan dengan mempertimbangkan perkiraan kejadian tidak tentu dan risiko. Konsep ini berasal dari program evaluation and review technique (PERT). PERT menggunakan tiga perkiraan untuk mendefinisikan berbagai perkiraan untuk biaya kegiatan itu: - Most likely (CM). Biaya kegiatan tersebut, berdasarkan penilaian upaya realistis untuk keperluan pekerjaan dan biaya-biaya diperkirakan. - Optimistic (Co). Biaya kegiatan berdasarkan analisis skenario kasus terbaik untuk kegiatan tersebut. - Pessimistic (CP). Biaya kegiatan berdasarkan analisis skenario terburuk untuk kegiatan tersebut. Analisis PERT menghitung biaya kegiatan diharapkan (CE) menggunakan rata-rata bobot dari tiga perkiraan: CE = (CO + 4 CM + CP) / 6

15 Tools and Techniques for Cost Estimating 6. Analisis Cadangan => Ini adalah teknik yang memungkinkan Anda untuk membangun biaya, atau kontingensi,cadangan, untuk proyek tersebut. Cadangan kontingensi menyediakan buffer untuk kegiatan yang dapat melebihianggaran. Analisis cadangan menghitung cadangan kontingensi berdasarkan persentase dari perkiraan biaya, sejumlah tetap, atau melalui metode analisis kuantitatif. Dengan kemajuan proyek dan informasi yang tersedia, cadangan dapat digunakan, dikurangi, atau dihilangkan. 7. Biaya kualitas (COQ) => Biaya kualitas menggambarkan semua biaya yang berkaitan dengan kualitas yang sesuai dengan persyaratan proyek. Ini juga termasuk biaya yang tidak memenuhipersyaratan dan harus ulang produk sampai Anda mencapai kualitas yang diperlukan.

16 Tools and Techniques for Cost Estimating 8. Proyek perkiraan manajemen perangkat lunak Perangkat lunak ini termasuk spreadsheet, model simulasi biaya, dan alat statistik lainnya yang berbasis komputerisasi untuk memperkirakan biaya lebih cepat. Beberapa alat ini memungkinkan Anda untuk meramalkan bagaimana anggaran tersebut akan mencari seluruh proyek, berdasarkan parameter Anda saat ini dan perkiraan biaya. 9. Analisis Penawaran Vendor => Setelah vendor yang memenuhi syarat mengirimkan tawaran mereka untuk bekerja pada proyek, Anda membandingkan berbagai biaya yang dilampirkan apakah mencapai pada perkiraan biaya yang berhubungan dengan pasar.

17 Outputs from Cost Estimating 1. Perkiraan Biaya Aktivitas - Ini adalah penilaian kuantitatif tentang berapa banyak sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan proyek akan biaya. Perkiraan ini tergantung pada faktor seperti biaya untuk bahan dan peralatan, tenaga kerja, jasa, dan fasilitas, serta setiap kebutuhan dana yang dipaksakan seperti uang saku inflasi atau cadangan kontingensi biaya. Kegiatan perkiraan biaya dapat disajikan secara rinci atau diringkas dan disajikan sebagai biaya total. 2. Basis of Estimates Rincian pendukung untuk perkiraan biaya activit mungkin termasuk: - Dokumentasi dasar estimasi - Dokumentasi dari semua asumsi yang dibuat - Dokumentasi dari setiap kendala yang diketahui - Indikasi kisaran perkiraan yang memungkinkan - Indikasi tingkat kepercayaan dari perkiraan akhir

18 Outputs from Cost Estimating 3. Project Document Updates - Setelah Anda memperkirakan biaya proyek, Anda perlu memperbarui dokumen proyek apapun yang dipengaruhi oleh biayabiaya atau informasi yang Anda diperoleh selama proses. Ini akan sering memerlukan perubahan pada risk register tetapi perubahan dapat mencakup dokumen proyek yang terkait yang memerlukan update setelah biaya diperkirakan.

19 Contoh Cost Estimate

20 Contoh Estimasi Biaya Aktivitas

21

22

23

24 Cost Budgeting

25 Inputs to Cost Budgeting Activity Cost Estimates Ini adalah perkiraan tentang berapa banyakdaftar kegiatan yang dikenakan biaya untuk menyelesaikan proyek. Ini termasuk semua biaya sumber daya, seperti biaya staf, bahan, dan peralatan Basis of Estimate Ini adalah catatan tertulis tentang bagaimana Anda melakukan perkiraan biaya kegiatan. Hal ini penting karena mengidentifikasi asumsi.sebagai contoh, biaya sumber daya yang diperlukan dapat didasarkan pada ketersediaan sumber daya pada waktu tertentu.jika asumsi ternyata salah, hal ini dapat mengingatkan Anda bahwa perkiraan biaya aktivitas, dan anggaran harus diubah.

26 Inputs to Cost Budgeting Scope Base Line dasar lingkup sebuah proyek meliputi cakupan laporan, the work breakdown (WBS) dan WBS Dictionary. Cakupan laporan ini merupakan input yang penting karena mengidentifikasi keterbatasan anggaran. WBS menunjukkan hubungan antara semua deliverable proyek dan berbagai komponen mereka.. Project Schedule Ini memberikan tanggal awal dan akhir yang diharapkan untuk kegiatan proyek dan menjadi patokan dalam pelaksanaan proyek. Ketika menentukan anggaran, Anda menggunakan informasi ini untuk biaya agregat untuk periode kalender yang mereka dijadwalkan. Resource Calenders Sebuah kalender sumber daya yang menyediakan informasi tentang sumber daya yg dikerahkan untuk proyek ini dan kapan tersedianya. Dalam proses penentuan anggaran, Anda menggunakan informasi ini untuk memastikan bahwa dana tersedia ketika biaya sumber daya yang dijadwalkan akan terjadi.

27 Inputs to Cost Budgeting Contract kontrak Proyek memberikan informasi biaya tentang sumber daya, seperti bahan atau jasa yang akan dibeli untuk proyek tersebut. termasuk biaya saat menentukan anggaran. Organizational process assets Ini termasuk kebijakan, prosedur, dan pedoman biaya yang harus dikeluarkan di anggaran, serta alat penganggaran biaya dan pelaporan metode. Semua aset ini dapat membimbing atau membantu dalam proses pengembangan anggaran.

28 Tools and Techniques for Cost Budgeting Cost aggregation Agregasi Biaya mengharuskan Anda untuk mengagregasi biaya dari tingkat aktivitas ke tingkat paket pekerjaan. Hal ini karena biaya diukur, dikelola dan dikendalikan pada tingkat paket pekerjaan selama daur-hidup proyek. Jumlah akhir dari perkiraan biaya diterapkan terhadap biaya awal (manajer proyek gunakan alat untuk memonitor dan mengontrol pengeluaran proyek). Reserves analysis adalah teknik yang digunakan untuk menentukan cadangan realistis. Ini terdiri dari cadangan kontingensi dan cadangan manajemen kontingensi.cadangan kontingensi adalah untuk menjelaskan perubahan yang tidak direncanakan terkait dengan peristiwa risiko yang terjadi selama proyek.

29 Tools and Techniques for Cost Budgeting Expert judgment Expert judgment atau pendapat para ahli tersedia dari banyak sumber,namun tidak terbatas pada: - Unit lainnya dalam organisasi - konsultan - Pemangku kepentingan, termasuk pelanggan - Profesional dan teknis asosiasi dan - Kelompok industry Historical Relationship Historical relationship antara kegiatan tertentu dan biayanya dapat membantu menentukan perkiraan yang lebih akurat tentang apa kegiatan dalam proyek ini.manajer proyek dapat menggunakan perkiraan parametrik untuk mengembangkan model matematis guna memprediksi total biaya proyek yang didasarkan pada hubungan historis

30 Tools and Techniques for Cost Budgeting Funding limit Reconciliation adalah tentang mengatur arus kas selama umur proyek. Ini melibatkan penyusunan anggaran waktu bertahap sehingga pengeluaran yang direncanakan tidak pernah melebihi dana yang direncanakan di awal. Kadang kerja harus dijadwalkan kembali ke tingkat luar proyeksi arus kas.

31 Outputs from Cost Budgeting Cost Perfomance Baseline Cost performance baseline menggambarkan estimasi biaya dengan tanggal jatuh temponya untuk paket pekerjaan yang dikenakan biaya. Hal ini digunakan untuk memantau dan mengendalikan kinerja biaya, mengukur, memantau, dan mengendalikan biaya proyek yang sebenarnya terhadap cost performance baseline. Project funding requirements Kebutuhan dana suatu proyek yang dibentuk sehubungan dengan Departemen Keuangan organisasi terkait. Selama operasi normal,perusahaan biasanya memiliki batas jumlah dana di tangan untuk menutupi biaya. Dalam melihat baseline kinerja biaya, Anda akan dapat mengatakan apa dana proyek Anda akan diperlukan pada setiap tahap pekerjaan.

32 Outputs from Cost Budgeting Project document update Dalam proses penentuan anggaran, Anda dapat memperoleh informasi baru tentang biaya proyek. Anda mungkin juga membuat keputusan anggaran yang mempengaruhi aspek lain dari sebuah proyek, seperti jadwal. Anda kemudian harus memperbarui dokumen proyek secara relevan.

33 COST CONTROL Cost control adalah proses pemantauan status proyek untuk memperbaharui anggaran proyek dan mengelola perubahan pada biaya dasar. Proyek cost control meliputi : faktor-faktor yang mempengaruhi adanya perubahan pada biaya dasar. kepastian bahwa semua perubahan permintaan bertindak di dalam waktu yang tepat pengelolaan perubahan yang sebenarnya ketika terjadi perubahan kepastian bahwa pengeluaran biaya tidak melebihi dana awal menurut periode dan keseluruhan untuk proyek pemantauan performansi kerja terhadap dana yang dikeluarkan mencegah perubahan yang tidak disetujui agar tidak masuk ke dalam biaya yang dilaporkan informasi untuk stakeholder terkait mengenai semua perubahan biaya yang terkait

34 Cost Control

35 Inputs to Cost Budgeting Activity Cost Estimates Ini adalah perkiraan tentang berapa banyak setiap kegiatan jadwal biaya untuk menyelesaikan. Ini termasuk semua biaya sumber daya, seperti biaya staf, bahan, dan peralatan Basis of Estimate Ini adalah catatan tertulis tentang bagaimana Anda melakukan perkiraan biaya kegiatan. Hal ini penting karena mengidentifikasi asumsi.sebagai contoh, biaya sumber daya yang diperlukan dapat didasarkan pada ketersediaan sumber daya pada waktu tertentu.jika asumsi membuktikan palsu, dapat mengingatkan Anda bahwa perkiraan biaya aktivitas, oleh karena itu anggaran harus diubah.

36 Inputs to Cost Budgeting Scope Base Line dasar lingkup sebuah proyek meliputi pernyataan ruang lingkup, kerusakan struktur kerja (WBS) dan kamus WBS.Pernyataan ruang lingkup merupakan input yang penting karena mengidentifikasi keterbatasan anggaran. WBS menunjukkan hubungan antara semua deliverable proyek dan berbagai komponen mereka.. Project Schedule Ini memberikan tanggal awal dan akhir yang diharapkan untuk kegiatan proyek dan patokan. Ketika menentukan anggaran, Anda menggunakan informasi ini untuk biaya agregat untuk periode kalender yang mereka dijadwalkan. Resource Calenders Sebuah kalender sumber daya yang menyediakan informasi tentang sumber daya yg dikerahkan untuk proyek ini dan kapan tersedianya. Dalam proses penentuan anggaran, Anda menggunakan informasi ini untuk memastikan bahwa dana tersedia ketika biaya sumber daya yang dijadwalkan akan terjadi.

37 Inputs to Cost Budgeting Contract kontrak Proyek memberikan informasi biaya tentang sumber daya, seperti bahan atau jasa yang akan dibeli untuk proyek tersebut. termasuk biaya saat menentukan anggaran. Organizational process assets Ini termasuk kebijakan, prosedur, dan pedoman biaya yang harus dikeluarkan di anggaran, serta alat penganggaran biaya dan pelaporan metode. Semua aset ini dapat membimbing atau membantu dalam proses pengembangan anggaran.

38 Tools and Techniques for Cost Budgeting Cost aggregation Agregasi Biaya mengharuskan Anda untuk mengagregasi biaya dari tingkat aktivitas ke tingkat paket pekerjaan. Hal ini karena biaya diukur, dikelola dan dikendalikan pada tingkat paket pekerjaan selama daur-hidup proyek. Jumlah akhir dari perkiraan biaya diterapkan terhadap biaya awal (manajer proyek gunakan alat untuk memonitor dan mengontrol pengeluaran proyek). Reserves analysis adalah teknik yang digunakan untuk menentukan cadangan realistis. Ini terdiri dari cadangan kontingensi dan cadangan manajemen kontingensi.cadangan kontingensi adalah untuk menjelaskan perubahan yang tidak direncanakan terkait dengan peristiwa risiko yang terjadi selama proyek.

39 Tools and Techniques for Cost Budgeting Expert judgment Expert judgment atau pendapat para ahli tersedia dari banyak sumber,namun tidak terbatas pada: - Unit lainnya dalam organisasi - konsultan - Pemangku kepentingan, termasuk pelanggan - Profesional dan teknis asosiasi dan - Kelompok industry Historical Relationship Historical relationship antara kegiatan tertentu dan biayanya dapat membantu menentukan perkiraan yang lebih akurat tentang apa kegiatan dalam proyek ini sehingga biaya.manajer proyek dapat menggunakan perkiraan parametrik untuk mengembangkan model matematis guna memprediksi total biaya proyek yang didasarkan pada hubungan historis

40 Tools and Techniques for Cost Budgeting Funding limit Reconciliation adalah tentang mengatur arus kas selama umur proyek. Ini melibatkan penyusunan anggaran waktu bertahap sehingga pengeluaran yang direncanakan tidak pernah melebihi dana yang direncanakan di awal. Kadang kerja harus dijadwalkan kembali ke tingkat luar proyeksi arus kas.

41 Outputs from Cost Budgeting Cost Perfomance Baseline Cost performance baseline menggambarkan estimasi biaya dengan tanggal jatuh temponya untuk paket pekerjaan yang dikenakan biaya. Hal ini digunakan untuk memantau dan mengendalikan kinerja biaya, mengukur, memantau, dan mengendalikan biaya proyek yang sebenarnya terhadap cost performance baseline. Project funding requirements Kebutuhan dana suatu proyek yang dibentuk sehubungan dengan Departemen Keuangan organisasi terkait. Selama operasi normal,perusahaan biasanya memiliki batas jumlah dana di tangan untuk menutupi biaya. Dalam melihat baseline kinerja biaya, Anda akan dapat mengatakan apa dana proyek Anda akan diperlukan pada setiap tahap pekerjaan.

42 Outputs from Cost Budgeting Project document update Dalam proses penentuan anggaran, Anda dapat memperoleh informasi baru tentang biaya proyek. Anda mungkin juga membuat keputusan anggaran yang mempengaruhi aspek lain dari sebuah proyek, seperti jadwal. Anda kemudian harus memperbarui dokumen proyek secara relevan.

43 COST CONTROL Cost control adalah proses pemantauan status proyek untuk memperbaharui anggaran proyek dan mengelola perubahan pada biaya yang dikonsumsi. Pada aktivitas project cost control ini terdapat sejumlah hal yang harus dilakukan, yaitu: Memastikan bahwa tersedia biaya yang diperlukan untuk melakukan berbagai aktivitas di dalam proyek sesuai dengan waktu pengerjaannya; Melakukan langkah-langkah realokasi yang dibutuhkan seandainya terjadi kesalahan dalam pengelolaan biaya yang telah dialokasikan karena satu dan lain hal (revisi anggaran); Menginformasikan kepada stakeholder terkait mengenai hal-hal terkait dengan perubahan kebutuhan dan implementasi biaya; dan Memantau penggunaan sumber daya keuangan dari waktu ke waktu.

44 Cost Control

45 Inputs to Cost Control 1. Project Management Plan Dalam Project Management Plan terdapat dua bagian yang membantu mengendalikan biaya: Cost performance baseline adalah perkiraan tahapan waktu dari seluruh biaya proyek yang mengidentifikasi biaya dari semua kegiatan dari ketika biaya ini dijadwalkan hingga berakhirnya proyek. Cost performance baseline termasuk cadangan kontingensi, yang memungkinkan kita untuk mengetahui biaya yang jumlahnya melebihi perkiraan biaya dengan margin tertentu atau untuk memperhitungkan biaya tak terduga. Project Managemet Plan menggambarkan bagaimana biaya proyek akan dikelola dan dikendalikan.

46 Inputs to Cost Control 2. Project Funding Requirements Project Funding Requirements adalah kebutuhan dana suatu proyek yang dibentuk oleh Departemen/divisi Keuangan pada organisasi terkait. Selama operasi normal, perusahaan biasanya memiliki batas jumlah dana di tangan untuk menutupi biaya. Dalam melihat Cost performance baseline, kita dapat mengetahui berapa dana proyek yang diperlukan pada setiap tahap pekerjaan. 3. Work performance information Work performance information menggambarkan status dan biaya kegiatan proyek pada saat ini hingga akhir yang mencakup proyek dari awal sampai dengan selesai, biaya proyek ketika belum sempurna selesai, perkiraan tentang kapan jadwal kegiatan akan diselesaikan, dan analisis kemajuan pekerjaan. Format umum untuk informasi ini menggunakan bar chart,kurva S, histogram, tabel, dan diagram jadwal jaringan proyek.

47 Inputs to Cost Control 4. Organizational process assets Contoh Organizational process assets yang manajer proyek perlukan selama proses perolehan cost control adalah: kebijakan-kebijakan organisasi sponsor dalam kaitannya dengan biaya kontrol format pendirian organisasi untuk laporan kinerja biaya proyek organisasi alat pengendalian biaya

48 Tools and Techniques for Cost Control 1. Earned Value Manajemen (EVM) EVM adalah alat untuk mengukur kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan data biaya. Untuk menggunakan EVM harus dibuat terlebih dahulu baseline (original plan plus approved changes) baseline adalah batasan atau target dari manajer proyek dan tim proyek yang diharapkan dapat diselesaikan yang menginformasikan Waktu dan biaya yang merupakan basis yang paling umum untuk mengukur kinerja proyek. Dengan baseline dapat dievaluasi apakah proyek berjalan dengan baik atau tidak. Secara periodik informasi aktual mengenai kinerja proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan EVM dapat optimal.

49 Rumus-rumus Earned Value BAC : Budget at Completion

50 Istilah-istilah dalam EVM Planned Value (PV) dahulu dinamakan sebagai BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) atau ringkasnya anggaran, adalah merupakan biaya yang disepakati untuk dialokasikan untuk pelaksanaan sebuah aktivitas dalam proyek pada satu waktu tertentu; Actual Cost (AC) dahulu dinamakan sebagai ACWP (Actual Cost of Work Performed) merupakan total biaya yang telah dipergunakan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas pada satu waktu tertentu

51 Istilah-istilah dalam EVM(2) Earned Value (EV) dahulu dinamakan sebagai BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) merupakan nilai dari hasil perkalian antara persentasi dari pekerjaan yang telah diselesaikan dengan biaya yang dianggarkan (Planned Value) Cost Variance (CV), variabel yang menunjukkan apakah kinerja biaya sudah melebihi atau masih kurang dari biaya yang sudah direncanakan. Angka negatif CV menunjukkan bahwa biaya lebih tinggi dari anggaran, disebut cost over run, angka nol menunjukkan pekerjaan terlaksana sesuai biaya, sementara angka positif berarti pekerjaan terlaksana dengan biaya kurang dari anggaran, yang disebut cost under run.

52 Istilah-istilah dalam EVM(3) Schedule Variance (SV), variabel yang menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama/lebih lambat dari yang direncanakan. Angka negatif SV menunjukkan bahwa proyek menghabiskan waktu lebih lama dibanding dengan yang direncanakan, angka nol menunjukkan proyek selesai padawaktu yang sesuai dengan yang direncanakan, sementara angka positif berarti pekerjaan terlaksana dengan waktu yang lebih cepat dari yang diperkirakan. Cost Performance Index (CPI), variabel yang dapat digunakan untuk mengestimasi biaya pada saat proyek selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu. Schedule Performance Index (SPI), variabel yang dapat digunakan untuk mengestimasi waktu selesainya proyek, berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu.

53 Contoh: Proyek Teknologi Informasi

54 Kesimpulan yang dapat diambil dari perhitungan diatas adalah: CV atau Cost Variance sebesar US$-7,500 mengandung arti bahwa proyek telah mengalokasikan uang sebesar US$7,500 lebih banyak dari yang dianggarkan, atau telah terjadi cost over run; SV atau Schedule Variance sebesar US$-2,500 mengandung arti bahwa telah terjadi keterlambatan dalam penyelesaian aktivitas yang mengakibatkan tersia-sianya atau tidak terpakainya uang sebesar US$2,500; CPI atau Cost Performance Index sebesar 50% mengandung arti bahwa proyek telah rugi sebesar dua kali dari biaya yang seharusnya dikeluarkan; dan SPI atau Schedule Performance Index sebesar 75% mengandung arti bahwa baru 75% porsi aktivitas yang selesai dikerjakan. Dengan kata lain, dibutuhkan dana sebesar US$10,000 (total anggaran) x 50% (CPI) =US$5,000 pada minggu kedua agar akvititas dapat selesai sepenuhnya.

55 Makna Angka dalam EVM Angka negatif untuk CV dan SV mengindikasikan masalah dalam kinerja proyek. Biaya proyek berarti sudah melebihi dari yang direncanakan atau waktu yang digunakan sudah lebih panjang daripada yang direncanakan CPI dan SPI < 100% juga menunjukkan adanya masalah dalam kinerja proyek

56 Anggaran lengkap proyek:

57 Contoh Grafik Earned Value

58 Tools and Techniques for Cost Control 2. Forecasting Peramalan melibatkan perkiraan biaya proyek di masa yang akan datang, berdasarkan apa yang Anda ketahui sejauh ini. Sebuah aspek penting dari ini adalah menentukan EAC.Ini merupakan perkiraan dari total biaya untuk menyelesaikan proyek, berdasarkan apa yang telah menelan biaya sejauh ini dan pada perkiraan tentang apa pekerjaan yang tersisa yang akan dikenakan biaya. EAC diperbarui dan diterbitkan kembali sesuai kemajuan proyek. EAC = AC + bottom-up ETC. Metode : Peramalan EAC untuk performansi pekerjaan ETC pada tingkat penganggaran EAC = AC + BAC EV Peramalan EAC untuk performansi pekerjaan ETC pada CPL saat ini EAC = BAC / commulative CPI Peramalan EAC untuk mempertimbangkan pekerjaan ETC dari SPI dan factor-faktor SPI EAC = AC + [(BAC EV) / (commulative CPI x commulative SPI)]

59 3. To-complete performance index (TCPI) Alat lain yang berguna untuk menilai dan mengendalikan biaya adalah TCPI. Ini adalah ukuran perhitungan berdasarkan biaya proyek yg telah diperkirakan sebelumnya. TCPI adalah kinerja perhitungan biaya yang harus dicapai pada pekerjaan yang tersisa untuk memenuhi tujuan keuangan yang ditetapkan oleh manajemen. Manajemen dapat menggunakan TCPI untuk memutuskan apakah akan merevisi estimasi pada penyelesaian sehingga proyek dapat diselesaikan. BAC : (BAC EV) / (BAC AC)

60 Tools and Techniques for Cost Control 4. Performance reviews Selama penilaian kinerja, tim proyek melaporkan status proyek dan kemajuan. Kinerja dinilai dalam hal biaya, jadwal, kinerja teknis, dan risiko. Review ini memberikan informasi tentang kinerja mentah yang Anda gunakan dalam teknik seperti kecenderungan analisis, manajemen perolehan nilai, dan analisis varians. 5. Variance analysis Hal ini melibatkan pengidentifikasian perbedaan antara kinerja aktual dan biaya yang dianggarkan. Hal ini juga berfokus pada identifikasi penyebab dari varians. Anda dapat menggunakan analisis varians untuk menilai kinerja dalam hal ruang lingkup yang direncanakan dan jadwal proyek, serta biaya. 6. Project management software Perangkat lunak ini termasuk aplikasi yang dirancang khusus untuk membantu dalam perencanaan, pemantauan, dan pengendalian kinerja proyek, termasuk kinerja biaya.

61 Outputs from Cost Control 1. Work performance measurements Work performance measurements termasuk perhitungan dari biaya dan kinerja jadwal untuk masing-masing paket pekerjaan dan pengontrolan pekerja dalam WBS.Perhitungan ini menunjukkan bagaimana kegiatan proyek yang benar-benar berkembang dalam kaitannya dengan anggaran yang direncanakan dan jadwal. Contoh pengukuran kinerja adalah biaya varians, varians jadwal, indeks kinerja biaya,dan jadwal pengukuran indeks kinerja. 2. Budget forecast. Peramalan Anggaran adalah kategori khusus dari perkiraan biaya yang direvisi. Peramalan Anggaran adalah perubahan pada biaya dasar yang telah disetujui. Jumlah ini umumnya direvisi hanya dalam menanggapi perubahan lingkup.

62 Outputs from Cost Control 3. Organizational process assets updates Anda perlu memperbarui aset proses organisasi karena pengetahuan yang Anda peroleh melalui proses cost control harus ditambahkan ke database. Misalnya, Anda harus mendokumentasikan akar penyebab varians yang signifikan, apa tindakan korektif yang diambil untuk mengatasinya, dan bagaimana hasilnya. Ini adalah informasi yang berguna untuk memberi feedback ke dalam organisasi untuk proyek-proyek masa depan. Jika hasil pengukuruan pengendalian biaya mengakibatkan perubahan pada kebijakan, prosedur, atau panduan, aset-aset proses organisasi juga harus diperbarui. 4. Change requests Perubahan cost performance baseline atau komponen lain dari rencana manajemen proyek harus diproses melalui sistem pengendalian terpadu perubahan proyek. Jadi perubahan permintaan menjadi masukan untuk proses Perform Integrated Change Control, di mana mereka akan disetujui atau ditolak.

63 Outputs from Cost Control 5. Project management plan updates Rencana manajemen proyek mencakup biaya dasar kinerja dan rencana manajemen biaya. Ini harus diperbarui jika perubahan disetujui, dapat dilakukan terhadap anggaran atau prosedur untuk mengelola biaya. Selain itu, perubahan ini dapat mempengaruhi area lain dari proyek, seperti jadwal atau sumber daya yang diperlukan. 6. Project documents updates Dengan mengendalikan biaya, didapatkan informasi tentang biaya baru yang mungkin akan muncul. Hal ini dapat memungkinkan Anda untuk membuat perkiraan yang lebih akurat tentang berapa banyak pekerjaan yang tersisa akan dikenakan biaya.jadi contoh dari dokumen proyek yang mungkin perlu diperbarui adalah perkiraan biaya dan dasar untuk perkiraan ini. Dalam proyek-proyek dengan beberapa tahap, kadang-kadang berguna untuk merencanakan revisi sistematis perkiraan biaya untuk setiap akhir fase terjadi.

64 Management Cost Project THANKS FOR YOUR ATTENTION