Bab 10 Manajemen Komunikasi Proyek

Transkripsi

1 Bab 10 Manajemen Komunikasi Proyek (Sumber : Buku PMBOK, 2000) Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan. Gambar 10-1 memberikan gambaran proses utama berikut: 10.1 Komunikasi Perencanaan-menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, dan bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka Distribusi Informasi pembuatan informasi yang diperlukan tersedia bagi stakeholder proyek secara tepat waktu Kinerja Pelaporan-mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja. Ini termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan informasi Penutupan yang menghasilkan, mengumpulkan, dan menyebarkan Administrasi untuk meresmikan fase atau penyelesaian proyek. Proses-proses tersebut ini berinteraksi satu sama lain dan berinteraksi dengan proses di bidang lainnya. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau grup individu berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek. Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen terpisah dengan antarmuka yang didefinisikan secara jelas, namun dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara lain yang tidak dirinci di sini. Proses interaksi dibahas secara rinci dalam Bab 3. Keterampilan manajemen komunikasi secara umum (dibahas dalam Bagian 2.4.2) berkaitan dengan, manajemen komunikasi proyek. Berkomunikasi adalah suatu subjek dengan pengertian yang luas dan melibatkan bagian penting pengetahuan yang tidak khas untuk konteks suatu proyek. Sebagai contoh: - Model pengirim-penerima - looping umpan balik, hambatan untuk komunikasi, dll - Pemilihan media - kapan harus berkomunikasi secara tertulis atau dengan berkomunikasi secara lisan, ketika menulis sebuah memo tidak resmi dengan ketika menulis laporan resmi, dll - Gaya menulis - suara aktif atau pasif, struktur kalimat, pilihan kata, dll - Teknik penyajian bahasa tubuh, desain alat bantu visual, dll - Teknik manajemen meeting - mempersiapkan agenda, menangani konflik, dll STMIK-Mardira Indonesia,

2 10.1 PERENCANAAN KOMUNIKASI Perencanaan komunikasi melibatkan dan menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, bagaimana akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa. Sementara semua proyek berbagi kebutuhan untuk mengkomunikasikan informasi proyek, kebutuhan informasi dan metode distribusi sangat bervariasi. Mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemangku kepentingan dan menentukan sarana yang cocok untuk memenuhi kebutuhan tersebut merupakan faktor penting bagi keberhasilan proyek. Pada sebagian besar proyek, sebagian besar perencanaan komunikasi ini dilakukan sebagai bagian dari fase awal proyek. Namun, hasil dari proses ini harus ditinjau secara teratur sepanjang proyek dan direvisi sesuai kebutuhan untuk memastikan penerapan lanjutan. Perencanaan komunikasi sering terkait erat dengan perencanaan organisasi (dijelaskan dalam Bagian 9.1) karena struktur organisasi proyek akan memiliki pengaruh besar pada kebutuhan komunikasi proyek. STMIK-Mardira Indonesia,

3 Masukan untuk Perencanaan Komunikasi 1. Persyaratan komunikasi. Persyaratan Komunikasi adalah jumlah dari kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek. Persyaratan didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan format informasi yang diperlukan dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber daya proyek harus dikeluarkan hanya pada berkomunikasi informasi yang memberikan kontribusi untuk keberhasilan atau dimana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan. Informasi biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek meliputi: Hubungan antara organisasi proyek dengan tanggung jawab pemangku kepentingan Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek. Keperluan logistik, berapa banyak orang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi mana. Kebutuhan informasi eksternal (misalnya, berkomunikasi dengan media). 2. Teknologi Komunikasi. Teknologi atau metode yang digunakan untuk mentransfer informasi bolak-balik antara stakeholder proyek dapat bervariasi secara signifikan: dari percakapan singkat sampai pertemuan yang diperpanjang, dari dokumen tertulis sederhana sampai jadwal online dan database yang diakses dengan segera. Faktor teknologi komunikasi yang dapat mempengaruhi proyek ini meliputi: Informasi yang dibutuhkan dengan segera, adalah keberhasilan proyek tergantung pada ketersediaani informasi yang sering diperbarui setiap saat, atau secara teratur akan menghasilkan laporan tertulis cukup? Ketersediaan teknologi tersedianya sistem yang sudah ada di tempat yang sesuai Para staf yang diharapkan proyek sistem komunikasi diusulkan yang sesuai dengan pengalaman dan keahlian peserta proyek Lamanya proyek - teknologi yang tersedia kemungkinan akan berubah sebelum proyek berakhir?. 3. Kendala. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek. Misalnya, jika sumber daya proyek besar akan diperoleh, harus ada pertimbangan lebih untuk menangani kontrak informasi. 4. Asumsi. STMIK-Mardira Indonesia,

4 Alat dan Teknik untuk Perencanaan Komunikasi 1. Analisis Stakeholder. Kebutuhan informasi dari berbagai pemangku kepentingan harus dianalisis untuk mengembangkan pandangan metodis dan logis dari kebutuhan informasi mereka dan sumber-sumber untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Analisis ini harus mempertimbangkan metode dan teknologi sesuai dengan proyek yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan. Perawatan harus diambil untuk menghindari pemborosan sumber daya pada informasi yang tidak perlu atau teknologi tidak tepat Output dari Komunikasi Perencanaan 1. Rencana pengelolaan komunikasi. Sebuah rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang menyediakan: Kumpulan dan struktur arsip yang merinci metode apa yang akan digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis informasi. Prosedur juga harus mencakup mengumpulkan dan menyebarkan pembaruan dan koreksi informasi sebelum didistribusikan. Sebuah struktur distribusi yang merinci kepada siapa informasi (status laporan, data, jadwal, dokumentasi teknis, dll) akan mengalir, dan metode apa (laporan tertulis, rapat, dll) yang akan digunakan untuk mendistribusikan berbagai jenis informasi. Struktur ini harus sesuai dengan tanggung jawab dan hubungan pelaporan yang dijelaskan oleh struktur organisasi proyek. Penjelasan mengenai informasi yang akan didistribusikan, termasuk format, isi, tingkat detail, dan konvensi / definisi yang akan digunakan. Jadwal Produksi yang menampilkan kapan dan jenis komunikasi apa yang akan diproduksi. Metode untuk mengakses informasi diantara komunikasi yang dijadwalkan. Sebuah metode untuk memperbarui dan menyempurnakan rencana manajemen komunikasi seiring dengan pelaksanaan dan perkembangan suatu proyek DISTRIBUSI INFORMASI Distribusi informasi melibatkan kegiatan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh stakeholder proyek secara tepat waktu. Ini termasuk menerapkan rencana manajemen komunikasi, serta menanggapi permintaan informasi yang tak terduga. STMIK-Mardira Indonesia,

5 Input untuk Distribusi Informasi 1. Hasil Kerja. 2. Rencana pengelolaan komunikasi. 3. Rencana Proyek Alat dan Teknik untuk Distribusi Informasi 1. Keterampilan Komunikasi. Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar informasi. Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat informasi yang jelas, tidak membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima dapat menerima dengan benar, dan untuk menegaskan bahwa itu adalah benar dipahami. Penerima bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi yang diterima secara keseluruhan dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi memiliki banyak dimensi: Ditulis dan diucapkan, mendengar dan berbicara. Internal (dalam proyek) dan eksternal (dengan pelanggan, media, masyarakat, dll). Formal (laporan, briefing, dll) dan informal (memo, ad hoc percakapan, dll). Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horizontal (dengan sesama). 2. Sistem Pengambilan informasi. Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim dan stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual, database elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke dokumentasi teknis seperti gambar teknik, spesifikasi desain, rencana uji, dll 3. Metode Distribusi informasi. Informasi proyek boleh didistribusikan dengan menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek, hard copy distribusi dokumen, berbagi akses ke database elektronik jaringan, fax, surat elektronik, voice mail, konferensi video, dan proyek intranet Output dari Distribusi Informasi 1. Catatan proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan dokumen yang menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek. 2. Laporan Proyek. Laporan Formal proyek atas status proyek dan / atau masalah proyek. 3. Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun informal, kepada setiap atau semua stakeholder proyek PELAPORAN KINERJA Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja untuk memberikan informasi kepada stakeholder tentang bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini meliputi: STMIK-Mardira Indonesia,

6 Status pelaporan. Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya, status yang berhubungan dengan jadwal dan anggaran. Kemajuan pelaporan. Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek, misalnya, persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai dibandingkan dengan apa yang sedang dalam proses. Peramalan. memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari. Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Banyak proyek juga membutuhkan informasi mengenai risiko dan pengadaan Input untuk Pelaporan Kinerja 1. Rencana Proyek. Rencana proyek berisi berbagai acuan dasar yang akan digunakan untuk menilai kinerja proyek. 2. Hasil kerja. Kerja hasil hasil kerja yang mana yang telah sepenuhnya atau sebagian selesai, biaya (dan / atau sumber daya) mana yang dikeluarkan, dll - adalah output dari eksekusi rencana proyek (dibahas dalam Bagian ). 3. Catatan proyek lainnya. Selain rencana proyek dan hasil pekerjaan proyek, dokumen proyek lainnya sering mengandung informasi yang berkaitan dengan konteks proyek yang harus dipertimbangkan ketika menilai kinerja proyek Alat dan Teknik untuk Pelaporan Kinerja 1. Tinjauan Kinerja. Penilaian kinerja adalah rapat yang dilakukan untuk menilai status proyek dan / atau kemajuan. Penilaian kinerja biasanya digunakan bersama dengan satu atau lebih teknik pelaporan kinerja. 2. Analisis Varians. Analisis varians berupa kegiatan membandingkan hasil proyek yang sebenarnya dengan hasil yang direncanakan atau diharapkan. Varians biaya dan jadwal adalah yang paling sering dianalisis, tetapi varians dari rencana di bidang ruang lingkup, sumber daya, kualitas, dan risiko sering sama pentingnya atau mungkinlebih. 3. analisis Trend. Analisis kecenderungan berupa kegiatan memeriksa hasil proyek dari waktu ke waktu untuk menentukan apakah kinerja membaik atau memburuk. 4. Analisis nilai yang diperoleh. Memperoleh nilai analisis dalam berbagai bentuk adalah metode yang paling umum digunakan dalam pengukuran kinerja. Ini mengintegrasikan ruang lingkup, biaya (atau sumber daya), dan pengukuran jadwal adalah langkah-langkah untuk membantu tim STMIK-Mardira Indonesia,

7 manajemen proyek dalam menilai kinerja proyek. Earned value (EV) dilakukan dengan cara menghitung tiga kunci utama bagi setiap kegiatan: Nilai Rencana (the Planned Value /PV), sebelumnya disebut biaya dianggarkan atas pekerjaan yang dijadwalkan (Budgeted Cost of Work Scheduled / BCWS), adalah bahwa sebagian dari perkiraan biaya disetujui rencananya akan dihabiskan untuk kegiatan selama suatu periode tertentu. Biaya Aktual (the Actual Cost), sebelumnya disebut biaya yang sebenarnya dari pekerjaan yang dilakukan (Actual Cost Of Work Performed/ ACWP), adalah total biaya yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan pada aktivitas selama suatu periode tertentu. Biaya yang Sebenarnya ini harus sesuai dengan apa pun yang dianggarkan untuk PV dan EV Earned value atau EV ini, sebelumnya disebut biaya dianggarkan dari pekerjaan yang dilakukan (BCWP), adalah nilai pekerjaan yang benar-benar selesai. Ketiga nilai ini digunakan untuk mengetahui apakah pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan. Langkah yang paling sering digunakan adalah varians biaya (CV) dengan rumus(cv = EV - AC), dan varians jadwal (SV) dengabn rumus (SV = EV - PV). Kedua nilai, CV dan SV, dapat diubah menjadi indikator efisiensi untuk mencerminkan biaya dan kinerja jadwal dari setiap proyek. Indeks kinerja biaya (CPI = EV / AC) adalah indikator efisiensi biaya paling umum digunakan. CPI kumulatif (jumlah semua anggaran EV individu dibagi dengan jumlah dari semua penderita ACS individu) secara luas digunakan untuk memperkirakan biaya proyek di penyelesaian. Juga, kinerja jadwal index (SPI = EV / PV) kadang-kadang digunakan dalam hubungannya dengan IHK untuk meramalkan perkiraan penyelesaian proyek tersebut. 5. Alat dan teknik distribusi informasi. STMIK-Mardira Indonesia,

8 Output dari Pelaporan Kinerja 1. Laporan Kinerja. Laporan kinerja mengatur dan meringkas informasi yang dikumpulkan dan menyajikan hasil analisis apapun. Laporan harus menyediakan jenis informasi dan tingkat detail yang dibutuhkan oleh berbagai pihak, seperti yang didokumentasikan dalam rencana manajemen komunikasi. Format umum untuk laporan kinerja dapat berupa bar chart (juga disebut Gantt Chart), kurva-s, histogram, dan tabel. Gambar 10-2 menggunakan S-kurva untuk menampilkan data EV analisis kumulatif, sedangkan Gambar 10-3 menampilkan satu set data yang berbeda EV dalam bentuk tabel. 2. Permintaan Perubahan. Analisis kinerja proyek sering menghasilkan permintaan untuk perubahan ke beberapa aspek dari proyek PENUTUPAN ADMINISTRASI Proyek atau fase proyek, baik setelah mencapai tujuan atau diakhiri untuk alasan tertentu, memerlukan penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh sponsor, atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan catatan proyek; memastikan bahwa catatan mencerminkan spesifikasi akhir; menganalisis keberhasilan proyek, efektivitas, dan pelajaran yang dipelajari, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan. STMIK-Mardira Indonesia,

9 Input untuk Administrasi Penutupan 1. Dokumentasi pengukuran kinerja. Semua dokumentasi dibuat untuk merekam dan menganalisa kinerja proyek, termasuk dokumen perencanaan yang membentuk kerangka kerja untuk pengukuran kinerja, harus tersedia untuk diperiksa selama penutupan administrasi. 2. Dokumentasi produk. Dokumen yang dihasilkan untuk menggambarkan produk dari proyek (rencana, spesifikasi, dokumentasi teknis, gambar, file elektronik, dll) juga harus tersedia untuk diperiksa selama administrasi penutupan. 3. Catatan proyek lainnya. Catatan proyek yang dibahas dalam Bagian Alat dan Teknik untuk Administrasi Penutupan 1. Alat dan teknik laporan kinerja. 2. Laporan Proyek. 3. Presentasi Proyek Output dari Administrasi Penutupan 1. Arsip Proyek. Satu set lengkap catatan proyek yang tersusun harus disiapkan untuk pengarsipan oleh pihak-pihak yang tepat. Suatu database sejarah dari setiap proyek tertentu harus selalu diperbarui (di-update). Ketika kegiatan selesai dilakukan sesuai dengan kontrak, maka harus diperhatikan secara khusus tentang pengarsipan catatan keuangan. 2. Penutupan Proyek. Konfirmasi bahwa proyek telah memenuhi persyaratan pelanggan untuk semua untuk produk (pelanggan telah secara resmi menerima hasil proyek). 3. Pelajaran yang dapat dipelajari. STMIK-Mardira Indonesia,