1
Daftar Isi 1. PENDAHULUAN... 2 1.1 Tombol, Notasi dan Fungsi... 2 1.2 User Login Aplikasi... 4 2 PENGGUNA APLIKASI... 5 3 SITEMAP... 5 4 ALUR PROSES DAN KONFIGURASI SISTEM... 6 4.1 Alur Proses... 6 4.2 Konfigurasi Sistem... 8 5 MENU APLIKASI... 8 5.1 MENU FORM... 8 5.1.1 MENU DESA / KELURAHAN... 8 5.1.2 MENU KECAMATAN... 15 5.1.3 MENU FORUM SKPD... 22 5.1.4 MENU KABUPATEN / KOTA... 28 5.2 MENU LAPORAN... 31 5.2.1 MENU LAPORAN DESA/ KELURAHAN... 31 5.2.2 MENU LAPORAN KECAMATAN... 34 5.2.3 MENU LAPORAN FORUM SKPD... 40 5.2.4 MENU LAPORAN KABUPATEN / KOTA... 42 5.3 MENU SETUP... 43 5.3.1 MENU SETUP BATAS PENGISIAN... 43 5.3.2 MENU SETUP SUMBER ANGGARAN... 44 5.4 MENU PROFIL PENGGUNA... 44 5.4.1 Menu Data Pengguna... 44 5.4.2 Menu Ubah Password... 45 5.4.3 Menu Ganti Theme... 45 5.4.4 Menu Logout... 46 6 Modul Helpdesk... 46 6.1 Pemberitahuan... 46 6.2 Forum SIMRAL... 46 7 PENUTUP... 48 2
1. PENDAHULUAN 1.1 Tombol, Notasi dan Fungsi Ketentuan umum Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perencanaan, Penganggaran dan Pelaporan (SIMRAL) ini berisi hal-hal yang bersifat umum dan berlaku secara berulang dalam Aplikasi SIMRAL, seperti pengertian dan fungsi dari sebuah tombol. Tombol, Notasi dan Fungsi yang dipergunakan dalam petunjuk penggunaan Aplikasi SIMRAL ini adalah sebagai berikut : No Tombol / Notasi Notasi Fungsi 1 Tombol Balik Untuk kembali ke halaman menu utama. 2 Tombol Muat Ulang Untuk memuat ulang (refresh) 3 Tombol List Untuk menampilkan list/daftar record data. 4 Tombol Input Untuk menambah record data ke dalam sistem. 5 Tombol Cari Untuk mencari sebuah record / data dalam daftar. 6 Tombol Simpan Untuk menyimpan data / konfigurasi sistem. 7 Tombol Edit Untuk mengubah data yang dipilih. 8 Tombol Hapus Untuk menghapus data yang dipilih. 9 Tombol Cetak Untuk mencetak record data yang dipilih. 10 Tombol Pilih Untuk memilih satu atau lebih record data yang ada dalam list. 11 Tombol Tampilkan Untuk mengeksekusi perintah menampilkan 2
laporan. 12 Tombol Login Untuk masuk ke sistem 13 Navigasi Main / Utama Untuk mengarahkan ke halaman menu yang dipilih. 14 Tombol + dan -- Untuk menampilkan / menyembunyikan submenu dalam satu grup menu. 15 Navigasi Combo Box / Dropdown Untuk menampilkan datadata combo referensi yang akan dipilih. 16 Navigasi Datepicker Untuk menyeleksi tanggal, dimana tanggal tersebut akan di eksekusi / disimpan. 17 Navigasi Textbox Untuk menampung inputan data berupa teks untuk diproses. 18 Window Konfirmasi Untuk mengkonfirmasi apakah perintah hapus data bisa dilakukan. 3
1.2 User Login Aplikasi Menu login ini dilakukan oleh semua user yang akan mengakses aplikasi SIMRAL. Menu login akan tampil di layar ketika sudah mengetikan alamat url musrenbang ke browser. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut : Untuk mengakses aplikasi SIMRAL ini, ketikan nama pengguna dan password sesuai dengan level pengguna yang telah ditentukan, lalu tekan tombol keyboard Enter atau klik tombol Login. Jika nama pengguna dan password tidak sesuai maka aplikasi akan memuat ulang halaman login di atas. Jika proses login berhasil, maka akan masuk ke tampilan home atau menu utama dari aplikasi, seperti gambar berikut : 4
2 PENGGUNA APLIKASI Aplikasi SIMRAL ini digunakan oleh beberapa jenis pengguna, yaitu: - Pengguna Level Desa, yaitu pengguna yang berhak melakukan CRUD (Create/Menambah, Read/Membaca, Update/Mengubah, Delete/Menghapus) data musrenbang di level desa. - Pengguna Level Kecamatan, yaitu pengguna yang berhak melakukan CRUD (Create/Menambah, Read/Membaca, Update/Mengubah, Delete/Menghapus) data musrenbang di level kecamatan, serta berhak Read/Membaca/Melihat data musrenbang yang sudah dimasukkan oleh seluruh desa di bawah kecamatan yang bersangkutan. - Pengguna Level Forum SKPD, yaitu pengguna yang pengguna yang berhak melakukan CRUD (Create/Menambah, Read/Membaca, Update/Mengubah, Delete/Menghapus) data musrenbang di level SKPD, serta berhak Read/Membaca/Melihat data musrenbang yang sudah ditujukan kepadanya oleh seluruh kecamatan di wilayah kabupaten/kota. - Pengguna Level Kabupaten / Kota, pengguna yang berhak melakukan CRUD (Create/Menambah, Read/Membaca, Update/Mengubah, Delete/Menghapus) data musrenbang di level kabupaten/kota, serta berhak Read/Membaca/Melihat data musrenbang dari seluruh SKPD di wilayah kabupaten/kota. 3 SITEMAP Aplikasi SIMRAL secara keseluruhan memiliki beberapa menu utama dan sub menu. Menu menu tersebut akan ditampilkan atau disediakan berdasarkan akses login yang digunakan. Menu menu dan submenu tersebut diantaranya seperti berikut : Menu Form Menu ini berisi menu menu untuk menampilkan form input dan ubah data musrenbang. Menu ini akan ditampilkan sesuai akses login yang digunakan. Menu Form memiliki beberapa submenu diantaranya : o Desa/Kelurahan o Kecamatan 5
o Forum SKPD o Kabupaten / Kota Menu Laporan Menu ini berisi laporan-laporan terkait dengan data-data pada aplikasi. Menu ini akan ditampilkan sesuai akses login yang digunakan. Menu ini memiliki beberapa submenu diantaranya : o Desa/Kelurahan o Kecamatan o Forum SKPD o Kabupaten / Kota Menu Setup Menu ini berisi pilihan setting aplikasi secara umum. Menu ini akan ditampilkan sesuai akses login yang digunakan. Menu ini memiliki beberapa submenu diantaranya : o Batas Pengisian o Sumber Anggaran Menu Profil Pengguna Menu ini berisi fitur-fiur untuk mengubah profil pengguna yang login. Menu ini memiliki beberapa submenu diantaranya : o Data Pengguna o Ubah Password o Ganti Theme o Logout 4 ALUR PROSES DAN KONFIGURASI SISTEM 4.1 Alur Proses Berikut adalah gambaran alur proses pengelolaan kegiatan dan keuangan daerah dimulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, pertanggungjawaban sampai tahap pengawasan. 6
Dari kelima tahap di atas, di lingkup Pemerintah Kabupaten Malang, aplikasi SIMRAL ini baru akan diimplementasikan di tahap perencanaan, dengan alur sebagai berikut: Alur Proses Aplikasi SIMRAL Modul MUSRENBANG Perencanaan Kegiatan & Anggaran RPJMD MUSRENBANG RKPD (Rencana Kerja Pem. Daerah) KUA (Kebijakan Umum APBD) PPA (Prioritas & Plafon Anggaran) Penetapan Target Kinerja RAPBD 7
4.2 Konfigurasi Sistem Aplikasi SIMRAL ini akan diimplementasikan berbasis online dan menggunakan konfirgurasi sistem sebagai berikut: 5 MENU APLIKASI 5.1 MENU FORM 5.1.1 MENU DESA / KELURAHAN 5.1.1.1 Input Musrenbang Desa Untuk menginputkan data musrenbang desa bisa dilakukan dengan memilih kecamatan terlebih dahulu, kemudian pilih desa seperti pada gambar di bawah ini : Setelah itu klik icon musrenbang desa seperti pada gambar berikut : (tambah) pada bagian toolbar untuk menampilkan form input 8
Setelah mengisi data kegiatan yang ingin diusulkan pada form di atas, klik icon menyimpannya. untuk 5.1.1.2 Daftar Musrenbang Desa Daftar musrenbang desa menampilkan daftar usulan kegiatan di suatu desa seperti pada gambar berikut : Untuk mencari data kegiatan, ketikkan kata kunci berdasarkan nama kegiatan pada form pencarian berikut : Kemudian klik tombol cari. 5.1.1.3 Input Lokasi dan Anggaran Kegiatan Pada form input data musrenbang desa, pengguna hanya menginputkan usulan kegiatan. Untuk menginputkan lokasi kegiatan, dapat dilakukan dengan mengklik link pada daftar musrenbang. Maka akan tampil halaman berikut : 9
Untuk menginputkan lokasi dan anggaran kegiatan, klik icon (tambah) pada bagian toolbar. Maka akan tampil form lokasi dan anggaran kegiatan seperti pada gambar berikut : Setelah mengisi data lokasi dan anggaran kegiatan, klik icon lokasi dan anggaran kegiatan dapat dilihat pada gambar berikut : untuk menyimpannya. Data Nilai yang tertera pada jumlah usulan adalah total anggaran yang diusulkan untuk suatu kegiatan tertentu. 10
5.1.1.4 Edit Musrenbang Desa Untuk mengedit data musrenbang, klik Nama Kegiatan pada daftar Musrenbang Desa seperti pada gambar berikut : Maka akan tampil detail kegiatan seperti pada gambar berikut : Klik icon untuk mengedit data Musrenbang. Maka akan tampil form edit data Musrenbang seperti pada gambar berikut : Klik icon untuk menyimpan perubahan. 5.1.1.5 Hapus Musrenbang Desa Untuk menghapus musrenbang, centang kegiatan yang ingin dihapus, kemudian klik icon 11
Maka akan tampil pesan konfirmasi hapus seperti gambar berikut : Klik tombol OK untuk melanjutkan dan tombol Cancel untuk membatalkan. 5.1.1.6 Pelaksanaan Musrenbang Desa Untuk melihat jadwal pelaksanaan musrenbang di suatu desa, klik link Pelaksanaan seperti pada gambar berikut : Maka akan tampil informasi pelaksanaan seperti pada gambar berikut : Untuk mengulbah tanggal dan tempat pelaksanaan musrenbang, klik tombol edit. Masukkan tanggal dan tempat yang baru kemudian klik tombol simpan. 12
5.1.1.7 Peserta Musrenbang Desa Peserta Musrenbang adalah orang-orang yang mengikuti kegiatan musrenbang di suatu desa. Fitur input peserta musrenbang ini bisa digunakan sebagai lampiran ketika mengajukan usulan kegiatan (jika diperlukan). Klik link Peserta untuk menampilkan halaman Peserta Musrenbang seperti pada gambar berikut : a. Input Peserta Musrenbang Klik icon untuk menampilkan form input peserta musrenbang. Pada form input peserta musrenbang, pengguna dapat menginputkan peserta musrenbang. Masukkan data NIK, nama, jenis kelamin, jabatan, pekerjaan, alamat dan no telepon. Field yang wajib diisi hanya field nama, field yang lain boleh dikosongi, kemudian klik tombol simpan. Pengguna dapat menginputkan 10 peserta dalam sekali proses. Jika jumlah peserta yang ingin diinout lebih dari 10 maka ulangi langkah diatas. b. Daftar Peserta Musrenbang Daftar peserta musrenbang menampilkan peserta-peserta yang musrenbang yang sudah diinput di langkah sebelumnya. Seperti pada gambar berikut : c. Detail Peserta Musrenbang 13
Detail peserta musrenbang menampilkan informasi mengenai peserta musrenbang. Klik link Nama pada daftar peserta untuk menampilkan detail peserta seperti pada gambar berikut : d. Edit Peserta Musrenbang Pada halaman detail peserta musrenbang, klik icon edit peserta musrenbang seperti pada gambar berikut : untuk menampilkan form Klik icon untuk menyimpan perubahan. e. Hapus Peserta Musrenbang Untuk menghapus peserta musrenbang, centang peserta yang ingin dihapus, kemudian klik icon Akan tampil pesan konfirmasi; klik OK untuk menghapus dan Cancel untuk membatalkan. 14
5.1.2 MENU KECAMATAN Menu form untuk pengguna di level kecamatan terdiri dari dua sub menu yaitu form Desa/Kelurahan serta form Kecamatan. Pada submenu form Desa/Kelurahan, pengguna di level kecamatan dapat melihat musrenbang kegiatan yang diusulkan oleh desa serta mencetaknya. Langkahnya, adalah: Pilih salah satu desa yang terdapat di kecamatan Tampil List Musrenbang Kegiatan Desa/Kelurahan dalam bentuk tabel serta informasi mengenai total anggaran dan jumlah kegiatan yang diusulkan di sebelah kanan atas Pada submenu form Kecamatan, pengguna di level kecamatan dapat melakukan input, hapus, serta cetak kegiatan. Input kegiatan di level kecamatan terdiri dari dua jenis yaitu melanjutkan usulan yang berasal dari desa atau mengajukan usulan baru yang berasal dari kecamatan. a. Melanjutkan usulan yang berasal dari desa, tahapnya adalah : 15
Usulan kegiatan dari desa/keluarahan bisa disetujui tanpa perubahan atau disetujui dengan beberapa perubahan, misalnya perubahan jumlah anggaran, perubahan lokasi kegiatan, penambahan/pengurangan jumlah lokasi pada kegiatan yang sama. Klik ikon tambah Tampil List Musrenbang Kegiatan Desa/Kelurahan dalam bentuk tabel. Pilih Urusan, akan tampil usulan kegiatan desa yang sesuai dengan urusan yang telah dipilih. Pilih SKPD Pelaksana Klik checkbox pada kolom sebelah kiri jika ingin menyetujui salah satu usulan yang berasal dari desa atau klik checkbox paling bawah (check/uncheck all) jika ingin menyetujui seluruh usulan. 16
Klik ikon simpan untuk menyimpan usulan yang telah disetujui Tampil List Musrenbang Kegiatan Kecamatan dalam bentuk tabel, usulan kegiatan desa yang telah dipilih telah masuk dalam list tersebut. Klik link lokasi kegiatan pada kolom lokasi kegiatan yang sejajar dengan usulan kegiatan desa yang akan diteruskan. Tampil List Lokasi Usulan Kegiatan Musrenbang Kecamatan Klik link nama lokasi untuk mengubah jumlah anggaran. Tampil Lokasi Usulan Kegiatan Musrenbang Kecamatan 17
Klik link sumber anggaran Tampil Anggaran Usulan Kegiatan Klik ikon edit untuk mengubah anggaran usulan kegiatan. Ubah jumlah anggaran Klik ikon simpan Pihak Kecamatan juga bisa menambah lokasi kegiatan yang baru pada kegiatan yang sama, caranya klik link tombol pada halaman berikut. 18
Lalu ketika muncul halaman List Lokasi Usulan Kegiatan, klik tombol input dan akan muncul halaman Input Lokasi Usulan Kegiatan Musrenbang Kecamatan sebagai berikut. Masukkan data nama lokasi, volume, satuan dan sumber anggaran beserta nominalnya, lalu klik tombol simpan. b. Mengajukan usulan baru, tahapnya adalah : Klik ikon tambah Pilih urusan untuk kegiatan yang akan diusulkan Klik link input kegiatan baru Pilih SKPD Pelaksana 19
Isikan nama kegiatan Pilih prioritas kegiatan, untuk prioritas sebaiknya disepakati bersama apakah satu kegiatan yang paling dianggap prioritas di set sebagai P1 kemudian kegiatan lainnya di set sebagai P2 atau menggunakan rentang tertentu misalnya 5 kegiatan yang paling prioritas di set sebagai P1 (tergantung kesepakan) Pilih sifat kegiatan Isi latar belakang, sasaran, output, outcome, keterangan kegiatan yang diusulkan. Klik ikon simpan Tampil List Musrenbang Kegiatan Kecamatan dalam bentuk tabel, usulan kegiatan yang diusulkan kecamatan telah masuk dalam list tersebut Klik link lokasi kegiatan pada kolom lokasi kegiatan yang sejajar dengan usulan kegiatan kecamatan yang diusulkan. Klik ikon tambah Tampil form Input Lokasi Usulan Kegiatan Musrenbang Kecamatan 20
Isi nama lokasi, volume, satuan, pilih sumber anggaran dengan cara klik checkbox yang sejajar sumber anggaran yang dipilih, isi besarnya jumlah anggaran Klik ikon simpan Tampil List Lokasi Usulan Kegiatan Musrenbang Kecamatan Klik ikon tambah jika ingin menambah lokasi kegiatan Klik link nama lokasi untuk melihat detil data lokasi dan anggaran Klik ikon edit Klik ikon silang Klik ikon tambah untuk mengubah nama lokasi, volume dan satuan untuk menghapus data lokasi kegiatan untuk menambah sumber anggaran serta jumlahnya. 21
5.1.3 MENU FORUM SKPD Menu Forum SKPD adalah halaman utama bagi pengguna di level SKPD. Pengguna Forum SKPD ini dapat: Melihat semua usulan kegiatan yang ditujukan kepadanya. Halaman List Musrenbang Usulan Kegiatan SKPD (Forum SKPD) Keterangan: [1] Nama SKPD yang login ke SIMRAL. [2] Total anggaran yang diusulkan oleh SKPD tersebut (dalam Rupiah). [3] Total dana yang disetujui di Level Kabupaten/Kota (dalam Rupiah). [4] Checkbox untuk memilih usulan kegiatan. Jika setelah dicentang lalu diklik tombol maka kegiatan tersebut akan dihapus. [5] Kode kegiatan yang diusulkan. [6] Nama kegiatan yang diusulkan. [7] Lokasi kegiatan yang diusulkan. [8] Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan yang diusulkan. [9] Skala prioritas dari yang paling tinggi/paling mendesak (P1) sampai dengan yang kurang mendesak (P6). [10] Sifat kegiatan yang diusulkan; baru, lanjutan atau rehabilitasi. [11] Jumlah anggaran yang diusulkan oleh SKPD untuk masing-masing kegiatan. [12] Jumlah dana yang disetujui oleh pihak Kabupaten/Kota untuk masing-masing kegiatan. [13] Kumpulan tombol aksi; balik, muat ulang, list, input, hapus dan cetak. 22
Menambahkan / menyetujui usulan kegiatan dari level kecamatan. Untuk menambah daftar usulan kegiatan, pada saat di Halaman List Musrenbang Usulan Kegiatan SKPD (Forum SKPD) klik tombol tambah terlihat di bawah. dan akan muncul tampilan seperti Langkah yang perlu dilakukan adalah: [1] Nama SKPD yang login (read only). [2] Pilih Sub Unit dan bidang/urusan yang sesuai dengan kegiatan yang diusulkan. [3] Pilih jenis program yang spesifik sesuai dengan bidang/urusan yang telah dipilih sebelumnya. [4] Pilih nama kegiatan yang sesuai dengan kegiatan yang diusulkan. [5] Klik ikon untuk memilih usulan kegiatan yang akan ditambahkan. [6] Klik tombol untuk menyimpan pilihan tersebut dan kembali ke halaman utama. [7] Jika ingin menambahkan usulan kegiatan yang berasal dari program SKPD sendiri, silakan klik tautan [ Input Kegiatan Baru ]. Penjelasan lebih lanjut ada di bawah. 23
Menambah usulan kegiatan yang berasal dari rencana program SKPD sendiri. Setelah klik tautan [ Input Kegiatan Baru ] akan muncul tampilan sebagai berikut. Langkah yang perlu dilakukan untuk menambah usulan kegiatan SKPD sendiri: [1] Pilih bidang/urusan sesuai dengan kegiatan yang diusulkan. [2] Pilih jenis program sesuai dengan kegiatan yang diusulkan. [3] Pilih nama kegiatan yang sesuai. [4] Tentukan tingkat prioritas dari kegiatan yang diusulkan (P1 P6). [5] Tentukan sifat kegiatan apakah baru, lanjutan atau rehabilitasi. [6] Ketikkan hal yang melatarbelakangi perlunya kegiatan tersebut. [7] Ketikkan sasaran yang ingin dicapai. [8] Ketikkan output yang diharapkan dari kegiatan tersebut. [9] Ketikkan outcome yang diharapkan dari kegiatan tersebut. [10] Ketikkan keterangan apapun yang menjelaskan tentang kegiatan yang diusulkan. [11] Jumlah anggaran yang diusulkan (read only). Cara unttuk memasukkan jumlah anggaran akan dijelaskan pada bagian berikutnya. [12] Klik tombol untuk menyimpan usulan kegiatan dan kembali ke halaman utama. [13] Tautan [ Input Kegiatan Musrenbang ] hanya perlu diklik jika ingin kembali ke halaman input / tambah data usulan kegiatan dari hasil musrenbang kecamatan. Mengubah data usulan kegiatan yang sudah disetujuinya. Pengguna di level forum SKPD dapat mengubah data usulan kegiatan baik dari hasil musrenbang maupun dari program SKPD sendiri dengan membuka halaman utama. 24
Halaman List Musrenbang Usulan Kegiatan SKPD (Forum SKPD) Keterangan: [1] Klik tautan di kolom Nama Kegiatan (warna biru) untuk mengubah data kegiatan yang meliputi: bidang/urusan, program, nama kegiatan, prioritas, sifat kegiatan, latar belakang, sasaran, output, outcome, keterangan. Untuk mengubah data diatas, klik tombol edit dan ketikkan data di form di bawah lalu klik tombol simpan akan mengarah ke halaman yang sama dengan yang di atas. 25
[2] Klik tautan Lokasi Kegiatan (warna biru) untuk mengubah, menambah, menghapus lokasi kegiatan dan anggaran yang diusulkan. Halaman Edit Lokasi Kegiatan SKPD (1) Keterangan: [a] Untuk mengubah anggaran yang diusulkan, klik tautan Nama Lokasi, setelah muncul halaman Lokasi Usulan Kegiatan klik tautan Sumber Anggaran. lalu klik tombol edit 26
Isikan data Jumlah Anggaran yang baru dan Instansi Penyedia dana (jika ada) dan klik tombol simpan. Untuk mengubah data nama lokasi, volume dan satuan hasil dari usulan kegiatan, klik tombol edit pada saat di halaman Edit Lokasi kegiatan SKPD (1). Pada form yang muncul (seperti di bawah), ketikkan Nama Lokasi, Volume, dan Satuan yang baru lalu klik tombol simpan. Halaman Edit Lokasi Kegiatan SKPD (2) [b] Untuk menambah lokasi kegiatan pada program kegiatan yang sama, maka klik tombol input dan akan muncul halaman input lokasi usulan kegiatan SKPD. Halaman Input Lokasi Usulan Kegiatan SKPD 27
Isikan data di kolom Nama Lokasi, Volume, Satuan, dan pilih/centang Sumber Anggaran, isikan Instansi Penyedia dana (jika ada) dan Jumlah Anggaran, lalu klik tombol simpan. Cara ini dilakukan jika SKPD memiliki usulan kegiatan yang sama dengan yang diusulkan oleh Kecamatan tapi berbeda di lokasi saja. Lokasi kegiatan yang baru ini dianggap sebagai usulan murni dari SKPD. [c] Untuk menghapus nama lokasi kegiatan yang diusulkan, klik tombol hapus di Halaman Edit Lokasi Kegiatan SKPD (1). Setelah muncul window konfirmasi, klik OK untuk menghapus dan Batal untuk tidak menghapus data. Window Konfirmasi Penghapusan data Menghapus data usulan kegiatan yang ditujukan kepadanya Untuk menghapus data usulan kegiatan yang sudah pernah ditambahkan/disetujui, klik tombol hapus 5.1.4 MENU KABUPATEN / KOTA Pengguna di level kabupaten/kota merupakan tahapan selanjutnya dari proses perencanaan pembangunan setelah Forum SKPD. Langkahnya, adalah: Klik icon input/tambah Tampil List Musrenbang Kegiatan hasil forum SKPD dalam bentuk table Pilih SKPD 28
Klik checkbox pada kolom sebelah kiri jika ingin menyetujui salah satu kegiatan hasil dari forum SKPD atau klik checkbox paling bawah (check/uncheck all) jika ingin menyetujui seluruh kegiatan Klik icon simpan untuk menyimpan kegiatan yang telah disetujui Tampil List Musrenbang Kegiatan Kabupaten/Kota dalam bentuk table, kegiatan dari forum SKPD yang telah dipilih telah masuk dalam list tersebut Klik link lokasi kegiatan pada kolom lokasi kegiatan yang sejajar dengan kegiatan dari forum SKPD Tampil List Lokasi Usulan Kegiatan Musrenbang Kabupaten/Kota Klik link nama lokasi Tampil Lokasi Usulan Kegiatan Musrenbang Kabupaten/Kota 29
Klik icon tambah yang sama untuk menambahkan sumber dan jumlah anggaran untuk lokasi Klik checkbox pada kolom sebelah kiri, klik icon silang anggaran Klik link sumber anggaran Tampil Anggaran Usulan Kegiatan untuk menghapus sumber Klik icon edit untuk mengubah jumlah anggaran Klik icon simpan 30
5.2 MENU LAPORAN 5.2.1 MENU LAPORAN DESA/ KELURAHAN Untuk melihat laporan musrenbang per desa, pilih tahun, kecamatan, desa, jenis laporan dan urusan. Pilih format laporan. Kemudian klik tombol 5.2.1.1 Daftar Usulan Kegiatan Hasil Musrenbang Daftar usulan kegiatan hasil musrenbang menampilkan daftar usulan kegiatan untuk semua sumber anggaran. Hasil laporan dapat dilihat pada gambar berikut : 5.2.1.2 Daftar Usulan Kegiatan Swadaya Desa Daftar usulan kegiatan swadaya desa menampilkan daftar usulan kegiatan yang sumber anggarannya berasal dari dana Swadaya dan APBDesa. Hasil laporan dapat dilihat pada gambar berikut : 31
5.2.1.3 Daftar Usulan Kegiatan ke Kecamatan Daftar usulan kegiatan ke kecamatan menampilkan daftar usulan kegiatan yang diteruskan ke kecamatan, dimana kegiatan tersebut memiliki sumber dana yang berasal dari APBD, APBD Propinsi, APBN dan lainnya. Hasil laporannya dapat dilihat pada gambar berikut : 5.2.1.4 Rekapitulasi Hasil Musrenbang desa/kelurahan Rekapitulasi hasil musrnbang desa/kelurahan menampilkan jumlah usulan kegiatan di suatu desa. Hasil laporan dapat dilihat pada gambar berikut : 5.2.1.5 Daftar Usulan Kegiatan yang Disetujui Kecamatan Daftar usulan kegiatan yang disetujui kecamatan menampilkan usulan kegiatan yang sudah disetujui kecamatan dan akan diteruskan ke SKPD Pelaksana. Hasil laporan dapat dilihat pada gambar berikut : 32
5.2.1.6 Daftar usulan Kegiatan yang Disetujui SKPD Pelaksana Daftar usulan kegiatan desa yang sudah setujui oleh SKPD Pelaksana menampilkan usulan kegiatan yang sudah disetujui oleh SKPD Pelaksana. Hasil laporan dapat dilihat pada gambar berikut : 5.2.1.7 Daftar Usulan Kegiatan yang Disetujui Kabupaten Daftar usulan kegiatan yang disetujui kabupaten menampilkan usulan kegiatan yang sudah disetujui oleh Kabupaten. Hasil laporan dapat dilihat pada gambar berikut : 5.2.1.8 Daftar Peserta Musrenbang desa/kelurahan Daftar peserta musrenbang desa/kelurahan menampilkan delegasi yang mengikuti musrenbang. Hasil laporan dapat dilihat pada gambar berikut : 33
5.2.2 MENU LAPORAN KECAMATAN Menu laporan untuk pengguna di level kecamatan terdiri dari dua sub menu yaitu laporan Desa/Kelurahan serta laporan Kecamatan. 5.2.2.1 Submenu Laporan Desa/Keluarahan Pada submenu laporan Desa/Kelurahan, pengguna di level kecamatan dapat melihat laporan musrenbang kegiatan yang diusulkan oleh seluruh desa di kecamatan tersebut. Langkahnya, adalah: Pilih salah satu desa yang terdapat dikecamatan. Pilih jenis laporan yang ingin ditampilkan Jenis laporan daftar usulan kegiatan hasil musrenbang menampilkan seluruh kegiatan hasil musrenbang yang diusulkan oleh desa terpilih Jenis laporan daftar usulan kegiatan swadaya desa menampilkan seluruh kegiatan yang diusulkan oleh desa terpilih yang sumber dana berasal dari APBDesa dan Swadaya yang diusulkan oleh desa terpilih 34
Jenis laporan daftar usulan kegiatan ke kecamatan menampilkan kegiatan yang diusulkan oleh desa terpilih yang sumber dana bukan berasal dari APBDesa dan Swadaya. Jenis laporan rekapitulasi hasil musrenbang desa/kelurahan menampilkan rekapitulasi anggaran per urusan yang diusulkan oleh desa terpilih. 35
Jenis laporan daftar usulan kegiatan yang disetujui kecamatan menampilkan seluruh kegiatan yang diusulkan oleh desa terpilih dan telah diteruskan oleh kecamatan. Jenis laporan daftar usulan kegiatan yang disetujui SKPD Pelaksana menampilkan seluruh kegiatan yang diusulkan oleh desa terpilih, telah diteruskan oleh kecamatan dan telah disetujui oleh SKPD Pelaksana. Jenis laporan daftar usulan kegiatan yang disetujui Kabupaten menampilkan seluruh kegiatan yang diusulkan oleh desa yang telah dipilih sebelumnya, telah diteruskan oleh kecamatan, telah disetujui oleh SKPD Pelaksana, dan telah disetujui oleh Kabupaten. Jenis laporan daftar peserta musrenbang desa/kelurahan menampilkan detil peserta yang menghadiri musrenbang di tingkat desa serta lokasi dan waktu pelaksanaan musrenbang desa dilaksanakan. Pilih urusan kegiatan, untuk melihat kegiatan berdasarkan urusan tertentu atau tidak perlu memilih jika ingin menampilkan seluruh kegiatan dalam setiap urusan. Klik tombol tampilkan. Tampil laporan dalam format pdf pada halaman yang baru. 5.2.2.2 Submenu Laporan Kecamatan Pada submenu laporan Kecamatan, pengguna di level kecamatan dapat melihat laporan musrenbang kegiatan yang diusulkan oleh desa dan telah diteruskan oleh kecamatan serta kegiatan yang disulkan oleh kecamatan kepada SKPD. Langkahnya adalah : Pilih jenis laporan 36
Jenis laporan daftar usulan kegiatan desa/kelurahan, menampilkan seluruh kegiatan yang diusulkan oleh seluruh desa di kecamatan tersebut Jenis laporan daftar usulan kegiatan ke forum SKPD, menampilkan kegiatan yang diteruskan dari usulan desa serta kegiatan yang diusulkan oleh kecamatan itu sendiri 37
Jenis laporan rekapitulasi hasil musrenbang menurut lokasi, menampilkan rekapitulasi anggaran berdasarkan lokasi kegiatan Jenis laporan rekapitulasi hasil musrenbang menurut bidang, menampilkan rekapitulasi anggaran per bidang urusan 38
Jenis laporan rekapitulasi hasil musrenbang menurut SKPD Pelaksana, menampilkan rekapitulasi anggaran per SKPD pelaksana Jenis laporan daftar usulan kegiatan yang disetujui, menampilkan kegiatan yang disetujui oleh Forum SKPD Jenis laporan rekapitulasi hasil musrenbang desa yang disetujui, menampilkan rekapitulasi anggaran kegiatan yang diusulkan desa Pilih urusan kegiatan Klik tombol tampilkan 39
5.2.3 MENU LAPORAN FORUM SKPD Untuk mengakses laporan, buka modul Musrenbang di bagian menu Laporan. Tampilan Depan Halaman Laporan Langkah-langkah untuk men-generate laporan sbb: [1] Tentukan pilihan jenis laporan [2] Tentukan urusan [3] Pilih format laporan yang diinginkan: - PDF Stream: download laporan dengan format file PDF - PDF File (Not Applicable) - HTML Stream: format laporan berupa HTML (halaman web) - Html file (Not Applicable) - Spreadsheet stream: download laporan dengan format file Ms. Excel - Spreadsheet file (Not Applicable) [4] Klik tombol Tampilkan Laporan di level Forum SKPD terdiri dari 3 jenis laporan, yaitu: 5.2.3.1 Daftar usulan kegiatan dari kecamatan Merupakan laporan yang berisi daftar usulan kegiatan dari kecamatan ke SKPD terkait. 40
5.2.3.2 Daftar Usulan Kegiatan ke Kapubaten/Kota Merupakan laporan yang berisi daftar usulan kegiatan dari kecamatan yang sudah disetujui ditambah dengan usulan kegiatan dari SKPD sendiri untuk diajukan ke level Kabupaten/Kota. 5.2.3.3 Rekapitulasi Usulan Kegiatan Hasil Forum SKPD Merupakan laporan yang berisi rekapitulasi usulan kegiatan beserta sumber anggarannya sebagai hasil dari Forum SKPD. 41
5.2.4 MENU LAPORAN KABUPATEN / KOTA Pengguna di level kabupaten/kota dapat melihat laporan musrenbang kegiatan dengan langkah sebagai berikut : Pilih SKPD Pilih jenis laporan Jenis laporan daftar hasil musrenbang kabupaten/kota menampilkan laporan kegiatan yang telah disetujui oleh kabupaten/kota. Jenis laporan perbandingan usulan forum SKPD dan persetujuan menampilkan perbandingan anggaran kegiatan yang diusulkan dengan anggaran yang disetujui di level kabupaten/kota. Klik tombol tampilkan Tampil laporan dalam format pdf pada halaman yang baru 42
5.3 MENU SETUP Menu Setup digunakan untuk mengatur penggunaan aplikasi secara umum, yaitu penentuan batas pengisian data di level pengguna Desa, Kecamatan, Forum SKPD maupun level Kabupaten/Kota dan penambahan pilihan sumber anggaran yang digunakan. 5.3.1 MENU SETUP BATAS PENGISIAN Menu setup batas pengisian hanya dapat diakses oleh pengguna level Administrator yang dipegang oleh pengguna di BAPPEDA. Halaman menu setup batas pengisian sebagai berikut: Untuk mengubah batas pengisian musrenbang, klik tombol dan akan muncul form ubah data. Setelah selesai, klik tombol untuk menyimpan. 43
5.3.2 MENU SETUP SUMBER ANGGARAN Menu setup batas pengisian hanya dapat diakses oleh pengguna level Administrator yang dipegang oleh pengguna di BAPPEDA. Halaman menu setup sumber anggaran sebagai berikut: 5.4 MENU PROFIL PENGGUNA Menu profil pengguna ini berguna untuk mengubah profil pengguna dan setting aplikasinya. 5.4.1 Menu Data Pengguna Menu Data Pengguna berisi informasi tentang pengguna yang sedang Login, misalnya: nama lengkap, NIP, E-mail, No. HP, Theme yang digunakan, Keterangan dan Default Group. Untuk mengubah data, ketikkan data yang baru di form di bawah ini lalu klik tombol simpan. 44
5.4.2 Menu Ubah Password Untuk mengubah password, masukkan password lama kemudian masukkan password baru 2 kali dan klik tombol simpan. 5.4.3 Menu Ganti Theme Theme adalah tema antarmuka sistem dengan pengguna, tersedia 4 pilihan tema warna dan silakan pilih sesuai keinginan. Caranya adalah klik ikon pada theme yang dipilih lalu klik tombol simpan. 45
5.4.4 Menu Logout Menu Logout digunakan untuk keluar dari aplikasi. Untuk menghindari penyalahgunaan akun pengguna, lakukan Logout ini setelah selesai menggunakan aplikasi SIMRAL. 6 Modul Helpdesk Modul Helpdesk ini digunakan sebagai media komunikasi antara pengguna dengan admin sistem jika ada pertanyaan atau masalah yang perlu didiskusikan. Modul ini dapat diakses dengan cara membuka dropdown option pilihan aplikasi. Modul helpdesk terdiri dari: 6.1 Pemberitahuan Fitur Pemberitahuan diisi oleh admin sistem untuk memberikan informasi ke semua pengguna, misalnya tentang reminder/pengingat tentang batas terakhir pengisian, pemberitahuan fitur baru sistem dan lain-lain. 6.2 Forum SIMRAL Fitur forum SIMRAL bisa digunakan untuk tanya jawab antar pengguna sistem. Diharapkan dengan fitur ini, antar pengguna dapat berbagi informasi dan saling membantu bila ada kesulitan dalam penggunaan sistem. Bukan hanya Admin yang boleh menjawab pertanyaan, semua pengguna di level manapun bisa ikut menjawab. Untuk mengajukan pertanyaan atau topik bahasan, klik tombol input seperti dibawah ini. dan akan muncul form isian 46
Masukkan data yang berkaitan dengan pertanyaan yang akan diajukan; mdul aplikasi yang ditanyakan, judul topik, uraian topik, referensi file (jika ada), prioritas (rendah, sedang, tinggi), kemudian klik tombol simpan. Untuk menginputkan respon/jawaban, klik tautan yang berwarna biru di Uraian per topik masalah dan akan muncul halaman Helpdesk Topik Diskusi SIMRAL, lalu klik tautan [ Jawab / Respon ]. 47
7 PENUTUP Petunjuk penggunaan Aplikasi SIMRAL ini diperuntukkan bagi para pengguna sistem sebagai acuan cara pengoperasian sistem. Pada modul ini, hanya dibatasi di bagian Modul Musrenbang dan Helpdesk. Berikut adalah beberapa catatan umum tentang penggunaan aplikasi SIMRAL: Cara Penentuan Prioritas Prioritas kegiatan menunjukkan tingkat kegentingan / Urgent suatu usulan kegiatan. Masalah penentuan prioritas ini disesuaikan dengan kesepakatan yang ditentukan oleh para pihak pengguna aplikasi. Untuk sementara, usulan kegiatan yang dianggap paling penting harus diinput PERTAMA. Urutan penginputan usulan kegiatan mencerminkan tingkat prioritas. Usulan kegiatan dari desa/kelurahan ketika sudah disetujui oleh level kecamatan maka pengguna di level desa/kelurahan tidak akan bisa lagi mengubah detail usulan kegiatan tersebut. Aturan ini juga berlaku ketika usulan dari kecamatan sudah disetujui oleh Forum SKPD maka pengguna di level kecamatan sudah tidak bisa mengubah usulan tersebut. Fitur input data pelaksanaan dan peserta musrenbang bisa digunakan sebagai lampiran pengajuan usulan kegiatan hasil musrenbang. 48