1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Saat ini teknologi informasi berkembang dengan pesat sehingga berbagai macam informasi dapat diperoleh dan diproses dengan mudah dan cepat. Banyak perusahaan memanfaatkan peluang ini dengan menerapkan penggunaan teknologi informasi dalam proses bisnisnya, yang tentu saja akan meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan tersebut. Salah satu contohnya adalah penggunaan aplikasi Sistem Informasi Akuntansi yang dapat melakukan pengumpulan, manipulasi, penyimpanan data, serta penyiapan dokumen sehingga proses pengolahan data menjadi informasi dapat dilakukan dengan cepat, mudah, dan akurat. Semua perusahaan pasti memiliki sumber daya manusia yang menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan. Perusahaan mempunyai kewajiban untuk memperhatikan kesejahteraan para pegawai yang sudah memberikan tenaga, pikiran, dan waktu mereka untuk perusahaan dengan cara memberikan gaji, upah, tunjangan, insentif yang layak dan tepat waktu. Hal ini harus diperhatikan dengan serius untuk mempertahankan loyalitas pegawai terhadap perusahaan. Untuk itu diperlukan suatu sistem penggajian dan pengupahan yang terintegrasi dan didukung dengan internal control yang baik agar proses pencatatan dan penghitungan gaji dan upah karyawan lebih cepat dan akurat. PT. Istana Kebayoran Raya Motor adalah perusahaan dealer mobil yang menjual mobil-mobil dengan merek Honda. Selain itu, perusahaan ini juga memiliki bengkel untuk melakukan reparasi dan service mobil bermerek Honda. Jumlah
2 karyawan perusahaan ini ada 147 orang. Proses penggajian dan pengupahan perusahaan ini masih menggunakan sistem manual. Adapun permasalahan yang dihadapi perusahaan yang terkait dengan penggajian dan pengupahan antara lain : pencatatan waktu hadir karyawan masih sering terjadi kecurangan (titip absen) yang tidak akuratnya perhitungan insentif kehadiran untuk karyawan dan tidak efisien dalam pembuatan rekap absensi, masalah human error dalam penghitungan gaji dan upah karena harus dikaitkan dengan perhitungan lembur, masalah redundansi data karena data mengenai karyawan dan penggajian tidak terintegrasi antara bagian HRD dan bagian Finance, masalah keamanan penyimpanan data karena masih disimpan dalam bentuk dokumen-dokumen dan file yang tidak diproteksi. Masalah akan menjadi semakin besar jika jumlah karyawannya semakin banyak. Untuk mengatasi hal ini diperlukan adanya pengendalian intern terhadap proses penggajian dan pengupahan. Sistem penggajian dan pengupahan yang terkomputerisasi dapat membantu perusahaan dalam memproses data gaji dan upah karyawan dengan cepat, mudah dan akurat, serta dapat mendukung pengendalian intern dengan adanya validasi sistem. Oleh karena itu, dibuatlah skripsi dengan topik Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor 1.2 Ruang Lingkup Batasan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah : 1. Aktifitas penggajian yang terdiri dari : pencatatan waktu hadir karyawan, penghitungan gaji, tunjangan, insentif kehadiran, cuti karyawan, lembur,
3 kenaikan gaji karyawan, pembayaran gaji untuk staff serta perhitungan bonus untuk salesman. 2. Aktifitas pengupahan yang terdiri dari : pencatatan waktu hadir karyawan, pengalokasian service mobil untuk masing-masing mekanik, penghitungan tunjangan, insentif kehadiran, cuti karyawan, penghitungan upah untuk mekanik, Service Advisor, Body&Paint Mechanic, serta pendistribusian upah untuk mekanik, Service Advisor, dan Body&Paint Mechanic. 3. Aktifitas kepegawaian yang berhubungan dengan pembayaran gaji dan upah seperti pengangkatan karyawan baru, mutasi karyawan khususnya promosi dan demosi yang berpengaruh terhadap gaji karyawan, dan pemberhentian karyawan dimana karyawan berhak atas uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, atau uang pensiun. 4. Pembuatan laporan gaji dan upah karyawan, laporan absensi, dan laporan pembayaran Jamsostek. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Menganalisis sistem penggajian dan pengupahan yang diterapkan dalam perusahaan. 2. Merancang Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang mendukung proses pengolahan informasi dan pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan dan juga mengatasi masalah pemrosesan data gaji dan upah yang seringkali tidak akurat.
4 Manfaat yang dapat diambil dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Perusahaan dapat menerapkan suatu pengendalian intern yang baik atas sistem penggajian dan pengupahan untuk menghindari kemungkinan kecurangan yang terjadi agar tidak mengalami kerugian. 2. Perusahaan dapat menggunakan sistem penggajian dan pengupahan yang terintegrasi dimana pencatatan berbagai transaksi HRD serta penghitungan gaji dan upah sudah terotomatisasi sehingga memudahkan perusahaan membayar gaji, upah, tunjangan, insentif bagi karyawan. 1.4 Metodologi Penelitian Metode penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini meliputi : 1. Metode analisis Analisis yang dilakukan melalui 2 (dua) tahap, yaitu : a. Penelitian lapangan Dalam penelitian lapangan, peninjauan akan dilakukan secara langsung ke perusahaan. Penelitian lapangan dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu : 1) Pengumpulan data Data-data yang dibutuhkan untuk skripsi ini berupa struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab personelpersonel dalam perusahaan, kebijakan dan prosedur sistem penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan, dan variabel-variabel apa saja yang dipakai untuk penghitungan gaji dan upah pada perusahaan.
5 2) Wawancara Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak perusahaan, sehingga sistem yang akan dibuat menjadi lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. b. Penelitian kepustakaan Dalam penelitian ini juga akan dilakukan pencarian, pengumpulan, dan pembelajaran buku-buku, literatur-literatur, dan bacaan-bacaan lainnya, sehingga diperoleh teori-teori yang dapat mendukung evaluasi dan perancangan sistem ini. 2. Metode perancangan Perancangan yang akan dibuat dalam skripsi ini menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design, yang terdiri dari : a. Membuat rich picture b. Membuat class diagram c. Membuat statechart diagram d. Membuat use case diagram e. Membuat sequence diagram f. Membuat navigation diagram g. Membuat component diagram h. Membuat deployment diagram
6 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab dimana masing-masing bab terbagi menjadi beberapa subbab. Sistematikanya adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang menjelaskan isi dari tiap bab. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan sebagai dasar untuk membahas permasalahan dalam skripsi ini, antara lain teori tentang Sistem Informasi Akuntansi, sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan, dan teori mengenai Object Oriented Analysis and Design BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai gambaran umum perusahaan, berupa struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, kebijakan perusahaan mengenai penggajian dan pengupahan bagi karyawan, prosedur sistem penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan, serta identifikasi masalah yang dihadapi perusahaan.
7 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. ISTANA KEBAYORAN RAYA MOTOR Bab ini membahas tentang usulan perancangan sistem penggajian dan pengupahan yang disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design, yaitu dengan membuat rich picture, class diagram, statechart diagram, use case diagram, sequence diagram, navigation diagram, component diagram, dan deployment diagram. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan skripsi yang mengemukakan simpulan atas kegunaan dari sistem baru yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan untuk pengembangan sistem selanjutnya.