MINIT PERBINCANGAN JAWATANKUASA CONFERENCE ON KEY PERFORMANCE INDICATORS BIL. 1/2011 TARIKH : Jumaat, MASA : 3.00 petang TEMPAT : RUANG MESYUARAT, UNIT KOLEKSI KHAS, ARAS 2, PSZ Hadir : Encik Mohd Fuad Mohamed Yusof Encik Mohd Nasir Encik Yusrul Hisham Mohd Yusof Puan Jamilah Hashim Ketua Pencatat Minit Tidak Hadir : Encik Fakhrulzaman Sambas Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Surah Al-Fatihah. Agenda Isu-isu yang timbul Keputusan Pihak 1.0 Perkembangan CKPI - Laman web telah siap Makluman semua 2.0 Tempat dan tarikh persidangan Ketua memaklumkan tarikh dan tempat persidangan 3.0 Pembahagian tugas Ketua memaklumkan pembahagian tugas dibahagia kepada 2 - Kertas Kerja telah siap Persidangan akan berlangsung seperti makluman dibawah:- - Tarikh: 27-28 Jun 2011-03-15 - Temapat: PERSADA Johor Perbincangan menetapkan pembahagian tugas seperti berikut:- Makluman semua - Encik Mohd Nasir : Penolong Ketua (Pameran) - urusan dengan vendor - Encik Yusul Hisham Mohd. Yusof: Penolong Ketua (Peralatan/Pengangkutan) urusan dengan vendor. Encik Mohd Nasir Encik Yusul Hisham Mohd. Yusof 1
Perbincangan bersetuju kedua-dua Penolong Perbincangan telah menetapkan (Bahagian Ketua melantik secara bertulis ahli j/kuasa kecil Pameran) dibahagia kepada 3 berserta tugasan:- sendiri. 4.0 Pemilihan Ahli J/Kuasa Kecil 1. Pameran Vendor 1. Pameran Vendor: - Berdasarkan sumbangan & sewa (Cadangan: 10 booth Vendor Library Technology, Publisher & Vendor Buku) - Layout. Pembahagian & kawalan keselamatan ruang Encik Rouzuan Mohd. Yusof 2. Pameran Utama 3. Penyediaan Poster 2. Pameran Utama: - Pameran PSZ: 1 booth main. Saiz 25x10 kaki kawasan lobby bersama vendor luar layout kawasan pameran PSZ flow panel PSZ (>30 poster) - Pameran UTM: tiada booth. Keluasan 15 x 15 kaki- ruang belakang dalam dewan seminar layout kawasan pameran UTM flow- panel research, video (< 20 poster) 3. Penyediaan poster: - Research dilakukan oleh Pustakawan BPM & Encik Nasir- (LESTARI, PSZ background, kecemerlangan & KPI) Encik Fakhrul Zaman Mohamad Sambas Pustakawan BPM & Encik Mohd. Nasir 2
- Design konsep seminar akan dibuat oleh Unit Grafik UTM tamplate poster akan dibuat oleh Hairi/Encik Nasir @ minta Encik Hairi / Encik Nasir vendor design Encik Nasir akan berurusan terus dengan vendor cetakan, dll. 5.0 Ruang Ketua memaklumkan hasil perbincangannya Ketua Pameran akan pergi melihat sendiri Encik Mohd. Nasir dengan Encik Anuar dibelakang letak tempat conference diadakan untuk bahan pameran UTM. menentukan ruang. (Contoh pelan cadangan yang disediakan oleh Ketua diedarkan) Perbincangan telah menetapkan (Bahagian Peralatan/Pengangkutan) dibahagia kepada 3 berserta tugasan:- 1. Pameran Vendor 2. Pameran Vendor 3. Pameran Vendor 1. Audio / Visual: - Penyediaan laptop, projektor LCD, mic, amp & speaker, walkie talkie 2. Gambar : - Kamera video - Kamera DSLR 3. Keperluan Peralatan Seminar & Pameran - Memunggah, angkut & pasang peralatan dll. Di Hotel 1 hari sebelum. - Mesyuarat membenarkan Halim membentuk group punggah dengan melantik 10 orang pembantu iaitu:- Encik Fikri & J/Teknik Hotel Encik Nizam & Encik Puat Encik Fahrurrozi & Hasbullah Abdul Halim Hassan 3
Team A: 5 orang hantar dari PSZ Encik Abdul Halim Hassan 6.0 Cadangan - Ketua memaklumkan, cadangan daripada Encik Anuar libatkan semua Pustakawan. Team B: 5 orang tunggu di Hotel untuk pemasangan berdasarkan design layout dan (seterusnya punggah semua ke PSZ). - Pemasangan PC/Printer- tambahan staf BPA stanby di Hotel Encik Rodzuan Pn. Azrina Encik Fakhrurrozi Encik Hasbullah - Ketua Bahagian Pameran Encik Nasir mencadangkan melantik Pustakawan secara bertulis dan nyatakan skop bidang tugas. 7.0 Bajet Ketua Perbincangan memaklumkan, tentukan semua berapa harga: - Sewa lori by trip - Sewa panel - Sewa booth, dll. - Cangan nama pustakawan. Encik Mohd. Nasir Ketua Perbincangan meminta survey harga untuk banner ( pelbagai saiz) Encik Yusru Hisham Encik Nasir mencadangkan: - 1 bena besar untuk letak diluar - 1 bena besar untuk letak bhg. dalam 8.0 Gantt Chart Ketua Perbincangan mengedarkan Gantt Chart kepada Ketua Pameran dan Ketua Peralatan/Pengangkutan Ketua Perbincangan membaritahu Gantt Chart itu untuk kegunaan mencatat kegiatan setiap aktiviti/perbincangan/mesyuarat berkaitan CKPI bagi memudahkan rujukan. (Contoh gantt cartt yang disediakan oleh Ketua diedarkan) 4
9.0 Penangguhan Sebelum perbincangan ditangguh pada jam Perbincangan seterusnya akan diadakan perbincangan 4.20pm dan diakhiri dengan surat Al-Asr, Ketua mengingatkan sekali lagi bahawa kita, Encik Nasir dan Encik Yusrul sama mencari maklumat. pada Rabu, 23 Mac 2011. InsyaAllah. Disediakan oleh; Jamilah Hashim Pembantu Tadbir (P/O) Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan Bahagian Pengurusan Koleksi Perpustakaan Sultanah Zanariah Rabu, 17 Mac 2011 f. persidangan anjuran PSZ 5