DAFTAR POS YANG TERKAIT DENGAN ADMINISTRASI PELABUHAN PERIKANAN 1. Penanganan Surat Masuk 2. Penanganan Surat Keluar 3. Pemeliharaan Barang Inventaris Kantor 4. Pengadaan Barang Kantor 5. Pengumpulan Data 6. Penyusunan Laporan Statistik 7. Penyusunan Laporan PIPP 8. Penyusunan Laporan Monitoring Operasional Pelabuhan 9. Pelayanan Usaha Perijinan. Penyusunan Laporan Tahunan 11. Monitoring Harga Pasar Untuk Ikan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 42
Penanganan Surat Masuk 1. UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2. Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3. Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan 1. Komputer 1. Nomor Surat 2. Asal Surat 3. Isi Surat 1 Petugas persuratan menerima,mengagenda surat masuk dan membuat lembar disposisi kemudian menyerahkannya kepada Kasubag TU Kepala Pelabuhan Baku Mutu Keterangan Petugas Kasubag TU Persuratan Disposisi 2 Kasubag TU meneliti surat masuk, memparaf lembar disposisi dan menyerahkan kembali ke petugas persuratan. Surat dengan lembar disposisi terparaf 3 menyerahkan surat-surat yang telah diketahui/diparaf kepada Kepala Pelabuhan 5 Kepala Pelabuhan menerima dan memeriksa surat-surat masuk tersebut selanjutnya didisposisi ke masing-masing seksi/bagian untuk ditindaklanjuti 6 Kasubag TU menyerahkan surat masuk yang telah didisposisi kepada petugas persuratan Surat dengan lembar disposisi terparaf Perintah pimpinan dan surat terdisposisi Surat terdisposisi 7 Petugas persuratan mengagendakan,menggandakan surat dan mendistribusikan sesuai dengan tujuan disposisi surat. Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 3 orang Agenda surat masuk dan distribusi surat Kepala Dinas Kelautan dan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 43
Penanganan Surat Keluar 1. UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2. Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3. Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan 1.Nomor Surat 2.Tujuan Surat 3.Isi Surat 1 Disposisi Kepala Pelabuhan untuk menjawab surat kepada Kasubag TU Baku Mutu Keterangan Kepala Pelabuhan Kasubag TU Operator Komputer 5 Disposisi 2 Kasubag TU membuat konsep surat dan menyerahkan kepada operator komputer untuk diketik 30 Konsep surat 3 Petugas Operator Komputer mengetik konsep surat dan menyerahkan kembali ke Kasubag TU Komputer 30 Konsep surat 4 Kasubag TU memeriksa/mengoreksi konsep surat untuk selanjutnya diserahkan kepada Kepala Pelabuhan 5 Kepala Pelabuhan menerima, memeriksa konsep surat untuk ditandatangani dan diserahkan kembali ke Kasubag TU 6 Kasubag TU memerintahkan staf untuk mengagendakan, mengarsipkan, dan mendistribusikan surat keluar sesuai dgn tujuannya 7 mencatat dalam buku ekspidisi dan mengirimkan surat sesuai dengan tujuannya Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 4 orang Komputer Konsep ketikan surat Bukti surat tertandatangani 5 Surat tertandatangani Surat tertandatangani Kepala Dinas Kelautan dan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 44
Pemeliharaan Barang Inventaris Kantor 1. UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2. Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3. Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan 1.Nomor Surat 2.Tujuan Surat 3.Isi Surat Kepala Pelabuhan Kasubag TU Petugas Pendata Barang Baku Mutu Keterangan 1 Kepala Pelabuhan menginstruksikan untuk melaksanakan pengecekan barang inventaris kantor kepada Kasubag TU 2 Kasubag TU memerintahkan untuk mengecek barang inventaris kantor kepada Petugas Pendata Barang 4 Petugas mendata barang inventaris kantor yang tersedia dan mengisi blangko barang persediaan untuk dilaporkan kepada Kasubbag TU ATK, komputer 120 6 Kasubag TU menyetujui dan menandatangani blangko inventaris barang untuk diketahui oleh Kepala Pelabuhan 7 Kepala Pelabuhan mengetahui dan menandatangani blangko inventaris barang dan diserahkan kepada Kasubag TU 8 Kasubag TU memerintahkan pendata barang untuk menginventaris permintaan barang untuk setiap seksi Petugas pendata barang mengarsipkan dan mendistribusikan permintaan barang keperluan kantor kepada masing-masing seksi yang meminta. 20 Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 3 orang Kepala Dinas Kelautan dan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 45
Pengadaan Barang Kantor 1 UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2 Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3 Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan 1.Nomor Surat 2.Tujuan Surat 3.Isi Surat Baku Mutu Kepala Pelabuhan Kasubag TU Petugas Pendata Barang Keterangan 1 Kepala pelabuhan menginstrusikan untuk pengadaan keperluan kantor kepada Kasubag TU Disposisi 2 Kasubag TU menginventaris barang keperluan kantor dan diteruskan ke petugas pendata barang ATK, Konsep surat 3 Petugas pendata barang mengetik surat pengajuan pengadaan barang inventaris kantor 4 Kasubag TU memeriksa konsep surat pengajuan pengadaan barang untuk disampaikan kepada kepala pelabuhan 5 Kepala Pelabuhan memeriksa konsep surat pengajuan pengadaan barang dan diserahkan kembali ke Kasubag TU setelah mendapat persetujuan 6 Kasubag TU menerima konsep surat yang telah ditandatangi dan meneruskan ke petugas persuratan komputer 30 Konsep surat manual 7 Petugas persuratan mengagendakan, menggandakan surat dan mendistribusikan sesuai dengan tujuan disposisi surat. ATK Bukti pengiriman Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 4 orang Kepala Dinas Kelautan dan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 46
Pengumpulan Data 1.UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2.Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3.Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan 1.Nomor Surat 2.Tujuan Surat 3.Isi Surat Kepala Seksi (Kasie) Enumerator Petugas Operator PIPP Ket 1 Kepala Seksi memerintahkan enumerator untuk melakukan tugas pengambilan data (produksi ikan, alat tangkap, kapal nelayan dll) manual 30 Menit disposisi 2 Enumerator mengambil data dan menghimpun kedalam buku jurnal data harian. Selanjutnya buku jurnal data diserahkan kepada petugas PIPP ATK, 180 Menit Buku Jurnal 3 Petugas operator PIPP melakukan entry data primer kedalam aplikasi PIPP, selanjutnya petugas PIPP menyiapkan laporan harian PIPP Komputer 60 Menit Draft Laporan 4 Kepala Seksi memeriksa hasil draft laporan harga ikan dan membuat pengesahan atas draft laporan harian PIPP 5 Petugas operator PIPP selanjutnya melakukan publikasi informasi data perikanan melalui internet manual Komputer 20 Menit 15 Menit Draft Laporan (Paraf Kasie) Publikasi informasi data perikanan Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 3 orang Kepala Dinas Kelautan dan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 47
Penyusunan Laporan Statistik 1.UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2.Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3.Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan 1.Nomor Surat 2.Tujuan Surat 3.Isi Surat 1 Kepala Pelabuhan menerbitkan Surat Keputusan tentang Tim Penyusunan Laporan Statistik Tim Kasubag TU Kepala Pelabuhan Surat Keputusan 15 Surat Keputusan Ket. 2 Tim Penyusun Lap Statistik Melaksanakan rapat persiapan dan mengumpulkan bahan-bahan serta membuat laporan Statistik dan hasilnya diserahkan kepada Kasubag TU. Surat Keputusan 3960 Hasil Rapat Laporan Statistik 3 Kasubag TU Memverifikasi Laporan Statistik kemudian diserahkan ke Kepala Pelabuhan Hasil Rapat Laporan Statistik 120 Laporan Statistik 4 Kepala Pelabuhan mengkoreksi dan memberikan persetujuan/memparaf terhadap Laporan Statistik bila tidak setuju dikembalikan ke Tim Penyusun. Laporan Statistik 60 Laporan Statistik 5 Laporan Statistik yg telah ditandatangani selanjutnya diserahkan kepada Kasubag TU Validasi Laporan Statistik Finalisasi Laporan Statistik 6 Kasubag TU meneruskan kepada petugas persuratan untuk mengarsipkan dan mendistribusikan Laporan Statistik sesuai tujuan. Finalisasi Laporan Statistik 15 Laporan Statistik Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 4 orang Kepala Dinas Kelautan dan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 48
Penyusunan PIPP 1.UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2.Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3.Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan Staf PIPP 1.Data PIPP 2.Laporan PIPP 1 Staf pencatat data PIPP menyerahkan rekap data kepada Staf pemeriksa data PIPP 2 Staf pemeriksa data PIPP menerima data dari Staf pencatat data PIPP dan melakukan verifikasi data untuk selanjutnya diserahkan kepada Kepala Seksi Tata pelayanan & Kesyahbandaran Staf Pencatat Data PIPP Staf Pemeriksa Data PIPP Staf Entry Data PIPP Kepala Seksi Tata pelayanan dan Kesyahbandran Kelengkpn Data 5 Data Data 60 Data Terkoreksi Keterangan Data yang diserahkan berupa data kapal dan produksi, harga ikan, situasional pelabuhan, pas masuk, pas keluar, keuangan dan kepegawaian Data dianalisa untuk kelaikan input dalam aplikasi 3 Kepala Seksi Tata Pelayanan dan Kesyahbandaran memvalidasi rekap data PIPP dan selanjutnya diserahkan kembali kepada Staf entry data PIPP Data 60 Data Tervalidasi - 4 Staf entry data PIPP menerima data yang telah diverifikasi dan disetujui untuk dimasukkan kedalam aplikasi PIPP Data, komputer 5 Data tersimpan Data terinput dalam aplikasi Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 4 orang Kepala Dinas Kelautan dan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 49
Penyusunan Laporan Monitoring Operasional Pelabuhan 1.UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2.Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3.Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan Seksi Tata Pelayanan dan Kesyahbandaran 1.Data PIPP 2.Laporan PIPP Staf Penyusun Laporan Operasional Pelabuhan Kepala Seksi Tata Pelayanan dan Kesyahbandaran Kepala Pelabuhan (mnt) Keterangan 1 Staf Penyusun Laporan Monitoring Operasional Pelabuhan mengambil data Informasi dan Publikasi untuk disusun menjadi draft laporan monitoring operasional pelabuhan. Draft laporan monitoring operasional pelabuhan diserahkan kepada Kepala Seksi Tata Pelayanan dan Kesyahbandaran Arsip data operasional pelabuhan 120 Draft laporan operasional pelabuhan Data fasilitas/ sarana, pelayanan, kepegawaian, produksi ikan, dll) 2 Kepala Seksi Tata Pelayanan dan Kesyahbandaran menerima, mengkoreksi dan memberi paraf draft laporan monitoring operasional pelabuhan untuk selanjutnya diserahkan kepada Kepala Pelabuhan. 3 Kepala Pelabuhan menerima, mengoreksi dan menandatangani draft laporan monitoring operasional pelabuhan, selanjutnya diteruskan kepada staf Penyusun Laporan Monitoring Operasional Pelabuhan Draft lap monitoring operasional pelabuhan Draft lap monitoring operasional pelabuhan 30 - - Laporan disahkan - 4 Staf Penyusun Laporan Monitoring Operasional Pelabuhan mengirimkan laporan ke Dinas Kelautan dan Jateng dan ke Ditjen Tangkap KKP serta mengarsip laporan monitoring operasional pelabuhan. Laporan Monitoring operasional pelabuhan 60 Laporan terkirim dan diarsipkan Laporan dikirim ke DKP Jateng dan Ditjen Tangkap Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 3 orang Kepala Dinas Kelautan dan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 50
Pelayanan Usaha Perijinan 1.UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2.Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3.Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan Seksi Tata Pelayanan dan Kesyahbandaran 1.Surat Permohonan No Petugas Kesyahbandaran Kasie Kesyahbadaran Kepala Pelabuhan Petugas Persuratan Keterangan 1 Petugas Pelayanan Kesyahbandaran menerima Surat permohonan perijinan untuk DU II dan DU III dari pemilik kapal dokumen 60 2 Kasie Tata Pelayanan dan Kesyahbandaran memeriksa /memverivikasi dokumen kapal dan kemudian diserahkan ke Kepala Pelabuhan. dokumen 30 3 Kepala Pelabuhan menandatangani laporan dan surat pengantar laporan dan menyerahkan kembali ke Kasie kesyahbandaran. dokumen 4 Kasie kesyahbandaran meneruskan ke petugas persuratan dokumen 5 petugas persuratan mengagendakan surat dan mendistribusikan sesuai dengan tujuan disposisi surat. Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 4 orang dokumen Kepala Dinas Kelautan dan berkas laporan perijinan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 51
Penyusunan Laporan Tahunan 1.UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2.Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3.Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan Kasub Bag Tata Usaha 1.Laporan No 1 Staf Membagikan Surat Keputusan Kepala Pelabuhan tentang Tim Penyusunan Laporan Tahunan kepada anggota tim Staf Bagian Umum Tim Kasubag Tata Usaha Kepala Pelabuhan Petugas Persuratan Surat Keputusan Surat Keputusan Ket. 2 Tim Melaksanakan rapat persiapan dan mengumpulkan bahan-bahan serta membuat laporan tahunan kemudian hasilnya diserahkan ke Kasubag Tata Usaha Surat Keputusan 3960 Hasil Rapat Laporan Tahunan 3 Kasubag Tata Usaha Memverifikasi Laporan Tahunan kemudian diserahkan ke Kepala Pelabuhan. Hasil Rapat Laporan Tahunan 120 Laporan Tahunan 4 Kepala Pelabuhan mengkoreksi dan memberikan persetujuan/memparaf terhadap Laporan Tahunan 5 Kasubag Tata Usaha meneruskan ke petugas persuratan. Validasi Laporan Tahunan Laporan Tahunan 60 Laporan Tahunan Finalisasi Laporan Tahunan 6 Petugas persuratan mengarsipkan dan mendistribusikan Laporan Tahunan sesuai tujuan. Finalisasi Laporan Tahunan 15 Laporan Tahunan Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 5 orang Kepala Dinas Kelautan dan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 52
Monitoring Harga Pasar Untuk Ikan 1.UU No 45 Tahun 2009 Perubahan Atas UU 31 Tahun 2004 Tentang 2.Permen 8 Tahun 2012 Tentang Kepelabuhan 3.Kepmen KKP 47 Tahun 2009 Tentang Pedoman Penyusunan (POS) Di Lingkungan Departemen Kelautan dan Kasub Bag Tata Usaha 1.Laporan 1 Kepala Seksi memerintahkan enumerator untuk melakukan tugas pengambilan data harga ikan Kepala Seksi (Kasie) Enumerator Petugas Operator PIPP manual 30 disposisi Ket 2 Enumerator mengambil data dan menghimpun kedalam buku jurnal data harian. Selanjutnya buku jurnal data diserahkan kepada petugas PIPP ATK, 60 Buku Jurnal 3 Petugas operator PIPP melakukan entry data primer kedalam aplikasi PIPP, selanjutnya petugas PIPP menyiapkan laporan harian PIPP Komputer 45 Draft Laporan 4 Kepala Seksi memeriksa hasil draft laporan harga ikan dan membuat pengesahan atas draft laporan harian PIPP manual 30 Draft Laporan (Paraf Kasie) 5 Petugas operator PIPP selanjutnya melakukan publikasi informasi pasar (harga ikan) melalui internet Komputer 20 Publikasi informasi harga ikan Keterangan :Jumlah personil pelaksana adalah 4 orang Kepala Dinas Kelautan dan Lampiran SOP PPP Jawa Tengah 53