BAB II DESKRIPSI PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Perusahaan PT. Istana Kebayoran Raya Motor adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang otomotif dengan merek Honda. Dimana didirikan pada tanggal 6 mei 1982 oleh Ang Kang Hoo dan Somardi Tjandra pertama kali di Fatmawati. Honda Fatmawati telah membuktikan performanya sebagai pusat penjualan dan pelayanan purna jual kendaraan yang berkualitas. Hal ini dapat dibuktikan melalui besarnya penjualan unit kendaraan dan peningkatan pelayanan purna jual dari divisi suku cadang, body repair, serta divisi general repair melalui program pengembangan keanggotaan bengkel. Kemudian pada tanggal 28 Juli 1994 berdiri cabang baru di Pondok Indah dengan mengusung lisensi sales, service dan sparepart yang beralamat di Jl. Sultan Iskandar Muda Kav.8, Jakarta Selatan. Honda Pondok Indah sendiri mempunyai luas 2600m 2, dengan komposisi luas showroom 700m 2, workshop 400m 2 (14 bays atau tempat untuk pengerjaan mobil), bodyshop 700m 2 (8 bays atau tempat untuk pengerjaan mobil) dan partshop 400m 2. Visi Menjadi dealer yang berstandar international, guna memberikan kepuasan kepada seluruh karyawan, pelanggan dan pemegang saham 10
11 Misi Membentuk standarisasi infrastruktur dan kompetensi karyawan untuk menciptakan kepuasan pelanggan Menjaga Key Performance Index masing-masing divisi sesuai standar perusahan Melakukan efisiensi biaya sesuai anggaran yang ditetapkanperusahaan dengan filosofi bahwa kepuasan pelanggan adalah yang terpenting bagi perusahaan. 2.2. Lingkup dan bidang usaha Bedasarkan SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan ) dengan nomor 01190/1.824.271 atas nama PT. Istana Kebayoran Raya Motor yang berkedudukan di Jl. RS Fatmawati no. 21 jenis lingkup dan bidang usaha adalah perdagangan barang mobil, suku cadang dan aksesoris mobil. 2.3. Sumber Daya Manusia Motor. Berikut adalah gambar struktur organisasi PT. Istana Kebayoran Raya Presiden Komisaris Komisaris Komisaris Presiden Direktur Direktur Sales Direktur After Sales Direktur Acc & Finance Sales Manager Service Manager Body Paint Manager Part Manager Direktur Acc & Finance Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Istana Kebayoran Raya Motor Sumber: Data Internal Perusahaan (2014)
12 Berikut adalah ilustrasi perkembangan sumber daya manusia di PT. Istana Kebayoran Raya Motor Cabang Pondok Indah dilihat berdasarkan Jenis Kelamin dan Status : Tabel 2.1 Data Karyawan PT. Istana Kebayoran Raya Motor Cabang Pondok Indah Data Karyawan Frekuensi Persentase Jenis Kelamin Laki-laki 166 76.15 Perempuan 52 23.85 Total 218 100.00 Status Perkawinan Menikah 132 60.55 Belum Menikah 86 39.45 Total 218 100.00 Status Karyawan Karyawan Tetap 166 76.15 Karyawan Kontrak 16 7.34 Karyawan Outsourcing 36 16.51 Total 218 100.00 Sumber : Departemen HRD (2014) Dari tabel 2.1 di atas, untuk jenis kelamin didominasi oleh laki-laki sebanyak 166 orang dikarenakan jenis pekerjaan lapangan yang tergolong kasar dan memerlukan tenaga laki-laki. Kemudian mayoritas pekerja di PT. Istana Kebayoran Raya Motor Cabang Pondok Indah sudah menikah. Untuk status kepegawaian, 166 sudah menjadi karyawan tetap kemudian 16 karyawan kontrak yang sedang menjalani masa percobaan untuk diangkat menjadi karyawan tetap serta 36 karyawan outsourcing yang terdiri dan office boy dan security.
13 2.4. Tantangan Bisnis Adapun tantangan bisnis PT. Istana Kebayoran Raya Motor Cabang Pondok Indah adalah Menjadi dealer yang berstandar international, guna memberikan kepuasan kepada seluruh karyawan, pelanggan dan pemegang saham yang sesuai dengan visi misi perusahaan. Maraknya mobil-mobil murah LCGC (Low Cost Green Car) dengan berbagai varian menambah persaingan yang kompetitif antar merek otomotif termasuk dealer kami selaku pemegang authorized resmi Honda. 2.5. Proses Fungsi Bisnis Kegiatan operasional mengacu kepada authorized resmi Honda, yaitu sales, service dan spareparts. Maka kegiatan operasional di PT. Istana Kebayoran Raya Motor Cabang Pondok Indah dibagi 5 yaitu penjualan, bengkel, bodi dan cat, suku cadang dan keuangan. 2.5.1 Divisi Penjualan Pintu gerbang divisi penjualan adalah ruang pamer seluas 700 m2 yang dapat menampung 10 unit kendaraan display dan memiliki dealing room yang nyaman serta ruang bermain bagi anak-anak. Sales marketing yang ramah dan selalu siap melayani para pelanggan, Sistem penjualan yang terkomputerisasi diterapkan guna memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan. Pembelian kendaraan dapat dilakukan dengan cara yang fleksibel, yakni tunai, kredit atau tukar tambah. Pada periode tertentu PT. Istana Kebayoran Raya Motor
14 Cabang Pondok Indah memberikan potongan harga atau hadiah langsung kepada pelanggan. Berikut merupakan bagian daru divisi penjualan: a. Sales Director a. Bertanggung jawab kepada President Director b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan yang meliputi pengawasan rencana dan target serta melakukan analisis terhadap hasil kegiatan c. Membuat strategi pemasaran dan penjualan d. Menyusun dan mengawasi anggaran biaya promosi dan penjualan e. Mengamati perkembangan pasar b. Sales Manager a. Bertanggung jawab kepada Sales Director. b. Melaksanakan strategi pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan oleh Sales Direcor. c. Menentukan target penjualan d. Mengawasi dan bertanggung jawab atas pelasanaan kegiatan promosi dan penjualan c. Sales Supervisor a. Membina dan memimpin sales force, mengelola tim dan memberikan pelatihan kepada timnya
15 b. Sebagai problem solver bagi timnya, member solusi atau memecahkan kendala yang dihadapi timnya atau salesman c. Memenuhi target per 3 bulan yang telah ditetapkan d. Sebagai motivator terhadap timnya e. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat pemberitahuan ke main dealer, mengawasi pameran selama berlangsung, membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer. f. Memeriksa laporan kunjungan sales harian (dengan untuk memastikan sales dan timnya bekerja efektif setiap harinya) g. Melakukan evaluasi kinerja salesman per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk salesman tersebut per 3 bulan. h. Membuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, grup presentasi dan target timnya sesuai dengan tipe d. Sales Executive a. Mencari dan menawarkan produk kepada customer b. Membina hubungan yang baik dengan customer e. Sales Counter a. Menerima tamu yang dating ke showroom b. Menerima telepon yang masuk ke sales counter
16 c. Menjelaskan produk yang ditawarkan kepada customer seperti accessories, asuransi, dan service. f. Sales Admin a. Pengaturan formulir SPK: pendataan SPK keluar sampai dengan pengambilan SPK yang kemudian diinput di komputer sesuai dengan nomor urut SPK. b. Membuat data penjualan setelah SPK lengkap (DP, tanda tangan Sales Manager, KTP, nama untuk faktur, perhitungan kredit) atas persetujuan Sales Manager. c. Melakukan perhitungan sales matching sesuai dengan daftar SPK yang telah di input dengan daftar stok kendaraan. d. Maintanance booking list, untuk SPK yang masih belum ada stock e. Menerima bukti serah terima kendaraan dari customer 2.5.2 Divisi Bengkel Fasilitas pelayanan bengkel di PT. Istana Kebayoran Raya Motor Cabang Pondok Indah terdiri dari 14 bays atau tempat untuk pengerjaan mobil seluas 400 m2. Beroperasi mulai dari pukul 07.00 WIB 19.00 WIB setiap harinya.. Mempunyai mekanik yang professional, handal dan terlatih dengan peralatan canggih guna memberikan pelayanan yang cepat dan akurat. Dilengkapi pula dengan cctv di setiap bays atau tempat untuk pengerjaan mobil, sehingga para pelanggan bisa melihat kendaraannya ketika sedang di service. Terdapat beberapa
17 paket-paket perawatan kendaraan untuk para pelanggan serta memberikan potongan harga bagi anggota member bengkel PT. Istana Kebayoran Raya Motor Cabang Pondok Indah. Disamping itu Costumer Relations Officer pada divisi bengkel untuk menjembatani kebutuhan para pelanggan agar bisa memberikan pelayanan yang lebih baik. Berikut merupakan bagian dari divisi Bengkel: a. QC General Repair Tugas dan tanggung jawabnya memonitor: Mobil masuk Mobil yang selesai dikerjakan dan tidak selesai Mobil-mobil yang terlalu lama dipakirkan setelah selesai dikerjakan ataupun tidak selesai Mobil-mobil repair berat Mobil-mobil claim pengulangan kerja Surat-surat complain customer bengkel dan meresponnya b. Service Advisor General Repair Menerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order Mendiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan diagnosa ke customer Memberikan informasi kepada customer tentang lamanya pekerjaan dan estimasi biaya Menjual kartu member
18 c. Technician General Repair Melaksanakan pekerjaan dengan baik yang ditugaskan oleh service advisor Melaksanakan penggantian spareparts sesuai dengan apa yang dibutuhkan dengan persetujuan service advisor Memberitahukan kepada service advisor bahwa kendaraan telah selesai diperbaiki 2.5.3 Divisi Body and Paint Klaim asuransi adalah yang biasa dilakukan pada divisi ini oleh para pelanggan ketika mobil mereka lecet dan tabrakan. Selain itu para pelanggan datang untuk melakukan cat ulang mobilnya ataupun mengganti bagian mobil yang rusak. Dilengkapi dengan cat oven yang terkomputerisasi dan tenaga tenaga ahli dibidangnya sehingga menunjang produktifitas kerja dan meningkatkan pendapatan perusahaan. Berikut merupakan bagian dari divisi Body and Paint: a. QC Body & Paint Mengambil data untuk laporan bulanan meliputi: Jumlah mobil keluar Jumlah pengulangan kerja Complain kendaraan
19 Mengamati dan mencoba meperbaiki prosedur-prosedur kerja pada body repair b. Service Advisor Body & Paint Menerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order Mendiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan diagnosa ke customer Membuat perkiraan estimasi pekerjaan, waktu dan biaya Melayani survey asuransi Menyiapkan berkas claim Menjual kartu member 2.5.4 Divisi Suku Cadang Pada divisi ini penjualan suku cadang sangat dibutuhkan oleh bagian bengkel serta cat dan bodi. Karena penyediaan bagian-bagian kendaraan dilakukan disini. Selain itu divisi suku cadang juga menjual bagian bagian sparepart resmi Honda ke toko toko lainnya. Berikut merupakan bagian dari divisi suku cadang : a. QC suku cadang Tugas dan tanggung jawabnya : Memonitor semua pekerjaan staff suku cadang Membuat Bussiness Plan Menjaga keseimbangan stok suku cadang
20 Menjalin relasi-relasi suku cadang Berusaha mencapai target penjualan Memonitor piutang customers b. Staff Suku cadang 1. Staff sparepart pelayanan ke General Repair Body and Paint Pengadaan suku cadang keperluan bengkel dan Body Repair Pengadaan suku cadang non Honda untuk keperluan Body Repair dan estimasi Pelayanan loket suku cadang keperluan bengkel dan body repair Membuat laporan berapa pemakaian suku cadang baik dari bengkel maupun body repair Menginput pemakaian suku cadang dari bengkel dan body repair, body shop dan part shop 2. Staff suku cadang pengiriman barang Antar pesanan suku cadang ke body shop dan part shop 3. Staff suku cadang pengambilan barang Mengambil barang ke HPM 4. Staff suku cadang Accessories Pengadaan accessories Honda, pelayanan kebutuhan showroom.
21 2.5.5. Divisi Keuangan Arus keluar masuknya uang dikontrol pada bagian keuangan. Efisiensi biaya sangat diperlukan pada setiap perusahaan begitupun di PT. Istana Kebayoran Raya Motor Cabang Pondok Indah. Pada divisi ini juga terdapat bagian IT, HRD dan administrasi. Seluruh administrasi penjualan kendaraan dilakukan disini. Berikut merupakan bagian dari divisi keuangan. a. Finance Director Bertanggung jawab kepada President Director Bertanggung jawab atas seluruh bagian keuangan dan mengawasi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, serta mengamankan seluruh harta perusahaan Menyusun kebijakan prosedur dan program kerja di bidang administrasi keuangan dan akuntansi dan mengawasi pelaksanaannya. b. Finance Manager Bertanggung jawab kepada Finance Director Mengawasi penggunaan aktiva perusahaan khususnya kas Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan pencatatan akuntansi
22 Bertanggung jawab untuk pembayaran gaji kepada karyawan c. Accounting Print out penjualan dan laporan penjualan ke bengkel Membuat rekap penjualan mobil dan laporan pajak Menghitung HPP, stok mobil, dan sub material Periksa hutang mobil Periksa piutang dan discount mobil dan bengkel Membuat jurnal memorial Periksa input GL, kas, dan bank Input bukti penerimaan dan pengeluaran yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian mobil Menerima kwitansi uang muka dan pelunasan penjualan mobil Menerima, input dokumen pembelian mobil Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas kecil dan faktur pajak d. Information Technology e. Maintanance operational sistem komputer (software dan hardware)
23 Sebagai pusat informasi, penelitian, dan pengembangan sistem informasi manajemen. Media support / tim pembantu dalam hal kelangsungan operasional divisi lain khususnya di bidang teknologi informasi. f. Human Resource Development (HRD) Mengatur dan menyelesaikan hak-hak pegawai Membuat surat pengangkatan dan pemberhentian pegawai serta membuat surat referensi kerja Merekrut karyawan baru Memasang iklan lowongan kerja Menentukan strategi dan kebijakan pengembangan SDM Menerapkan strategi dan kebijakan itu dalam bentuk program pelatihan, pemantauan, dan peningkatan prestasi SDM sehingga kualitas dan kinerja SDM yang dimiliki perusahaan dapat ditingkatkan Bertanggung jawab atas keberhasilan peningkatan kinerja perusahaan