BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 49 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran umum perusahaan Sejarah perusahaan PT. Istana Kebayoran Raya Motor didirikan pada tanggal 6 Mei 1982 dengan akte pendirian oleh Notaris R. Muh. Hendarmawan, S.H., dengan No.SIUP: 127/75/09-04/PB/II/1991/2. Perusahaan ini didirikan oleh Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Bp. Suhendra Gomaidy dengan nama Honda Fatmawati yang beralamat di R.S. Fatmawati No. 21 Kebayoran Baru Jakarta Honda Fatmawati telah membuktikan performanya sebagai pusat penjualan dan pelayanan purna jual kendaraan yang berkualitas. Hal ini dapat dibuktikan melalui demikian besarnya penjualan unit kendaraan dan peningkatan pelayanan purna jual dari divisi suku cadang, body repair, serta divisi general repair melalui pengembangan program keanggotaan bengkel. Keberhasilan PT. Istana Kebayoran Raya Motor melalui Honda Fatmawati tidak berhenti sampai disini saja. Pada tanggal 28 Juli 1994 PT. Istana Kebayoran Raya Motor mendirikan sebuah dealer Honda baru yang terletak di Pondok Indah dengan nama Honda Pondok Indah yang berlokasi di Jl. Sultan Iskandar Muda Kav 8, Arteri Pondok Indah Kostrad, Jakarta Kini setelah 24 tahun berdiri, jumlah unit kendaraan Honda yang terjual di Indonesia telah mencapai angka yang semakin fantastis. Melihat hal ini mereka berusaha untuk meningkatkan performa penjualan dan pelayanan menjadi lebih baik lagi, seperti perluasan lahan dari m2 menjadi m2, penggantian dan penambahan fasilitas

2 50 dengan peralatan yang lebih canggih, peningkatan sumber daya manusia dalam kualitas maupun kuantitas, dan manajemen perusahaan yang lebih kokoh, solid, dan dinamis. Dengan kata lain, Honda Fatmawati adalah pusat penjualan, perawatan, dan perbaikan mobil Honda yang terbesar dan terlengkap dalam upayanya memberikan performa yang terbaik untuk para pelanggannya. PT. Istana Kebayoran Raya Motor telah mencapai prestasi yang luar biasa dalam perjalanannya selama 24 tahun dan para pemilik dari perusahaan ini adalah Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Ibu Yanty Gomaidy. Sedangkan untuk manajemen perusahaan, Honda Fatmawati dikelola oleh Tim Manajemen yang kokoh, solid, dinamis, dan efisien yang terdiri dari : Bp. Somardi Tjandra (Komisaris Utama), Bp. Muljadi Tanandjaja (Direktur Utama), Ibu Ang Hoey Lee (Direktur Keuangan), Bp. Winata Harjanto (Direktur Penjualan), dan Bp. Iman S. Tjandra (General Manager) Manajemen PT. Istana Kebayoran Raya Motor menjalankan visi dan misi perusahaan dengan filosofi bahwa kepuasan pelanggan adalah yang terpenting bagi perusahaan. Motor penggerak utama Honda Fatmawati terdiri dari manajemen dan karyawan yang tersebar diberbagai divisi, antara lain divisi penjualan, divisi general repair, divisi body repair, serta divisi suku cadang. Tim Manajemen dan karyawan Honda Fatmawati yang semula terdiri dari 30 karyawan, kini telah berkembang menjadi 147 karyawan. Peningkatan jumlah karyawan dalam perusahaan tentunya juga diimbangi dengan peningkatan kesejahteraan karyawan sesuai dengan falsafah perusahaan bahwa sumber daya manusia merupakan asset berharga perusahaan.

3 51 Untuk mencapai kinerja terbaik, karyawan diberi kesempatan mengikuti program pendidikan dan pelatihan. Selain itu perusahaan juga memberi dorongan motivasi kerja serta memberlakukan etos kerja yang tinggi. Jaminan kesejahteraan diwujudkan dalam bentuk gaji serta fasilitas lainnya seperti ruang makan yang menyajikan makanan yang higienis dan bergizi, loker penyimpanan, ruang istirahat karyawan, fasilitas ruang kerja yang nyaman, perumahan, fasilitas transportasi, fasilitas ibadah, jaminan kesehatan dan kesejahteraan karyawan. Bahkan Honda Fatmawati kini telah memiliki koperasi terbesar diantara pusat servis Honda di Indonesia yang telah mengkontribusikan 43 rumah tinggal dan 32 sepeda motor bagi para karyawannya. Honda Fatmawati selalu mengacu kepada keseimbangan antara karyawan dan perusahaan. Bagi mereka karyawan adalah aset bagi perusahaan, sehingga sebagai timbal baliknya mereka sangat mencintai perusahaannya. Hal ini dapat dibuktikan dengan banyaknya karyawan Honda Fatmawati yang telah bekerja lebih dari 15 tahun, bahkan mencapai 23 tahun. Ruang pamer Honda Fatmawati adalah pintu gerbang divisi penjualan yang memiliki jam kerja lebih lama, yakni dari pukul pagi hingga malam. Dengan luas sebesar 700m2, ruang pamer Honda Fatmawati dapat menampung 10 unit kendaraan display. Sistem penjualan yang terkomputerisasi diterapkan guna memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan. Pembelian kendaraan dapat dilakukan dengan cara yang fleksible, yakni tunai, kredit atau tukar tambah. Pada periode tertentu mereka juga memberikan potongan atau hadiah langsung kepada para pelanggannya. Selain itu, mereka juga menyediakan layanan purna jual seperti kartu keanggotaan bengkel yang dapat dimiliki oleh setiap pelanggan. Dengan

4 52 kartu tersebut pelanggan dapat menikmati berbagai kemudahan dan pelayanan khusus serta menikmati diskon dalam perawatan kendaraannya. Untuk kepuasan pelanggan, pusat pelayanan Honda Fatmawati beroperasi dari pukul pagi hingga malam. Kunci kualitas pelayanan adalah memadukan keterampilan para mekanik profesional yang handal dan terlatih dengan peralatan canggih guna memberikan pelayanan yang cepat dan akurat. Fasilitas pelayanan dilengkapi dengan bengkel general repair dengan 20 stall seluas m2, body repair dengan 32 stall seluas m2, ruang penyimpanan suku cadang sekitar macam barang seluas 450 m2 yang persediaannya dikontrol secara computerized, sehingga kapasitas bengkel Honda dapat melayani perawatan dan perbaikan hingga kendaraan per bulan. Selain itu, mereka fasilitas canggih yang menjamin kendaraan pelanggan mendapatkan perawatan terbaik, misal : bengkel body repair yang dilengkapi dengan alat pelurus body dan sistem pencampuran cat modern serta pengecatan sistem oven untuk menjadikan kendaraan seperti baru kembali. Bagi para pemilik kendaraan lama, mereka juga menyediakan paket perawatan hemat untuk meremajakan kendaraankendaraan lama. Fasilitas perawatan kendaraan mereka dilengkapi dengan peralatan lengkap dan canggih seperti 4 single post lift, 18 two-post lift, 2 scissor lift, computerized and full optical wheel alignment, computerized wheel balancer, car benchand measuring system, 2 painting and dry booth, kendaraan derek yang siap beroperasi 24 jam, ruang penyimpanan kendaraan baru dengan daya tampung 70 unit kendaraan dan peralatan lainnya yang sesuai dengan standar Honda.

5 53 Disamping itu, mereka juga menempatkan customer relations officer di divisi penjualan dan divisi after sales untuk menjembatani kebutuhan para pelanggan sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Selain itu, Honda Fatmawati juga dilengkapi fasilitas penunjang lainnya seperti area parkir yang mampu menampung 100 unit kendaraan pelanggan, executive lounge, ruang tunggu yang nyaman, mushola, kantin keamanan, dan kids corner sebagai tempat bermain anak-anak Struktur organisasi perusahaan dan uraian tugas dan wewenang Struktur organisasi perusahaan Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT. Istana Kebayoran Raya Motor.

6 54 Board of Directors President Director Operational Director Sales Director Finance Director Business Development HRD & GA General Manager Sales Manager CRO Showroom Finance Manager Body & Paint Manager General Repair Manager Customer Relation Officer Spare Part Manager IT Staff Sales Supervisor Accounting Staff Service Advisor QC & PDI Service Advisor Spare Part Staff Sales Executive Admin Staff Service Advisor Ass. & Adm Technician Service Advisor Ass Technician Sales Counter Sales Admin Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Istana Kebayoran Raya Motor Sumber: PT. Istana Kebayoran Raya Motor tahun 2005

7 Uraian tugas dan wewenang Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor. 1. Board of Directors Board of Directors memegang kekuasaan tertinggi di perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab Board of Directors adalah sebagai berikut : a. Membawahi President Director dan mempunyai wewenang untuk melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan perusahaan. b. Mengevaluasi, menyetujui, dan memberikan saran-saran terhadap kebijakan perusahaan. c. Mengangkat Director serta mengawasi segala aktivitas Director dalam menjalankan perusahaan. d. Memberikan pertimbangan terhadap rencana yang disusun oleh Director. e. Menerima laporan pertanggungjawaban dari President Director mengenai aktifitas perusahaan. 2. President Director Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada Board of Directors. b. Menetapkan dasar-dasar kebijakan perusahaan dengan dibantu Director. c. Merumuskan visi dan misi perusahaan dan mengajukannya kepada Board of Directors. d. Membuat perencanaan strategis jangka panjang yang akan dijalankan perusahaan sesuai dengan visi dan misi yang ada.

8 56 e. Menerima laporan-laporan dan pertanggungjawaban dari setiap departemen. f. Mengawasi operasi perusahaan melalui laporan-laporan yang diterima maupun pengawasan secara langsung. g. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Board of Directors secara berkala. 3. Operational Director Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada President Director. b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional perusahaan dan memberikan laporan pertanggungjawaban kepada President Director. 4. Sales Director Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada President Director. b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan yang meliputi pengawasan rencana dan target serta melakukan analisis terhadap hasil kegiatan. c. Membuat strategi pemasaran dan penjualan. d. Menyusun dan mengawasi anggaran biaya promosi dan penjualan. e. Mengamati perkembangan pasar. 5. Finance Director Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada President Director.

9 57 b. Bertanggung jawab atas seluruh bagian keuangan dan mengawasi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, serta mengamankan seluruh harta perusahaan. c. Menyusun kebijakan prosedur dan program kerja dibidang administrasi keuangan dan akuntansi dan mengawasi pelaksanaannya. 6. General Manager Tugas dan tanggung jawabnya: a. Bertanggung jawab kepada Operational Director. b. Mengkoordinasikan dan mengawasi setiap kegiatan operasional perusahaan agar sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan. c. Mengadakan rapat rutin dengan manajer setiap divisi untuk mengambil keputusan mengenai langkah-langkah pengembangan dan perbaikan. d. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Operational Director. 7. Sales Manager Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada Sales Director. b. Melaksanakan strategi pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan oleh Sales Director. c. Menentukan target penjualan. d. Mengawasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan promosi dan penjualan.

10 58 8. Finance Manager Tugas dan tanggung jawabnya : a. Bertanggung jawab kepada Finance Director. b. Mengawasi penggunaan aktiva perusahaan khususnya kas. c. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan pencatatan akuntansi. d. Bertanggung jawab untuk pembayaran gaji kepada karyawan. 9. Business Development ( Data Analysis) Tugas dan tanggung jawabnya : a. Menghitung upah mekanik, Ass. Service Advisor, Service Advisor, insentif unit mobil masuk, insentif Sparepart, dan Insentif Derek di Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah b. Analisa jumlah member Honda Fatmawati & Honda Pondok Indah c. Cek Stok Opname karyawan Body&Paint dengan bahan yang digunakan oleh staff d. Hitung insentif karyawan Body&Paint Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah e. Buat analisa data dan Gross Margin Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah 10. Business Development (QC. General Repair) Tugas dan tanggung jawabnya : Monitoring yang meliputi : a. Mobil masuk

11 59 b. Mobil yang selesai dikerjakan dan tidak selesai c. Mobil-mobil yang terlalu lama di parkirkan setelah selesai dikerjakan ataupun tidak selesai d. Mobil-mobil repair berat e. Mobil-mobil claim pengulangan kerja f. Surat-surat komplain customer bengkel dan meresponnya 11. Business Development (QC. B/P) Tugas dan tanggung jawabnya : a. Mengambil data untuk laporan bulanan meliputi : i. Jumlah mobil keluar ii. iii. Jumlah pengulangan kerja Komplain kendaraan b. Mengamati dan mencoba memperbaiki prosedur-prosedur kerja pada body repair 12. Human Resource Department & General Affair Bagian Human Resource Department & General Affair dikerjakan oleh satu orang, dimana orang tersebut juga bertanggung jawab dalam hal penggajian. Berikut ini dijabarkan pembagian tugas secara spesifik, antara lain : a. Human Resource Department Tugas dan tanggung jawabnya : i. Mengatur dan menyelesaikan hak-hak pegawai ii. Membuat surat pengangkatan dan pemberhentian pegawai serta membuat surat referensi kerja

12 60 iii. iv. Merekrut karyawan baru Memasang iklan lowongan pekerjaan b. General Affair Tugas dan tanggung jawabnya : i. Perawatan gedung ii. iii. iv. Service telpon Service dan perawatan AC Membawahi bagian Umum dan Satpam v. Mengontrol cleaning service c. Payroll Tugas dan tanggung jawabnya : i. Membuat kartu absensi dan menjaga atau mengawasi absensi pegawai ii. iii. iv. Membuat daftar gaji karyawan staff dan menghitung lemburan karyawan Menghitung potongan Jamsostek karyawan Membagikan upah mekanik kepada masing-masing kepala divisi 13. Service Advisor B/P Tugas dan tanggung jawabnya : a. Menerima keluhan customer dan mencatatnya pada working order b. Mendiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan diagnosa ke customer c. Membuat estimasi pekerjaan, waktu dan biaya d. Melayani surveyor asuransi e. Menyiapkan berkas claim

13 61 f. Menjual kartu member 14. Assisten Service Advisor B/P Tugas dan tanggung jawabnya : a. Membantu Service Advisor dalam melaksanakan tugasnya 15. Techinician Body & Paint Terdiri dari 4 bagian dengan pembagian tugas masing-masing sebagai berikut : a. Ketok B/P Mengembalikan kondisi kendaran yang rusak ke posisi semula, assembling dan disassembling sampai kendaraan siap untuk di dempul b. Dempul B/P Melanjutkan pekerjaan mekanik ketok, untuk menghaluskan hasil pengetokan hingga ke posisi semula hingga siap untuk dilakukan proses pengecatan c. Mixing B/P Memformulasikan warna cat hingga sesuai warna aslinya d. Cat B/P Menyemprotkan hasil formulasi warna ke panel kendaraan yang selesai dilakukan pendempulan 16. PDI B/P Tugas dan tanggung jawabnya : a. Memeriksa hasil pengerjaan dan merapihkan kendaraan yang siap untuk diambil b. Memutuskan apakah kendaraan layak untuk diserahkan atau diperbaiki kembali

14 Service Advisor General Repair Tugas dan tanggung jawabnya : a. Menerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order b. Mendiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan diagnosa ke customer c. Memberikan informasi kepada customer tentang lamanya pekerjaan dan estimasi biaya d. Menjual kartu member 18. Assisten Service Advisor General Repair Tugas dan tanggung jawabnya : a. Terima order dari SA b. Membuat faktur c. Input data mobil masuk ke computer d. Mengisi buku service e. Membuat estimasi customer 19. Technician General Repair Tugas dan tanggung jawabnya : a. Melaksanakan pekerjaan dengan baik yang ditugaskan oleh Service Advisor b. Melaksanakan penggantian spareparts sesuai dengan apa yang di butuhkan dengan persetujuan Service Advisor c. Memberitahukan kepada Service Advisor bahwa kendaraan telah selesai di perbaiki

15 Customer Relation Officer General Repair ( CRO ) Tugas dan tanggung jawabnya : a. Menangani komplain pelanggan secara langsung dan lewat telepon b. Melakukan follow up dengan cara menghubungi customer perhari c. Kontrol harian dan memfollow up komplain dealer d. Konfirmasi ke bagian sparepart untuk mengontrol pemesanan barang-barang klaim garansi dan konfirmasi ke bagian tool room untuk pengiriman barangbarang bekas garansi (HPM garansi) e. Input mobil perhari ke dalam komputer (incoming car) 21. Staff Sparepart Terdiri dari 4 bagian dengan pembagian tugas masing-masing sebagai berikut : a. Staff sparepart pelayanan ke General Repair & Body Paint Pengadaan suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair Pengadaan suku cadang Non-Honda untuk keperluan Body Repair dan estimasi Pelayanan loket suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair b. Staff Sparepart pengiriman barang Antar Pesanan suku cadang ke Body Shop dan Part Shop c. Staff Sparepart pengambilan barang Mengambil barang ke HPM d. Staff Sparepart Accessories Pengadaan Accessories Honda dan pelayanan kebutuhan showroom

16 Information Technology Staff Tugas dan tanggung jawabnya : a. Maintenance operational sistem komputer (software dan hardware) b. Sebagai pusat informasi, penelitian dan pengembangan system management informasi. c. Media support / Tim Pembantu dalam hal kelangsungan operasional divisi lain khususnya di bidang informasi tekhnologi. 23. Sales Supervisor Tugas dan tanggung jawabnya : a. Membina dan memimpin sales force, memenage team dan memberikan pelatihan dengan teamnya b. Sebagai problem solver bagi teamnya, memberi solusi atau memecahkan kendala yang dialami oleh teamnya atau salesman c. Sebagai motivator terhadap teamnya d. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat pemberitahuan ke main dealer, mengawasi pameran selama berlangsung, membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer e. Melakukan evaluasi kinerja salesman per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk salesman tersebut per 3 bulan f. Membuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, group persentasi dan target teamnya sesuai dengan type

17 Sales Executive Tugas dan tanggung jawabnya : a. Mencari dan menawarkan produk kepada customer b. Membina hubungan yang baik dengan customer 25. Counter Coordinator Tugas dan tanggung jawabnya : a. Membina dan memimpin sales counter, memanage team dan memberikan pelatihan dengan teamnya b. Sebagai problem solver bagi teamnya, memberi solusi atau memecahkan kendala yang dialami oleh teamnya atau sales counter c. Sebagai motivator terhadap teamnya d. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat pemberitahuan ke main dealer, mengawasi pameran selama berlangsung, membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer e. Melakukan evaluasi kinerja sales counter per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk sales counter tersebut per 3 bulan f. Membuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, group persentasi dan target teamnya sesuai dengan type 26. Sales Counter Tugas dan tanggung jawabnya : a. Menerima tamu yang datang di shoowroom

18 66 b. Mengangkat telp yang masuk di sales counter c. Menjelaskan produk yang ditawarkan kepada customer termasuk accessories, asuransi, service, dll 27. Sales Admin Tugas dan tanggung jawabnya : a. Pengaturan formulir SPK: pendataan SPK keluar sampai dengan pengambilan SPK yang kemudian di input di komputer sesuai dengan nomor urut SPK b. Membuat data penjualan setelah SPK lengkap (DP, Tanda tangan Sales Manager, KTP, nama untuk faktur, perhitungan kredit) atas persetujuan Sales Manager c. Melakukan proses stock matching sesuai dengan daftar SPK yang telah di input dengan daftar stock kendaraaan d. Memaintain booking list, untuk SPK yang masih belum ada stock e. Menerima bukti serah terima kendaraan dari customer 28. CRO Shoowroom Tugas dan tanggung jawabnya : a. Follow up customer dan membuat laporannya b. Menangani komplain/ masukan data customer c. Membuat grafik/laporan quesioner customer d. Mengirim B day card untuk customer e. Memasukkan data SPK f. Membantu membuat laporan Sales Manager

19 Accounting Tugas dan tanggung jawabnya : a. Print out penjualan dan laporan penjualan ke bengkel b. Membuat rekap penjualan mobil dan laporan pajak c. Menghitung HPP, stock mobil, submatrial d. Periksa hutang mobil e. Periksa Piutang dan discount mobil dan bengkel f. Membuat jurnal memorial g. Periksa Input GL, kas, bank h. Input bukti penerimaan dan pengeluaran yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian mobil i. Menerima kwitansi uang muka dan pelunasan penjualan mobil j. Menerima, input dokumen pembelian mobil k. Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas kecil dan faktur pajak 3.2 Gambaran sistem yang sedang berjalan Kebijakan umum kepegawaian pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor 1. Status Karyawan a. Karyawan percobaan adalah calon karyawan yang telah memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan perusahaan, dan harus melewati masa percobaan kerja paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak diterima kerja untuk dinilai kinerjanya. Karyawan masa percobaan ini hanya mendapatkan gaji pokok saja, tidak mendapatkan insentif kehadiran maupun bantuan transport.

20 68 b. Karyawan kontrak adalah karyawan yang terikat pada hubungan kerja dengan perusahaan untuk jangka waktu satu tahun setelah dinilai baik kinerjanya selama masa percobaan 3 (tiga) bulan. c. Karyawan tetap adalah karyawan yang terikat pada hubungan kerja dengan perusahaan untuk jangka waktu yang tidak terbatas setelah dinilai baik kinerjanya selama masa kontrak 1(satu) tahun. 2. Waktu kerja karyawan Jam kerja ditentukan sebagai berikut : Khusus Kantor : Hari Senin s.d Jumat Istirahat Hari Sabtu Istirahat Khusus Bengkel dan Shoowroom : Hari Senin s.d. Sabtu Shift Istirahat Shift Istirahat 3. Tata tertib perusahaan a. Setiap pekerja diwajibkan untuk menjaga serta memelihara keamanan seluruh harta benda milik perusahaan seperti : gedung, sparepart,

21 69 perlengkapan-perlengkapan (tools) kendaraan dan lain-lain. Begitupun barang milik orang lain yang tersimpan dalam lingkungan perusahaan. Apabila pekerja mengetahui hal-hal yang mungkin dan dapat mengakibatkan timbulnya kebakaran, kerusakan dan atau kehilangan, pekerja tersebut wajib untuk berusaha menyelamatkan segera dan melapor kepada atasan/ pimpinan. b. Para pekerja harus bersikap sopan didalam perusahaan tunduk kepada peraturan-peraturan/ petunjuk-petunjuk yang ada di perusahaan dan dalam melakukan pekerjaan berkewajiban mengikuti petunjuk-petunjuk yang di berikan oleh atasannya. c. Apabila diperlukan atas instruksi pengusaha, pekerja pada setiap saat diwajibkan memeriksa kesehatannya pada dokter yang ditunjuk oleh perusahaan dan harus mengikuti petunjuk-petunjuk dokter yang bersangkutan. d. Setiap pekerja harus menjaga kartu hadir dan tidak mengotorinya, menulis gambar gambar serta tanda lain pada kartu hadir. e. Pekerja harus bersedia diperiksa badannya oleh penjaga keamanan, baik pada waktu masuk maupun pada waktu pulang kerja. f. Pekerja dilarang keras membawa kedalam lingkungan perusahaan, bendabenda yang dapat membahayakan jiwa manusia, seperti senjata api, senjata tajam, bahan-bahan peledak dan sejenisnya. g. Pekerja yang tidak masuk kerja karena berhalangan oleh sebab apapun atau yang datang terlambat, wajib minta rekomendasi dari bagian personalia untuk masuk kebagian/ divisinya.

22 70 h. Pekerja yang karena alasan-alasan penting perlu meninggalkan pekerjaan sebelum waktunya berakhir atau pulang lebih cepat, wajib meminta ijin terlebih dahulu pada atasannya. i. Pekerja tidak diperkenankan mempengaruhi atau membujuk pemakai jasa ( pemilik mobil) untuk memakai jasanya mengerjakan kendaraan/mobil konsumen (pemakai jasa) dirumahnya atau di tempat lain. j. Pekerja harus mentaati jam-jam kerja yang telah ditentukan perusahaan, dan harus menandai bukti/daftar hadir atau absen pada time recorder yang disediakan. k. Dalam jam kerja dan jam istirahat, pekerja dilarang melewati pintu keluar kecuali bagi mereka yang ditugaskan keluar. l. Setiap pekerja dilarang mengunakan pesawat telpon milik perusahaan untuk kepentingan pribadi/urusan pribadi, kecuali dalam keadaan darurat, seperti sakit keras, kematian dan sebagainya, untuk mana yang bersangkutan harus mendapat ijin dari atasannya. m. Bila kartu hadir hilang, karyawan yang bersangkutan wajib segera melaporkan kebagian personalia, untuk mendapat gantinya. Perusahaan dapat mengakhiri hubungan kerja bila pekerja dengan sengaja melanggar tata tertib perusahaan, khususnya yang merugikan perusahaan, setelah diberikan Surat Peringatan I, II, dan III. Pekerja yang mengalami pemutusan hubungan kerja berhak atas uang pesangon sebesar 1 (satu) kali, dan uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali.

23 71 4. Tindakan atas pelanggaran disiplin kerja a. Perusahaan dapat memberikan surat peringatan tertulis kepada setiap pekerja yang melakukan pelanggaran tata tertib kerja perusahaan sebagai berikut : i. Sering datang terlambat atau pulang mendahului dari waktu yang ditentukan ii. Tidak mematuhi ketentuan-ketentuan keselamatan kerja, petunjukpetunjuk atasan. iii. Menolak perintah yang layak iv. Melalaikan kewajiban secara serampangan b. Kepada pekerja yang melakukan pelanggaran tata tertib perusahaan akan diberikan i. Surat Peringatan I ii. Surat Peringatan II iii. Surat Peringatan III c. Masing-masing surat peringatan mempunyai masa berlaku selam 6 enam bulan dan apabila ternyata yang bersangkutan masih melakukan pelanggaran lagi, maka perusahaan dapat memutuskan hubungan kerjanya. d. Apabila pekerja tidak masuk kerja tanpa alasan yang dapat diterima oleh perusahaan, maka pekerja tersebut dianggap mangkir. e. Apabila pekerja mangkir/tidak masuk kerja dalam waktu sedikit-dikitnya 5 hari kerja berturut-turut tanpa keterangan secara tertulis dengan bukti yang sah dan telah dipangil oleh pihak pengusaha, 2 (dua) kali secara patut dan tertulis maka pekerja tersebut dikualifikasikan mengundurkan diri.

24 72 f. Bagi pekerja yang di PHK karena mangkir tidak berhak atas uang pesangon, tetapi diberikan uang penghargaan masa kerja yang besarnya sebagai berikut: Masa kerja 5 tahun - 9 tahun Masa kerja 10 tahun - 14 tahun Masa kerja 15 tahun atau lebih : 2 bulan upah/gaji pokok : 4 bulan upah/gaji pokok : 6 bulan upah/gaji pokok 5. Promosi a. Perusahaan memberikan kesempatan kepada pekerja untuk dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi guna mengisi lowongan jabatan yang ada, dengan mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, masa kerja dan masa menjabat pada jabatan sekarang, pengalaman kerja, diketahui dan disetujui oleh manajemen. b. Bilamana seorang pekerja akan dipromosikan untuk suatu jabatan tertentu, maka diperlukan satu masa tertentu untuk penilaian atas kemampuan pada jabatan baru tersebut. Untuk itu kepada pekerja tersebut diberikan pengangkatan sementara yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang. c. Pengangkatan sementara berlaku maksimum untuk jangka waktu selama enam bulan. d. Setelah melalui pengangkatan sementara tersebut dengan hasil yang baik, maka perusahaan memberikan surat keputusan, yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. e. Promosi jabatan berpengaruh terhadap gaji karyawan.

25 73 6. Mutasi Mutasi dapat dilakukan dengan alasan-alasan : a. Bertambahnya pekerjaan di suatu tempat dengan memperhatikan ketrampilan dan kemampuan pekerja dan mempertimbangkan kariernya di dalam perusahaan. b. Memberikan pekerjaan kepada pekerja yang mempunyai potensi untuk maju, agar dapat mengembangkan kariernya. c. Pekerja yang karena kesehatannya menurut nasehat dokter tidak memungkinkan ia bekerja dalam jabatan/pekerjaan yang didudukinya. d. Karena kebutuhan operasional ditempat lain. 7. Demosi a. Perusahaan dapat melakukan demosi kepada pekerja dengan mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, loyalitas, etos kerja, kejujuran, disiplin dan diketahui dan disetujui oleh Manajemen. b. Demosi berpengaruh terhadap gaji karyawan 8. Kerja Lembur Ketentuan Kerja Lembur : a. Kerja lembur adalah kerja yang dilakukan/dijalankan selebihnya dari jam kerja atau hari kerja yang lamanya minimal satu jam dan pelaksanaannya harus mendapat persetujuan dari kedua belah pihak atau sekurang-kurangnya dari atasannya.

26 74 b. Kerja lembur dilakukan atas permintaan & sepengetahuan tertulis atasan langsungnya. c. Pekerja yang berhak lembur adalah pekerja dengan level supervisor kebawah sedangkan level diatas supervisor tidak berhak mendapat upah lembur. 9. Cuti karyawan a. Cuti Tahunan i. Setiap pekerja yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan berturutturut/terus menerus tanpa putus, berhak atas cuti tahunan selama 12 hari kerja dengan mendapat upah penuh. Jika cuti tahunan tidak diambil karena alasan alasan pengusaha maupun pekerja sendiri, maka cuti tahunan tersebut dapat diakumulasikan dengan cuti tahun depan dengan batas waktu 6 bulan. Setelah waktu tersebut cuti dapat dianggap gugur. b. Cuti Besar i. Cuti besar sesuai dengan peraturan perundangan-undangan yang berlaku yaitu diberikan 6 tahun sekali selama 25 hari. ii. Cuti besar akan gugur apabila dalam waktu 6 (enam) bulan sejak cuti panjang timbul pekerja tidak mengunakan haknya. iii. Cuti besar tidak gugur apabila pekerja tidak menggunakan haknya tersebut karena kehendak perusahaan. iv. Perusahaan dapat menunda pelaksanaan istirahat panjang untuk lama 6 (enam) bulan terhitung sejak timbulnya cuti besar dengan memperhatikan kepentingan pekerja dan kepentingan perusahaan.

27 75 c. Cuti Haid / Hamil / Keguguran i. Karyawati tidak boleh diwajibkan bekerja pada hari pertama dan kedua waktu haid ii. Pekerja wanita berhak atas cuti hamil. Cuti hamil/melahirkan diberikan 1 ½ bulan sebelum dan 1 ½ bulan sesudah melahirkan anak atau gugur kandungan dengan mendapat upah penuh. iii. Demikian juga cuti ini diberikan kepada pekerja wanita yang keguguran dan waktunya ditentukan menurut keterangan dokter atau bidan yang merawatnya, dengan mendapat upah penuh. d. Ijin Meninggalkan Pekerjaan Dengan Upah Penuh i. Mengingat kepentingan karyawan dan demi kelancaran perusahaan/pekerjaan, perusahaan dapat memberikan ijin kepada pekerja untuk meninggalkan pekerjaannya dengan mendapat upah penuh seperti tersebut di bawah ini : Perkawinan pekerja sendiri Anak pekerja menikah Istri / Anak meninggal Orang Tua / mertua meninggal Khitanan / Pembabtisan Istri pekerja melahirkan Pangggilan resmi dari Pemerintah Panggilan keluarga yang mendesak 6 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 2 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja (anak / istri sakit keras)

28 76 ii. Atas permintaan pekerja sendiri ia juga dapat meninggalkan pekerjaan tanpa upah dengan terlebih dahulu mendapat persetujuan dari pimpinan perusahaan e. Menjalankan Ibadah i. Perusahaan dapat memberikan dispensasi kepada pekerja untuk menjalankan ibadah haji. Pada dasarnya untuk menjalankan ibadah haji, perusahaan hanya memberikan 1 (satu) kali selama pekerja di PT Istana Kebayoran Raya Motor, apabila lebih dari 1 (satu) kali cuti diluar tanggungan perusahaan dan untuk kesinambungan pekerjaan, perusahaan dapat menganti posisi yang bersangkutan dengan pekerja lain. 10. Fasilitas Makan Siang a. Pengusaha memberikan kepada setiap pekerja 1 (satu) kali makan siang dengan menu yang layak. b. Bagi pekerja yang karena tugasnya berada di luar pada jam makan siang, diberikan uang pengganti makan sesuai ketentuan perusahaan c. Bagi pekerja yang menjalankan ibadah puasa RAMADHAN, diberikan uang pengganti makan siang sesuai ketentuan 11. Pakaian Kerja Kepada seluruh pekerja, perusahaan memberikan pakaian kerja yang harus dipakai dalam waktu menjalankan tugasnya sehari-hari, dan jumlah pakaian kerja tersebut diberikan setiap 4 (Empat) bulan sebanyak satu stel.

29 PHK dengan Alasan Mendesak a. Perusahaan dapat memutuskan hubungan kerja terhadap pekerja dikarenakan alasan mendesak oleh karena pekerja melakukan kesalahan berat seperti : i. Melakukan pelanggaran yang setara dengan pelanggaran yang diatur dalam surat peringatan 1, 2 atau 3 pada periode surat peringatan 3 masih berlaku. ii. Dengan ceroboh atau sengaja merusak, merugikan atau membiarkan diri atau teman sekerjanya dalam keadaan bahaya. iii. Mabuk, minum-minuman keras yang memabukan, madat, mengisap ganja, heroin, morphine (narkotika), memakai obat bius atau menyalahgunakan obat-obatan terlarang atau obat-obatan perangsang lainnya dan melakukan segala macam perjudian didalam lingkungan perusahaan iv. Melakukan atau terlibat dalam penipuan, pencurian dan pengelapan barang atau uang milik perusahaan atau milik teman sekerja atau milik pihak ketiga. v. Memberikan keterangan palsu atau yang dipalsukan sehingga merugikan perusahaan atau kepentingan negara. vi. vii. Berkelahi di lingkungan perusahaan. Memukul/melukai atau mencoba melukai orang di waktu kerja atau dalam lingkungan kerja karena suatu sebab, termasuk memukul/melukai atau mencoba melukai orang di tempat manapun dan

30 78 pada waktu apapun dalam suatu perselisihan yang berhubungan dengan pekerjaan pada perusahaan kecuali dalam hal membela diri. viii. Membawa senjata api atau tajam dan bahan berbahaya lainnya ke dalam lingkungan perusahaan tanpa ijin pejabat yang berwenang dan perusahaan. ix. Bekerja pada perusahaan lain. x. Menyalahgunakan kedudukannya didalam perusahaan baik langsung maupun tidak untuk memperoleh keuntungan pribadi maupun untuk memperkaya diri. xi. xii. Pekerja tidak mengerjakan Working Order. Pekerja dengan sadar melakukan manipulasi pendapatan dengan cara merubah pendapatan milik perusahan menjadi milik Pekerja. xiii. Pekerja dilarang (kecuali dengan seijin pimpinan perusahaan) membawa keluar barang/alat-alat milik perusahaan tanpa disertai surat pengeluaran barang yang diketahui oleh pimpinan. xiv. Pekerja dilarang melakukan tugas-tugas yang bukan tugasnya dan tidak diperkenankan memasuki ruangan lain yang bukan bagiannya kecuali atas perintah atasannya/apabila ada kepentingan yang berhubungan dengan pekerjaanya. xv. Setiap pekerja dilarang merokok ditempat kerja dan tempat lainnya dalam lingkungan perusahaan, kecuali ditempat tertentu yang ditentukan oleh perusahaan.

31 79 b. Bagi pekerja yang di PHK karena alasan mendesak pada point A tidak berhak atas surat referensi dan uang pesangon, tetapi berhak atas uang penghargaan masa kerja yang besarnya adalah sebagai berikut : Masa kerja 5 tahun - 9 tahun Masa kerja 10 tahun - 14 tahun Masa kerja 15 tahun atau lebih : 2 bulan upah/gaji pokok : 4 bulan upah/gaji pokok : 6 bulan upah/gaji pokok 13. Pengunduran Diri Pekerja Pengunduran diri seorang pekerja dari pekerjaannya dapat dilakukan secara resmi dengan mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis. Dalam hal ini perusahaan tidak berkewajiban memberikan uang pesangon dan penghargaan masa kerja, kecuali apabila pekerja tersebut telah bekerja 5 (lima) tahun terus-menerus tanpa pernah putus dengan penilaian prestasi baik, maka perusahaan akan memberikan uang penghargaan masa kerja yang besarnya sebagai berikut: Masa kerja 5 tahun - 9 tahun Masa kerja 10 tahun - 14 tahun Masa kerja 15 tahun atau lebih : 2 bulan upah/gaji pokok : 4 bulan upah/gaji pokok : 6 bulan upah/gaji pokok 14. Pekerja Ditahan oleh Yang Berwajib a. Apabila seorang pekerja ditahan oleh yang berwajib, bukan atas pengaduan pihak perusahaan, maka pekerja tersebut tidak mendapat upah, tetapi pihak

32 80 keluarga pekerja yang ditinggalkan diberikan bantuan sebesar sebagai berikut: Untuk 1 orang tanggungan 25% dari upah/gaji Untuk 2 orang tanggungan 35% dari upah/gaji Untuk 3 orang tanggungan 45% dari upah/gaji Untuk 4 orang tanggungan 50% dari upah/gaji 15. Pensiun Pekerja akan dinyatakan pension jika: a. Usia pekerja mencapai 55 (lima puluh lima) tahun. b. Pekerja yang bekerja terus menerus selama 25 (dua puluh lima) tahun tanpa putus. 16. Berakhirnya Masa Kerja Kontrak a. Sesuai dengan dengan syarat-syarat kerja yang dinyatakan dalam isi surat perjanjian kontrak kerja maka tanggal berakhirnya masa kontrak adalah juga merupakan tanggal berakhirnya hubungan kerja antara pekerja dengan perusahaan untuk periode tertentu b. Hubungan kerja kontrak antara perusahaan dengan pekerja dapat diperbaharui atas persetujuan kedua belah pihak c. Dalam pemutusan hubungan kerja yang diakibatkan oleh berakhirnya masa kontrak perusahaan tidak berkewajiban untuk memberikan imbalan atau pesangon diluar apa yang tercantum dalam surat perjanjian kontrak.

33 Kebijakan Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PT. Istana Kebayoran Raya Motor 1. Gaji pokok Gaji pokok diberikan secara tetap setiap bulan kepada karyawan staff. Jumlahnya bervariasi tergantung pada jabatan karyawan yang bersangkutan, semakin tinggi jabatannya maka semakin besar pula gaji pokoknya. 2. Upah Upah diberikan kepada pekerja bengkel seperti: mekanik, service advisor, dan karyawan borongan. Besarnya upah perhari tergantung pada jumlah pekerjaan yang mereka kerjakan dan berapa banyak sparepart yang dapat dijual perhari. Perhitungan upah pekerja bengkel ini akan dijabarkan dibawah ini: a. Mekanik Upah mekanik dihitung berdasarkan banyaknya service yang dilakukan. Cara perhitungan upah mekanik adalah sebagai berikut : [Biaya service (sesuai standar Honda Prospect Motor) + total penjualan sparepart / oli] x 10% Selain itu, mekanik mendapatkan insentif tambahan dari penjualan sparepart atau oli sebesar : 1% x harga jual sparepart (untuk penjualan sparepart) 2% x harga jual oli (untuk penjualan oli)

34 82 b. Service Advisor Seorang Service Advisor bertanggung jawab atas 8 orang mekanik. Perhitungan upah Service Advisor adalah sebagai berikut: Upah rata-rata dari 8 orang mekanik dalam 1 bulan + 5% dari penjualan (member, spooring, balancing, recycle AC, poles, dll) c. Karyawan Borongan (Body&Paint Mechanic) Upah untuk karyawan borongan dihitung berdasarkan banyaknya jumlah panel yang dikerjakan perbulan. Sebuah mobil memiliki 6 buah panel yakni : bagian depan ada 1 panel, bagian samping kanan ada 2 panel, bagian samping kiri ada 2 panel, dan bagian belakang ada 1 panel. Perhitungan upah karyawan borongan adalah sebagai berikut : Jumlah panel yang dikerjakan dalam 1 bulan x Rp Insentif untuk salesman Selain mendapatkan gaji pokok setiap bulan, salesman juga mendapatkan insentif atas produk-produk yang berhasil mereka jual. Salesman dalam perusahaan ini ada 2 jenis yakni: Sales Counter dan Sales Luar. Sales Counter adalah salesman yang bertugas di showroom mobil. Mereka mendapatkan insentif jika berhasil menjual produk kepada customer yang datang berkunjung ke showroom. Sedangkan Sales Luar adalah salesman yang mencari customer dari luar. Jika dinilai dari tingkat kesulitannya maka insentif untuk Sales Luar

35 83 lebih besar daripada Sales Counter. Berikut ini adalah penjabaran penghitungan insentif untuk salesman: a. Insentif atas penjualan unit kendaraan Tiap salesman akan mendapatkan point dari penjualan mobil. Jadi, untuk mendapatkan jumlah insentif yang besar, salesman harus mengumpulkan point sebanyak-banyaknya. Perhitungan insentif atas penjualan unit kendaraan untuk Sales Counter adalah jumlah point x Rp 2.500, sedangkan untuk Sales Luar adalah jumlah point x Rp Tabel berikut adalah rincian point atas penjualan unit mobil. Jenis Mobil Point Honda Jazz 30 Honda City 40 Honda CRV 60 Honda Stream 70 Honda Accord 100 Honda Civic 100 Honda Odyssey 140 Tabel 3.1 Tabel point atas penjualan mobil b. Insentif atas penjualan asuransi mobil Selain menjual mobil, salesman juga menawarkan asuransi mobil dimana perusahaan sudah bekerja sama dengan perusahaan asuransi tertentu. Jadi,

36 84 customer mendapatkan kemudahan dalam pengurusan asuransi mobil. Berikut ini adalah rincian penghitungan insentif salesman atas penjualan asuransi mobil: Jika customer membayar cash, maka perhitungannya: Untuk Sales Counter : Net profit x 20% Untuk Sales Luar : Net profit x 40% Jika customer membayar secara credit, maka perhitungannya: Untuk Sales Counter : Net Refund x 15% Untuk Sales Luar : Net Refund x 30% c. Insentif atas penjualan aksesoris mobil Salesman juga mendapatkan insentif atas penjualan aksesoris mobil dimana perhitungannya adalah sebagai berikut: Insentif atas penjualan aksesoris mobil = 25% x net profit/loss d. Insentif atas penjualan mobil diatas harga jual (overprice) Jika salesman mampu menjual mobil diatas harga jual, maka ia berhak mendapatkan insentif dengan perhitungan sebagai berikut: Insentif atas overprice = 10% x nilai overprice Setiap salesman yang berhasil menjual mobil harus bertanggung jawab melakukan follow up terhadap customer sampai mobil lunas dibayar. Perusahaan sudah menetapkan jangka waktu pelunasan untuk penjualan mobil dengan syarat tertentu. Jika customer membayar lunas mobil tersebut tetapi lewat dari jangka

37 85 waktu pelunasan yang ditetapkan perusahaan, maka salesman tidak berhak atas insentif yang dijanjikan. Berikut ini adalah jangka waktu pelunasan mobil yang ditetapkan perusahaan: Jenis Mobil Customer Perorangan Perusahaan Cash Credit Cash Credit Completely Knock Down 14 hari 21 hari 21 hari 21 hari Completely Build Up 28 hari 35 hari 35 hari 35 hari Tabel 3.2 Tabel Jangka Waktu Pelunasan Mobil 4. Bantuan transport Penggantian uang transport sebesar Rp perhari hanya diberikan jika karyawan masuk kantor. Jadi jika karyawan tidak masuk kantor maka tidak berhak mendapatkan penggantian uang transport ini. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayarannya dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya. Akan tetapi tidak semua karyawan mendapatkan bantuan transport, karyawan borongan tidak mendapatkan bantuan transport ini. 5. Bantuan makan siang Perusahaan menyediakan fasilitas makan siang di kantin perusahaan bagi semua karyawan, sehingga perusahaan tidak memberikan penggantian uang

38 86 makan. Penggantian uang makan sebesar Rp hanya diberikan jika karyawan ditugaskan keluar dari lingkungan kantor. 6. Insentif kehadiran Insentif kehadiran sebesar Rp diberikan kepada karyawan setiap bulan dengan persyaratan sebagai berikut : Tidak boleh terlambat lebih dari lima (5) kali dalam satu bulan Sakit/tidak masuk 1 hari hanya mendapat 50% dari Rp Sakit/tidak masuk 2 hari tidak mendapatkan insentif kehadiran 7. Upah lembur Upah lembur hanya diberikan kepada karyawan yang mendapat surat perintah lembur dari atasannya. Lamanya waktu kerja lembur untuk hari kerja biasa dihitung mulai dari jam 6 sore sampai waktu karyawan tersebut melakukan clock out pada absensi. Perhitungan upah lembur adalah sebagai berikut: Hari kerja (Senin-Sabtu) : 1 jam pertama dihitung : Gaji pokok x 1.5 x jam kerja lembur 173 Jam ke-2 sampai jam ke-7 : Gaji pokok x 2 x jam kerja lembur 173 Hari Minggu dan hari libur nasional : 7 jam pertama : Gaji pokok x 3 x jam kerja lembur 173

39 87 Jam ke-8 sampai seterusnya : Gaji pokok x 4 x jam kerja lembur Tunjangan-tunjangan yang ditetapkan perusahaan antara lain: a. Tunjangan Hari Raya Keagamaan dan Bonus Tahunan i. Perusahaan wajib memberikan THR kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus atau lebih dimana perhitungannya proporsional dengan masa kerja. Sedangkan untuk pekerja yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan secara terus menerus atau lebih diberikan THR sebesar 1 (satu) bulan upah. ii. Jika dalam satu tahun pembukuan yang telah berjalan keuangan perusahaan memungkinkan pengusaha memberikan BONUS TAHUNAN kepada pekerja (kecuali pekerja borongan) yang besarnya sesuai kebijaksanaan pimpinan dan didasarkan atas kerajinan, prestasi, disiplin kerja serta kehadiran pekerja yang bersangkutan. b. Tunjangan kesehatan dan pengobatan i. Perusahaan memberikan fasilitas pengobatan / perawatan kepada karyawan dengan ketentuan sebagai berikut : Rumah Sakit Rujukan Rumah Sakit Non Rujukan 80% biaya ditanggung Perusahaan 50% biaya ditanggung Perusahaan 20% biaya ditanggung Karyawan 50% biaya ditanggung Karyawan Tabel 3.3 Tabel Tanggungan Perusahaan atas Biaya Rumah Sakit Karyawan

40 88 ii. Dalam hal keadaan sakit yang mendesak, pekerja diijinkan pergi ke dokter umum yang terdekat dengan tempat tinggalnya dan kemudian melaporkannya kepada perusahaan. Penggantian biaya pengobatan ini hanya dapat diberikan apabila disertai bukti-bukti berupa : Kwitansi dokter Kwitansi pembelian obat dari Apotek dengan disertai copy resep dari dokter yang bersangkutan iii. Dalam hal karyawan memerlukan perawatan di rumah sakit, harus memberitahukan terlebih dahulu kepada perusahaan dengan memberikan keterangan dokter, kecuali perawatan yang mendadak / tidak dapat ditunda. Biaya perawatan yang ditanggung perusahaan ditetapkan sesuai tarif-tarif yang berlaku pada RUMAH SAKIT PEMERINTAH KELAS III, termasuk biaya berobat jalan atas saran dokter. iv. Perawatan yang TIDAK menjadi tanggungan perusahaan adalah : Akibat latihan bela diri Akibat huru-hara di luar perusahaan Kecelakaan akibat kesengajaan dalam waktu rekreasi yang bukan diadakan oleh perusahaan Penyakit kelamin Akibat narkotika dan sejenisnya v. Perusahaan tidak memberikan tunjangan perawatan gigi dan tambal gigi, termasuk pembuatan gigi palsu. Perusahaan hanya mengganti biaya pencabutan gigi.

41 89 c. Tunjangan penggantian kacamata Perusahaan memberikan tunjangan FRAME dan LENSA kaca mata bagi yang memerlukannya. Besarnya biaya pengantian diatur tersendiri. d. Tunjangan bersalin Perusahaan memberikan tunjangan bersalin dengan penggantian yang dibatasi sampai anak ke 2 (dua). Besarnya biaya pengantian diatur tersendiri. e. Tunjangan kematian bukan akibat kecelakaan kerja i. Apabila seorang pekerja meninggal dunia, bukan oleh karena kecelakaan kerja, maka kepada ahli warisnya perusahaan akan memberikan : Gaji dalam bulan yang sedang berjalan Ongkos biaya penguburan maksimum diatur dalam keputusan tersendiri. ii. Apabila seorang pekerja meninggal dunia oleh karena kecelakaan kerja yang ada hubungannya dengan pekerjaannya, maka perusahaan akan mengganti kerugian berupa: Biaya pengangkutan pekerja dari tempat kecelakaan ke rumahnya atau ke rumah sakit Biaya perawatan dan pengobatan Biaya penguburan Tunjangan Kecelakaan

42 90 9. Uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja a. Besarnya uang pesangon yang diberikan kepada karyawan dihitung sebagai berikut: Masa kerja kurang dari 1 tahun : 1bulan upah Masa kerja lebih dari 1 tahun tetapi kurang dari 2 tahun : 2bulan upah Masa kerja lebih dari 2 tahun tetapi kurang dari 3 tahun : 3bulan upah Masa kerja lebih dari 3 tahun tetapi kurang dari 4 tahun : 4bulan upah Masa kerja lebih dari 4 tahun tetapi kurang dari 5 tahun : 5bulan upah Masa kerja lebih dari 5 tahun tetapi kurang dari 6 tahun : 6bulan upah Masa kerja lebih dari 6 tahun tetapi kurang dari 7 tahun : 7bulan upah Masa kerja lebih dari 7 tahun tetapi kurang dari 8 tahun : 8bulan upah Masa kerja lebih dari 8 tahun : 9bulan upah b. Besarnya uang penghargaan masa kerja yang diberikan kepada karyawan dihitung sebagai berikut: Masa kerja lebih dari 3 tahun tetapi kurang dari 6 tahun : 2bulan upah Masa kerja lebih dari 6 tahun tetapi kurang dari 9 tahun : 3bulan upah Masa kerja lebih dari 9 tahun tetapi kurang dari 12 tahun : 4bulan upah Masa kerja lebih dari 12 tahun tetapi kurang dari 15 tahun : 5bulan upah Masa kerja lebih dari 15 tahun tetapi kurang dari 18 tahun : 6bulan upah Masa kerja lebih dari 18 tahun tetapi kurang dari 21 tahun : 7bulan upah Masa kerja lebih dari 21 tahun tetapi kurang dari 24 tahun : 8bulan upah Masa kerja lebih dari 24 tahun :10bulan upah

43 Pembayaran atas cuti karyawan Setiap karyawan yang mendapatkan upah seperti: mekanik, service advisor, dan body&paint mechanic berhak mengambil cuti dengan upah penuh. Adapun perhitungan upah bagi karyawan yang mengambil cuti adalah sebagai berikut: Upah rata-rata perhari selama 3 bulan x jumlah hari cuti 11. Potongan atas gaji yang ditetapkan oleh perusahaan Jamsostek Iuran Jaminan Sosial Tenaga Kerja ini dipotong dari gaji pokok/upah pokok tiap karyawan, dimana perhitungannya adalah sebagai berikut : Ditanggung oleh karyawan : 2% x Gaji Pokok/Upah Pokok Ditanggung oleh perusahaan : 2.5% x Gaji Pokok/Upah Pokok Prosedur penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan Berikut ini akan diuraikan prosedur penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan Bagian yang terkait antara lain : 1. Satpam 2. Kepala HRD Dokumen yang digunakan : Kartu absensi Tugas masing-masing bagian yang terkait antara lain :

44 92 1. Satpam a. Mengawasi setiap karyawan ketika memasukkan kartu absensi ke dalam mesin pencatat waktu 2. Kepala HRD a. Membuat kartu absensi karyawan Prosedur penghitungan gaji dan pembuatan daftar gaji Bagian yang terkait : 1. Kepala HRD 2. Finance Manager 3. Direktur Operasional Dokumen yang digunakan : Kartu Absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji, dan Rekap Daftar Gaji. Tugas masing-masing bagian yang terkait antara lain : 1. Kepala HRD a. Memasukkan data dari kartu absensi karyawan staff kedalam komputer b. Membuat rekap absensi berdasarkan kartu absensi c. Menghitung insentif kehadiran, uang makan dan transport karyawan staff berdasarkan kartu absensi d. Membuat daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff e. Menyerahkan rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff kepada Finance Manager untuk diperiksa dan diotorisasi f. Mengarsip rekap absensi karyawan

45 93 g. Menghitung uang lembur karyawan staff 2. Finance Manager a. Memeriksa dan mengotorisasi rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff yang telah dibuat oleh Kepala HRD b. Menyerahkan daftar gaji dan rekap daftar gaji kepada Direktur Operasional untuk diotorisasi c. Menghitung insentif untuk sales d. Mengarsip rekap daftar gaji karyawan staff 3. Direktur Operasional a. Mengotorisasi daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff Prosedur penghitungan upah dan pembuatan daftar upah Bagian yang terkait : 1. Bagian Business Development 2. Finance Manager 3. Direktur Operasional Dokumen yang digunakan : Kartu Absensi, Rekap Absensi, Daftar Upah, dan Rekap Daftar Upah Tugas masing-masing bagian yang terkait : 1. Bagian Business Development a. Memasukkan data dari kartu absensi mekanik kedalam komputer b. Membuat rekap absensi berdasarkan kartu absensi

46 94 c. Menghitung insentif kehadiran, uang makan dan transport mekanik berdasarkan kartu absensi d. Menghitung upah mekanik berdasarkan pekerjaan yang dilakukan e. Membuat daftar upah dan rekap daftar upah mekanik f. Menyerahkan rekap absensi, daftar upah dan rekap daftar upah mekanik kepada Finance Manager untuk diperiksa dan diotorisasi 2. Finance Manager a. Memeriksa dan mengotorisasi rekap absensi, daftar upah dan rekap daftar upah mekanik yang telah dibuat oleh bagian Business Development b. Menyerahkan daftar upah dan rekap daftar upah kepada Direktur Operasional untuk diotorisasi c. Mengarsip rekap daftar upah mekanik 3. Direktur Operasional a. Mengotorisasi daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff Prosedur pembayaran gaji Bagian yang terkait : 1. Finance Manager 2. Bank Dokumen yang digunakan : Daftar Gaji, Rekap Daftar Gaji, Cek, Bukti Transfer Bank, Slip Gaji Tugas masing-masing bagian yang terkait :

47 95 1. Finance Manager a. Menyerahkan daftar gaji yang telah diotorisasi, cek untuk mentransfer dana dari rekening perusahaan ke rekening karyawan serta nomor rekening masing-masing karyawan staff kepada pihak bank b. Membagikan slip gaji kepada masing-masing karyawan staff c. Menerima bukti transfer gaji karyawan dari bank 2. Bank a. Mentransfer gaji ke rekening masing-masing karyawan berdasarkan daftar gaji b. Menyerahkan bukti transfer gaji karyawan kepada Finance Manager Prosedur pembayaran upah Bagian yang terkait : 1. Finance Manager 2. Kepala HRD 3. Kepala Divisi Dokumen yang digunakan : Daftar Upah, Rekap Daftar Upah, Slip Penarikan Uang Tunai, Amplop Gaji, Kartu Tanda Terima Upah Tugas masing-masing bagian yang terkait : 1. Finance Manager a. Membuat dan menandatangani Slip Penarikan Uang Tunai b. Mengambil uang tunai ke bank berdasarkan Rekap Daftar Gaji

48 96 c. Menyerahkan uang tunai kepada Kepala HRD untuk dimasukkan kedalam amplop gaji 2. Kepala HRD a. Memasukkan uang tunai kedalam amplop gaji masing-masing karyawan b. Membuat Kartu Tanda Terima Upah c. Menyerahkan amplop gaji dan Kartu Tanda Terima Upah kepada Kepala HRD untuk diserahkan kepada masing-masing Kepala Divisi 3. Kepala Divisi a. Mengumpulkan semua mekanik untuk melakukan tanda tangan atas Kartu Tanda Terima Upah masing-masing b. Menyerahkan Kartu Tanda Terima Upah kepada Kepala HRD

49 97 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Bagian HRD Satpam Karyawan Mulai 1 2 Membuat Kartu Jam Hadir untuk masing-masing karyawan tiap bulan Kartu Jam Hadir Kartu Jam Hadir Kartu Jam Hadir Kartu Jam Hadir sudah terisi Memasukkan Kartu Jam Hadir kedalam mesin pencatat waktu Kartu Jam Hadir sudah terisi A 3 Gambar 3.2 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

50 98 Prosedur Penghitungan Gaji dan Pembuatan Daftar Gaji Bagian HRD Bagian Finance Direktur Operasional Mulai Kartu Jam Hadir sudah terisi RA ttd DL RDG DG DL RDG DG Menginput data dari Kartu Jam Hadir kedalam komputer Membuat Rekap Absensi RA A RA Melakukan verifikasi, validasi, dan otorisasi RA, DG, RDG, DL DL ttd RDG ttd DG ttd Mengotorisasi RA, DG, RDG, DL DG ttd DL ttd RDG ttd RA ttd Menghitung insentif kehadiran, uang makan, transport, dan uang lembur mekanik Membuat Daftar Gaji, Rekap Daftar Gaji, dan Daftar uang lembur mekanik DL ttd RDG ttd DG ttd Keterangan RA : Rekap Absensi DG : Daftar Gaji RDG : Rekap Daftar Gaji DL : Daftar Lembur ttd : telah diotorisasi DL RDG DG A 1 Gambar 3.3 Prosedur Penghitungan Gaji dan Pembuatan Daftar Gaji

51 99 Prosedur Pembayaran Gaji Bagian Finance Karyawan Mulai 1 Membuat slip transfer gaji untuk pihak bank berdasarkan Rekap Daftar Gaji dan membuat Slip Gaji untuk karyawan Menyerahkan Slip transfer gaji, dan Rekap Daftar Gaji kepada bank untuk melakukan transfer gaji ke rekening staff Slip Gaji 1 Slip Gaji Menerim a bukti transfer dari bank Bukti Transfer A Gambar 3.4 Prosedur Pembayaran Gaji

52 100 Prosedur Penghitungan Upah dan Pembuatan Daftar Upah Business Development Bagian Finance Direktur Operasional Mulai Kartu Jam Hadir sudah terisi RA ttd DU RDU DU RDU Menginput data dari Kartu Jam Hadir kedalam komputer Membuat Rekap Absensi A RA Melakukan verifikasi, validasi, dan otorisasi RA, DU, RDU Mengotorisasi RA, DU, RDU RA RDU ttd DU ttd DU ttd RDU ttd RA ttd Menghitung insentif kehadiran, uang makan, transport Menghitung upah mekanik Daftar Penugasan Mekanik Membuat Daftar Upah, Rekap Daftar Upah DU ttd RDG ttd Keterangan RA : Rekap Absensi DU : Daftar Upah RDU : Rekap Daftar Upah ttd : telah diotorisasi A RDU DU 1 Gambar 3.5 Prosedur Penghitungan Upah dan Pembuatan Daftar Upah

53 101 Prosedur Pembayaran Upah Bagian Finance Bagian HRD Kepala Divisi Mulai 1 2 Membuat Slip Penarikan Tunai berdasarkan RDU untuk mengambil uang tunai dan membuat tanda terima uang tunai Slip Penarikan Tunai Tanda terima uang tunai Uang tunai Memasukkan uang tunai kedalam amplop gaji untuk masing-masing karyawan KTTU Tanda terima uang tunai Uang tunai Amplop gaji KTTU Membagikan amplop gaji kpd mekanik& mengawasi mekanik menandatangani KTTU KTTU ttd Amplop gaji A KTTU ttd Keterangan KTTU : Kartu Tanda Terima Upah RDU : Rekap Daftar Upah A Gambar 3.6 Prosedur Pembayaran Upah

54 102 Kurangnya pengawasan dari HRD terhadap absensi karyawan Tidak efisien dalam pembuatan rekap absensi Absen Kartu Absen Staff Input Staff Satpam Bagian HRD Transfer gaji ke rekening karyawan Slip Gaji Adanya masalah human error dalam penghitungan gaji, tunjangan, uang lembur, insentif Rekap Absensi kehadiran, uang transport, uang Daftar Gaji makan, dll Rekap Daftar Gaji Daftar uang lembur mekanik Melakukan verifikasi, validasi dan otorisasi atas rekap absensi, daftar gaji, rekap daftar gaji, dan menghitung insentif sales $ Bank Daftar Gaji, Cek, No. Rek Staff Bagian Finance Data employee&payroll tidak terintegrasi dengan bagian HRD sehingga terdapat redundansi data dan sulit dalam update data Bukti Transfer Bank Daftar Gaji Rekap Daftar Gaji yang telah diotorisasi oleh Finance & Dir. Operasional Mengotorisasi daftar gaji dan rekap daftar gaji Daftar Gaji Rekap Daftar Gaji yang telah diotorisasi oleh Bagian Finance Direktur Operasional Gambar 3.7 Rich Picture Prosedur Penggajian yang sedang berjalan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

55 103 Mekanik Absen Kurangnya pengawasan dari HRD terhadap absensi karyawan Daftar Penugasan Mekanik Tidak efisien dalam pembuatan rekap absensi Kartu Absen Input Mekanik Satpam Bagian Business Development Amplop Gaji dan Kartu Tanda Terima Upah Kepala bagian berbagai departemen Amplop Gaji, Kartu Tanda Terima Upah Kartu Tanda Terima Upah Kartu Tanda Terima Upah yang telah ditandatangani oleh mekanik Bagian HRD Pembayaran upah mekanik masih menggunakan uang tunai uang tunai dan tanda terima uang Adanya masalah human error dalam penghitungan upah, tunjangan, uang lembur, insentif kehadiran, uang transport, uang makan, dll Bagian Finance Daftar Upah Rekap Daftar Upah yang telah diotorisasi oleh Finance & Dir. Operasional Rekap Absensi Daftar Upah Rekap Daftar Upah Melakukan verifikasi, validasi dan otorisasi daftar upah&rekap daftar upah Data employee&payroll tidak terintegrasi dengan bagian HRD sehingga terdapat redundansi data dan sulit dala update data Mengambil uang tunai $ Mengotorisasi daftar upah dan rekap daftar upah Bank Daftar Upah Rekap Daftar Upah yang telah diotorisasi oleh Bagian Finance Direktur Operasional Gambar 3.8 Rich Picture Prosedur Pengupahan yang sedang berjalan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

56 Kelemahan sistem yang sedang berjalan Dibawah ini akan dijabarkan beberapa kelemahan dari sistem yang sedang berjalan, antara lain: 1. Kurangnya pengawasan dari pihak HRD terhadap absensi karyawan, dimana absensi karyawan hanya diawasi oleh satpam, sehingga sering terjadi kecurangan seperti titip absen. (Titip absen seringkali dilakukan karena perusahaan memberikan insentif kehadiran sebesar Rp tiap bulan jika karyawan tidak telat lebih dari 5 kali, dan hadir terus selama satu bulan). Hal ini dapat menyebabkan kerugian pada pihak perusahaan karena harus membayar insentif kehadiran dan upah kepada karyawan yang tidak berhak menerimanya. 2. Tidak efisien dalam pembuatan rekap absensi karena Kepala HRD harus menginput lagi data-data absensi masing-masing karyawan kedalam komputer. Selain itu, hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam menginput data-data absensi tersebut, apalagi jika jumlah karyawan semakin banyak. 3. Adanya masalah human error dalam penghitungan gaji, upah, uang lembur, insentif kehadiran, insentif mekanik, uang transport, dan uang makan, sehingga memungkinkan terjadinya kelebihan dalam pembayaran gaji dan upah karyawan yang dapat merugikan perusahaan. 4. Data master karyawan dan penggajian tidak terintegrasi antara Kepala HRD dan Finance Manager karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak. Hal ini dapat menyulitkan dalam mengupdate data, misalnya kenaikan gaji karyawan, pemberian bonus kepada karyawan tertentu, promosi atau demosi karyawan yang juga berpengaruh terhadap gaji karyawan. Selain itu, data

57 105 master yang tidak diproteksi dengan ketat dapat diakses dengan mudah oleh orang yang tidak berhak yang dapat mengubah data karyawan dan atau data penggajian. 5. Pembayaran upah mekanik tiap bulan masih menggunakan uang tunai, hal ini dapat menimbulkan resiko pencurian uang tunai dan kesalahan memasukkan jumlah uang kedalam amplop gaji Alternatif pemecahan masalah Dalam skripsi ini diusulkan suatu sistem informasi penggajian dan pengupahan yang dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada dimana sistem ini dilengkapi dengan control plan, baik control yang terkomputerisasi maupun control secara manual. Control plan yang dimaksudkan disajikan dalam bentuk matriks dibawah ini.

58 106 Recommended Control Plans M-1 : Penanganan employee/payroll master file secara independen M-2 : Pembayaran upah mekanik tiap bulan dengan cara transfer ke rekening mekanik di bank M-3 : Membuat jurnal pembayaran gaji karyawan secara otomatis M-4 : Penghitungan secara otomatis untuk gaji, upah, uang lembur, potongan atas gaji, insentif kehadiran, insentif mekanik, insentif sales, uang transport, uang makan, cuti, dan tunjangan M-5 : Menggunakan imprest payroll bank account M-6 : Pencetakan berbagai dokumen penggajian sebagai output dari sistem infomasi penggajian M-7 : Sistem membuat prosedur approval untuk daftar gaji, permohonan cuti dari karyawan, Control Goals of the Operations System Ensure effectiveness of operations by achieving the following system goals : A B C Ensure efficient employment of resources Ensure security of resources (cash, and employee/ payroll file) Control Goals of the Information System For time card inputs, For the ensure : employee/ payroll file, ensure : IV IC IA UC UA M-1 M-1 M-2 M-6 M-6 M-6 M-3 M-3 M-3 M-3 M-3 M-4 M-4 M-5 M-5 M-5 M-5 M-7 M-7

59 107 permohonan lembur dari kepala divisi, dan kenaikan gaji. M-8 : Membuat sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang terintegrasi dan dapat diakses oleh berbagai bagian yang berhubungan dengan penggajian M-8 M-8 M-8 M-8 M-8 M-9 : Menggunakan finger scanner M-9 M-9 M-9 M-9 M-9 untuk absensi karyawan P-1 : Rekonsiliasi antara rekening P-1 koran bank (untuk pembayaran gaji) dengan daftar gaji P-2 : Setiap karyawan yang direkrut P-2 atau diberhentikan harus ada surat pengangkatan atau surat pemberhentian yang sah yang ditandatangani oleh Direktur Operasional dan tembusannya diberikan kepada Finance Manager yang menangani pembayaran gaji. P-3 : Menerima bukti transfer gaji P-3 dari bank P-4 : Distribusi gaji dan upah dilakukan oleh orang yang independen, yang terpisah dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah P-4 Tabel 3.4 Control Matrix Sistem Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

60 108 Penjelasan terhadap Control Matrix : 1. Effectiveness of operations, within which three representative system goals are listed : A Provide employees with timely paychecks B Provide timely filling of tax returns and other reports to government agencies C Comply with the requirements of payroll tax laws and regulations 2. IV = Input Validity 3. IC = Input Completeness 4. IA = Input Accuracy 5. UC = Update Completeness 6. UA = Update Accuracy 7. M = Missing adalah control plans yang missing dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor dan akan diusulkan dalam sistem yang baru 8. P = Present adalah control plans yang sudah diterapkan dalam sistem yang berjalan

61 109 Penjelasan terhadap Recommended Control Plans : M-1: Penanganan employee/payroll master file sebaiknya independen. Disarankan penanganan employee/payroll file dilakukan oleh kepala HRD sendiri. Penanganan yang independent ini membantu menjamin keamanan sumber daya kas, misal: agar tidak terjadi pembayaran gaji kepada karyawan fiktif. Tugas admin ini adalah untuk membatasi hak akses terhadap employee/payroll file hanya kepada orang-orang yang dipercaya dan bertanggung jawab untuk masalah penggajian. M-2: Pembayaran upah mekanik dengan cara transfer ke rekening mekanik. Dalam sistem yang sedang berjalan, pembayaran upah untuk karyawan masih menggunakan uang kas, hal ini dapat menimbulkan resiko yang cukup besar antara lain: pencurian uang kas dan juga kesalahan memasukkan jumlah uang kedalam amplop gaji. M-3: Membuat jurnal pembayaran gaji dan upah karyawan secara otomatis. Jurnal ini akan terbentuk secara otomatis ketika Finance Manager melakukan pencetakan slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan. Bentuk jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut: Jurnal pembayaran gaji Payroll Expense X Cash Jamsostek Payable A B

62 110 M-4: Penghitungan secara otomatis untuk gaji, upah, uang lembur, potongan atas gaji, insentif kehadiran, insentif mekanik, insentif sales, uang transport, uang makan, cuti, dan tunjangan untuk menghidari masalah human error dari penghitungan yang manual agar tidak merugikan perusahaan dan juga karyawan. Selain itu, control system akan menjamin karyawan hanya akan mendapat cuti, tunjangan, uang transport dan insentif kehadiran yang sesuai dengan hak mereka. M-5: Menggunakan imprest payroll bank account. Sistem imprest payroll bank account mirip dengan sistem petty cash fund, dimana dana ditransfer dari general cash ke payroll bank account dalam jumlah yang sama dengan total daftar gaji dan upah yang dibuat tiap bulan. Menggunakan imprest payroll bank account membantu memeriksa akurasi dari proses penggajian (IA dan UA). Keamanan dari kas juga dapat terjaga karena perbuatan curang dengan menarik cek dari payroll bank account dapat terdeteksi. M-6: Pencetakan berbagai dokumen penggajian sebagai output dari sistem informasi penggajian seperti Laporan Absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji, Rekap Daftar Gaji, Slip Gaji, Surat Pengangkatan Karyawan, Surat Mutasi, Surat Pemberhentian Karyawan, Surat Peringatan, dll. Cara ini akan lebih efisien, efektif dan juga lebih akurat jika dibandingkan dengan harus melakukannya secara manual. M-7: Sistem membuat prosedur approval untuk daftar gaji, permohonan cuti dari karyawan, permohonan lembur dari kepala divisi, dan kenaikan gaji. Hal ini dilakukan untuk pengontrolan agar tidak terjadi kecurangan dalam pembuatan daftar gaji, permohonan cuti karyawan, lembur, dan kenaikan gaji.

63 111 M-8: Membuat sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang terintegrasi dan dapat diakses oleh berbagai pihak yang berhubungan dengan kegiatan penggajian dan kegiatan personalia yang diproteksi hak aksesnya. Hal ini untuk mempermudah dalam melakukan update terhadap data karyawan maupun data penggajian, sehingga jumlah gaji yang dibayarkan sesuai dengan data terbaru. M-9: Menggunakan finger scanner untuk absensi karyawan agar karyawan tidak dapat melakukan titip absen sehingga tidak merugikan perusahaan dalam membayar insentif kehadiran bagi karyawan dan juga data kehadiran karyawan dapat langsung masuk kedalam komputer untuk pembuatan rekap absensi yang lebih efisien dan akurat. P-1: Rekonsiliasi antara rekening koran bank (untuk pembayaran gaji) dengan daftar gaji harus dilakukan untuk menjamin bahwa bank melakukan transfer gaji ke rekening karyawan dengan tepat sehingga tidak merugikan perusahaan maupun karyawan P-2: Setiap karyawan yang direkrut harus ada surat pengangkatan yang sah yang ditandatangani oleh Direktur Operasional dan untuk karyawan yang keluar dari perusahaan harus ada surat pemberhentian yang menyatakan bahwa karyawan tersebut tidak bekerja lagi di perusahaan. Tembusan dari kedua jenis surat ini harus diberikan kepada Manajer Finance yang menangani pembayaran gaji agar tidak dilakukan pembayaran gaji kepada karyawan fiktif dan karyawan yang sudah keluar dari perusahaan.

64 112 P-3: Menerima bukti transfer gaji dari bank. Bukti transfer gaji dari bank digunakan untuk membantu mengamankan sumber daya kas meyakinkan bahwa kas dibayarkan hanya untuk pengeluaran yang sudah diotorisasi. P-4: Distribusi gaji dan upah dilakukan oleh orang yang independen, yang terpisah dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Hal ini berguna agar tidak terjadi kecurangan dalam pembayaran gaji dan upah. Pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor distribusi gaji dan upah dilakukan oleh Manajer Finance Flowchart Sistem Baru yang Diusulkan Dibawah ini akan disajikan flowchart sistem baru yang diusulkan.

65 113 System Administrator Bagian HRD Kepala Divisi Mulai M-1 Various Personnel Screen 13 Overtime Screen Menginput data user ke sistem dan melakukan maintenance terhadap sistem 1 Menginput data karyawan baru, Menginput karyawan yang dimutasi, Menginput karyawan yang berhenti, Menginput pelanggaran, Menginput kenaikan gaji, Menginput tunjangan yang menjadi hak karyawan Menginput transaksi pembayaran gaji dan upah serta bonus 14 Menginput data lembur karyawan Overtime Screen Leave Transaction Screen Approve Approve 5 12 Gambar 3.9 Flowchart Sistem Baru yang Diusulkan

66 114 Computer Operation Mengakses employee& payroll file M-7 Meminta approval dari direktur operasional untuk kenaikan gaji karyawan, dan approval dari bagian HRD untuk data lembur karyawan Menginput dan mengupdate data security aplikasi Mengupdate file dan menyiapkan dokumen dan laporan M-6 Menginput transaksi absensi, service dan sales Approve transaksi cuti Employee& payroll file Meminta approval dari masingmasing kepala divisi atas permohonan cuti karyawan 11 M-7 Mengupdate transaksi pembayaran gaji dan upah M-4 M-4 Menyiapkan transaksi pembayaran 13 Approve payroll register Menyiapkan slip gaji, dan berbagai laporan penggajian Menyiapkan daftar gaji dan upah Meminta approval dari Dir.Operasional 15 M-7 M-3 To General Ledger Surat 1 Pemberhentian Karyawan 2 17 Surat 1 Pengangkatan Karyawan Surat Peringatan Surat Perintah Lembur Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Surat Mutasi Gambar 3.9 Flowchart Sistem Baru yang Diusulkan (lanjutan)

67 115 Direktur Operasional Bagian Finance 4 8 P-2 Salary Upgrade Screen 6 7 Surat 2 Pemberhentian Karyawan ttd Surat 2 Pengangkatan Karyawan ttd A P-2 17 Surat 1 Pemberhentian Karyawan Surat 1 Pengangkatan Karyawan 2 2 M-2 Membuat slip transfer dan mencetak payroll register dan diserahkan kepada bank Memeriksa& mengotorisasi dokumen Surat 1 Pemberhentian Karyawan ttd 2 P-1 Menerima bukti transfer dari bank dan membandingkannya dengan payroll register P-3 Bukti transfer bank A Surat 1 Pengangkatan Karyawan ttd 2 Mencetak slip gaji M Slip gaji Payroll Register Screen 18 Approve 16 Gambar 3.9 Flowchart Sistem Baru yang Diusulkan (lanjutan)

68 116 Karyawan Business Development Bagian Sales P-2 Surat 1 Pemberhentian Karyawan ttd Surat 1 Pengangkatan Karyawan ttd Surat Peringatan Surat Perintah Lembur Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji 9 Mechanic Service, SA Service, BP Service Screen Menginput data service yang dilakukan mekanik&karyawan body&paint 10 Sales Transaction Screen Menginput data penjualan yang dilakukan oleh sales 10 Surat Mutasi Absence & Leave Transaction Screen Mengisi absensi dan menginput permohonan cuti ke dalam komputer M Slip gaji Gambar 3.9 Flowchart Sistem Baru yang Diusulkan (lanjutan)