Gambar-Gambar Gambar 6. Dokumentasi PT. Sharp Electronics Indonesia Gambar 7. Dokumentasi SHARP Training Center 38
Gambar 8. Dokumentasi Situasi Kerja, Divisi Customer Satisfaction Gambar 9. Dokumentasi SHARP Service Center 39
Gambar 10. Dokumentasi Warehouse (Gudang Penyimpanan Inventory) 40
Gambar 11. Dokumentasi Spare Part Center & Pengepakan 41
Struktur Organisasi PT. Sharp Electronics MANAGEMENT DIVISION HEAD DEPARTMENT HEAD SECTION HEAD GROUP HEAD Managing Director President Director Fumihiro Irie Director Marketing Fumihiro Irie General Manager Assistant GM Senior Manager Manager Assistant Manager Supervisor Marketing Shinji Teraoka Brand Strategy Group R. Kitagawa Customer Satisfaction QRCC K. Itoi Sumio Hamada Customer Satisfaction Ronald R. Huwae QRCC Budi Maryanto Standard & RCATS Ronald R. Huwae Customer Care Center Lise Tiasanty Technical Center Customer Satisfaction CS -Strategy & Parts CS Admin Service HQ Ronald R. Huwae Dwianto Operational Parts Support Veronica Tiwik SASS SDSS Service Operational IT Management Supervision Satoru Hashimoto Procurement Akio Hiramatsu Color Television Division Hideo Sato Home Appliances Ref. Toshio Sone Gambar 12. Struktur Organisasi PT. Sharp Electronics Indonesia 42
Lampiran-Lampiran KERANGKA ACUAN PROGRAM MAGANG PT. SHARP Electronics Indonesia July-September 2010 1. Pendahuluan Kerangka acuan merupakan "Kesepakatan Kerja" antara MAHASISWA dan PERUSAHAAN, dengan persetujuan PEMBIMBING PKL. Kerangka acuan dirumuskan agar dapat membantu memudahkan pelaksanaan kegiatan PKL dengan perencanaan terlebih dulu mengenai hal apa yang akan dilakukan dan diteliti oleh Mahasiswa, sehingga Mahasiswa dapat memahami, menaati, dan menjalankan setiap tugas dan tanggung jawabnya secara jelas dalam Praktek Kerja Lapangan. Selain itu Kerangka Acuan juga dibuat agar Program Studi dan Perusahaan dapat memberikan bimbingan dan pelayanan kepada Mahasiswa dengan lebih terarah, cepat, dan akurat. Kerangka acuan ini dibuat rangkap tiga (3) serta harus disetujui oleh Mahasiswa, Pembimbing PKL dan Komisi PKL. Ketiga pihak di atas menyadari dan memahami bahwa KERANGKA ACUAN sewaktu-waktu dapat diperbaiki dan dapat dimodifikasi sejalan dengan KERJA PRAKTEK. 2. Data Mahasiswa Nama : Dwi Saputra NIM : 1071001031 Perguruan Tinggi : Program Studi Management, Fakultas Ekonomi, Universitas Bakrie Tingkatan/Semester : Semester 7 IPK / Total SKS lulus : 3.55 / 116 SKS Tempat/Tgl Lahir : Jakarta, 18 Desember 1989 Alamat : Jl. Menteng Wadas IV RT. 010 RW. 01 Kel. Ps. Manggis Kec. Setiabudi, Jakarta Selatan No. Telp : (021) 9100 44 62 Alamat email : saputra.dwy@gmail.com 43
3. Judul dan Topik Praktek Kerja Lapangan a. Judul: Efisiensi dan Prosedur Logistic & Inventory Management pada Departement CS-Strategy & Promotion PT. SHARP Electronics Indonesia b. Topik: Peningkatan Efisiensi dan pemahaman Prosedur Logistic & Inventory Management pada Bagian Operational Network Support, Departemen Customer Satisfaction-Strategy & Promotion PT. SHARP Electronics Indonesia, sebagai Kantor Pusat dalam menunjang aktivitas dan kebutuhan logistik seluruh Branch (cabang), SDSS (SHARP Direct Service Station), dan SSR (SHARP Service Representative) di Indonesia. 4. Waktu Pelaksanaan (perkiraan) Tanggal Mulai 15 Juli 2010 Tanggal Selesai 15 September 2010 5. Garis Besar Rencana Kerja Hal yang dilakukan mahasiswa dalam kegiatan Praktek Kerja ini adalah penelitian dan pelaksanaan kerja secara langsung mengenai proses pengelolaan logistik dan inventori (Logistic & Inventory Management) yang dilakukan oleh departemen Customer Satisfaction-Strategy & Promotion PT. SHARP Electronics Indonesia. Bagian tersebut merupakan pelaksana fungsi kontrol dan sumber informasi dari Kantor Pusat (HQ) PT. Sharp Electronics Indonesia, dalam menunjang aktivitas dan kebutuhan logistik Branch, SDSS (SHARP Direct Service Station), dan SSR (SHARP Service Representative), yang merupakan agen Service Center Resmi PT. SHARP Electronics Indonesia yang tersebar dan menjangkau customer secara langsung di seluruh Indonesia. Mahasiswa juga diharapkan dapat mengamati dan melaporkan tingkat efektifitas dan efisiensi perusahaan, terutama pada divisi CS - Strategy & Promotion dalam hal pemenuhan kebutuhan (request) setiap SDSS, dan SSR, yang menangani langsung aktivitas pelayanan service kepada konsumen sehingga tercapainya tujuan Perusahaan yakni dapat memenuhi permintaan dan melayani kebutuhan pelanggan dengan cepat dan penuh inovasi, sesuai dengan Motto yang menjadi landasan 44
Departement Customer Satisfaction yaitu Speed and Innovation. Adapun rincian kegiatan yang dapat dilaksanakan mahasiswa adalah sebagai berikut: No. 1 2 3 Kegiatan yang dilakukan Penyesuaian dan pemahaman dasar mengenai kegiatan logistic & inventory management pada departemen CS- Strategy & Promotion Pengamatan dan pengelolaan data Inventory (Equipment, dan Tools). Serta melakukan proses checking dan penyesuaian Stock taking barang untuk laporan inventory bulanan Melakukan proses Inventory barang (Tools & Equipment) dan pelaksanaan Quality control pada Warehouse (tempat penyimpanan barang), sesuai dengan konsep Inventory Management 4 Mengikuti proses Request Order yang dilakukan SDSS dan SSR ke HQ 5 6 7 8 Proses procurement /ordering tools yang telah out of stock (kurang dari batas minimum), ke vendor/supplier langganan yang memiliki tools berkualitas dengan harga murah Melakukan kontrol bulanan terhadap tools & Equipment teknisi, dan penyediaan penggantian tools rusak dan hilang Pemenuhan order dari SDSS dan SSR dengan melakukan pengepakan (Packaging) barang dan pengiriman barang ke SDSS/SSR tujuan Pembuatan laporan tools yang telah dikirim, dengan dokumentasi via email Metode Pelaksanaan Mahasiswa memahami Tugas / Job Desk dan mempelajari SOP formal perusahaan, dan ikut serta secara tidak langsung (mengamati) proses logistic & inventory management. Mahasiswa melakukan input dan pengelolaan data mengenai tools and inventory reports bulanan, dan melakukan pengecekan barang yang ada. Mahasiswa mengikuti proses pengecekan dan penyimpanan barang pada Warehouse; disertai dengan pendataan ketersediaan barang yang berkualitas Mahasiswa menerima dan mengakomodasikan kebutuhan order, bedasarkan form request yang diberikan SDSS dan SSR via email, dan kemudian melakukan pendataan barang yang di order Mahasiswa membuat form request untuk tools yang sudah mencapai stock limit (3 %), dan membuat PO, kemudian memproses pembeliannya Mahasiswa meminta laporan kepala service atas tools & equipment dari teknisi. Dan mengganti tools yang rusak dan jika hilang, potong gaji teknisi. Mahasiswa melakukan packaging dan pengiriman barang melalui partner distribusi (cargo) ke SDSS/SSR tujuan Mahasiswa meminta laporan & dokumentasi tools terkirim dan membuat laporan ke manager Waktu Pelaksanaan 15-21 July 2010 22-30 July 2010 2-6 Agustus 2010 9-13 Agustus 2010 16-20 Agustus 2010 23-27 Agustus 2010 30 Agustus - 6 September 2010 7-15 September 2010 Lampiran 1. Kerangka Acuan 45
46
47
48
49
Lampiran 6. Form Tools Report Lampiran 7. Form WO tools teknisi 50
Lampiran 8. Form Tanda Terima Tools Lampiran 9. Form Permintaan Penggantian Tools 51
Lampiran 10. Form Quotation 52
Lampiran 11. Form PO (Purchasing Order) 53