LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh 11/SOP/LPSE/D.2/2012 30-Nov-12 2-Jan-13 Bima H. Wibisana STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEMBERIAN INFORMASI USER ID PENYEDIA BARANG/JASA Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik 1 Penyedia Barang/Jasa 2 Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi 2 Verifikator Elektronik 3 Helpdesk LPSE 3 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan 4 Front office perubahannya. 4 PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 5 Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia dan pengelola LPSE untuk memberikan informasi ulang user id Peralatan/Perlengkapan : Tujuan : 1. Surat Permohonan pemberian informasi user id Penyedia 1. Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar di SPSE 2. Surat Kuasa Pembawa Berkas dalam melakukan permintaan informasi ulang user id penyedia. 3 Formulir Tanda Terima Berkas Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana. Definiisi : Keterkaitan : 1 SOP Pengarsipan Dokumen 1 2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. 1
SOP PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA No 1 Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan informasi user id Pelaksana Mutu Baku Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output Mulai 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. N/A Berkas Permohonan 2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. Keterangan 2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu 3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu 3. Dokumen perusahaan seperti pada saat registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir N/A isian data penyedia pada buku tamu telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu 4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai Nomor antrian N/A nomor antrian 5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan Tidak Ya berkas 6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan email melalui email penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. 7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas. Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindakanjuti kepada verifikator Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak ditindaklanjuti 8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi 2
9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid? Tidak Ya Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi berkas permohonan 10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai. 11 Melakukan pengecekan user id penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi 5 menit permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti 10 menit hasil pengecekan user id 12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan informasi user id penyedia telah dilaksanakan hasil pengecekan user id 5 menit informasi user id 13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas informasi user id 10 menit Arsip berkas permohonan 14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan alamat e-mail penyedia telah dilaksanakan Selesai informasi user id 5 menit informasi user id diterima oleh penyedia 3
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PEMBERIAN INFORMASI USER ID PENYEDIA BARANG/JASA LAMPIRAN DIREKTORAT e-procurement DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 4
Template Surat Permohonan Informasi User ID Penyedia Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal No : Kepada Lampiran :Yth : Kepala LPSE.. Perihal : Permohonan Informasi User ID Dengan hormat, yang bertandatangan di bawah ini Nama: Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersama ini kami mengajukan permohonan Informasi User ID Kami sebagai Penyedia yang telah terdaptar di aplikasi SPSE. Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami Ucapkan terimakasih Hormat kami Pimpinan, dicapdanbermaterairp.6000,- ( ) 5
Template Surat Kuasa Kop Surat No : SURAT KUASA Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan], memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masingmasing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan Informasi User ID beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat], [tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] Penerima Kuasa, [nama perusahaan] [nama] [jabatan] [nama] [jabatan] 6
Form TandaTerimaBerkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal : Telah kami terimadari : BerkasBerupa Yang Menerima, Yang Menyerahkan, Nama Jabatan Nama Instansi/ Jabatan 7